Lizenzen & Berechtigungen

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen mit SSO (SAML) oder SCIM Nutzer:innen zu einem Lizenzpool hinzufügen können. 

• Erfahre mehr über die Features, Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von Lizenzpools.
• Erfahre, wie du Lizenzpools erstellst und verwaltest
• Lizenzpools stehen ausschließlich Organisationen mit Enterprise-Abo zur Verfügung.

Ein:e Nutzer:in kann jeweils nur einem Lizenzpool zugeordnet sein. Wird ein:e Nutzer:in also zu einem neuen Pool hinzugefügt, so wird er:sie aus dem aktuellen Pool entfernt. 

Glossar

Lizenzpool: Ein Lizenzpool ermöglicht es Organisationen, diesem Pool eine bestimmte Anzahl von Lizenzen zuzuordnen. Dies ist nützlich, wenn verschiedenen Gruppen innerhalb einer Organisation eine bestimmte Anzahl an Lizenzen zugeordnet werden soll. Hier findest du weitere Infos.

Standard-Lizenzpool: Jede Organisation verfügt zu Beginn über einen Standard-Lizenzpool. Dieser Pool ist immer verfügbar und kann weder gelöscht noch umbenannt werden. 

Benutzerdefinierter Lizenzpool: Ein benutzerdefinierter Lizenzpool wird von der Organisation erstellt.

IdP: Identitätsanbieter des Kunden.

Nutzer:innen zu Lizenzpools hinzufügen (SSO)

Ausgangs-Setup

Schritt 1: Administrator:innen erstellen einen Lizenzpool im Udemy Business-Konto ihrer Organisation. Hier findest du eine Anleitung.

Schritt 2: Administrator:innen erstellen Gruppen in ihrem IdP, bei denen das Attribut licensePoolName dem Namen des Lizenzpools entspricht, den sie in Udemy Business erstellt haben. (Wenn gewünscht, kann das Attribut im IdP individuell zugeordnet werden.) 

Nutzung

Wenn kein benutzerdefinierter Lizenzpool im Udemy Business-Konto erstellt wird, wird das Attribut licensePoolName in der SAML-Anforderung ignoriert. 

Wenn benutzerdefinierte Pools in der Organisation vorhanden sind und für das Attribut licensePoolName ein Wert eingegeben wurde, wird vom System ein gültiger Poolname erwartet (exakte Übereinstimmung, Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet). Anderenfalls wird die Zeichenfolge „default license pool“ akzeptiert, um zu signalisieren, dass der:die Nutzer:in dem Standard-Lizenzpool zugeordnet werden soll. 

Wenn der Name des Pools nicht exakt eingegeben wurde, wird die Anforderung vom System mit der entsprechenden Fehlermeldung abgelehnt. 

Wenn der angegebene Lizenzpool bereits ausgeschöpft ist und der:die Nutzer:in nicht im Pool ist bzw. deaktiviert wurde, wird die Anforderung vom System mit der entsprechenden Fehlermeldung abgelehnt. 

Wichtig: Wenn die Vergabe einer Pool-Lizenz an ein:e Nutzer:in per SSO erfolgt, muss der Lizenzpool des:der Nutzer:in im IdP geändert werden. Die Änderung des Pools des:der Nutzer:in in Udemy Business wird auf die Einstellungen des IdP zurückgesetzt, sobald der:die Nutzer:in sich anmeldet.

Wichtig: Wird der Name des Lizenzpools nur in Udemy Business geändert, sodass er nicht mehr mit dem Namen übereinstimmt, der im IdP verwendet wurde, wird die SAML-Anforderung abgelehnt und der:die Nutzer:in kann sich nicht mehr anmelden.

Nutzer:innen zu Lizenzpools hinzufügen (SCIM)

Das SCIM verwendet das Attribut „licensePoolName“. 

Ausgangs-Setup

Schritt 1: Administrator:innen erstellen einen Lizenzpool im Udemy Business-Konto ihrer Organisation. Hier findest du eine Anleitung.

Schritt 2: Administrator:innen erstellen Gruppen in ihrem IdP,  bei denen das Attribut licensePoolName dem Namen des Lizenzpools entspricht, den sie in Udemy Business erstellt haben. 

Nutzung

Der:Die Administrator:in gibt das Attribut licensePoolName in der SCIM-Anforderung an. 

Wenn kein benutzerdefinierter Lizenzpool im Udemy Business-Konto erstellt wird, wird das Attribut licensePoolName ignoriert. 

Wenn benutzerdefinierte Pools in der Organisation vorhanden sind, wird ein gültiger Poolname erwartet (exakte Übereinstimmung, Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet). Anderenfalls wird die Zeichenfolge „default license pool“ akzeptiert, um zu signalisieren, dass der:die Nutzer:in dem Standard-Lizenzpool zugeordnet werden soll. Wenn das Feld für das Attribut leer gelassen wird, wird automatisch der Standard-Lizenzpool ausgewählt. 

Wenn der Name des Pools nicht exakt eingegeben wurde, wird die Anforderung vom System mit der entsprechenden Fehlermeldung im IdP abgelehnt. 

• Verhalten, wenn das Attribut licensePoolName nicht mit einem Lizenzpoolnamen in Udemy Business übereinstimmt: 
  • Bereitstellung 
    • Die Anforderung wird mit der entsprechenden Fehlermeldung im IdP abgelehnt. 
  • Aktualisierung von Nutzer:innen

• Die Anforderung wird mit der entsprechenden Fehlermeldung im IdP abgelehnt. 

• Verhalten, wenn der gewünschte Lizenzpool bereits ausgeschöpft ist und keine weiteren Lizenzen verfügbar sind: 
  • Bereitstellung
    • Der:Die Nutzer:in erhält den Status „ausstehend“. Wenn beim ersten Anmeldeversuch noch immer keine Lizenzen im Pool verfügbar sind, erscheint eine Fehlermeldung. 
  • Aktualisierung von Nutzer:innen
    • Die Anforderung wird mit der entsprechenden Fehlermeldung im IdP abgelehnt. 

In diesem Artikel wird erklärt, was Lizenzpools sind und wie Administrator:innen damit bestimmten Abteilungen oder Teams eine festgelegte Anzahl von Lizenzen zuweisen können. 

Was sind Lizenzpools?

Mit dem Lizenzpool-Feature können Udemy Business-Website-Administrator:innen schon mit der Einladung bestimmten Nutzer:innen eine festgelegte Anzahl von Lizenzen zuweisen. Administrator:innen können Lizenzpools mit einer festgelegten Anzahl von Lizenzen erstellen, die genau auf eine Abteilung oder ein Team abgestimmt sind. Gruppenadministrator:innen können ebenfalls einem Lizenzpool zugewiesen werden, um diese Lizenzen an andere Nutzer:innen weiterzuverteilen.

Wenn ein:e Gruppenadministrator:in ein:e Nutzer:in zu Udemy Business einlädt, wird diese Lizenz aus dem Lizenzpool zugewiesen, der von diesem/dieser Gruppenadministrator:in verwaltet wird. Außerdem können auch aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zugeordnet werden.

• Hier wird erklärt, wie du Lizenzpools erstellst und verwaltest.
• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen Lizenzpools zuweist.

Lizenzpools haben folgende Eigenschaften:

• Name: Der von dem/der Administrator:in vergebene Name. 
• Anzahl der Enterprise-Lizenzen: Maximale Anzahl von Enterprise-Lizenzen, die aus diesem Pool an Nutzer:innen zugewiesen werden können. 
• Anzahl der Pro-Lizenzen: Maximale Anzahl von Pro-Lizenzen, die aus diesem Pool an Nutzer:innen zugewiesen werden können (nur für Pro-Kund:innen).
• Belegte Lizenzen: Anzahl von Lizenzen, die aktiven Nutzer:innen zugewiesen sind. Wenn Nutzer:innen Einladungen annehmen oder einem Lizenzpool zugewiesen werden, erhöht sich diese Zahl. Wenn Nutzer:innen deaktiviert oder einem anderen Pool zugewiesen werden, verringert sich diese Zahl. 
• Noch verfügbare Lizenzen: Anzahl der verfügbaren Lizenzen, die zugewiesen werden können. Diese Zahl stellt die Differenz zwischen der maximalen Lizenzanzahl und der Anzahl der belegten Lizenzen in diesem Pool dar.

Der Standard-Lizenzpool

Wenn du zum ersten Mal einen Lizenzpool erstellst, wird automatisch ein Standard-Lizenzpool erstellt und auf der Seite „Lizenzpools“ angezeigt.

Der Standard-Lizenzpool wird standardmäßig für verschiedene Aktionen und Prozesse auf deiner Udemy Business-Website verwendet. Das passiert, wenn du zum ersten Mal einen Lizenzpool erstellst:

• Alle aktiven Nutzer:innen werden dem Standard-Lizenzpool zugewiesen.
• Auch alle reaktivierten Nutzer:innen werden, sofern bei der Reaktivierung nichts anderes festgelegt wurde, dem Standard-Lizenzpool zugewiesen.
• Offene Einladungen werden zum Standard-Lizenzpool geleitet, sofern dies auf der Seite für offene Einladungen nicht anders festgelegt wurde.
• Bei aktivierter SCIM-Bereitstellung (System for Cross-domain Identity Management) werden alle über SCIM bereitgestellten Nutzer:innen automatisch dem Standard-Lizenzpool zugewiesen.
• Gruppenadministrator:innen, die Nutzer:innen einladen können, erhalten automatisch eine Berechtigung für den Standard-Lizenzpool.

Außerdem wird der Standard-Lizenzpool für Prozesse verwendet, bei denen Nutzer:innen ohne ausdrückliche Einladung erstellt werden, wie beispielsweise bei der SCIM- und SSO-Bereitstellung oder der Bereitstellung über eine genehmigte Domain. Es gilt die Ausnahme, wenn die SSO- und SCIM-Anfrage einen benutzerdefinierten Lizenzpool umfasst.

Bei der Löschung eines Lizenzpools werden die verfügbaren Lizenzen und zugewiesenen Nutzer:innen aus dem gelöschten Pool wieder in den Standard-Lizenzpool übertragen. Auch bei Gruppenadministrator:innen, die eine Berechtigung für den gelöschten Lizenzpool hatten, geht die Berechtigung automatisch auf den Standard-Lizenzpool über.

Auswirkungen auf Lizenzpools nach Änderungen am Abonnement

Eine wichtige Eigenschaft des Standard-Lizenzpools ist die Anpassungsfähigkeit an Änderungen des Abonnements. Wenn du bei der Aboverlängerung die Anzahl der Lizenzen in deinem Abonnement änderst, wird das Lizenzlimit für den Standard-Lizenzpool entsprechend angepasst.

Was ist der Unterschied zwischen Lizenzpools und Nutzergruppen? 

Lizenzpools und Nutzergruppen wirken vielleicht ähnlich, haben aber völlig unterschiedliche Eigenschaften und Funktionen. Lizenzpools und Nutzergruppen sind nicht direkt miteinander verbunden, wobei Gruppen dazu verwendet werden können, während der Lizenzpool-Einrichtung aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zuzuweisen. 

Die Tabelle unten enthält zusätzliche Beispiele dafür, wie sich Lizenzpools und Nutzergruppen unterscheiden.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen Nutzer:innen zu Lizenzpools einladen und zuweisen sowie die Lizenzverfügbarkeit abteilungsübergreifend überwachen können. 

• Hier findest du weitere Infos über Lizenzpools.
• Hier findest du weitere Infos zum Erstellen und Verwalten von Lizenzpools.
• Sieh dir an, wie Administrator:innen Nutzer:innen mit SSO (SAML) oder SCIM zu einem Lizenzpool hinzufügen können.

Inhalt

• Nutzer:innen mit Lizenzpools einladen
• Pro-Lizenzen zuweisen
• Nutzer:innen einem Lizenzpool zuweisen
• Nutzer:innen anzeigen, die einem Lizenzpool zugewiesen sind

Nutzer:innen mit Lizenzpools einladen

Nur Udemy Business-Administrator:innen können auf die Lizenzpools zugreifen und diese verwalten. Sie sehen die Lizenzpool-Details wie Limits, Berechtigungen zum Einladen von Nutzer:innen und Nutzerzuweisungen. Außerdem können die Administrator:innen einen beliebigen Lizenzpool auswählen, wenn sie Nutzer:innen einladen. 

Gruppenadministrator:innen haben dagegen keinen Zugriff auf die Lizenzpool-Details. Das liegt daran, dass Gruppenadministrator:innen automatisch ein Lizenzpool zugewiesen wird, wenn ihnen die Berechtigung zum Einladen und Deaktivieren von Nutzer:innen gewährt wird. Daher gehören auch alle von Gruppenadministrator:innen erstellten Einladungen zu dem jeweiligen Lizenzpool. Wenn Nutzer:innen eine von Gruppenadministrator:innen erstellte Einladung annehmen, werden die Nutzerlizenzen automatisch aus dem Lizenzpool zugewiesen, für den die Gruppenadministrator:innen über die Einladungsberechtigung verfügen. Dies sorgt für eine effiziente Lizenzverwaltung und die Lizenzverfügbarkeit wird in Echtzeit aktualisiert.

• Hier findest du weitere Infos zum Einladen von Nutzer:innen.

Pro-Lizenzen zuweisen

Mit der Einführung von Lizenzpools können Gruppenadministrator:innen für alle Produkttypen Lizenzen aus den Lizenzpools zuweisen, für die sie über die Berechtigung verfügen. Gruppenadministrator:innen können jetzt also den aktiven Nutzer:innen, die sie verwalten, oder Nutzer:innen, die sie einladen, Udemy Business Pro-Lizenzen zuweisen. 

• Hier findest du weitere Infos zum Zuweisen und Entziehen von Udemy Business Pro-Lizenzen.

Nutzer:innen einem Lizenzpool zuweisen

Bei der Erstellung von Lizenzpools kannst du Nutzer:innen entweder während oder auch erst nach der Erstellung in diese Pools verschieben.

So weist du aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zu:

1. Rufe über die Option „Lizenzen verwalten“ den Tab „Lizenzpools“ auf. Diese Option ist links unter „Verwaltungs-Tools“ im Drop-down-Menü „Nutzer:innen verwalten“ verfügbar.
2. Wähle den Lizenzpool aus, dem du Nutzer:innen zuweisen möchtest. Klicke hierzu auf die drei Punkte neben dem Namen des Lizenzpools. Wähle anschließend die Aktion Lizenzpool bearbeiten aus.

3. Du kannst die Nutzer:innen einzeln oder indirekt durch Auswahl einer Nutzergruppe zuweisen. 

4. Beginne mit der Eingabe des Nutzer- oder Gruppennamens, den du in diesen Lizenzpool verschieben möchtest. Während du tippst, werden unter dem Suchfeld passende Namen angezeigt. Wenn du den/die gewünschten Nutzer:in oder die gewünschte Nutzergruppe gefunden hast, wähle ihn bzw. sie aus. Diesen Schritt kannst du beliebig oft wiederholen.

• • • • Hinweis: Lizenzpools und Nutzergruppen sind nicht direkt miteinander verbunden, wobei Gruppen dazu verwendet werden können, um während der Lizenzpool-Einrichtung aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zuzuweisen. Das Hinzufügen einer Gruppe ist eine einmalige Aktion, bei der nur die aktuellen Gruppenmitglieder hinzugefügt werden.

5. Klicke nach Abschluss dieses Schritts auf Weiter .
6. Im nächsten Schritt wird eine Übersicht der aktualisierten Lizenzpool-Seite angezeigt. Die Anzahl der Lizenzen im jeweiligen Pool wird aktualisiert, einschließlich neu hinzugekommener Nutzer:innen. Klicke zum Abschließen der Aktualisierung der Lizenzpools auf „Speichern“.
   
7. Außerdem wird unten auf der Seite eine Bestätigungsmeldung angezeigt, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

Wenn die Anzahl der ausgewählten Nutzer:innen die Anzahl der im jeweiligen Lizenzpool verfügbaren Lizenzen überschreitet, wird eine Warnmeldung angezeigt. In dieser Fehlermeldung wirst du dazu aufgefordert, das Lizenzlimit für den ausgewählten Pool anzupassen oder weniger Nutzer:innen auszuwählen. 

Nutzer:innen anzeigen, die einem Lizenzpool zugewiesen sind

Udemy Business-Administrator:innen können jederzeit sehen, welche Nutzer:innen welchen Lizenzpools zugewiesen sind. Hierfür können sie entweder den Lizenzpool-Filter unter „Nutzer:innen verwalten“ verwenden oder die Seite „Lizenzpools“ aufrufen:

Im Bereich „Nutzer:innen verwalten“:

1. Wähle im Menü „Verwaltungs-Tools“ die Option „Alle Nutzer:innen“ oder „Lizenzierte Nutzer:innen“ aus.

2. Wähle im Lizenzpool-Filter den gewünschten Lizenzpool aus.

3. Die Liste der Nutzer:innen wird gefiltert und entsprechend dem gewählten Lizenzpool angezeigt.

Auf der Seite „Lizenzpools“:

1. Rufe den Tab „Lizenzpools“ links unter „Verwaltungs-Tools“ im Drop-down-Menü „Nutzer:innen verwalten“ auf.
2. Wähle den Lizenzpool aus, dem du Nutzer:innen zuweisen möchtest. Klicke hierzu auf die drei Punkte neben dem Namen des Lizenzpools. Wähle dann Mitglieder anzeigen aus. 

3. Die Liste der Nutzer:innen wird gefiltert und entsprechend dem gewählten Lizenzpool angezeigt.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen mithilfe von Lizenzpools die Lizenzen für ihr Udemy Business-Konto effektiv verwalten. 

• Hier findest du weitere Infos über Lizenzpools.
• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen Lizenzpools zuweist.

Inhalt

• So erstellst du Lizenzpools
• Lizenzpools bearbeiten oder löschen
• Nutzer:innen die Berechtigung erteilen, aus Lizenzpools einzuladen
• Unterschied zwischen Mitgliedschaft und Berechtigung für Lizenzpools
• Mitgliedschaft und Berechtigungen für Gruppenadministrator:innen

So erstellst du Lizenzpools

Bevor du die in Lizenzpools verfügbaren Lizenzverwaltungs- und -zuweisungsfunktionen nutzen kannst, musst du zwei wichtige Schritte ausführen. 

1. Lizenzpools erstellen, um die verfügbaren Lizenzen zu verteilen
2. Gruppenadministrator:innen Zugriff auf diese Lizenzpools gewähren sowie die Berechtigung, andere einzuladen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den ersten Schritt:

Du kannst wie folgt einen Lizenzpool erstellen:

1. Rufe links unter Verwaltungs-Tools im Drop-down-Menü Nutzer:innen verwalten die Option „Lizenzpools“ auf.

2. Klicke auf den Button Lizenzpool erstellen.

3. Gib Folgendes ein:
   
   
   • Name: Gib deinem Lizenzpool einen Namen.
   • Gruppenadministrator:innen auswählen, die diesen Pool verwalten: Wähle hier die Gruppenadministrator:innen aus, die zur Verwaltung der Lizenzen dieses Pools berechtigt sein sollen.
     

4. • Lizenzen für diesen Pool zuweisen: Hier kannst du die Anzahl von Lizenzen eingeben, die diesem Pool zugewiesen werden sollen. 
   • Enterprise-Lizenzen: Gib hier die Anzahl der Enterprise-Lizenzen ein, die an Nutzer:innen zugewiesen werden können. Beachte, dass dies die maximale Lizenzanzahl für diesen Lizenzpool ist. Die höchstzulässige Zahl in diesem Feld ist die im Enterprise-Hauptabo verfügbare Anzahl von Enterprise-Lizenzen.
   • Nutzer:innen in diesen Lizenzpool verschieben: Gib hier die Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer:innen bzw. Gruppen an, die in diesen Lizenzpool verschoben werden sollen. Dieser Schritt ist optional.
   • Pro-Lizenzen: Gib hier die Anzahl der Pro-Lizenzen ein, die für die Zuweisung an Nutzer:innen verfügbar sind. Diese Angabe wird nur Kund:innen angezeigt, die ein Pro-Abo erworben haben. Dies ist die maximale Lizenzanzahl für diesen Lizenzpool. Die höchstzulässige Zahl in diesem Feld ist die im Pro-Hauptabo verfügbare Anzahl von Pro-Lizenzen. Hinweis: Du kannst nicht mehr Pro-Lizenzen als Enterprise-Lizenzen zu einem Lizenzpool hinzufügen.
   • Sieh dir an, wie Administrator:innen Nutzer:innen mit SSO (SAML) oder SCIM zu einem Lizenzpool hinzufügen können.

5. Wenn du die erforderlichen Informationen eingegeben hast, kann je nach deiner Eingabe eines von drei Informationsfeldern angezeigt werden:

   5a.  Das folgende Informationsfeld wird angezeigt, wenn du zwar Nutzer:innen hinzugefügt, aber unter „Lizenzen für diesen Pool zuweisen“ keine Anzahlen angegeben hast. Das System schlägt nun automatisch Anzahlen vor.

5b. Alternativ wird in dem Fall, dass sich in deinem Pool keine verfügbaren Lizenzen befinden, ein gelbes Feld anzeigt, das die Übertragung von Lizenzen aus anderen betroffenen Pools vorschlägt, damit deine Änderung durchgeführt werden kann.

5c. Als dritte Möglichkeit wird das kürzere gelbe Feld angezeigt, wenn aufgrund der Nutzerauswahl an den vorher von dir eingegebenen Anzahlen Veränderungen erfolgt sind.

6. Nun werden eine endgültige Zusammenfassung der Pool-Verwalter:innen und eine Übersicht der für den erstellten Pool festgelegten Anzahlen von Enterprise-/Pro-Lizenzen angezeigt.  Wenn du ausgewählt hast, Nutzer:innen aus anderen Lizenzpools zu verschieben, dann werden die Auswirkungen auf diese Pools angezeigt.

Klicke zum endgültigen Erstellen des Lizenzpools auf Erstellen. 

Nachdem der Lizenzpool erstellt wurde, kannst du Gruppenadministrator:innen eine Einladungsberechtigung für diesen Lizenzpool gewähren. Sie können dann Lizenzen direkt aus diesem Lizenzpool zuweisen. Du kannst auch mittels Bearbeitung des Lizenzpools aktive Nutzer:innen in diesen Lizenzpool verschieben, damit die in diesem Pool verfügbaren Lizenzen entsprechend belegt werden.

Lizenzpools bearbeiten oder löschen

Um einen Lizenzpool zu löschen, seinen Namen zu ändern oder seine Lizenzlimits zu aktualisieren, musst du auf den Button mit den drei Punkten neben dem Namen des Lizenzpools klicken. Wähle dann die gewünschte Aktion aus. 

• Wenn du die Option Lizenzpool bearbeiten auswählst, kannst du die folgenden Parameter definieren, ähnlich wie beim Erstellungsprozess:

1. Gib Folgendes ein:

• Name: Wenn du den Namen des Pools ändern willst, gib hier den neuen Namen ein. Bei der Aktualisierung werden nur eindeutige (d. h. noch nicht vergebene) Namen akzeptiert.
• Gruppenadministrator:innen auswählen, die diesen Pool verwalten: Hier kannst du die Gruppenadministrator:innen, die den Pool verwalten sollen, hinzufügen oder entfernen.

2. Nutzer:innen oder Gruppen durchsuchen: Gib hier die Nutzer:innen oder Gruppen ein, die zu diesem Lizenzpool hinzugefügt werden sollen.

Lizenzen für diesen Pool zuweisen: 

• Enterprise-Lizenzen: Wenn du das Lizenzlimit erhöhst, muss die Anzahl der hinzugefügten Lizenzen im Standard-Pool verfügbar sein. Wenn du das Lizenzlimit verringerst, darf die Anzahl der Lizenzen nicht kleiner als die Anzahl der aktiven Nutzer:innen im Lizenzpool sein.
• Pro-Lizenzen: Genau wie oben.

Vor dem nächsten Schritt wird noch einmal eine Übersicht über die hinzuzufügenden Nutzer:innen angezeigt.

3. Gehe die Übersicht deiner Bearbeitungen für den Lizenzpool noch einmal durch. Wenn die neuen Zuweisungen und betroffenen Pools wie gewünscht festgelegt sind, klicke auf Speichern.

• Wenn du die Option Lizenzpool löschen auswählst, werden die verfügbaren Lizenzen und zugewiesenen Nutzer:innen aus dem gelöschten Pool in den Standard-Lizenzpool übertragen. 

Nutzer:innen die Berechtigung erteilen, aus Lizenzpools einzuladen 

Wenn du Lizenzpools erstellt und Lizenzen zugewiesen hast, kannst du den Nutzer:innen Zugriff gewähren, die diese Lizenzen zuweisen und andere Nutzer:innen einladen werden. Die Zuweisung von Berechtigungen an Nutzer:innen kannst du auch beim Erstellen oder Bearbeiten eines Lizenzpools vornehmen. Diese Berechtigung ist nur für Gruppenadministrator:innen verfügbar.

• Schaue dir an, wie du in deinem Udemy Business-Konto Rollen und Berechtigungen verwalten kannst. 

Nachdem du diese Option ausgewählt hast, wird ein Drop-down-Menü angezeigt, in dem du den Lizenzpool angeben kannst, aus dem diese:r Gruppenadministrator:in Nutzer:innen Lizenzen zuweisen kann. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

Unterschied zwischen Mitgliedschaft und Berechtigungen für Lizenzpools

Mitgliedschaft: Wenn ein:e aktive:r Nutzer:in über eine Einladung von einem/einer Gruppenadministrator:in einem Lizenzpool verschoben wird oder Udemy Business beitritt, wird die Lizenz aus diesem Pool bezogen und er/sie wird Mitglied. Mitglieder sind also Nutzer:innen, die einem Lizenzpool zugewiesen sind. Administrator:innen können jederzeit sehen, welche Nutzer:innen welchen Lizenzpools zugewiesen sind. Hierfür können sie entweder den Lizenzpool-Filter unter „Nutzer:innen verwalten“ verwenden oder die Seite „Lizenzpools“ aufrufen.

• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen Lizenzpools zuweist.

Berechtigungen: Wenn ein:e Administrator:in einem/einer Gruppenadministrator:in die Berechtigung zum Zuweisen von Lizenzen und Einladen von Nutzer:innen aus einem Lizenzpool gewährt, dann darf diese:r Gruppenadministrator:in Nutzer:innen einladen und Lizenzen aus diesem Lizenzpool zuweisen. Über die Menüoption „Rolle und Berechtigungen bearbeiten“ unter „Nutzer:innen verwalten“ können Administrator:innen die Berechtigungen der Gruppenadministrator:innen anzeigen.

Beispiel: Das Udemy Business-Konto eines Unternehmens umfasst eine Gruppe „Marketing“, die zwei Gruppenadministrator:innen hat. Gruppenadministrator:in A kann Nutzer:innen aus dem Lizenzpool „Nordamerika“ einladen und Gruppenadministrator:in B kann Nutzer:innen aus dem Lizenzpool „EMEA“ einladen. Die „Marketing“-Gruppe kann zur Zuweisung von Kursen zum Thema Marketing verwendet werden, aber die zwei Lizenzpools werden verwendet, um die Lizenzen zuzuweisen, die von zwei unterschiedlichen regionalen Zentren bezahlt werden.

Mitgliedschaft und Berechtigungen für Gruppenadministrator:innen

Gruppenadministrator:innen erhalten nur die Berechtigung für einen Lizenzpool und können als Nutzer:innen nur einem Lizenzpool zugewiesen werden. Beachte dabei aber, dass diese Lizenzpools nicht unbedingt identisch sein müssen. Ein:e Gruppenadministrator:in könnte beispielsweise Mitglied des Lizenzpools „Weiterbildung und Personalentwicklung“ sein und über die Berechtigung verfügen, Einladungen aus dem Lizenzpool „Vertrieb“ zu senden. 

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administratoren auf der Seite Abo-Übersicht die in ihrem Udemy Business-Abo verfügbare Anzahl von Lizenzen sehen und die Lizenzen verwalten können.

• Hier wird erklärt, wie du deinem Udemy Business-Konto weitere Lizenzen hinzufügst. 
• Hier wird erklärt, wie du die Lizenzen für dein Udemy Business-Konto verwaltest. 

Die Abo-Übersicht aufrufen

Du rufst die Abo-Übersicht wie folgt auf:

1. Melde dich bei deinem Udemy Business-Konto an.
2. Klicke rechts oben auf der Seite auf Verwalten und wähle dann im Dropdown-Menü Nutzer verwalten.
   
   
3. In der Seitenleiste siehst du einen Abschnitt mit dem Titel Lizenzzuweisung und der Option Abo-Übersicht, die eine Übersicht über die für dein Konto noch verbleibende Anzahl von Lizenzen enthält.
   
   

Team-Abo-Lizenzen anzeigen

Bei Team-Abo-Konten wird in der Seitenleiste ebenfalls angezeigt, wie viele Lizenzen in deinem Konto noch verfügbar sind und wie du auf ein Enterprise-Abo upgraden kannst. 

Klicke auf Abo-Übersicht, um zu sehen, wie viele Team-Abo-Lizenzen schon belegt sind. 

Enterprise-Abo-Lizenzen anzeigen

Klicke auf Abo-Übersicht, um zu sehen, wie viele Enterprise-Abo-Lizenzen schon belegt sind. Außerdem findest du hier Infos über Udemy Business Pro und einen Button zum Anfordern von Pro-Lizenzen. 

Udemy Business Pro-Lizenzen anzeigen

Bei Konten mit Udemy Business Pro werden in der Seitenleiste die Anzahl der verbleibenden Enterprise- und Pro-Lizenzen angezeigt.

Klicke auf Abo-Übersicht, um zu sehen, wie viele Enterprise-Abo- und Pro-Lizenzen schon belegt sind. 

Klicke auf Lizenzen verwalten, um die Nutzerverwaltung für dein Konto aufzurufen.

Wenn du weitere Lizenzen kaufen möchtest, kannst du dich hier informieren, wie du deinem Konto weitere Lizenzen hinzufügst. 

Wenn du weiteren Mitarbeiter:innen deines Unternehmens Weiterbildungsmöglichkeiten bieten möchtest, kannst du deinem Udemy Business-Konto ganz einfach zusätzliche Lizenzen hinzufügen. In diesem Artikel wird erklärt, wie du deinem Team- oder Enterprise-Abo-Konto weitere Lizenzen hinzufügst und wie du auf ein Enterprise-Abonnement upgradest.

Administrator:innen für Enterprise-Abonnements und Udemy Business Pro

Wenn du Administrator:in für ein Enterprise-Abo oder Udemy Business Pro-Abo bist und weitere Lizenzen erwerben möchtest, dann kannst du direkt deine:n Kundenbetreuer:in oder unser Support-Team  kontaktieren und dir weiterhelfen lassen.

Du kannst über unser Kontaktformular Unterstützung durch unser Support-Team anfordern, indem du „Verwaltung“, „Kontoverwaltung“, „Lizenzen, Abrechnung und Verlängerungen“ und dann „Kauf weiterer Lizenzen“ auswählst.

Administrator:innen für ein Team-Abonnement

Wenn du Administrator:in für ein Team-Abo bist, dann kannst du deinem Konto wie folgt weitere Lizenzen hinzufügen. 

Hinweis: Der Gesamtpreis des Team-Abos wird ausgehend vom aktuellen Datum und dem Enddatum deines Jahresabos anteilig berechnet.

So fügst du weitere Team-Abo-Lizenzen hinzu

1. Klicke rechts oben im Bildschirm auf „Verwalten“. 

2. Klicke unter „Einstellungen“ auf Abrechnung.

3. Klicke unter Abonnement auf Weitere Team-Abo-Lizenzen kaufen. Befolge dann die Anweisungen zur Bezahlung. Du kannst in deinem Team-Abo-Konto bis zu 20 Lizenzen kaufen.

So upgradest du von einem Team-Abo auf ein Enterprise-Abo

Wenn du mehr als 20 Lizenzen kaufen willst, dann upgrade bitte wie folgt auf ein Enterprise-Abo. 

Unternehmen mit Team-Abo: Fülle bitte das Formular für ein Upgrade auf ein Enterprise-Abo aus. Ein:e Mitarbeiter:in unseres Vertriebsteams wird sich dann bei dir melden. 

Unternehmen mit Team-Abo in Japan: In Japan ist für ein Upgrade auf unser Enterprise-Abo eine andere Vorgehensweise erforderlich. Fülle bitte unser Kontaktformular aus, um dich mit unserem Vertriebsmitarbeiter in Japan in Verbindung zu setzen. 

• Gib dabei bitte an, dass es um ein Upgrade eines Team-Abos geht.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administratoren und Gruppenadministratoren in Udemy Business neue Nutzer für das Konto einladen können und wie sie vorgehen sollten, wenn die Einladungen nicht ankommen.

Inhalt

• So lädst du Nutzer ein
• So lädst du Nutzer über einzelne E-Mail-Adressen ein
• So lädst du Nutzer per CSV-Massenimport ein
• Nutzer einladen und ihnen eine Udemy Pro-Lizenz zuweisen
• Sprache für die Einladungen auswählen und individuelle Nachricht hinzufügen
• E-Mail-Domains auf die Zulassungsliste setzen
• So nehmen Nutzer ihre Einladungen an
• Einladungen und Lizenznutzung
• So gehst du vor, wenn Einladungen nicht ankommen 
• Offene Einladungen erneut senden
• Mehrere Einladungen erneut senden
• Konten mit SSO (Single Sign-On)
• Konten mit SCIM (System for Cross-Domain Management)

So lädst du Nutzer ein

Führe zum Einladen neuer Nutzer den Mauszeiger auf Verwalten (rechts oben in deinem Konto) und klicke im Dropdown-Menü auf Nutzer verwalten. Nutzer können über einzelne E-Mail-Adressen oder per CSV-Import eingeladen werden (Hinweis: Nur Administratoren können einen CSV-Import durchführen).

1. Klicke auf den Button Neue Nutzer einladen.
2. Klicke auf „Einzelne E-Mail-Adressen“, um einzelne Nutzer einzuladen.
3. Wenn du mehrere Nutzer auf einmal anhand einer CSV-Datei importieren willst, dann klicke auf „Nutzer aus CSV-Datei importieren“. Beachte dabei bitte, dass die CSV-Importfunktion gegenwärtig nur für Administratoren verfügbar ist.

So lädst du Nutzer über einzelne E-Mail-Adressen ein

1. Klicke auf der Seite Nutzer verwalten auf die Schaltfläche Neue Nutzer einladen.
2. Füge dann die E-Mail-Adressen hinzu, um einzelne Nutzer:innen einzuladen.

3. Für Kund:innen, die Lizenzpools für ihre Udemy Business-Website erstellt haben:

• • Für Administrator:innen: Wähle den Lizenzpool, aus dem die Lizenzen für die eingeladenen Nutzer:innen stammen sollen.

4. Für Udemy Business Pro-Kund:innen, die Pro-Lizenzen zuweisen möchten:

• • Wenn du den eingeladenen Nutzer:innen eine Udemy Business Pro-Lizenz zuweisen möchtest, dann wähle unter Lizenz-Add-on auswählen die Checkbox „Pro-Lizenz“ aus. Damit erhalten die ausgewählten Nutzer:innen automatisch Zugriff auf die Funktionen von Udemy Business Pro, wenn sie ihre Einladung zu Udemy Business annehmen.

5. Wenn du die eingeladenen Nutzer:innen zu bestimmten Gruppen hinzufügen möchtest, wähle diese in der Liste aus.

6. Zuletzt kannst du auswählen, in welcher Sprache die Einladung versendet werden soll, und bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzufügen (weitere Infos hierzu siehe unten). Klicke auf Einladungen versenden.

So lädst du Nutzer per CSV-Massenimport ein

• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen mithilfe der CSV-Importfunktion hinzufügst und verwaltest.

Nutzer einladen und ihnen eine Udemy Pro-Lizenz zuweisen

• Hier wird erklärt, wie du Lizenzen für Udemy Business Pro zuweist und entziehst.

Sprache für die Einladungen auswählen und individuelle Nachricht hinzufügen

Administratoren und Gruppenadministratoren können außerdem auswählen, in welcher Sprache die Einladung versendet werden soll, und bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzufügen. 

• Hinweis: Die Einladungsvorlage wird zwar in die ausgewählte Sprache übersetzt, die persönliche Nachricht, die du ggf. hinzufügst, wird jedoch nicht in eine andere Sprache übersetzt.

Nachdem du die Sprache ausgewählt hast, werden die Einladung und die darauffolgenden Erinnerungsnachrichten in dieser Sprache an den angegebenen Nutzer versendet.

Wenn du eine persönliche Nachricht hinzufügst, wird diese an den Anfang der Einladung gestellt.

E-Mail-Domains auf die Zulassungsliste setzen

Wenn die Firewalls deines Unternehmens sehr strikte Einstellungen haben (d. h. bestimmte populäre Websites blockiert werden), dann musst du bestimmte Udemy Business-E-Mail-Domains auf die Zulassungsliste setzen, damit Einladungs-E-Mails zugestellt und Passwörter zurückgesetzt werden können. Hier wird erklärt, wie die von Udemy Business verwendeten E-Mail-Domains und -Subdomains auf die Zulassungsliste gesetzt werden.

So nehmen Nutzer ihre Einladungen an

Eingeladene Nutzer erhalten eine E-Mail, in der sie gebeten werden, sich bei Udemy Business anzumelden. In der Betreffzeile dieser E-Mail wird der Name des Udemy Business-Kontos deines Unternehmens angezeigt, also beispielsweise: „Einladung zu <Kontoname des Unternehmens>“. Die Absenderadresse dieser Einladungs-E-Mail lautet e.udemymail.com, zusätzlich wird jedoch vor dieser Adresse auch die E-Mail-Adresse des Administrators angezeigt, der die Einladung verschickt hat. Beispiel: max.mustermann@unternehmen.com über e.udemymail.com.

Nachdem du Nutzer in dein Konto eingeladen hast, wird diesen Nutzern automatisch eine Einladungs-E-Mail gesendet. In dieser Nachricht werden die Nutzer über einen Link zu deinem Udemy Business-Konto geleitet, wo sie ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse eingeben und ein Passwort festlegen müssen. Anschließend werden sie anhand einer Verifizierungs-E-Mail mit einem Link, der eine Stunde lang gültig ist, zur Verifizierung ihrer Kontodaten aufgefordert.* Nachdem sie ihr Konto über eine Verifizierungs-E-Mail aktiviert haben, können sie sich erstmals anmelden und mit ihrem ersten Kurs loslegen. Sollte ein Nutzer nicht innerhalb von 48 Stunden auf seine Einladung reagieren, erhält er automatisch eine Erinnerungsnachricht. 

* Hinweis: Über SSO (Single Sign-On)/SCIM (System for Cross-Domain Management) verwaltete Nutzer werden nicht zur Verifizierung aufgefordert.

Einladungen und Lizenznutzung

Einladungen haben keinen Einfluss auf die Lizenzbelegung. Eine Lizenz wird erst dann belegt, wenn sich der Nutzer bei seinem Konto angemeldet hat. Wenn sich ein Nutzer anmelden möchte und keine Lizenz mehr verfügbar ist, wird er auf eine Fehlermeldungsseite weitergeleitet. Dort wird er aufgefordert, sich für weitere Unterstützung an den Administrator zu wenden, der die Einladung versendet hat.

Bei Kunden, die Udemy Business Pro-Lizenzen für alle Nutzer erworben haben, werden die Pro-Lizenzen automatisch zugewiesen, sobald die Nutzer entweder ihre Einladung annehmen oder sich per SSO/SCIM authentifizieren.

So gehst du vor, wenn Einladungen nicht ankommen 

Wenn deine Nutzer die per E-Mail versendeten Einladungen zur Anmeldung bei deinem Konto nicht erhalten haben, bitte sie darum, im Spam-Ordner nachzusehen. Falls Sie die Einladungs-E-Mail auch dort nicht finden können und die Udemy Business-E-Mail-Domains in deinem Unternehmen auf die Zulassungsliste gesetzt sind, dann bitte sie, unser Support-Team zu kontaktieren und sich dort weiterhelfen zu lassen.

Offene Einladungen erneut senden

Klicke links oben im Bildschirm Nutzer verwalten auf Offene Einladungen, um die Seite Offene Einladungen aufzurufen.

Auf der Seite Offene Einladungen kannst du nachsehen, wer seine Einladung noch nicht angenommen hat, und die Einladung erneut an bestimmte Nutzer senden oder für bestimmte Nutzer zurückziehen, indem du auf das entsprechende Symbol klickst. Du kannst auch alle offenen Einladungen erneut senden, indem du oben rechts auf der Seite auf Alle erneut senden klickst.

Bei individuellen Einladungen und bei Einladungen, die per CSV-Import versendet wurden, wird in offenen Einladungen auch der Name des Absenders der Einladung angegeben. Wenn du selbst die Einladungen an die Nutzer gesendet hast, steht an dieser Stelle „Von mir eingeladen“.

Mehrere Einladungen erneut senden

Wenn du mehrere Einladungen erneut senden möchtest, dann wähle durch Klicken auf die links befindlichen Checkboxen die gewünschten Empfänger aus. Daraufhin erscheint ein Auswahlbereich, in dem dir die Option angeboten wird, mehrere Einladungen erneut zu senden oder zurückzuziehen.

Hinweis: In Internet Explorer ist es nicht möglich, Inhalte aus Excel zu kopieren und in Feld 1 des Einladungs-Tools einzufügen. Du solltest hierfür Chrome oder einen anderen Browser verwenden. 

Konten mit SSO (Single Sign-On)

Wenn du in deinen SSO-Einstellungen SSO konfiguriert und automatische Bereitstellung aktiviert hast, kannst du den Nutzern im Identitätsanbieter deines Unternehmens Zugriff auf Udemy Business gewähren. Du brauchst die Nutzer in deinem Konto nicht einzeln einzuladen und musst sie auch nicht über eine CSV-Datei importieren.

Wenn aber automatische Bereitstellung deaktiviert ist, musst du Nutzer mit einer der oben angegebenen Methoden einladen (zusätzlich zur Zugriffsbereitstellung über dein SSO-Verzeichnis).

Konten mit SCIM (System for Cross-Domain Management)

Wenn du SCIM für die Bereitstellung aktiviert hast, kannst du Nutzern im Identitätsanbieter deines Unternehmens Zugriff auf Udemy Business gewähren und brauchst sie nicht einzeln einzuladen.

Gruppenadministratoren können zur effektiven Nutzung des Weiterbildungsangebots im gesamten Unternehmen beitragen. Wir sind davon überzeugt, dass die Weiterbildung im Unternehmen enorm davon profitiert, wenn die Teamleiter oder diejenigen, die gut mit den Lernzielen der Mitarbeiter vertraut sind, die Weiterbildung aktiv fördern können. In diesem Artikel werden die Funktionen und Berechtigungen von Gruppenadministratoren im Vergleich zu Administratoren erklärt.

• Hinweis: Die Gruppenadministrator-Funktion ist nur im Enterprise-Abo verfügbar. 

Welche Funktionen und Berechtigungen haben Gruppenadministratoren?

Die Gruppenadministrator-Funktion ermöglicht es Teamleitern und Managern, den Nutzern die für ihre berufliche Weiterentwicklung optimalen Kurse anzubieten. Gruppenadministratoren können außerdem Berichte und Detailinformationen für ihre Gruppen anzeigen, innerhalb ihrer Gruppen Kurse zuweisen, die Mitglieder ihrer Gruppen verwalten und neue Nutzer einladen, wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. 

Eine Gruppe kann mehrere Gruppenadministratoren haben und Administratoren können festlegen, ob die Gruppenadministratoren zum Einladen und Deaktivieren der Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen berechtigt sind.

Gruppenadministratoren ohne Berechtigung zum Einladen/Deaktivieren von Nutzern können Folgendes durchführen:

• In den von ihnen verwalteten Gruppen Kurse zu Nutzern und Gruppen zuweisen
• In den von ihnen verwalteten Gruppen Lernpfade zu Nutzern und Gruppen zuweisen
• Die Lernaktivitäten der Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen anzeigen
• Nutzer zu den von ihnen verwalteten Gruppen einladen, sofern diese Nutzer schon über eine Udemy Business-Lizenz verfügen
• Nutzer aus den von ihnen verwalteten Gruppen entfernen

Gruppenadministratoren mit Berechtigung zum Einladen/Deaktivieren von Nutzern können zusätzlich noch Folgendes durchführen:

• Neue Nutzer mithilfe des Buttons „Neue Nutzer einladen“ in die von ihnen verwalteten Gruppen einladen
• Mehrere Nutzer auf einmal per Upload einer CSV-Datei einladen
• Offene Einladungen für die von ihnen verwalteten Gruppen auf dem Tab „Offene Einladungen“ anzeigen
• Deaktivierte Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen auf dem Tab „Deaktivierte Nutzer“ anzeigen
• Nutzer über die von ihnen verwalteten Gruppen für das Unternehmen deaktivieren  

Wie du Nutzer zu deinem Udemy Business-Konto einladen und offene Einladungen erneut senden kannst, wird hier erklärt.

Berechtigungen von Gruppenadministratoren:

Können Gruppenadministratoren sich selbst auf die Rolle eines Nutzers herunterstufen?

Nein, Nutzer können ihre eigene Rolle nicht ändern. Wenn ein Gruppenadministrator seine Rolle ändern möchte, muss er sich hierfür an einen Administrator wenden.

Können Gruppenadministratoren Informationen von Nutzern außerhalb der von ihnen verwalteten Gruppen anzeigen?

Nein, Gruppenadministratoren haben nur Zugang zu Nutzern in den von ihnen verwalteten Gruppen.

Können alle Gruppenadministratoren offene Einladungen erneut senden?

Nein, Gruppenadministratoren können offene Einladungen nur anzeigen und erneut senden, wenn sie über die Berechtigung zum Einladen und Deaktivieren von Nutzern in den von ihnen verwalteten Gruppen verfügen.

Können alle Gruppenadministratoren standardmäßig die Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen einladen und deaktivieren?

Nein, der Administrator muss diese Berechtigung für Gruppenadministratoren festlegen, entweder beim Erstellen eines Gruppenadministrators oder beim Bearbeiten der Nutzerberechtigungen bzw. Rollen in den Gruppen. 

Wer kann auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll zugreifen?

Administratoren können für alle Gruppen auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll zugreifen. Gruppenadministratoren können dagegen ausschließlich auf die Gruppenmitgliedschaftsprotokolle der Gruppen zugreifen, deren Gruppenadministratoren sie sind. 

• Hier wird erklärt, wie du auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll zugreifst.