Lizenzen & Berechtigungen

In diesem Artikel wird erklärt, wie Udemy Business-Administrator:innen den Nutzer:innen in der neuen Lizenzierungsversion Lizenzen für Udemy Business zuweisen bzw. entziehen können. 

Hinweis: Wenn deine Organisation Udemy Business vor dem 16. Februar 2026 beigetreten ist, findest du hier eine Anleitung für das Lizenzmanagement von Udemy Business Pro, während wir unsere Kund:innen auf die neue Version umstellen.

Wichtiger Hinweis:

• Lizenzen können nur zugewiesen werden, wenn dein Unternehmen ein Udemy Business-Add-on erworben hat.
• Bei Kund:innen, die über SSO/SCIM verfügen, werden die Lizenzen automatisch zugewiesen, wenn Nutzer:innen sich über SSO/SCIM authentifizieren.
• Allen über SCIM verwalteten Nutzer:innen können Lizenzen wie folgt zugewiesen bzw. entzogen werden.
• Bei Kund:innen, die eine bestimmte Udemy Business-Lizenz nur für einen Teil ihrer Nutzer:innen erworben haben, kann diese Lizenz aktiven Nutzer:innen separat oder gleichzeitig mit einer UB-Lizenz zugewiesen werden.
• Udemy Business-Lizenzen können nur von Administrator:innen zugewiesen und entzogen werden. Administrator:innen können nötigenfalls anderen Administrator:innen und Gruppenadministrator:innen (auch sich selbst) eine Udemy Business-Lizenz zuweisen bzw. entziehen.

Inhalt

• So weist du Udemy Business-Lizenzen zu
• So kannst du Nutzer:innen per E-Mail einladen und ihnen dabei eine Udemy Business-Lizenz zuweisen
• So weist du Udemy Business Pro-Lizenzen per CSV-Import zu
• So bearbeitest du den Lizenztyp für ausstehende Einladungen
• So entfernst du Udemy Business Pro-Lizenzen
• So weist du Udemy Business Pro-Lizenzen über SCI zu oder entfernst sie

So weist du Udemy Business-Lizenzen zu

Du kannst Udemy Business-Lizenzen einzeln oder batchweise (per CSV-Import) zuweisen.

• Hinweis: Udemy Business-Lizenzen können nur von Administrator:innen zugewiesen und entfernt werden.

So weist du einem:einer einzelnen Nutzer:in eine Lizenz zu:

2. Gehe in deinem Udemy Business-Konto zu Verwalten > Nutzer:innen verwalten.

3. Finde den:die Nutzer:in, indem du den Namen oder die E-Mail-Adresse in das Suchfeld eingibst oder das Kontrollkästchen neben dem Namen in der Liste der Nutzer:innen aktivierst.

4. Klicke auf die drei übereinander angeordneten Punkte auf der rechten Seite der Zeile für den bzw. die Nutzer:in und klicke auf Lizenztyp bearbeiten.

• Hinweis: Du kannst auf diese Option auch direkt von der Profilseite des Nutzers bzw. der Nutzerin aus zugreifen.

5. Wähle im Popup-Fenster Lizenztyp bearbeiten die Lizenz aus, die du dem:der Nutzer:in zuweisen möchtest. 

6. Klicke auf Änderungen speichern.

Der:die Nutzer:in erhält dann per E-Mail eine Benachrichtigung, in der er:sie aufgefordert wird, sich anzumelden, um auf die Features seiner:ihrer Udemy Business-Lizenz zuzugreifen.

So kannst du Nutzer:innen per E-Mail einladen und ihnen dabei eine Udemy Business-Lizenz zuweisen

Du kannst eine Udemy Business-Lizenz auch durch Auswählen des entsprechenden Kontrollkästchens zuweisen, wenn du neue Nutzer:innen zu Udemy Business einlädst.

1. Navigiere zu Verwalten > Benutzer verwalten und klicke auf Neue Benutzer einladen.

2. Klicke auf Individuelle E-Mail-Adressen und trage die E-Mail-Adressen der Nutzer:innen ein, die du einladen möchtest.

Bei Schritt 2:

• Wähle ein Lizenz-Add-on aus, das dem:der neuen Nutzer:in zugewiesen werden soll. Damit erhalten die ausgewählten Nutzer:innen automatisch Zugriff auf die Funktionen des Add-ons, wenn sie ihre Einladung zu Udemy Business annehmen.

Bei Schritt 3:

• Wenn du Nutzer:innen zu Gruppen hinzufügen möchtest, wähle die gewünschten Gruppen aus.

Bei Schritt 4:

• Wähle die Sprache aus, in der du die Einladung aussprechen möchtest.
• Füge deiner Einladung bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzu.

3. Klicke auf Einladungen versenden.

So weist du Udemy Business Pro-Lizenzen per CSV-Import zu 

Wenn du mehreren Nutzer:innen Udemy Business Pro-Lizenzen zuweisen willst, kannst du dafür einfach eine CSV-Datei importieren.

So bearbeitest du den Lizenztyp für ausstehende Einladungen

Du kannst den Lizenztyp für offene Einladungen (d. h. Einladungen, die von den jeweiligen Nutzer:innen noch nicht angenommen wurden) bearbeiten.

Du bearbeitest du den Lizenztyp:

1. Navigiere zu Nutzer:innen verwalten > Ausstehende Einladungen und suche den:die Nutzer:in.

2. Klicke auf die drei übereinander angeordneten Punkte auf der rechten Seite der entsprechenden Zeile und klicke auf Lizenztyp bearbeiten.

3. Wähle den Lizenztyp aus und klicke auf Änderungen speichern.

So entziehst du Udemy Business Add-on-Lizenzen

Wenn du Lernende zu einer Lizenz nur für Enterprise zurückstufen möchtest:

1. Navigiere zu Verwalten > Nutzer:innen verwalten. 
2.  Finde den:die Nutzer:in, indem du den Namen oder die E-Mail-Adresse in das Suchfeld eingibst oder das Kontrollkästchen neben dem Namen in der Liste der Nutzer:innen aktivierst.
3. Klicke auf die drei übereinander angeordneten Punkte auf der rechten Seite der Zeile für den bzw. die Nutzer:in und klicke auf Lizenztyp bearbeiten.

4. Klicke im Popup-Fenster Lizenztyp bearbeiten auf Enterprise, und klicke dann auf Änderungen speichern.

Ab diesem Zeitpunkt hat der:die Nutzer:in keinen Zugriff mehr auf die mit seinem bzw. ihrem ehemaligen Lizenz-Add-on verknüpften Funktionen, aber er:sie hat weiterhin Zugriff auf Udemy Business. Die Udemy Business-Berichterstattung für die ehemalige Lizenz wird für diese:n Nutzer:in beibehalten.

• Wenn du Nutzer:innen vollständig aus deinem Udemy Business-Konto entfernen möchtest, musst du diese Anleitung befolgen.

So weist du Udemy Business-Lizenzen über SCIM zu oder entfernst sie

Wenn du Nutzer:innen in Udemy über SCIM verwaltest, kannst du darüber auch Udemy Business-Lizenzen zuweisen und entfernen.

Verwendung des Lizenztyp-Attributs in der SCIM-API

Wenn du das Lizenztyp-Attribut zu deinem Identitätsanbieter hinzufügst, kannst du Udemy Business Pro-Lizenzen für Nutzer:innen hinzufügen und entfernen. 

Sobald das Attribut in deinem Identitätsanbieter festgelegt ist und Lizenzen verfügbar sind, erhalten aktive Nutzer:innen eine Udemy Business Pro-Lizenz. Inaktive Nutzer:innen erhalten ihre Lizenz bei der Aktivierung. 

Erfahre, wie Unternehmen über die SCIM-API von Udemy Nutzerlizenzen hinzufügen oder entfernen können.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen und Gruppenadministrator:innen in Udemy Business neue Nutzer:innen für das Konto einladen können und wie sie vorgehen sollten, wenn die Einladungen nicht ankommen.

Inhalt

• Nutzer:innen einladen
• Nutzer:innen mit der Option „Einzelne E-Mail-Adressen“ einladen
• Nutzer:innen per CSV-Massenimport einladen
• Nutzer:innen einladen und ihnen eine Udemy Pro-Lizenz zuweisen
• Sprache für die Einladungen auswählen und individuelle Nachricht hinzufügen
• E-Mail-Domains auf die Zulassungsliste setzen
• So nehmen Nutzer:innen ihre Einladungen an
• Einladungen und Lizenznutzung
• So gehst du vor, wenn Einladungen nicht ankommen
• Offene Einladungen erneut senden
• Mehrere Einladungen erneut senden
• Konten mit SSO (Single Sign-On)
• Konten mit SCIM (System for Cross-Domain Management)

Nutzer:innen einladen

Führe zum Einladen neuer Nutzer:innen den Mauszeiger auf Verwalten (rechts oben in deinem Konto) und klicke im Drop-down-Menü auf Nutzer:innen verwalten. Nutzer:innen können durch Angabe einzelner E-Mail-Adressen oder per CSV-Import eingeladen werden. (Hinweis: Nur Administrator:innen können einen CSV-Import durchführen.)

1. Klicke auf den Button Neue Nutzer:innen einladen.

2. Klicke auf „Einzelne E-Mail-Adressen“, um einzelne Nutzer:innen einzuladen.

3. Wenn du mehrere Nutzer:innen auf einmal anhand einer CSV-Datei importieren willst, dann klicke auf „Nutzer:innen aus CSV-Datei importieren“. Hinweis: Die CSV-Importfunktion ist derzeit nur für Administrator:innen verfügbar.

Nutzer:innen mit der Option „Einzelne E-Mail-Adressen“ einladen

1. Rufe die Seite Nutzer:innen verwalten auf und klicke auf den Button Neue Nutzer:innen einladen.

2. Füge dann die E-Mail-Adressen hinzu, um einzelne Nutzer:innen einzuladen.

3. Für Kund:innen, die Lizenzpools für ihre Udemy Business-Website erstellt haben:

• Für Administrator:innen: Wähle den Lizenzpool, aus dem die Lizenzen für die eingeladenen Nutzer:innen stammen sollen.

4. Für Udemy Business Pro-Kund:innen, die Pro-Lizenzen zuweisen möchten:

• • Wenn du den eingeladenen Nutzer:innen eine Udemy Business Pro-Lizenz zuweisen möchtest, dann wähle unter Lizenz-Add-on auswählen die Checkbox „Pro-Lizenz“ aus. Damit erhalten die ausgewählten Nutzer:innen automatisch Zugriff auf die Funktionen von Udemy Business Pro, wenn sie ihre Einladung zu Udemy Business annehmen.

5. Wenn du die eingeladenen Nutzer:innen zu bestimmten Gruppen hinzufügen möchtest, wähle diese in der Liste aus.

6. Zuletzt kannst du auswählen, in welcher Sprache die Einladung versendet werden soll, und bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzufügen (weitere Informationen hierzu siehe weiter unten). Klicke auf Einladungen versenden.

Nutzer:innen per CSV-Massenimport einladen

• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen mithilfe der CSV-Importfunktion hinzufügst und verwaltest.

Nutzer:innen einladen und ihnen eine Udemy Pro-Lizenz zuweisen

• Hier wird erklärt, wie du Lizenzen für Udemy Business Pro zuweist und entziehst.

Sprache für die Einladungen auswählen und individuelle Nachricht hinzufügen

Administrator:innen und Gruppenadministrator:innen können außerdem auswählen, in welcher Sprache die Einladung versendet werden soll, und bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzufügen. 

• Hinweis: Die Einladungsvorlage wird zwar in die ausgewählte Sprache übersetzt, die persönliche Nachricht, die du ggf. hinzufügst, wird jedoch nicht in eine andere Sprache übersetzt.

Nachdem du die Sprache ausgewählt hast, werden die Einladung und die darauffolgenden Erinnerungsnachrichten in dieser Sprache an den bzw. die angegebene:n Nutzer:in versendet.

Wenn du eine persönliche Nachricht hinzufügst, wird diese an den Anfang der Einladung gestellt. 

E-Mail-Domains auf die Zulassungsliste setzen

Wenn die Firewalls deines Unternehmens sehr strikte Einstellungen haben (d. h. bestimmte populäre Websites blockiert werden), dann musst du bestimmte Udemy Business-E-Mail-Domains auf die Zulassungsliste setzen, damit Einladungs-E-Mails zugestellt und Passwörter zurückgesetzt werden können. Hier wird erklärt, wie die von Udemy Business verwendeten E-Mail-Domains und -Subdomains auf die Zulassungsliste gesetzt werden.

So nehmen Nutzer:innen ihre Einladungen an

Eingeladene Nutzer:innen erhalten eine E-Mail, in der sie gebeten werden, sich bei Udemy Business anzumelden. In der Betreffzeile dieser E-Mail wird der Name des Udemy Business-Kontos deines Unternehmens angegeben, also beispielsweise: „Du wurdest eingeladen, bei [Kontoname des Unternehmens] zu lernen!“ Die Absenderadresse dieser Einladungs-E-Mail lautet e.udemymail.com, zusätzlich wird jedoch vor dieser Adresse auch die E-Mail-Adresse des Administrators angezeigt, der die Einladung verschickt hat. Beispiel: max.mustermann@unternehmen.com über e.udemymail.com.

Nachdem du Nutzer:innen in dein Konto eingeladen hast, wird diesen Nutzer:innen automatisch eine Einladungs-E-Mail gesendet. In dieser Nachricht werden die Nutzer:innen über einen Link zu deinem Udemy Business-Konto weitergeleitet, wo sie ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse eingeben und ein Passwort festlegen müssen. Anschließend werden sie aufgefordert, ihre Kontodaten anhand einer Verifizierungs-E-Mail mit einem Link, der eine Stunde lang gültig ist, zu verifizieren.* Nachdem sie ihr Konto über eine Verifizierungs-E-Mail aktiviert haben, können sie sich erstmals anmelden und mit ihrem ersten Kurs loslegen. Nutzer:innen, die nicht innerhalb von 48 Stunden auf ihre Einladung reagieren, erhalten automatisch eine Erinnerungsnachricht. 

* Hinweis: Über SSO (Single Sign-On) oder SCIM (System for Cross-Domain Management) verwaltete Nutzer:innen werden nicht zur Verifizierung aufgefordert.

Einladungen und Lizenznutzung

Einladungen haben keinen Einfluss auf die Lizenzbelegung. Eine Lizenz wird erst dann belegt, wenn sich der bzw. die Nutzer:in bei dem Konto angemeldet hat. Wenn sich ein:e Nutzer:in anmelden möchte und keine Lizenz mehr verfügbar ist, wird er:sie auf eine Fehlermeldungsseite weitergeleitet und aufgefordert, sich für weitere Unterstützung an den bzw. die Administrator:in zu wenden, der bzw. die die Einladung versendet hat.

Bei Kunden, die Udemy Business Pro-Lizenzen für alle Nutzer:innen erworben haben, werden die Pro-Lizenzen automatisch zugewiesen, sobald die Nutzer:innen entweder ihre Einladung annehmen oder sich per SSO/SCIM authentifizieren.

So gehst du vor, wenn Einladungen nicht ankommen

Wenn deine Nutzer:innen die per E-Mail versendeten Einladungen zur Anmeldung bei deinem Konto nicht erhalten haben, bitte sie darum, im Spam-Ordner nachzusehen. Falls sie die Einladungs-E-Mail auch dort nicht finden können und die Udemy Business-E-Mail-Domains in deinem Unternehmen auf die Zulassungsliste gesetzt sind, dann bitte sie, unser Support-Team zu kontaktieren und sich dort weiterhelfen zu lassen.

Offene Einladungen erneut senden

Klicke links oben im Bildschirm Nutzer:innen verwalten auf Offene Einladungen, um die Seite Offene Einladungen aufzurufen.

Auf der Seite Offene Einladungen kannst du nachsehen, wer die Einladung noch nicht angenommen hat, und die Einladung erneut an bestimmte Nutzer:innen senden oder für bestimmte Nutzer:innen zurückziehen, indem du auf das entsprechende Symbol klickst. Du kannst auch alle offenen Einladungen erneut senden, indem du auf der Seite auf Alle erneut senden klickst.

Bei individuellen Einladungen und bei Einladungen, die per CSV-Import versendet wurden, wird in offenen Einladungen auch der Name des Absenders der Einladung angegeben. Wenn du selbst die Einladungen an die Nutzer:innen gesendet hast, steht an dieser Stelle „Von mir eingeladen“.

Mehrere Einladungen erneut senden

Wenn du mehrere Einladungen erneut senden möchtest, dann wähle durch Klicken auf die links befindlichen Checkboxen die gewünschten Empfänger aus. Daraufhin erscheint ein Auswahlbereich, in dem dir die Option angeboten wird, mehrere Einladungen erneut zu senden oder zurückzuziehen.

Hinweis: In Internet Explorer ist es nicht möglich, Inhalte aus Excel zu kopieren und in Feld 1 des Einladungs-Tools einzufügen. Nutzer:innen brauchen dafür Chrome oder einen anderen Browser. 

Konten mit SSO (Single Sign-On)

Wenn in deinen SSO-Einstellungen SSO konfiguriert und die automatische Bereitstellung aktiviert ist, kannst du den Nutzer:innen über den Identitätsanbieter deines Unternehmens Zugriff auf Udemy Business gewähren. Du brauchst die Nutzer:innen in deinem Konto nicht einzeln einzuladen und musst sie auch nicht über eine CSV-Datei importieren.

Wenn die automatische Bereitstellung aber deaktiviert ist, musst du Nutzer:innen mit einer der oben angegebenen Methoden einladen (zusätzlich zur Zugriffsbereitstellung über dein SSO-Verzeichnis).

Konten mit SCIM (System for Cross-Domain Management)

Wenn du SCIM für die Bereitstellung aktiviert hast, kannst du Nutzer:innen im Identitätsanbieter deines Unternehmens Zugriff auf Udemy Business gewähren und brauchst sie nicht einzeln einzuladen. 

Wenn du weiteren Mitarbeiter:innen deines Unternehmens Weiterbildungsmöglichkeiten bieten möchtest, kannst du deinem Udemy Business-Konto ganz einfach zusätzliche Lizenzen hinzufügen. In diesem Artikel wird erklärt, wie du deinem Team- oder Enterprise-Abo-Konto weitere Lizenzen hinzufügst und wie du auf ein Enterprise-Abonnement upgradest.

• Erfahre, wie du E-Mail-Erinnerungen bei geringer Lizenzverfügbarkeit einrichten kannst.

Administrator:innen für Enterprise-Abonnements und Udemy Business Pro

Wenn du Administrator:in für ein Enterprise-Abo oder Udemy Business Pro-Abo bist und weitere Lizenzen erwerben möchtest, dann kannst du direkt deine:n Kundenbetreuer:in oder unser Support-Team kontaktieren und dir weiterhelfen lassen. 

Um eine Anfrage an unser Support-Team über unser Kontaktformular einzureichen, wähle Administrator:in, Kontoverwaltung, Lizenzen, Abrechnung und Verlängerungen und dann Kauf von weiteren Lizenzen.

Administrator:innen für ein Team-Abonnement

Wenn du Administrator:in für ein Team-Abo bist, dann kannst du deinem Konto wie folgt weitere Lizenzen hinzufügen. 

Hinweis: Der Gesamtpreis des Team-Abos wird ausgehend vom aktuellen Datum und dem Enddatum deines Jahresabos anteilig berechnet.

So fügst du weitere Team-Abo-Lizenzen hinzu

1. Klicke rechts oben im Bildschirm auf Verwalten. 

2. Klicke unter Einstellungen auf Abrechnung.

3. Klicke unter Abonnement auf Weitere Team-Abo-Lizenzen kaufen und befolge die Anweisungen, um die Zahlung abzuschließen. Du kannst in deinem Team-Abo-Konto bis zu 20 Lizenzen kaufen.

So upgradest du von einem Team-Abo auf ein Enterprise-Abo

Wenn du mehr als 20 Lizenzen kaufen willst, dann upgrade bitte wie folgt auf ein Enterprise-Abo. 

Unternehmen mit Team-Abo: Fülle bitte das Formular für ein Upgrade auf ein Enterprise-Abo aus. Ein:e Mitarbeiter:in unseres Vertriebsteams wird sich dann bei dir melden. 

Unternehmen mit Team-Abo in Japan: In Japan ist für ein Upgrade auf unser Enterprise-Abo eine andere Vorgehensweise erforderlich. Fülle bitte unser Kontaktformular aus, um dich mit unserem:unserer Vertriebsmitarbeiter:in in Japan in Verbindung zu setzen. 

• Gib dabei bitte an, dass es um ein Upgrade eines Team-Abos geht.

Administratoren eines Udemy Business-Kontos können den Nutzer:innen in ihrem Konto Rollen zuweisen, die ihnen bestimmte Berechtigungen gewähren.

So kannst du Rollen zuweisen oder ändern

Führe die folgenden Schritte aus, um anderen Nutzer:innen im Unternehmen eine Rolle zuzuweisen bzw. ihre Rolle zu ändern.

1. Führe den Mauszeiger rechts oben auf der Homepage deines Kontos auf Verwalten.

2. Wähle dann im Drop-down-Menü Nutzer:innen verwalten aus.

3. Gib nun den Namen des Nutzers in das Suchfeld Nutzer:innen suchen ein. Während du tippst, werden unter dem Suchfeld passende Namen angezeigt.

4. Wenn du den gewünschten Nutzer gefunden hast, klicke rechts neben dem Namen auf den Button mit den drei Punkten.

5. Klicke auf Rolle bearbeiten.Solange die Einladung noch nicht angenommen wurde, kann der Administrator die entsprechende Rollenzuweisung ebenfalls noch ändern.

6. Wähle Administrator:in, Gruppenadministrator:in oder Nutzer:in aus.

Wenn du eine Gruppenadministrator:in-Rolle zuweist, wähle diese Optionen aus, um die folgenden Berechtigungen zu gewähren:

• Diese:r Nutzer:in darf Nutzer:innen in den von ihm:ihr verwalteten Gruppen einladen und deaktivieren
• Nutzer:in erlauben, vorhandene Nutzer:innen zu den Gruppen hinzuzufügen, die er:sie verwaltet.

7. Klicke auf Änderungen speichern.

Du kannst auch per Import einer CSV-Datei in dein Konto mehrere Nutzerrollen auf einmal zuweisen bzw. ändern.

Gruppenadministrator:innen

Enterprise-Abo-Nutzer können auch die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweisen.

• Eine Gruppe kann mehrere Gruppenadministrator:innen haben.
• Nur Administratoren können anderen Nutzern die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweisen.
• Administrator:innen können die Gruppenadministrator-Rolle auch mehreren Nutzer:innen gleichzeitig per CSV-Upload zuweisen.
• Administrator:innen können entscheiden, ob Gruppenadministrator:innen in den Gruppen, die sie verwalten, Nutzer:innen hinzufügen, einladen und deaktivieren dürfen.

Hier findest du weitere Infos zu Gruppenadministrator:innen und ihren Funktionen und Berechtigungen.

So überprüfst du, welche Nutzer über Administratorzugriff verfügen

Wenn du im Drop-down-Menü oben auf der Seite Nutzer:innen verwalten den Filter Administrator:innen auswählst, kannst du überprüfen, welche Nutzer:innen über Administratorzugriff verfügen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie du E-Mail-Benachrichtigungen einrichten kannst, um Administrator:innen und Besitzer:innen zu informieren, wenn die Lizenzen zur Neige gehen. 

Wenn das Lizenzlimit deines Unternehmens erreicht ist, können neue Nutzer:innen nicht auf die Plattform zugreifen, bis weitere Lizenzen in deinem Konto verfügbar sind.

• Erfahre, wie du weitere Lizenzen zu deinem Konto hinzufügen kannst.

So konfigurierst du E-Mail-Erinnerungen bei geringer Lizenzverfügbarkeit 

So richtest du E-Mail-Erinnerungen für Administrator:innen ein:

1. Gehe zu Verwalten > Einstellungen > E-Mail-Erinnerungen.
2. Klicke auf die Option E-Mail-Erinnerung aktiviert.
3. Wähle in der Drop-down-Liste E-Mail senden, wenn deine Untergrenze für Lizenzen aus diesen Optionen aus:
   • Mindestens 95 % der Lizenzen zugewiesen wurden
   • Mindestens 98 % der Lizenzen zugewiesen wurden
   • Mindestens 100 % der Lizenzen zugewiesen wurden

Hinweis: Wenn das festgelegte Limit erreicht wurde, erhalten Administrator:innen und Besitzer:innen nach der Aktivierung zur Erinnerung einmal pro Monat eine E-Mail.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen mit SSO (SAML) oder SCIM Nutzer:innen zu einem Lizenzpool hinzufügen können. 

• Erfahre mehr über die Features, Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von Lizenzpools.
• Erfahre, wie du Lizenzpools erstellst und verwaltest
• Lizenzpools sind nur für Unternehmen mit Enterprise-Abo verfügbar.

Ein:e Nutzer:in kann jeweils nur einem Lizenzpool zugeordnet sein. Wird ein:e Nutzer:in also zu einem neuen Pool hinzugefügt, so wird er:sie aus dem aktuellen Pool entfernt. 

Glossar

Lizenzpool: Ein Lizenzpool ermöglicht es Organisationen, diesem Pool eine bestimmte Anzahl von Lizenzen zuzuweisen. Dies ist nützlich, wenn verschiedenen Gruppen innerhalb einer Organisation eine bestimmte Anzahl an Lizenzen zugeordnet werden soll. Weitere Infos.

Standard-Lizenzpool: Jede Organisation verfügt zu Beginn über einen Standard-Lizenzpool. Dieser Pool ist immer verfügbar und kann weder gelöscht noch umbenannt werden.  

Benutzerdefinierter Lizenzpool: Ein benutzerdefinierter Lizenzpool wird von der Organisation erstellt. 

IdP: Identitätsanbieter des Anbieters. 

Nutzer:innen zu Lizenzpools hinzufügen (SSO)

Ausgangs-Setup

Schritt 1: Administrator:innen erstellen einen Lizenzpool im Udemy Business-Konto ihrer Organisation. Hier findest du eine Anleitung dafür.

Schritt 2: Administratoren erstellen Gruppen in ihrem IdP mit dem Attribut

 licensePoolName 

das mit dem Lizenzpool übereinstimmt, den sie in Udemy Business erstellt haben. (Wenn gewünscht, kann das Attribut im IdP individuell zugewiesen werden.) 

Nutzung

Wenn kein benutzerdefinierter Lizenzpool im Udemy Business-Konto erstellt wird, wird das Attribut licensePoolName in der SAML-Anforderung ignoriert. 

Wenn benutzerdefinierte Pools in der Organisation vorhanden sind und für das Attribut licensePoolName ein Wert eingegeben wurde, wird vom System ein gültiger Poolname erwartet (exakte Übereinstimmung, Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet). Anderenfalls wird die Zeichenfolge „default license pool“ akzeptiert, um zu signalisieren, dass der:die Nutzer:in dem Standard-Lizenzpool zugeordnet werden soll. 

Wenn der Name des Pools nicht exakt eingegeben wurde, wird die Anforderung vom System mit der entsprechenden Fehlermeldung abgelehnt. 

Wenn der angegebene Lizenzpool bereits ausgeschöpft ist und der:die Nutzer:in nicht im Pool ist bzw. deaktiviert wurde, wird die Anforderung vom System mit der entsprechenden Fehlermeldung abgelehnt. 

Wichtig: Wenn die Vergabe einer Pool-Lizenz an eine:n Nutzer:in per SSO erfolgt, muss der Lizenzpool des:der Nutzer:in im IdP geändert werden. Die Änderung des Pools des:der Nutzer:in in Udemy Business wird auf die Einstellungen des IdP zurückgesetzt, sobald der:die Nutzer:in sich anmeldet.

Wichtig: Wird der Name des Lizenzpools nur in Udemy Business geändert, sodass er nicht mehr mit dem Namen übereinstimmt, der im IdP verwendet wurde, wird die SAML-Anforderung abgelehnt und der:die Nutzer:in kann sich nicht mehr anmelden. 

Nutzer:innen zu Lizenzpools hinzufügen (SCIM)

Das SCIM verwendet das Attribut „licensePoolName“. 

Ausgangs-Setup

Schritt 1: Administrator:innen erstellen einen Lizenzpool im Udemy Business-Konto ihrer Organisation. Hier findest du eine Anleitung dafür.

Schritt 2: Administrator:innen erstellen Gruppen in ihrem IdP, bei denen das Attribut licensePoolName dem Namen des Lizenzpools entspricht, den sie in Udemy Business erstellt haben. 

Nutzung

Der:Die Administrator:in gibt das Attribut licensePoolName in der SCIM-Anforderung an. 

Wenn kein benutzerdefinierter Lizenzpool im Udemy Business-Konto erstellt wird, wird das Attribut licensePoolName ignoriert. 

Wenn benutzerdefinierte Pools in der Organisation vorhanden sind, wird ein gültiger Poolname erwartet (exakte Übereinstimmung, Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet). Anderenfalls wird die Zeichenfolge „default license pool“ akzeptiert, um zu signalisieren, dass der:die Nutzer:in dem Standard-Lizenzpool zugeordnet werden soll. Wenn das Feld für das Attribut leer gelassen wird, wird automatisch der Standard-Lizenzpool ausgewählt. 

Wenn der Name des Pools nicht exakt eingegeben wurde, wird die Anforderung vom System mit der entsprechenden Fehlermeldung im IdP abgelehnt. 

• Verhalten, wenn das Attribut licensePoolName nicht mit einem Lizenzpoolnamen in Udemy Business übereinstimmt: 
  • Bereitstellung
    • Die Anforderung wird mit der entsprechenden Fehlermeldung im IdP abgelehnt. 
  • Aktualisierung von Nutzer:innen

• Die Anforderung wird mit der entsprechenden Fehlermeldung im IdP abgelehnt. 

• Verhalten, wenn der gewünschte Lizenzpool bereits ausgeschöpft ist und keine weiteren Lizenzen verfügbar sind:
  • Bereitstellung
    • Der:Die Nutzer:in erhält den Status „ausstehend“. Wenn beim ersten Anmeldeversuch noch immer keine Lizenzen im Pool verfügbar sind, erscheint eine Fehlermeldung. 
  • Aktualisierung von Nutzer:innen
    • Die Anforderung wird mit der entsprechenden Fehlermeldung im IdP abgelehnt. 

In diesem Artikel wird erklärt, was Lizenzpools sind und wie Administrator:innen damit bestimmten Abteilungen oder Teams eine festgelegte Anzahl von Lizenzen zuweisen können. 

Was sind Lizenzpools?

Mit dem Lizenzpool-Feature können Udemy Business-Website-Administrator:innen schon mit der Einladung bestimmten Nutzer:innen eine festgelegte Anzahl von Lizenzen zuweisen. Administrator:innen können Lizenzpools mit einer festgelegten Anzahl von Lizenzen erstellen, die genau auf eine Abteilung oder ein Team abgestimmt sind.

Gruppenadministrator:innen können ebenfalls einem Lizenzpool zugewiesen werden, um diese Lizenzen an andere Nutzer:innen weiterzuverteilen.

Wenn ein:e Gruppenadministrator:in ein:e Nutzer:in zu Udemy Business einlädt, wird diese Lizenz aus dem Lizenzpool zugewiesen, der von diesem/dieser Gruppenadministrator:in verwaltet wird. Außerdem können auch aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zugeordnet werden.

• Hier wird erklärt, wie du Lizenzpools erstellst und verwaltest.
• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen Lizenzpools zuweist.

Lizenzpools haben folgende Eigenschaften:

• Name: Der von dem/der Administrator:in vergebene Name des Lizenzpools.  
• Anzahl der Enterprise-Lizenzen: Maximale Anzahl von Enterprise-Lizenzen, die aus diesem Pool an Nutzer:innen zugewiesen werden können. 
• Anzahl der Pro-Lizenzen: Maximale Anzahl von Pro-Lizenzen, die aus diesem Pool an Nutzer:innen zugewiesen werden können (nur für Pro-Kund:innen).
• Belegte Lizenzen: Anzahl von Lizenzen, die aktiven Nutzer:innen zugewiesen sind. Wenn Nutzer:innen Einladungen annehmen oder einem Lizenzpool zugewiesen werden, erhöht sich diese Zahl. Wenn Nutzer:innen deaktiviert oder einem anderen Pool zugewiesen werden, verringert sich diese Zahl.  
• Noch verfügbare Lizenzen: Anzahl der verfügbaren Lizenzen, die zugewiesen werden können. Diese Zahl stellt die Differenz zwischen der maximalen Lizenzanzahl und der Anzahl der belegten Lizenzen in diesem Pool dar.

Der Standard-Lizenzpool

Wenn du zum ersten Mal einen Lizenzpool erstellst, wird automatisch ein Standard-Lizenzpool erstellt und auf der Seite „Lizenzpools“ angezeigt.

Der Standard-Lizenzpool wird standardmäßig für verschiedene Aktionen und Prozesse auf deiner Udemy Business-Website verwendet. Das passiert, wenn du zum ersten Mal einen Lizenzpool erstellst:

• Alle aktiven Nutzer:innen werden dem Standard-Lizenzpool zugewiesen.
• Auch alle reaktivierten Nutzer:innen werden, sofern bei der Reaktivierung nichts anderes festgelegt wurde, dem Standard-Lizenzpool zugewiesen.
• Offene Einladungen werden zum Standard-Lizenzpool geleitet, sofern dies auf der Seite für offene Einladungen nicht anders festgelegt wurde.
• Bei aktivierter SCIM-Bereitstellung (System for Cross-domain Identity Management) werden alle über SCIM bereitgestellten Nutzer:innen automatisch dem Standard-Lizenzpool zugewiesen.
• Gruppenadministrator:innen, die Nutzer:innen einladen können, erhalten automatisch eine Berechtigung für den Standard-Lizenzpool.

Außerdem wird der Standard-Lizenzpool für Prozesse verwendet, bei denen Nutzer:innen ohne ausdrückliche Einladung erstellt werden, wie beispielsweise bei der SCIM- und SSO-Bereitstellung oder der Bereitstellung über eine genehmigte Domain. Es gilt die Ausnahme, wenn die SSO- und SCIM-Anfrage einen benutzerdefinierten Lizenzpool umfasst.

Bei der Löschung eines Lizenzpools werden die verfügbaren Lizenzen und zugewiesenen Nutzer:innen aus dem gelöschten Pool wieder in den Standard-Lizenzpool übertragen. Auch bei Gruppenadministrator:innen, die eine Berechtigung für den gelöschten Lizenzpool hatten, geht die Berechtigung automatisch auf den Standard-Lizenzpool über.

Auswirkungen auf Lizenzpools nach Änderungen am Abonnement

Eine wichtige Eigenschaft des Standard-Lizenzpools ist die Anpassungsfähigkeit an Änderungen des Abonnements. Wenn du bei der Aboverlängerung die Anzahl der Lizenzen in deinem Abonnement änderst, wird das Lizenzlimit für den Standard-Lizenzpool entsprechend angepasst.

Was ist der Unterschied zwischen Lizenzpools und Nutzergruppen?

Lizenzpools und Nutzergruppen wirken vielleicht ähnlich, haben aber völlig unterschiedliche Eigenschaften und Funktionen. Lizenzpools und Nutzergruppen sind nicht direkt miteinander verbunden, wobei Gruppen dazu verwendet werden können, während der Lizenzpool-Einrichtung aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zuzuweisen.  

Die Tabelle unten enthält zusätzliche Beispiele dafür, wie sich Lizenzpools und Nutzergruppen unterscheiden.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen Nutzer:innen zu Lizenzpools einladen und zuweisen sowie die Lizenzverfügbarkeit abteilungsübergreifend überwachen können.

• Hier findest du weitere Infos über Lizenzpools.
• Hier findest du weitere Infos zum Erstellen und Verwalten von Lizenzpools.
• Sieh dir an, wie Administrator:innen Nutzer:innen mit SSO (SAML) oder SCIM zu einem Lizenzpool hinzufügen können.

Inhalt

• Nutzer:innen mit Lizenzpools einladen
• Pro-Lizenzen zuweisen
• Nutzer:innen einem Lizenzpool zuweisen
• Nutzer:innen anzeigen, die einem Lizenzpool zugewiesen sind

Nutzer:innen mit Lizenzpools einladen

Nur Udemy Business-Administrator:innen können auf die Lizenzpools zugreifen und diese verwalten. Sie sehen die Lizenzpool-Details wie Limits, Berechtigungen zum Einladen von Nutzer:innen und Nutzerzuweisungen. Außerdem können die Administrator:innen einen beliebigen Lizenzpool auswählen, wenn sie Nutzer:innen einladen.

Gruppenadministrator:innen haben dagegen keinen Zugriff auf die Lizenzpool-Details. Das liegt daran, dass Gruppenadministrator:innen automatisch ein Lizenzpool zugewiesen wird, wenn ihnen die Berechtigung zum Einladen und Deaktivieren von Nutzer:innen gewährt wird. Daher gehören auch alle von Gruppenadministrator:innen erstellten Einladungen zu dem jeweiligen Lizenzpool. Wenn Nutzer:innen eine von Gruppenadministrator:innen erstellte Einladung annehmen, werden die Nutzerlizenzen automatisch aus dem Lizenzpool zugewiesen, für den die Gruppenadministrator:innen über die Einladungsberechtigung verfügen. Dies sorgt für eine effiziente Lizenzverwaltung und die Lizenzverfügbarkeit wird in Echtzeit aktualisiert.

• Hier findest du weitere Infos zum Einladen von Nutzer:innen.

Pro-Lizenzen zuweisen

Mit der Einführung von Lizenzpools können Gruppenadministrator:innen für alle Produkttypen Lizenzen aus den Lizenzpools zuweisen, für die sie über die Berechtigung verfügen. Gruppenadministrator:innen können jetzt also den aktiven Nutzer:innen, die sie verwalten, oder Nutzer:innen, die sie einladen, Udemy Business Pro-Lizenzen zuweisen.

• Hier findest du weitere Infos zum Zuweisen und Entziehen von Udemy Business Pro-Lizenzen.
• Hinweis: Wenn deine Organisation Udemy Business nach dem 16. Februar 2026 beigetreten ist, findest du hier eine Anleitung für das Lizenzmanagement in der neuen Version. Wir planen, in der nächsten Zeit alle Kunden auf die neue Version umzustellen. 

Nutzer:innen einem Lizenzpool zuweisen

Bei der Erstellung von Lizenzpools kannst du Nutzer:innen entweder während oder auch erst nach der Erstellung in diese Pools verschieben.

So weist du aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zu:

1. Rufe über die Option „Lizenzen verwalten“ den Tab „Lizenzpools“ auf. Diese Option ist links unter „Verwaltungs-Tools“ im Drop-down-Menü „Nutzer:innen verwalten“ verfügbar.
2. Wähle den Lizenzpool aus, dem du Nutzer:innen zuweisen möchtest. Klicke hierzu auf die drei Punkte neben dem Namen des Lizenzpools. Wähle anschließend die Aktion Lizenzpool bearbeiten aus.

3. Du kannst die Nutzer:innen einzeln oder indirekt durch Auswahl einer Nutzergruppe zuweisen.

4. Beginne mit der Eingabe des Nutzer- oder Gruppennamens, den du in diesen Lizenzpool verschieben möchtest. Während du tippst, werden unter dem Suchfeld passende Namen angezeigt. Wenn du den/die gewünschten Nutzer:in oder die gewünschte Nutzergruppe gefunden hast, wähle ihn bzw. sie aus. Diesen Schritt kannst du beliebig oft wiederholen.

• Hinweis: Lizenzpools und Nutzergruppen sind nicht direkt miteinander verbunden, wobei Gruppen dazu verwendet werden können, um während der Lizenzpool-Einrichtung aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zuzuweisen. Das Hinzufügen einer Gruppe ist eine einmalige Aktion, bei der nur die aktuellen Gruppenmitglieder hinzugefügt werden.

5. Klicke nach Abschluss dieses Schritts auf Weiter.

6. Im nächsten Schritt wird eine Übersicht der aktualisierten Lizenzpool-Seite angezeigt. Die Anzahl der Lizenzen im jeweiligen Pool wird aktualisiert, einschließlich neu hinzugekommener Nutzer:innen. Klicke zum Abschluss der Lizenzpool-Aktualisierung auf Speichern.

7. Außerdem wird unten auf der Seite eine Bestätigungsmeldung angezeigt, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

Wenn die Anzahl der ausgewählten Nutzer:innen die Anzahl der im Ziel-Lizenzpool verfügbaren Lizenzen überschreitet, wird eine Warnmeldung angezeigt. In dieser Fehlermeldung wirst du dazu aufgefordert, das Lizenzlimit für den ausgewählten Pool anzupassen oder weniger Nutzer:innen auszuwählen.

Nutzer:innen anzeigen, die einem Lizenzpool zugewiesen sind

Udemy Business-Administrator:innen können jederzeit sehen, welche Nutzer:innen welchen Lizenzpools zugewiesen sind. Hierfür können sie entweder den Lizenzpool-Filter unter „Nutzer:innen verwalten“ verwenden oder die Seite „Lizenzpools“ aufrufen:

Im Bereich „Nutzer:innen verwalten“:

1. Wähle im Menü „Verwaltungs-Tools“ die Option „Alle Nutzer:innen“ oder „Lizenzierte Nutzer:innen“ aus.

2. Wähle im Lizenzpool-Filter den gewünschten Lizenzpool aus.

3. Die Liste der Nutzer:innen wird gefiltert und entsprechend dem gewählten Lizenzpool angezeigt.

Auf der Seite „Lizenzpools“:

1. Rufe den Tab „Lizenzpools“ links unter „Verwaltungs-Tools“ im Drop-down-Menü „Nutzer:innen verwalten“ auf.
2. Wähle den Lizenzpool aus, dem du Nutzer:innen zuweisen möchtest. Klicke hierzu auf die drei Punkte neben dem Namen des Lizenzpools. Wähle dann Mitglieder anzeigen aus.

3. Die Liste der Nutzer:innen wird gefiltert und entsprechend dem gewählten Lizenzpool angezeigt.

Gruppenadministrator:innen können zur effektiven Nutzung des Weiterbildungsangebots im gesamten Unternehmen beitragen. Wir sind davon überzeugt, dass die Weiterbildung im Unternehmen enorm davon profitiert, wenn die Teamleiter:innen oder diejenigen, die gut mit den Lernzielen der Mitarbeiter:innen vertraut sind, die Weiterbildung aktiv fördern können. In diesem Artikel werden die Funktionen und Berechtigungen von Gruppenadministrator:innen im Vergleich zu Administrator:innen erklärt.

• Hinweis: Die Gruppenadministrator-Funktion ist nur im Enterprise-Abo verfügbar. 

Welche Funktionen und Berechtigungen haben Gruppenadministrator:innen?

Die Gruppenadministrator-Funktion ermöglicht es Teamleiter:innen und Manager:innen, den Nutzer:innen die für ihre berufliche Weiterentwicklung optimalen Kurse anzubieten. Gruppenadministrator:innen können auch Berichte und Einblicke zu ihren Gruppen sehen und Kurse innerhalb ihrer Gruppen zuweisen.  Du kannst Gruppenadministrator:innen auch erlauben, neue oder bestehende Nutzer:innen zu Gruppen einzuladen, die sie verwalten.

Gruppen können verschiedene Gruppenadministrator:innen haben und Administrator:innen können entscheiden, ob Gruppenadministrator:innen für die Gruppen, die sie verwalten, bestehende Nutzer:innen hinzufügen, neue Nutzer:innen einladen und Nutzer:innen deaktivieren dürfen.

Gruppenadministrator:innen können:

• In den von ihnen verwalteten Gruppen Kurse zu Nutzern und Gruppen zuweisen
• Nutzer:innen und Gruppen in den von ihnen verwalteten Gruppen Lernpfade zuweisen
• Die Lernaktivitäten der Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen anzeigen
• Nutzer aus den von ihnen verwalteten Gruppen entfernen

Wenn Gruppenadministrator:innen eine Berechtigung zum Hinzufügen erhalten, können sie Nutzer:innen zu Gruppen hinzufügen, die sie verwalten, sofern der:die Nutzer:in bereits eine Udemy Business-Lizenz hat.

Die Bereitstellung von Gruppenadministrator:innen mit Einladungs-/Deaktivierungs berechtigungen ermöglicht ihnen Folgendes:

• Neue Nutzer:innen mithilfe des Buttons „Neue Nutzer:innen einladen“ in die von ihnen verwalteten Gruppen einladen
• Mehrere Nutzer:innen gleichzeitig per Upload einer CSV-Datei einladen
• Offene Einladungen für die von ihnen verwalteten Gruppen auf dem Tab „Offene Einladungen“ anzeigen
• Deaktivierte Nutzer:innen in den von ihnen verwalteten Gruppen auf dem Tab „Deaktivierte Nutzer:innen“ anzeigen
• Nutzer:innen in den von ihnen verwalteten Gruppen für das Unternehmen deaktivieren  

Erfahre, wie du:

• Nutzer:innen zu deinem Udemy Business-Konto einlädst und offene Einladungen erneut sendest.
• Rollen und Berechtigungen in Udemy Business verwaltest.

Detaillierte Berechtigungen von Gruppenadministrator:innen

Häufig gestellte Fragen

Können Gruppenadministrator:innen sich selbst auf die Rolle eines:einer Nutzers:Nutzerin herunterstufen?

Nein, du kannst deine eigene Rolle nicht ändern. Ein:e Gruppenadministrator:in kann seine:ihre Rolle nur von einem:einer Administrator:in ändern lassen.

Können Gruppenadministrator:innen Informationen von Nutzer:innen außerhalb der von ihnen verwalteten Gruppen einsehen?

Nein, Gruppenadministrator:innen haben nur Zugriff auf die Nutzer:innen in den von ihnen verwalteten Gruppen.

Können alle Gruppenadministrator:innen offene Einladungen erneut senden?

Nein, Gruppenadministrator:innen können offene Einladungen nur anzeigen und erneut senden, wenn sie über die Berechtigung zum Einladen und Deaktivieren von Nutzer:innen in den von ihnen verwalteten Gruppen verfügen.

Können alle Gruppenadministrator:innen standardmäßig die Nutzer:innen in den von ihnen verwalteten Gruppen einladen und deaktivieren?

Nein, ein:e Administrator:in muss Gruppenadministrator:innen diese Berechtigung gewähren, entweder wenn ein:e Nutzer:in zum:zur Gruppenadministrator:in für eine Gruppe ernannt wird oder indem die Nutzerberechtigung bzw. Rolle für die jeweilige Gruppe entsprechend geändert wird. 

Wer kann auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll zugreifen?

Administrator:innen können für alle Gruppen auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll zugreifen. Gruppenadministrator:innen können dagegen nur auf die Gruppenmitgliedschaftsprotokolle der Gruppen zugreifen, die sie verwalten.

• Hier wird erklärt, wie du auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll zugreifst.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen mithilfe von Lizenzpools die Lizenzen für ihr Udemy Business-Konto effektiv verwalten. 

• Hier findest du weitere Infos über Lizenzpools.
• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen Lizenzpools zuweist.

Inhalt

• So erstellst du Lizenzpools
• Lizenzpools bearbeiten oder löschen
• Nutzer:innen die Berechtigung erteilen, aus Lizenzpools einzuladen
• Unterschied zwischen Mitgliedschaft und Berechtigungen für Lizenzpools
• Mitgliedschaft und Berechtigungen für Gruppenadministrator:innen

So erstellst du Lizenzpools

Bevor du die in Lizenzpools verfügbaren Lizenzverwaltungs- und -zuweisungsfunktionen nutzen kannst, musst du zwei wichtige Schritte ausführen. 

1. Lizenzpools erstellen, um die verfügbaren Lizenzen zu verteilen
2. Gruppenadministrator:innen Zugriff auf diese Lizenzpools gewähren sowie die Berechtigung, andere einzuladen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den ersten Schritt:

Du kannst wie folgt einen Lizenzpool erstellen:

1. Rufe links unter Verwaltungs-Tools im Dropdown-Menü Nutzer:innen verwalten die Option für Lizenzpools auf.

Klicke auf den Button Lizenzpool erstellen.

3. Gib Folgendes ein:

• Name: Gib deinem Lizenzpool einen Namen.
• Gruppenadministrator:innen zur Verwaltung dieses Pools bestimmen: Lege fest, welche Gruppenadministrator:innen Lizenzen für diesen Pool verwalten können sollen.

4. Nutzer:innen in diesen Lizenzpool verschieben: Gib hier die Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer:innen bzw. Gruppen an, die in diesen Lizenzpool verschoben werden sollen. Dieser Schritt ist optional. 

• Lizenzen für diesen Pool zuweisen: Hier kannst du die Anzahl von Lizenzen eingeben, die diesem Pool zugewiesen werden sollen. 
• Enterprise-Lizenzen: Gib hier die Anzahl der Enterprise-Lizenzen ein, die Nutzer:innen zugewiesen werden können. Beachte, dass dies die maximale Lizenzanzahl für diesen Lizenzpool ist. Die höchstzulässige Zahl in diesem Feld ist die im Enterprise-Hauptabo verfügbare Anzahl von Enterprise-Lizenzen.
• Pro-Lizenzen: Gib hier die Anzahl der Pro-Lizenzen ein, die Nutzer:innen zugewiesen werden können. Diese Angabe wird nur Kund:innen angezeigt, die ein Pro-Abo erworben haben. Dies ist die maximale Lizenzanzahl für diesen Lizenzpool. Die höchstzulässige Zahl in diesem Feld ist die im Pro-Hauptabo verfügbare Anzahl von Pro-Lizenzen. Hinweis: Du kannst nicht mehr Pro-Lizenzen als Enterprise-Lizenzen zu einem Lizenzpool hinzufügen.
• Sieh dir an, wie Administrator:innen Nutzer:innen mit SSO (SAML) oder SCIM zu einem Lizenzpool hinzufügen können.

5. Wenn du die erforderlichen Informationen eingegeben hast, kann je nach deiner Eingabe eines von drei Informationsfeldern angezeigt werden:

5a.Das folgende Informationsfeld wird angezeigt, wenn du zwar Nutzer:innen hinzugefügt, aber unter „Lizenzen für diesen Pool zuweisen“ keine Anzahlen angegeben hast. Das System schlägt nun automatisch Anzahlen vor.

5b. Alternativ wird in dem Fall, dass sich in deinem Pool keine verfügbaren Lizenzen befinden, ein gelbes Feld angezeigt, das die Übertragung von Lizenzen aus anderen betroffenen Pools vorschlägt, damit deine Änderung durchgeführt werden kann.

5c. Als dritte Möglichkeit wird das kürzere gelbe Feld angezeigt, wenn aufgrund der Nutzerauswahl an den vorher von dir eingegebenen Anzahlen Veränderungen erfolgt sind.

6. Nun werden eine endgültige Zusammenfassung der Pool-Verwalter:innen und eine Übersicht der für den erstellten Pool festgelegten Anzahlen von Enterprise-/Pro-Lizenzen angezeigt. Wenn du ausgewählt hast, Nutzer:innen aus anderen Lizenzpools zu verschieben, dann werden die Auswirkungen auf diese Pools angezeigt.

Klicke zum endgültigen Erstellen des Lizenzpools auf Erstellen. 

Nachdem der Lizenzpool erstellt wurde, kannst du Gruppenadministrator:innen eine Einladungsberechtigung für diesen Lizenzpool gewähren. Sie können dann Lizenzen direkt aus diesem Lizenzpool zuweisen. Du kannst auch mittels Bearbeitung des Lizenzpools aktive Nutzer:innen in diesen Lizenzpool verschieben, damit die in diesem Pool verfügbaren Lizenzen entsprechend belegt werden.

Lizenzpools bearbeiten oder löschen

Um einen Lizenzpool zu löschen, seinen Namen zu ändern oder seine Lizenzlimits zu aktualisieren, musst du auf den Button mit den drei Punkten neben dem Namen des Lizenzpools klicken. Wähle dann die gewünschte Aktion aus. 

• Wenn du die Option Lizenzpool bearbeiten auswählst, kannst du die folgenden Parameter definieren, ähnlich wie beim Erstellungsprozess:

1. Gib Folgendes ein:

• Name: Gib hier den neuen Namen ein, wenn du den Namen des Pools ändern willst. Bei der Aktualisierung werden nur eindeutige (d. h. noch nicht vergebene) Namen akzeptiert.
• Gruppenadministrator:innen zur Verwaltung dieses Pools bestimmen: Hier kannst du Gruppenadministrator:innen, die den Pool verwalten sollen, hinzufügen oder entfernen.
•  

2. Nutzer:innen oder Gruppen durchsuchen: Gib hier die Nutzer:innen oder Gruppen ein, die zu diesem Lizenzpool hinzugefügt werden sollen. 

Lizenzen für diesen Pool zuweisen:

• Enterprise-Lizenzen: Wenn du das Lizenzlimit erhöhst, muss die Anzahl der hinzugefügten Lizenzen im Standard-Pool verfügbar sein. Wenn du das Lizenzlimit verringerst, darf die Anzahl der Lizenzen nicht kleiner als die Anzahl der aktiven Nutzer:innen im Lizenzpool sein.
• Pro-Lizenzen: Wie oben.

Vor dem nächsten Schritt wird noch einmal eine Übersicht über die hinzuzufügenden Nutzer:innen angezeigt.

3. Gehe die Übersicht deiner Bearbeitungen für den Lizenzpool noch einmal durch. Klicke auf Speichern, wenn du die neuen Zuweisungen und betroffenen Pools wie gewünscht festgelegt hast.

• Wenn du die Option Lizenzpool löschen auswählst, werden die verfügbaren Lizenzen und zugewiesenen Nutzer:innen aus dem gelöschten Pool in den Standard-Lizenzpool übertragen. 

Nutzer:innen die Berechtigung erteilen, aus Lizenzpools einzuladen 

Wenn du Lizenzpools erstellt und Lizenzen zugewiesen hast, kannst du den Nutzer:innen Zugriff gewähren, die diese Lizenzen zuweisen und andere Nutzer:innen einladen werden. Die Zuweisung von Berechtigungen an Nutzer:innen kannst du auch beim Erstellen oder Bearbeiten eines Lizenzpools vornehmen. Diese Berechtigung ist nur für Gruppenadministrator:innen verfügbar.

• Schau dir an, wie du in deinem Udemy Business-Konto Rollen und Berechtigungen verwalten kannst. 

Nachdem du diese Option ausgewählt hast, wird ein Drop-down-Menü angezeigt, in dem du den Lizenzpool angeben kannst, aus dem diese:r Gruppenadministrator:in Nutzer:innen Lizenzen zuweisen kann. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

Unterschied zwischen Mitgliedschaft und Berechtigungen für Lizenzpools

Mitgliedschaft: Wenn aktive Nutzer:innen über eine Einladung von der Gruppenadministration in einen Lizenzpool verschoben werden oder Udemy Business beitreten, wird die Lizenz aus diesem Pool bezogen und sie werden zum Mitglied. Mitglieder sind also Nutzer:innen, die einem Lizenzpool zugewiesen sind. Administrator:innen können jederzeit sehen, welche Nutzer:innen welchen Lizenzpools zugewiesen sind. Hierfür können sie entweder den Lizenzpool-Filter unter „Nutzer:innen verwalten“ verwenden oder die Seite „Lizenzpools“ aufrufen.

• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen Lizenzpools zuweist.

Berechtigungen: Wenn ein:e Administrator:in einem/einer Gruppenadministrator:in die Berechtigung zum Zuweisen von Lizenzen und Einladen von Nutzer:innen aus einem Lizenzpool gewährt, dann darf diese:r Gruppenadministrator:in Nutzer:innen einladen und Lizenzen aus diesem Lizenzpool zuweisen. Über die Menüoption „Rolle und Berechtigungen bearbeiten“ unter „Nutzer:innen verwalten“ können Administrator:innen die Berechtigungen der Gruppenadministrator:innen anzeigen.

Beispiel: Das Udemy Business-Konto eines Unternehmens umfasst eine Gruppe „Marketing“, die zwei Gruppenadministrator:innen hat. Gruppenadministrator:in A kann Nutzer:innen aus dem Lizenzpool „Nordamerika“ einladen und Gruppenadministrator:in B kann Nutzer:innen aus dem Lizenzpool „EMEA“ einladen. Die „Marketing“-Gruppe kann zur Zuweisung von Kursen zum Thema Marketing verwendet werden, aber die zwei Lizenzpools werden verwendet, um die Lizenzen zuzuweisen, die von zwei unterschiedlichen regionalen Zentren bezahlt werden.

Mitgliedschaft und Berechtigungen für Gruppenadministrator:innen

Gruppenadministrator:innen erhalten nur die Berechtigung für einen Lizenzpool und können als Nutzer:innen nur einem Lizenzpool zugewiesen werden. Beachte dabei aber, dass diese Lizenzpools nicht unbedingt identisch sein müssen. Ein:e Gruppenadministrator:in könnte beispielsweise Mitglied des Lizenzpools „Weiterbildung und Personalentwicklung“ sein und über die Berechtigung verfügen, Einladungen aus dem Lizenzpool „Vertrieb“ zu senden. 

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen auf der Seite Abo-Übersicht die in ihrem Udemy Business-Abo verfügbare Anzahl von Lizenzen sehen und die Lizenzen verwalten können.

• Hier wird erklärt, wie du deinem Udemy Business-Konto weitere Lizenzen hinzufügst.
• Hier wird erklärt, wie du die Lizenzen für dein Udemy Business-Konto verwaltest.
• Erfahre, wie du E-Mail-Erinnerungen bei geringer Lizenzverfügbarkeit konfigurierst.

Deine Abo-Übersicht aufrufen

So rufst du deine Abo-Übersicht auf:

1. Gehe in deinem Udemy Business-Konto zu Verwalten > Nutzer:innen verwalten.

2. In der Seitenleiste unter Lizenzzuweisung > Abo-Übersicht siehst du eine Übersicht über die für dein Konto noch verbleibende Anzahl von Lizenzen.

Team-Abo-Lizenzen anzeigen

Bei Team-Abo-Konten wird in der Seitenleiste ebenfalls angezeigt, wie viele Lizenzen in deinem Konto noch verfügbar sind und wie du auf ein Enterprise-Abo upgraden kannst.  

Klicke auf Abo-Übersicht, um zu sehen, wie viele Team-Abo-Lizenzen schon belegt sind. 

Enterprise-Abo-Lizenzen anzeigen

Klicke auf Abo-Übersicht, um zu sehen, wie viele Enterprise-Abo-Lizenzen schon belegt sind. Außerdem findest du hier Infos über Udemy Business Pro und eine Schaltfläche zum Anfordern von Pro-Lizenzen. 

Udemy Business Pro-Lizenzen anzeigen

Bei Konten mit Udemy Business Pro wird in der Seitenleiste die Anzahl der verbleibenden Enterprise- und Pro-Lizenzen angezeigt.

Klicke auf Abo-Übersicht, um zu sehen, wie viele Enterprise-Abo- und Pro-Lizenzen schon belegt sind. 

Klicke Lizenzen verwalten, um:

• die Nutzerverwaltung für dein Konto aufzurufen
• die automatische Zuweisung von Pro-Lizenzen zu konfigurieren, wenn Enterprise-Nutzer:innen den Zugriff auf Pro-Inhalte anfordern 

Wenn du weitere Lizenzen kaufen möchtest, kannst du dich hier informieren, wie du deinem Konto weitere Lizenzen hinzufügst.

Wenn ein:e Mitarbeiter:in dein Unternehmen verlassen hat, kannst du ihn/sie aus deinem Konto entfernen. Damit wird die belegte Lizenz freigegeben und steht für eine:n andere:n Mitarbeiter:in zur Verfügung.

So löschst du eine:n Nutzer:in aus deinem Konto:

1. Wähle oben auf der Seite im Drop-down-Menü Verwalten die Option Nutzer:innen verwalten.

2. Gib im Suchfeld unter Alle Nutzer:innen den Namen oder die E-Mail-Adresse des bzw. der gesuchten Nutzer:in ein.

3. Zum Entfernen eines Nutzers oder einer Nutzerin aus deinem Konto klickst du rechts neben dem Nutzernamen auf die drei übereinanderstehenden Punkte (Aktionsmenü) und dann auf Nutzer:in deaktivieren .

Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld mit Hinweisen zur Vorgehensweise und einer Erklärung, was die Deaktivierung eines Nutzers bzw. einer Nutzerin genau bedeutet. Hier kannst du die Deaktivierung bestätigen.

Wenn ein:e Nutzer:in deaktiviert wurde, kann er/sie sich nicht mehr mittels E-Mail-Adresse und Passwort bei deinem Udemy Business-Konto anmelden.

Nutzerzugriff über SSO-verwaltete Konten verwalten

Um zu verhindern, dass deaktivierte Nutzer:innen über SSO auf dein Udemy Business-Konto zugreifen können, bitte das für die Udemy Business-SSO-Integration zuständige Team, die Bereitstellung dieser Nutzer:innen in deinem SSO Active Directory aufzuheben. Nutzer:innen, die über das SSO Active Directory bereitgestellt bleiben, können weiterhin über SSO auf das Udemy Business-Konto zugreifen, auch wenn sie von einem/einer Administrator:in im Konto deaktiviert wurden.

Falls du zwar verhindern möchtest, dass deaktivierte Nutzer:innen über SSO auf dein Udemy Business-Konto zugreifen können, sie in deinem SSO Active Directory aber bereitgestellt bleiben sollen, dann klicke bitte hier, um dir von unserem Support-Team helfen zu lassen.

Wichtiger Hinweis: Bei SSO-verwalteten Konten, für die SCIM (System for Cross-domain Identity Management) verwendet wird, kann die Bereitstellung von Nutzer:innen nur direkt im SSO Active Directory aufgehoben werden. Weitere Infos hierzu findest du in unserem Artikel zur Automatisierung der Nutzer- und Gruppenverwaltung mit SCIM.

Deaktivierte Nutzer:innen in „Einblicke und Berichte“

Alle Daten von deaktivierten Nutzer:innen, die sich ihre Lernaktivitäten und Kontonutzung beziehen, werden weiterhin in deinen Berichten und Einblicken aufgeführt. Im Bereich Nutzer:innen verwalten gibt es in der linken Menüleiste einen Filter, mit dem du eine Liste aller deaktivierten Nutzer:innen anzeigen kannst.

Nutzer:innen deaktivieren, denen eine Pro-Lizenz zugewiesen ist (nur Udemy Business Pro)

Wenn ein:e Mitarbeiter:in das Unternehmen verlassen hat, kannst du ihn/sie in deinem Konto deaktivieren. Wenn du eine:n Nutzer:in mit zugewiesener Pro-Lizenz deaktivierst, werden sowohl die Udemy Business-Lizenz als auch die Pro-Lizenz wieder freigegeben und können einem/einer anderen Mitarbeiter:in zugewiesen werden. Die Udemy Business Pro-Berichtsdaten werden für diese:n Nutzer:in beibehalten.

Nutzer:innen mit zugewiesener Pro-Lizenz kannst du die Pro-Lizenz entziehen oder du kannst den/die Nutzer:in deaktivieren.

Nutzer:innen reaktivieren

Wenn du eine Deaktivierung rückgängig machen möchtest (beispielsweise bei einer versehentlichen Deaktivierung) oder vorübergehend deaktivierte Nutzer:innen wieder Zugriff auf das Konto erhalten sollen, kannst du die Option Nutzer:in reaktivieren verwenden. Hier wird erklärt, wie du deaktivierte Nutzer:innen reaktivierst.

Nutzer:innen anonymisieren

Wenn du die personenbezogenen Daten eines Nutzers bzw. einer Nutzerin aufgrund der DSGVO-Vorschriften oder aus ähnlichen Gründen endgültig löschen möchtest, musst du diese:n Nutzer:in zunächst deaktivieren. Hier wird erklärt, wie du die personenbezogenen Daten von Nutzer:innen löschst.

Wenn dein Unternehmen mehrere Teilnehmer:innen gleichzeitig in dem Udemy Business-Konto deines Unternehmens deaktivieren und reaktivieren möchte, bitten wir dich, unser Support-Team zu kontaktieren, damit wir dir helfen können, den Prozess zu koordinieren.

Damit dir unser Team noch schneller helfen kann,  empfehlen wir dir, deiner Anfrage eine Datei beizufügen, die die E-Mail-Adressen der Teilnehmer:innen enthält, die du deaktivieren oder reaktivieren möchtest. Das Bild unten zeigt ein Beispiel dafür, wie die Datei formatiert werden soll.

Wichtiger Hinweis für Anfragen zur gleichzeitigen Deaktivierung mehrerer Nutzer:innen

Wenn du unserem Team eine Deaktivierungsanfrage übermittelst, bitten wir dich, zu bestätigen, ob du die Teilnehmer:innen anonymisieren (deren Daten komplett aus unserem System entfernen lassen) oder sie einfach nur von dem Udemy Business-Konto deines Unternehmens deaktivieren möchtest.

Bitte beachte, dass wenn du dich für die Anonymisierung von Teilnehmer:innen des Kontos entscheidest, deren personenbezogene Daten für immer aus deinem Konto gelöscht werden.Es ist nicht möglich, die personenbezogenen Daten von anonymisierten Teilnehmer:innen abzurufen, und das Löschen der personenbezogenen Daten von Nutzer:innen lässt sich nicht rückgängig machen. Das bedeutet, dass wir den Lernverlauf nicht wiederherstellen, Kurseinschreibungen abrufen oder deren Konten reaktivieren oder wiederherstellen können.

Nutzer:innen über die Seite „Nutzer:innen verwalten“ deaktivieren oder reaktivieren

Nutzer:innen können über die Seite „Nutzer:innen verwalten“ auch nacheinander deaktiviert und reaktiviert werden. Eine Anleitung dazu ist in den Ressourcen unten zu finden.

• Nutzer deaktivieren
• Nutzer:innen reaktivieren

Wenn du eine:n vorübergehend deaktivierte:n Nutzer:in wieder in dein Udemy Business-Konto aufnehmen willst, weil z. B. eine Mitarbeiterin eine Auszeit genommen hat oder ein befristeter Mitarbeiter erneut eingestellt wird, oder wenn du eine Deaktivierung zurücknehmen musst, weil ein:e Nutzer:in z. B. versehentlich deaktiviert wurde, dann kannst du diese:n Nutzer:in reaktivieren.

• Nachdem ein:e Nutzer:in reaktiviert wurde, verfügt er:sie wieder über die Rolle, die Gruppen und die Berechtigungen, über die er:sie vor der Deaktivierung verfügt hat, und kann Kurse an der Stelle fortsetzen, an der er:sie zuletzt aufgehört hat.

Beachte bitte, dass nur Nutzer:innen reaktiviert werden können, die zuvor deaktiviert wurden.Inaktive Nutzer:innen findest du, indem du die Seite „Nutzer:innen verwalten“ aufrufst und links im Menü den Filter „Deaktivierte Nutzer:innen“ setzt. 

• Hier wird erklärt, wie du die Seite „Nutzer:innen verwalten“ aufrufst.

Inhalt

• So reaktivierst du eine:n Nutzer:in in deinem Udemy Business-Konto
  • Konten, bei denen die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort erfolgt
  • Voraussetzungen bezüglich Lizenzpools bei der Reaktivierung von Nutzer:innen
  • Konten, bei denen SSO-Anmeldung erforderlich ist
  • Konten, die über SCIM (System for Cross-domain Identity Management) bereitgestellt werden
• Benachrichtigung über die Reaktivierung
• Deaktivierte Nutzer:innen, denen eine Pro-Lizenz zugewiesen ist, reaktivieren (nur Udemy Business Pro)

So reaktivierst du eine:n Nutzer:in in deinem Udemy Business-Konto

Konten, bei denen die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort erfolgt

1. Klicke rechts neben dem entsprechenden Nutzernamen auf den Button mit den drei übereinanderstehenden Punkten (Aktionsmenü) und wähle dann Nutzer:in reaktivieren.

2. Du wirst nun aufgefordert, die Reaktivierung zu bestätigen. Reaktivierten Nutzer:innen wird automatisch wieder eine Lizenz zugeordnet und sie können wieder wie zuvor auf ihr Konto zugreifen.

Konten, bei denen SSO-Anmeldung erforderlich ist

Wenn deine Nutzer:innen über SSO (Single Sign-On) auf ihr Udemy Business-Konto zugreifen müssen, dann hängt die Vorgehensweise für die Reaktivierung davon ab, ob du die automatische Reaktivierungsoption in deinen SSO-Einstellungen für Udemy Business aktiviert hast (siehe unten).

• Automatische Reaktivierungsoption ist deaktiviert: Du musst den:die Nutzer:in bei deinem Identitätsanbieter und manuell in deinem Udemy Business-Konto reaktivieren. (Befolge dafür die Schritte für Konten, auf die über SSO oder mit E-Mail-Adresse und Passwort zugegriffen wird.)
• Automatische Reaktivierungsoption ist aktiviert: Du musst den:die Nutzer:in nur bei deinem Identitätsanbieter reaktivieren. Der bzw. die Nutzer:in wird automatisch reaktiviert, wenn er:sie sich wieder über SSO bei seinem:ihrem Udemy Business-Konto anmeldet.

Konten, die über SCIM (System for Cross-domain Identity Management) bereitgestellt werden

Für Udemy Business-Konten, die über SCIM verwaltet werden, musst du den:die Nutzer:in direkt beim Identitätsanbieter deines Unternehmens reaktivieren (vorausgesetzt, dass die personenbezogenen Daten des:der Nutzers:Nutzerin nicht anonymisiert wurden). 

Voraussetzungen bezüglich Lizenzpools bei der Reaktivierung von Nutzer:innen

Für Kund:innen, die Lizenzpools für ihr Udemy Business-Konto erstellt haben, gelten bei der Reaktivierung von Nutzer:innen bestimmte Voraussetzungen. 

• Hier findest du weitere Infos über Lizenzpools.
• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen Lizenzpools zuweist.

Auswirkungen der Deaktivierung von Nutzer:innen auf die Lizenzpool-Lizenzen

Wenn Nutzer:innen deaktiviert werden, bleibt die Zuweisung zu den Lizenzpools, denen sie ursprünglich zugewiesen wurden, bestehen. Nur die Lizenzen werden von diesen Nutzer:innen nicht mehr verwendet. Bei der Reaktivierung von Nutzer:innen können Administrator:innen den ursprünglichen Lizenzpool beibehalten oder über das Drop-down-Menü Lizenzen verwalten einen anderen Lizenzpool auswählen.

Nutzer:innen können nur in Lizenzpools reaktiviert werden, in denen noch Lizenzen verfügbar sind. Sollten keine Lizenzen mehr verfügbar sein, kannst du entweder die Kapazität des Lizenzpools erhöhen oder Nutzer:innen deaktivieren. Hinweis: Gemäß der Lizenzrichtlinien von Udemy können Lizenzen nur neu zugewiesen werden, wenn der:die betreffende Nutzer:in aus dem Unternehmen ausgeschieden ist oder sich seine:ihre Position geändert hat. Die Wiederverwendung von Lizenzen bei laufendem Vertrag ist anderenfalls nicht zulässig. (Dasselbe gilt für Nutzerkonten, die eine Anmeldung per SSO erfordern oder über SCIM verwaltet werden.)

• Hier wird erklärt, wie du einen Lizenzpool bearbeitest.

Keine Lizenzen verfügbar: Administratorrolle

Wenn der Lizenzpool, dem der/die Nutzer:in vor der Deaktivierung zugewiesen war, zum Zeitpunkt der Reaktivierung keine verfügbaren Lizenzen aufweist, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Diese Fehlermeldung weist darauf hin, dass die Reaktivierung des Nutzers bzw. der Nutzerin im aktuellen Lizenzpool nicht möglich ist, bis weitere Lizenzen verfügbar gemacht werden. Es besteht auch die Möglichkeit, den Lizenzpool zu wechseln.

Keine Lizenzen verfügbar: Gruppenadministratorrolle

Der Lizenzpool für Gruppenadministrator:innen, die Nutzer:innen verwalten können, wird automatisch anhand ihrer Einladungsberechtigung ermittelt. Wenn dieser Lizenzpool zum Zeitpunkt der Reaktivierung keine verfügbaren Lizenzen enthält, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Diese Fehlermeldung weist darauf hin, dass die Reaktivierung des:der Nutzer:in nicht möglich ist, bis weitere Lizenzen verfügbar sind. 

Benachrichtigung über die Reaktivierung

Bei der Reaktivierung kannst du angeben, dass der/die reaktivierte Nutzer:in per E-Mail darüber benachrichtigt werden soll, dass er bzw. sie wieder auf Udemy Business zugreifen kann. Hinweis: Die E-Mail-Bestätigung wird in der Sprache versendet, die für das Nutzerkonto des:der Empfängers:Empfängerin eingestellt ist.

Deaktivierte Nutzer:innen, denen eine Pro-Lizenz zugewiesen ist, reaktivieren (nur Udemy Business Pro) 

Wenn dem:der deaktivierten Nutzer:in zuvor eine Udemy Business Pro-Lizenz zugewiesen war, muss diese Lizenz dem:der Nutzer:in bei der Reaktivierung neu zugewiesen werden, damit er:sie die Pro-Funktionen wieder nutzen kann. 

Wenn du hingegen für alle Nutzer:innen im Unternehmenskonto Udemy Business Pro-Lizenzen erworben hast, dann wird reaktivierten Nutzer:innen automatisch eine Pro-Lizenz zugewiesen, sofern eine verfügbar ist.

Hier wird erklärt, wie du Lizenzen für Udemy Business Pro zuweist und entziehst.

Wenn du die personenbezogenen Daten eines Nutzers aufgrund der DSGVO-Vorschriften (Datenschutz-Grundverordnung) oder ähnlichen Gründen endgültig löschen (d. h. anonymisieren) möchtest, kannst du dies nach der Deaktivierung dieses Nutzers vornehmen.

Beim Löschen der personenbezogenen Daten von Nutzern werden diese Daten anonymisiert. Es bleibt jedoch eine Zusammenfassung der bisherigen Nutzung für die Berichterstellung erhalten, d. h., die Anzahl von Einschreibungen und Nutzungsminuten ist weiterhin in der Gesamtanzahl aller Einschreibungen und Nutzungsminuten des Unternehmens enthalten. Von diesen Daten aus ist jedoch keinerlei Rückschluss auf den Namen des Nutzers, auf Gruppen, denen der Nutzer angehört hat, oder auf Namen der Kurse, die der Nutzer belegt hat, möglich.

So löschst (d. h. anonymisierst) du Nutzerdaten

Um die personenbezogenen Daten eines Nutzers endgültig löschen zu können, musst du diesen Nutzer zuerst deaktivieren. Die Deaktivierung eines Nutzers wird hier erklärt. Bei Konten, die via SCIM (System for Cross-domain Identity Management) verwaltet werden, müssen die Nutzer direkt in deinem SSO (Single Sign On) Active Directory deaktiviert werden (d. h. ihre Bereitstellung muss aufgehoben werden).

Nachdem der Nutzer deaktiviert ist, rufst du erneut das Aktionsmenü rechts neben dem Eintrag des Nutzers auf und klickst auf die Option Personenbezogene Daten des Nutzers löschen. Nun werden Hinweise und Informationen zum Löschen der personenbezogenen Daten des Nutzers angezeigt und du musst das Kontrollkästchen aktivieren, mit dem du bestätigst, dass du alle Infos gelesen und verstanden hast.

So wählst du mehrere deaktivierte Nutzer aus

Du kannst mehrere deaktivierte Nutzer auswählen, indem du auf die Checkbox links neben den deaktivierten Nutzern klickst. Damit kannst du die personenbezogenen Daten für mehrere Nutzer löschen.

So werden anonymisierte Nutzer in Udemy Business angezeigt

Beim Löschen personenbezogener Daten werden alle Daten, mit denen der entsprechende Nutzer identifiziert werden könnte, gelöscht und alle in Udemy Business vorhandenen Bezüge auf diesen Nutzer durch die Bezeichnung „Anonymisierter Nutzer“ ersetzt.

Die Gesamtanzahl von Nutzern, die ihre personenbezogenen Daten löschen lassen haben, werden in einem Hinweis auf der Seite Deaktivierte Nutzer angezeigt. Außerdem ist auf der Seite Nutzer verwalten im Abschnitt Lizenzzuweisung ein Filter Deaktivierte Nutzer verfügbar.

Die Berichte enthalten aber weiterhin zusammengefasste Daten der anonymisierten Nutzer, deren personenbezogene Daten gelöscht wurden. Wichtiger Hinweis: Es ist nicht möglich, die personenbezogenen Daten eines anonymisierten Nutzers wiederherzustellen oder nachzuvollziehen, welche Kurse er belegt oder zu welchen Gruppen er gehört hat. Das Löschen der personenbezogenen Daten eines Nutzers ist unwiderruflich.