• Lizenzpools: Features, Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten [Beta]

    In diesem Artikel wird erklärt, was Lizenzpools sind und wie Administrator:innen damit bestimmten Abteilungen oder Teams eine festgelegte Anzahl von Lizenzen zuweisen können. 

     

    Bitte beachten: 
    • Dieses Feature ist zurzeit in der Betaphase. Wir arbeiten daran, es hoffentlich bald für alle Unternehmen zur Verfügung stellen zu können. Wenn dies für dein Unternehmen interessant ist, empfehlen wir dir, bei deinem bzw. deiner Customer-Success-Partner:in nachzufragen.
    • Lizenzpools sind nur für Unternehmen mit Enterprise-Abo verfügbar.

     

    Was sind Lizenzpools?

    Mit dem Lizenzpool-Feature können Udemy Business-Website-Administrator:innen schon mit der Einladung bestimmten Nutzer:innen eine festgelegte Anzahl von Lizenzen zuweisen. Administrator:innen können Lizenzpools mit einer festgelegten Anzahl von Lizenzen erstellen, die genau auf eine Abteilung oder ein Team abgestimmt sind. Gruppenadministrator:innen können ebenfalls einem Lizenzpool zugewiesen werden, um diese Lizenzen an andere Nutzer:innen weiterzuverteilen.

    Wenn ein:e Gruppenadministrator:in ein:e Nutzer:in zu Udemy Business einlädt, wird diese Lizenz aus dem Lizenzpool zugewiesen, der von diesem/dieser Gruppenadministrator:in verwaltet wird. Außerdem können auch aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zugeordnet werden.

    Lizenzpools haben folgende Eigenschaften:

    • Name: Der von dem/der Administrator:in vergebene Name. 
    • Anzahl der Enterprise-Lizenzen: Maximale Anzahl von Enterprise-Lizenzen, die aus diesem Pool an Nutzer:innen zugewiesen werden können. 
    • Anzahl der Pro-Lizenzen: Maximale Anzahl von Pro-Lizenzen, die aus diesem Pool an Nutzer:innen zugewiesen werden können (nur für Pro-Kund:innen).
    • Belegte Lizenzen: Anzahl von Lizenzen, die aktiven Nutzer:innen zugewiesen sind. Wenn Nutzer:innen Einladungen annehmen oder einem Lizenzpool zugewiesen werden, erhöht sich diese Zahl. Wenn Nutzer:innen deaktiviert oder einem anderen Pool zugewiesen werden, verringert sich diese Zahl. 
    • Noch verfügbare Lizenzen: Anzahl der verfügbaren Lizenzen, die zugewiesen werden können. Diese Zahl stellt die Differenz zwischen der maximalen Lizenzanzahl und der Anzahl der belegten Lizenzen in diesem Pool dar.

    Hinweis: Lizenzpools sind ein Bestandteil der aktiven Abonnements von Kund:innen. Bei der Erstellung eines Pools müssen unbedingt Kontingente für alle aktiven Produkte festgelegt werden. Das Kontingent kann auch Null betragen. Wenn Gruppenadministrator:innen beispielsweise keine Pro-Lizenzen zuweisen sollen, muss bei der Erstellung der Lizenzpools ein Limit von 0 für das Pro-Produkt festgelegt werden. Wichtige Regeln für Lizenzpools: 
    • Jede:r Nutzer:in kann nur einem Lizenzpool zugewiesen werden.
    • Gruppenadministrator:innen erhalten nur die Berechtigung, Lizenzen aus jeweils einem Lizenzpool zuzuweisen. 
    • Die addierten Lizenzkontingente der Lizenzpools für einen Produkttyp dürfen die Gesamtanzahl von Lizenzen im aktiven Abonnement für diesen Produkttyp nicht überschreiten.

     

    Der Standard-Lizenzpool

    Wenn du zum ersten Mal einen Lizenzpool erstellst, wird automatisch ein Standard-Lizenzpool erstellt und auf der Seite „Lizenzpools“ angezeigt.

    Der Standard-Lizenzpool wird standardmäßig für verschiedene Aktionen und Prozesse auf deiner Udemy Business-Website verwendet. Das passiert, wenn du zum ersten Mal einen Lizenzpool erstellst:

    • Alle aktiven Nutzer:innen werden dem Standard-Lizenzpool zugewiesen.
    • Alle deaktivierten Nutzer:innen werden ebenfalls dem Standard-Lizenzpool zugewiesen.
    • Offene Einladungen werden an den Standard-Lizenzpool weitergeleitet.
    • Bei aktivierter SCIM-Bereitstellung (System for Cross-domain Identity Management) werden alle über SCIM bereitgestellten Nutzer:innen automatisch dem Standard-Lizenzpool zugewiesen.
    • Gruppenadministrator:innen, die Nutzer:innen einladen können, erhalten automatisch eine Berechtigung für den Standard-Lizenzpool.

    Außerdem wird der Standard-Lizenzpool für Prozesse verwendet, bei denen Nutzer:innen ohne ausdrückliche Einladung erstellt werden, wie beispielsweise bei der SCIM- und SSO-Bereitstellung oder der Bereitstellung über eine genehmigte Domain.

    Bei der Löschung eines Lizenzpools werden die verfügbaren Lizenzen und zugewiesenen Nutzer:innen aus dem gelöschten Pool wieder in den Standard-Lizenzpool übertragen. Auch bei Gruppenadministrator:innen, die eine Berechtigung für den gelöschten Lizenzpool hatten, geht die Berechtigung automatisch auf den Standard-Lizenzpool über.

    Auswirkungen auf Lizenzpools nach Änderungen am Abonnement

    Eine wichtige Eigenschaft des Standard-Lizenzpools ist die Anpassungsfähigkeit an Änderungen des Abonnements. Wenn du bei der Aboverlängerung die Anzahl der Lizenzen in deinem Abonnement änderst, wird das Lizenzlimit für den Standard-Lizenzpool entsprechend angepasst.

    Was ist der Unterschied zwischen Lizenzpools und Nutzergruppen? 

    Lizenzpools und Nutzergruppen wirken vielleicht ähnlich, haben aber völlig unterschiedliche Eigenschaften und Funktionen. In der folgenden Tabelle haben wir ihre Merkmale und Anwendungsbereiche gegenübergestellt.

     

    Lizenzpools Nutzergruppen
    Mithilfe von Lizenzpools können Udemy Business-Website-Administrator:innen mit der Einladung eine genaue Anzahl von Lizenzen festlegen, die von bestimmten Nutzer:innen genutzt werden können. Mithilfe von Nutzergruppen können Udemy Business-Website-Administrator:innen die Nutzer:innen anhand von bestimmten Merkmalen oder gemeinsamen Eigenschaften in Kategorien einteilen und organisieren.
    Lizenzpools können so angelegt werden, dass sie Unternehmenseinheiten entsprechen, wie beispielsweise Region, Abteilung, Kostenstelle oder auch einer Personengruppe. Gruppen können so angelegt werden, dass sie bestimmten Unternehmensstrukturen oder Weiterbildungsthemen entsprechen.
    Lizenzpools beziehen sich auf das Abonnement und entsprechen einem Anteil des Abonnements. Gruppen beziehen sich auf die Nutzer:innen und entsprechen einer Reihe von Nutzer:innen.
    Lizenzpools erleichtern Administrator:innen die Verwaltung und Zuweisung von Lizenzen. Mithilfe von Gruppen können Gruppenadministrator:innen Berichte und Detailinformationen für die Gruppen anzeigen, die sie verwalten, innerhalb ihrer Gruppen Kurse zuweisen, die Mitglieder ihrer Gruppen verwalten und neue Nutzer:innen einladen, sofern sie über die entsprechende Berechtigung verfügen.
    Nutzer:innen werden immer einem Lizenzpool zugewiesen, der dem Herkunftsort ihrer Lizenzen entspricht. Nutzer:innen müssen nicht zwangsläufig Mitglied einer Gruppe sein. Es kann also Nutzer:innen geben, die kein Mitglied einer Gruppe sind. 
    Nutzer:innen können nur einem Lizenzpool zugewiesen werden. Nutzer:innen können Mitglieder mehrerer Gruppen sein.
    Gruppenadministrator:innen können nur die Berechtigung erhalten, aus einem Lizenzpool einzuladen. Gruppenadministrator:innen können mehrere Gruppen verwalten.

     

    Artikel lesen
  • Nutzer:innen Lizenzpools zuweisen [Beta]

    In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen Nutzer:innen zu Lizenzpools einladen und zuweisen sowie die Lizenzverfügbarkeit abteilungsübergreifend überwachen können. 

    Bitte beachten: 
    • Dieses Feature ist zurzeit in der Betaphase. Wir arbeiten daran, es hoffentlich bald für alle Unternehmen zur Verfügung stellen zu können. Wenn sie für dein Unternehmen interessant ist, empfehlen wir dir, bei deinem bzw. deiner Customer-Success-Partner:in nachzufragen. 
    • Lizenzpools sind nur für Unternehmen mit Enterprise-Abo verfügbar.

     

    Inhalt

    Nutzer:innen mit Lizenzpools einladen

    Nur Udemy Business-Administrator:innen können auf die Lizenzpools zugreifen und diese verwalten. Sie sehen die Lizenzpool-Details wie Limits, Berechtigungen zum Einladen von Nutzer:innen und Nutzerzuweisungen. Außerdem können die Administrator:innen einen beliebigen Lizenzpool auswählen, wenn sie Nutzer:innen einladen. 

    Gruppenadministrator:innen haben dagegen keinen Zugriff auf die Lizenzpool-Details. Das liegt daran, dass Gruppenadministrator:innen automatisch ein Lizenzpool zugewiesen wird, wenn ihnen die Berechtigung zum Einladen und Deaktivieren von Nutzer:innen gewährt wird. Daher gehören auch alle von Gruppenadministrator:innen erstellten Einladungen zu dem jeweiligen Lizenzpool. Wenn Nutzer:innen eine von Gruppenadministrator:innen erstellte Einladung annehmen, werden die Nutzerlizenzen automatisch aus dem Lizenzpool zugewiesen, für den die Gruppenadministrator:innen über die Einladungsberechtigung verfügen. Dies sorgt für eine effiziente Lizenzverwaltung und die Lizenzverfügbarkeit wird in Echtzeit aktualisiert.

    Hinweis: Wichtige Hinweise zur Nutzerregistrierung mit Lizenzpools: 
    • Über SSO oder SCIM bereitgestellte Nutzer:innen erhalten ihre Lizenzen aus dem Standardlizenzpool.
    • Nutzer:innen, die sich über genehmigte Domains registrieren, erhalten ihre Lizenzen ebenfalls aus dem Standardlizenzpool.

     

    Pro-Lizenzen zuweisen

    Mit der Einführung von Lizenzpools können Gruppenadministrator:innen für alle Produkttypen Lizenzen aus den Lizenzpools zuweisen, für die sie über die Berechtigung verfügen. Gruppenadministrator:innen können jetzt also den aktiven Nutzer:innen, die sie verwalten, oder Nutzer:innen, die sie einladen, Udemy Business Pro-Lizenzen zuweisen. 

    Nutzer:innen einem Lizenzpool zuweisen

    Wenn du Lizenzpools erstellst, musst du ihnen aktive Nutzer:innen zuweisen, damit sie der korrekten Lizenzverteilung und Gesamtverteilung der Lizenzen in diesen Lizenzpools entsprechen.

    So weist du aktive Nutzer:innen einem Lizenzpool zu:

    1. Rufe links unter „Verwaltungs-Tools“ im Drop-down-Menü „Nutzer:innen verwalten“ die Option „Lizenzpools“ auf.
    2. Wähle den Lizenzpool aus, dem du Nutzer:innen zuweisen möchtest. Klicke hierzu auf die drei Punkte neben dem Namen des Lizenzpools. Wähle dann Nutzer:innen in diesen Pool verschieben aus. 

    1. Du kannst die Nutzer:innen einzeln oder indirekt durch Auswahl einer Nutzergruppe zuweisen. 

    1. Beginne mit der Eingabe des Nutzer- oder Gruppennamens, den du in diesen Lizenzpool verschieben möchtest. Während du tippst, werden unter dem Suchfeld passende Namen angezeigt. Wenn du den/die gewünschten Nutzer:in oder die gewünschte Nutzergruppe gefunden hast, wähle ihn bzw. sie aus. Diesen Schritt kannst du beliebig oft wiederholen.

    1. Klicke nach Abschluss dieses Schritts auf Nutzer:innen verschieben.

    1. Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Seite „Lizenzpools“ angezeigt. Die Anzahl der Lizenzen im jeweiligen Pool wird aktualisiert, einschließlich neu hinzugekommener Nutzer:innen. Außerdem wird unten auf der Seite eine Bestätigungsmeldung angezeigt, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

     

    Hinweis: Du kannst Nutzer:innen nur in einen anderen Lizenzpool verschieben, wenn der jeweilige Lizenzpool genug verfügbare Lizenzen enthält.

     

    Wenn die Anzahl der ausgewählten Nutzer:innen die Anzahl der im jeweiligen Lizenzpool verfügbaren Lizenzen überschreitet, wird eine Fehlermeldung angezeigt. In dieser Fehlermeldung wirst du dazu aufgefordert, das Lizenzlimit für den ausgewählten Pool anzupassen oder weniger Nutzer:innen auszuwählen. 

     

    Nutzer:innen anzeigen, die einem Lizenzpool zugewiesen sind

    Udemy Business-Administrator:innen können jederzeit sehen, welche Nutzer:innen welchen Lizenzpools zugewiesen sind. Hierfür können sie entweder den Lizenzpool-Filter unter „Nutzer:innen verwalten“ verwenden oder die Seite „Lizenzpools“ aufrufen:

    Im Bereich „Nutzer:innen verwalten“:

    1. Wähle im Menü „Verwaltungs-Tools“ die Option „Alle Nutzer:innen“ oder „Lizenzierte Nutzer:innen“ aus.

    1. Wähle im Lizenzpool-Filter den gewünschten Lizenzpool aus.

    1. Die Liste der Nutzer:innen wird gefiltert und entsprechend dem gewählten Lizenzpool angezeigt.

     

    Auf der Seite „Lizenzpools“:

    1. Rufe links unter „Verwaltungs-Tools“ im Drop-down-Menü „Nutzer:innen verwalten“ die Option „Lizenzpools“ auf.
    2. Wähle den Lizenzpool aus, dem du Nutzer:innen zuweisen möchtest. Klicke hierzu auf die drei Punkte neben dem Namen des Lizenzpools. Wähle dann Mitglieder anzeigen aus. 

    1. Die Liste der Nutzer:innen wird gefiltert und entsprechend dem gewählten Lizenzpool angezeigt.

    Artikel lesen
  • So erstellst und verwaltest du Lizenzpools [Beta]

    In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen mithilfe von Lizenzpools die Lizenzen für ihr Udemy Business-Konto effektiv verwalten. 

    Bitte beachten: 
    • Dieses Feature ist zurzeit in der Betaphase. Wir arbeiten daran, es zu einem späteren Zeitpunkt für alle Unternehmen bereitzustellen. Wenn es für dein Unternehmen interessant ist, empfehlen wir dir, bei deinem bzw. deiner Customer-Success-Partner:in nachzufragen. 
    • Lizenzpools sind nur für Unternehmen mit Enterprise-Abo verfügbar.

     

    Inhalt

     

    So erstellst du Lizenzpools

    Bevor du die in Lizenzpools verfügbaren Lizenzverwaltungs- und -zuweisungsfunktionen nutzen kannst, musst du zwei wichtige Schritte ausführen. 

    1. Lizenzpools erstellen, um die verfügbaren Lizenzen zu verteilen
    2. Nutzer:innen Zugriff auf diese Lizenzpools gewähren sowie die Berechtigung, andere einzuladen 
    Hinweis: Nur Administrator:innen können Lizenzpools erstellen. 

    Dieser Abschnitt bezieht sich auf den ersten Schritt:


    Du kannst wie folgt einen Lizenzpool erstellen:

    1. Rufe links unter Verwaltungs-Tools im Drop-down-Menü Nutzer:innen verwalten die Option „Lizenzpools“ auf.

    1. Klicke auf den Button Lizenzpool erstellen.

    1. Gib Folgendes ein:
      • Name: Gib deinem Lizenzpool einen Namen.
      • Anzahl der Enterprise-Lizenzen: Anzahl der Enterprise-Lizenzen, die an Nutzer:innen zugewiesen werden können. Beachte, dass dies die maximale Lizenzanzahl für diesen Lizenzpool ist. Die höchstzulässige Zahl in diesem Feld ist die im Enterprise-Hauptabo verfügbare Anzahl von Enterprise-Lizenzen.
      • Anzahl der Pro-Lizenzen: Anzahl der Pro-Lizenzen, die an Nutzer:innen zugewiesen werden können. Diese Angabe wird nur Kund:innen angezeigt, die ein Pro-Abo erworben haben. Dies ist die maximale Lizenzanzahl für diesen Lizenzpool. Die höchstzulässige Zahl in diesem Feld ist die im Pro-Hauptabo verfügbare Anzahl von Pro-Lizenzen. Hinweis: Du kannst nicht mehr Pro-Lizenzen als Enterprise-Lizenzen zu einem Lizenzpool hinzufügen.

    1. Wenn du die erforderlichen Informationen eingegeben hast, wird der zunächst inaktive graue Button „Lizenzpool erstellen“ aktiv, d. h. die Farbe wechselt zu Schwarz. Klicke auf den nun aktiven Button „Lizenzpool erstellen“.

    Nachdem der Lizenzpool erstellt wurde, kannst du Gruppenadministrator:innen eine Einladungsberechtigung für diesen Lizenzpool gewähren. Sie können dann Lizenzen direkt aus diesem Lizenzpool zuweisen. Du kannst auch aktive Nutzer:innen in diesen Lizenzpool verschieben, damit die in diesem Pool verfügbaren Lizenzen entsprechend belegt werden.

     

    Lizenzpools bearbeiten oder löschen

    Um einen Lizenzpool zu löschen, seinen Namen zu ändern oder seine Lizenzlimits zu aktualisieren, musst du auf den Button mit den drei Punkten neben dem Namen des Lizenzpools klicken. Wähle dann die gewünschte Aktion aus. 

     

    Hinweis: Der Standard-Lizenzpool kann nicht aktualisiert oder gelöscht werden. 

     

     

    • Wenn du die Option Lizenzpool bearbeiten auswählst, kannst du die folgenden Parameter definieren, ähnlich wie beim Erstellungsprozess:
    • Name: Bei der Aktualisierung werden nur eindeutige Namen akzeptiert.
    • Anzahl der Enterprise-Lizenzen: Wenn du das Lizenzlimit erhöhst, muss die Anzahl der hinzugefügten Lizenzen im Standard-Pool verfügbar sein. Wenn du das Lizenzlimit verringerst, darf die Anzahl der Lizenzen nicht kleiner als die Anzahl der aktiven Nutzer:innen im Lizenzpool sein.
    • Anzahl der Pro-Lizenzen: Genau wie oben.

        

     

    • Wenn du die Option Lizenzpool löschen auswählst, werden die verfügbaren Lizenzen und zugewiesenen Nutzer:innen aus dem gelöschten Pool in den Standard-Lizenzpool übertragen. 

     

    Hinweis: Bitte beachte diese Punkte, bevor du einen Lizenzpool löschst:
    • Alle aktiven Nutzer:innen, deren Lizenzen aus diesem Lizenzpool stammen, werden in den Standard-Lizenzpool übertragen.
    • Alle verfügbaren Lizenzen (d. h. Lizenzen, die keinen aktiven Nutzer:innen zugewiesen sind) aus diesem Lizenzpool werden in den Standard-Lizenzpool übertragen, wodurch das Limit dieses Pools steigt.
    • Gruppenadministrator:innen, die die Berechtigung zum Zuweisen von Lizenzen aus diesem Lizenzpool hatten, wird diese Berechtigung entzogen. Sie können dann Lizenzen aus dem Standard-Lizenzpool zuweisen.
    • Die Löschung eines Lizenzpools lässt sich nicht rückgängig machen.

     

    Nutzer:innen die Berechtigung erteilen, aus Lizenzpools einzuladen 

    Wenn du Lizenzpools erstellt und Lizenzen zugewiesen hast, kannst du den Nutzer:innen Zugriff gewähren, die diese Lizenzen zuweisen und andere Nutzer:innen einladen werden. Diese Berechtigung ist nur für Gruppenadministrator:innen verfügbar. Als Administrator:in konfigurierst du sie wie folgt:

    1. Wähle im Drop-down-Menü „Verwalten“ die Option Nutzer:innen verwalten oder Alle Nutzer:innen oder Lizenzierte Nutzer:innen aus. 
    2. Beginne nun, den Namen des gewünschten Nutzers/der gewünschten Nutzerin in das Suchfeld „Nutzer:innen suchen“ einzugeben. Während du tippst, werden unter dem Suchfeld passende Namen angezeigt.
    3. Wenn du den/die gewünschte/n Nutzer:in gefunden hast, klicke rechts neben dem Namen auf den Button mit den drei Punkten.
    4. Wähle Rolle und Berechtigungen bearbeiten aus.

    1. Weise dem/der Nutzer:in die Gruppenadministratorrolle zu. Wenn diese Rolle bereits zugewiesen wurde, klicke auf Weiter.

    1. Wähle die Gruppen aus, die diese:r Gruppenadministrator:in verwalten soll. Beachte bitte, dass neue Nutzer:innen, die der/die Gruppenadministrator:in einlädt, ebenfalls einer dieser Gruppen zugewiesen sein müssen. 

     

    Hinweis: Wenn Nutzer:innen SCIM-verwaltete Gruppen verwalten sollen, müssen sie zuvor über den Identitätsanbieter in diese Gruppen aufgenommen werden. 
    1. Wähle die Checkbox aus, um diesem/dieser Nutzer:in die Berechtigung zum Einladen und Deaktivieren von Nutzer:innen innerhalb der verwalteten Gruppen zu gewähren. Nachdem du diese Option ausgewählt hast, wird ein Drop-down-Menü angezeigt, in dem du den Lizenzpool angeben kannst, aus dem diese:r Gruppenadministrator:in Lizenzen zuweisen kann.

    1. Klicke nun auf die Drop-down-Option „Lizenzpool auswählen...“ und wähle den Lizenzpool aus, aus dem diese:r Gruppenadministrator:in anderen Nutzer:innen Lizenzen oder Pro-Lizenzen zuweisen kann. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

     

    Hinweis: Gruppenadministrator:innen können mehrere Gruppen verwalten, aber nur die Berechtigung für einen Lizenzpool erhalten. 

    Unterschied zwischen Mitgliedschaft und Berechtigungen für Lizenzpools

    Mitgliedschaft: Wenn ein:e aktive:r Nutzer:in über eine Einladung von einem/einer Gruppenadministrator:in einem Lizenzpool verschoben wird oder Udemy Business beitritt, wird die Lizenz aus diesem Pool bezogen und er/sie wird Mitglied. Mitglieder sind also Nutzer:innen, die einem Lizenzpool zugewiesen sind. Administrator:innen können jederzeit sehen, welche Nutzer:innen welchen Lizenzpools zugewiesen sind. Hierfür können sie entweder den Lizenzpool-Filter unter „Nutzer:innen verwalten“ verwenden oder die Seite „Lizenzpools“ aufrufen.

    Berechtigungen: Wenn ein:e Administrator:in einem/einer Gruppenadministrator:in die Berechtigung zum Zuweisen von Lizenzen und Einladen von Nutzer:innen aus einem Lizenzpool gewährt, dann darf diese:r Gruppenadministrator:in Nutzer:innen einladen und Lizenzen aus diesem Lizenzpool zuweisen. Über die Menüoption „Rolle und Berechtigungen bearbeiten“ unter „Nutzer:innen verwalten“ können Administrator:innen die Berechtigungen der Gruppenadministrator:innen anzeigen.

     

    Mitgliedschaft und Berechtigungen für Gruppenadministrator:innen

    Gruppenadministrator:innen erhalten nur die Berechtigung für einen Lizenzpool und können als Nutzer:innen nur einem Lizenzpool zugewiesen werden. Beachte dabei aber, dass diese Lizenzpools nicht unbedingt identisch sein müssen. Ein:e Gruppenadministrator:in könnte beispielsweise Mitglied des Lizenzpools „Weiterbildung und Personalentwicklung“ sein und über die Berechtigung verfügen, Einladungen aus dem Lizenzpool „Vertrieb“ zu senden. 

    Artikel lesen
  • Abo-Übersicht: So zeigst du die Lizenzzuweisung in deinem Udemy Business-Konto an

    In diesem Artikel wird erklärt, wie Administratoren auf der Seite Abo-Übersicht die in ihrem Udemy Business-Abo verfügbare Anzahl von Lizenzen sehen und die Lizenzen verwalten können.

    Die Abo-Übersicht aufrufen

    Du rufst die Abo-Übersicht wie folgt auf:

    1. Melde dich bei deinem Udemy Business-Konto an.
    2. Klicke rechts oben auf der Seite auf Verwalten und wähle dann im Dropdown-Menü Nutzer verwalten.
      manage_users_dropdown_menu.png
    3. In der Seitenleiste siehst du einen Abschnitt mit dem Titel Lizenzzuweisung und der Option Abo-Übersicht, die eine Übersicht über die für dein Konto noch verbleibende Anzahl von Lizenzen enthält.
      license_allocation_subscription_overview_ub.png

    Team-Abo-Lizenzen anzeigen

    Bei Team-Abo-Konten wird in der Seitenleiste ebenfalls angezeigt, wie viele Lizenzen in deinem Konto noch verfügbar sind und wie du auf ein Enterprise-Abo upgraden kannst. 

    Klicke auf Abo-Übersicht, um zu sehen, wie viele Team-Abo-Lizenzen schon belegt sind. 

    subscription_overview_team_plan.png

    Enterprise-Abo-Lizenzen anzeigen

    Klicke auf Abo-Übersicht, um zu sehen, wie viele Enterprise-Abo-Lizenzen schon belegt sind. Außerdem findest du hier Infos über Udemy Business Pro und einen Button zum Anfordern von Pro-Lizenzen. 

    subscriptions_overview_enterprise_page.png

    Udemy Business Pro-Lizenzen anzeigen

    Bei Konten mit Udemy Business Pro werden in der Seitenleiste die Anzahl der verbleibenden Enterprise- und Pro-Lizenzen angezeigt.

    Klicke auf Abo-Übersicht, um zu sehen, wie viele Enterprise-Abo- und Pro-Lizenzen schon belegt sind. 

    subscription_overview_enterprise_plan_pro.png

    Klicke auf Lizenzen verwalten, um die Nutzerverwaltung für dein Konto aufzurufen.

    Wenn du weitere Lizenzen kaufen möchtest, kannst du dich hier informieren, wie du deinem Konto weitere Lizenzen hinzufügst

    Artikel lesen
  • Weitere Lizenzen zu deinem Konto hinzufügen

    Wenn du weiteren Mitarbeiter:innen deines Unternehmens Weiterbildungsmöglichkeiten bieten möchtest, kannst du deinem Udemy Business-Konto ganz einfach zusätzliche Lizenzen hinzufügen. In diesem Artikel wird erklärt, wie du deinem Team- oder Enterprise-Abo-Konto weitere Lizenzen hinzufügst und wie du auf ein Enterprise-Abonnement upgradest.

    Administrator:innen für Enterprise-Abonnements und Udemy Business Pro

    Wenn du Administrator:in für ein Enterprise-Abo oder Udemy Business Pro-Abo bist und weitere Lizenzen erwerben möchtest, dann kannst du direkt deine:n Kundenbetreuer:in oder unser Support-Team  kontaktieren und dir weiterhelfen lassen.

    Du kannst über unser Kontaktformular Unterstützung durch unser Support-Team anfordern, indem du „Verwaltung“, „Kontoverwaltung“, „Lizenzen, Abrechnung und Verlängerungen“ und dann „Kauf weiterer Lizenzen“ auswählst.

    Administrator:innen für ein Team-Abonnement

    Wenn du Administrator:in für ein Team-Abo bist, dann kannst du deinem Konto wie folgt weitere Lizenzen hinzufügen. 

    Hinweis: Der Gesamtpreis des Team-Abos wird ausgehend vom aktuellen Datum und dem Enddatum deines Jahresabos anteilig berechnet.

    So fügst du weitere Team-Abo-Lizenzen hinzu

    1. Klicke rechts oben im Bildschirm auf „Verwalten“. 

    2. Klicke unter „Einstellungen“ auf Abrechnung.

    settings_.png

    3. Klicke unter Abonnement auf Weitere Team-Abo-Lizenzen kaufen. Befolge dann die Anweisungen zur Bezahlung. Du kannst in deinem Team-Abo-Konto bis zu 20 Lizenzen kaufen.

    buy_more_team_plan_license.png

    So upgradest du von einem Team-Abo auf ein Enterprise-Abo

    Wenn du mehr als 20 Lizenzen kaufen willst, dann upgrade bitte wie folgt auf ein Enterprise-Abo

    Unternehmen mit Team-Abo: Fülle bitte das Formular für ein Upgrade auf ein Enterprise-Abo aus. Ein:e Mitarbeiter:in unseres Vertriebsteams wird sich dann bei dir melden. 

    Unternehmen mit Team-Abo in Japan: In Japan ist für ein Upgrade auf unser Enterprise-Abo eine andere Vorgehensweise erforderlich. Fülle bitte unser Kontaktformular aus, um dich mit unserem Vertriebsmitarbeiter in Japan in Verbindung zu setzen. 

    • Gib dabei bitte an, dass es um ein Upgrade eines Team-Abos geht.
    Artikel lesen
  • Nutzer einladen

    In diesem Artikel wird erklärt, wie Administratoren und Gruppenadministratoren in Udemy Business neue Nutzer für das Konto einladen können und wie sie vorgehen sollten, wenn die Einladungen nicht ankommen.

    Inhalt

    So lädst du Nutzer ein

    Führe zum Einladen neuer Nutzer den Mauszeiger auf Verwalten (rechts oben in deinem Konto) und klicke im Dropdown-Menü auf Nutzer verwalten. Nutzer können über einzelne E-Mail-Adressen oder per CSV-Import eingeladen werden (Hinweis: Nur Administratoren können einen CSV-Import durchführen).

    1. Klicke auf den Button Neue Nutzer einladen.
    2. Klicke auf „Einzelne E-Mail-Adressen“, um einzelne Nutzer einzuladen.
    3. Wenn du mehrere Nutzer auf einmal anhand einer CSV-Datei importieren willst, dann klicke auf „Nutzer aus CSV-Datei importieren“. Beachte dabei bitte, dass die CSV-Importfunktion gegenwärtig nur für Administratoren verfügbar ist.

    Inviting_Users.jpg

    So lädst du Nutzer über einzelne E-Mail-Adressen ein

    1. Klicke auf der Seite Nutzer verwalten auf die Schaltfläche Neue Nutzer einladen.
    2. Füge dann die E-Mail-Adressen hinzu, um einzelne Nutzer:innen einzuladen.

    3. Für Kund:innen, die Lizenzpools für ihre Udemy Business-Website erstellt haben:

      • Für Administrator:innen: Wähle den Lizenzpool, aus dem die Lizenzen für die eingeladenen Nutzer:innen stammen sollen.
    Hinweis: Nur Udemy Business-Administrator:innen können auf die Lizenzpools zugreifen und diese verwalten. Der Lizenzpool für Gruppenadministrator:innen, die Nutzer:innen einladen können, wird automatisch anhand ihrer Einladungsberechtigung ermittelt. Daher entfällt hier die Option zum Auswählen eines Lizenzpools.

     

    4. Für Udemy Business Pro-Kund:innen, die Pro-Lizenzen zuweisen möchten:

      • Wenn du den eingeladenen Nutzer:innen eine Udemy Business Pro-Lizenz zuweisen möchtest, dann wähle unter Lizenz-Add-on auswählen die Checkbox „Pro-Lizenz“ aus. Damit erhalten die ausgewählten Nutzer:innen automatisch Zugriff auf die Funktionen von Udemy Business Pro, wenn sie ihre Einladung zu Udemy Business annehmen.
    Hinweis: Bei Kund:innen, die Pro-Lizenzen für alle Udemy Business-Nutzer:innen erworben haben, wird die Checkbox „Pro-Lizenz“ automatisch ausgewählt und deaktiviert. Damit wird sichergestellt, dass die Pro-Lizenzen automatisch zugewiesen werden, wenn die Nutzer:innen die Einladung zu Udemy Business annehmen.

     

    5. Wenn du die eingeladenen Nutzer:innen zu bestimmten Gruppen hinzufügen möchtest, wähle diese in der Liste aus.

    6. Zuletzt kannst du auswählen, in welcher Sprache die Einladung versendet werden soll, und bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzufügen (weitere Infos hierzu siehe unten). Klicke auf Einladungen versenden.

    So lädst du Nutzer per CSV-Massenimport ein

    Nutzer einladen und ihnen eine Udemy Pro-Lizenz zuweisen

    Sprache für die Einladungen auswählen und individuelle Nachricht hinzufügen

    Administratoren und Gruppenadministratoren können außerdem auswählen, in welcher Sprache die Einladung versendet werden soll, und bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzufügen. 

    • Hinweis: Die Einladungsvorlage wird zwar in die ausgewählte Sprache übersetzt, die persönliche Nachricht, die du ggf. hinzufügst, wird jedoch nicht in eine andere Sprache übersetzt.

    Nachdem du die Sprache ausgewählt hast, werden die Einladung und die darauffolgenden Erinnerungsnachrichten in dieser Sprache an den angegebenen Nutzer versendet.

    Wenn du eine persönliche Nachricht hinzufügst, wird diese an den Anfang der Einladung gestellt.

    Claim_your_license.jpg

    E-Mail-Domains auf die Zulassungsliste setzen

    Wenn die Firewalls deines Unternehmens sehr strikte Einstellungen haben (d. h. bestimmte populäre Websites blockiert werden), dann musst du bestimmte Udemy Business-E-Mail-Domains auf die Zulassungsliste setzen, damit Einladungs-E-Mails zugestellt und Passwörter zurückgesetzt werden können. Hier wird erklärt, wie die von Udemy Business verwendeten E-Mail-Domains und -Subdomains auf die Zulassungsliste gesetzt werden.

    So nehmen Nutzer ihre Einladungen an

    Eingeladene Nutzer erhalten eine E-Mail, in der sie gebeten werden, sich bei Udemy Business anzumelden. In der Betreffzeile dieser E-Mail wird der Name des Udemy Business-Kontos deines Unternehmens angezeigt, also beispielsweise: „Einladung zu <Kontoname des Unternehmens>“. Die Absenderadresse dieser Einladungs-E-Mail lautet e.udemymail.com, zusätzlich wird jedoch vor dieser Adresse auch die E-Mail-Adresse des Administrators angezeigt, der die Einladung verschickt hat. Beispiel: max.mustermann@unternehmen.com über e.udemymail.com.

    Nachdem du Nutzer in dein Konto eingeladen hast, wird diesen Nutzern automatisch eine Einladungs-E-Mail gesendet. In dieser Nachricht werden die Nutzer über einen Link zu deinem Udemy Business-Konto geleitet, wo sie ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse eingeben und ein Passwort festlegen müssen. Anschließend werden sie anhand einer Verifizierungs-E-Mail mit einem Link, der eine Stunde lang gültig ist, zur Verifizierung ihrer Kontodaten aufgefordert.* Nachdem sie ihr Konto über eine Verifizierungs-E-Mail aktiviert haben, können sie sich erstmals anmelden und mit ihrem ersten Kurs loslegen. Sollte ein Nutzer nicht innerhalb von 48 Stunden auf seine Einladung reagieren, erhält er automatisch eine Erinnerungsnachricht. 

    * Hinweis: Über SSO (Single Sign-On)/SCIM (System for Cross-Domain Management) verwaltete Nutzer werden nicht zur Verifizierung aufgefordert.

    send_verification_email.png

    continue_with_sso.png

    Einladungen und Lizenznutzung

    Einladungen haben keinen Einfluss auf die Lizenzbelegung. Eine Lizenz wird erst dann belegt, wenn sich der Nutzer bei seinem Konto angemeldet hat. Wenn sich ein Nutzer anmelden möchte und keine Lizenz mehr verfügbar ist, wird er auf eine Fehlermeldungsseite weitergeleitet. Dort wird er aufgefordert, sich für weitere Unterstützung an den Administrator zu wenden, der die Einladung versendet hat.

    Bei Kunden, die Udemy Business Pro-Lizenzen für alle Nutzer erworben haben, werden die Pro-Lizenzen automatisch zugewiesen, sobald die Nutzer entweder ihre Einladung annehmen oder sich per SSO/SCIM authentifizieren.

    So gehst du vor, wenn Einladungen nicht ankommen 

    Wenn deine Nutzer die per E-Mail versendeten Einladungen zur Anmeldung bei deinem Konto nicht erhalten haben, bitte sie darum, im Spam-Ordner nachzusehen. Falls Sie die Einladungs-E-Mail auch dort nicht finden können und die Udemy Business-E-Mail-Domains in deinem Unternehmen auf die Zulassungsliste gesetzt sind, dann bitte sie, unser Support-Team zu kontaktieren und sich dort weiterhelfen zu lassen.

    Offene Einladungen erneut senden

    Klicke links oben im Bildschirm Nutzer verwalten auf Offene Einladungen, um die Seite Offene Einladungen aufzurufen.

    Auf der Seite Offene Einladungen kannst du nachsehen, wer seine Einladung noch nicht angenommen hat, und die Einladung erneut an bestimmte Nutzer senden oder für bestimmte Nutzer zurückziehen, indem du auf das entsprechende Symbol klickst. Du kannst auch alle offenen Einladungen erneut senden, indem du oben rechts auf der Seite auf Alle erneut senden klickst.

    Bei individuellen Einladungen und bei Einladungen, die per CSV-Import versendet wurden, wird in offenen Einladungen auch der Name des Absenders der Einladung angegeben. Wenn du selbst die Einladungen an die Nutzer gesendet hast, steht an dieser Stelle „Von mir eingeladen“.

    Mehrere Einladungen erneut senden

    Wenn du mehrere Einladungen erneut senden möchtest, dann wähle durch Klicken auf die links befindlichen Checkboxen die gewünschten Empfänger aus. Daraufhin erscheint ein Auswahlbereich, in dem dir die Option angeboten wird, mehrere Einladungen erneut zu senden oder zurückzuziehen.

    multiple_pending.png

    Hinweis: In Internet Explorer ist es nicht möglich, Inhalte aus Excel zu kopieren und in Feld 1 des Einladungs-Tools einzufügen. Du solltest hierfür Chrome oder einen anderen Browser verwenden. 

    Konten mit SSO (Single Sign-On)

    Wenn du in deinen SSO-Einstellungen SSO konfiguriert und automatische Bereitstellung aktiviert hast, kannst du den Nutzern im Identitätsanbieter deines Unternehmens Zugriff auf Udemy Business gewähren. Du brauchst die Nutzer in deinem Konto nicht einzeln einzuladen und musst sie auch nicht über eine CSV-Datei importieren.

    Wenn aber automatische Bereitstellung deaktiviert ist, musst du Nutzer mit einer der oben angegebenen Methoden einladen (zusätzlich zur Zugriffsbereitstellung über dein SSO-Verzeichnis).

    Konten mit SCIM (System for Cross-Domain Management)

    Wenn du SCIM für die Bereitstellung aktiviert hast, kannst du Nutzern im Identitätsanbieter deines Unternehmens Zugriff auf Udemy Business gewähren und brauchst sie nicht einzeln einzuladen.

    Artikel lesen
  • Welche Rechte und Möglichkeiten haben Gruppenadministratoren?

    Gruppenadministratoren können zur effektiven Nutzung des Weiterbildungsangebots im gesamten Unternehmen beitragen. Wir sind davon überzeugt, dass die Weiterbildung im Unternehmen enorm davon profitiert, wenn die Teamleiter oder diejenigen, die gut mit den Lernzielen der Mitarbeiter vertraut sind, die Weiterbildung aktiv fördern können. In diesem Artikel werden die Funktionen und Berechtigungen von Gruppenadministratoren im Vergleich zu Administratoren erklärt.

    • Hinweis: Die Gruppenadministrator-Funktion ist nur im Enterprise-Abo verfügbar. 

    Welche Funktionen und Berechtigungen haben Gruppenadministratoren?

    Die Gruppenadministrator-Funktion ermöglicht es Teamleitern und Managern, den Nutzern die für ihre berufliche Weiterentwicklung optimalen Kurse anzubieten. Gruppenadministratoren können außerdem Berichte und Detailinformationen für ihre Gruppen anzeigen, innerhalb ihrer Gruppen Kurse zuweisen, die Mitglieder ihrer Gruppen verwalten und neue Nutzer einladen, wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. 

    Eine Gruppe kann mehrere Gruppenadministratoren haben und Administratoren können festlegen, ob die Gruppenadministratoren zum Einladen und Deaktivieren der Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen berechtigt sind.

    Gruppenadministratoren ohne Berechtigung zum Einladen/Deaktivieren von Nutzern können Folgendes durchführen:

    • In den von ihnen verwalteten Gruppen Kurse zu Nutzern und Gruppen zuweisen
    • In den von ihnen verwalteten Gruppen Lernpfade zu Nutzern und Gruppen zuweisen
    • Die Lernaktivitäten der Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen anzeigen
    • Nutzer zu den von ihnen verwalteten Gruppen einladen, sofern diese Nutzer schon über eine Udemy Business-Lizenz verfügen
    • Nutzer aus den von ihnen verwalteten Gruppen entfernen

    Gruppenadministratoren mit Berechtigung zum Einladen/Deaktivieren von Nutzern können zusätzlich noch Folgendes durchführen:

    Wie du Nutzer zu deinem Udemy Business-Konto einladen und offene Einladungen erneut senden kannst, wird hier erklärt.

    Berechtigungen von Gruppenadministratoren:

     

    Administratoren

    Gruppenadministrator

    Neue Nutzer zu Udemy Business einladen

    Ja

    Ja: nur, wenn sie über die Berechtigung verfügen, Nutzer in die von ihnen verwalteten Gruppen einzuladen

    Individuelle Kurse genehmigen, ablehnen, veröffentlichen

    Ja

    Ja

    Individuelle Kurskategorien anlegen

    Ja

    Ja

    Anderen die Gruppenadministratorrolle zuweisen

    Ja 

    Nein

    Kurse importieren

    Ja

    Nein

    Kurse zu Nutzern zuweisen

    Ja

    Ja

    Kurse zu Gruppen zuweisen

    Ja

    Ja: nur für Gruppen, die sie verwalten

    Neue Gruppen erstellen

    Ja

    Nein

    Gruppen löschen

    Ja

      Nein

    Nutzer aus Udemy Business deaktivieren

    Ja

    Ja: nur, wenn sie über die Berechtigung verfügen, Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen zu deaktivieren

    Offene Einladungen stornieren oder erneut senden

    Ja

    Ja: nur, wenn sie über die Berechtigung verfügen, Nutzer in die von ihnen verwalteten Gruppen einzuladen

    Gruppenmitgliedschaft bei offenen Einladungen bearbeiten

    Ja

    Ja: nur, wenn sie über die Berechtigung verfügen, Nutzer in die von ihnen verwalteten Gruppen einzuladen

    Nutzer zu Gruppen hinzufügen und daraus entfernen

    Ja

    Ja: nur für Gruppen, die sie verwalten

    Nutzer über die CSV-Importfunktion hinzufügen

    Ja

    Ja: nur, wenn sie über die Berechtigung verfügen, Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen einzuladen und zu deaktivieren

    Sehen, welche Kurse andere Nutzer in ihrer Gruppe belegen

    Ja 

    Ja: nur für Gruppen, die sie verwalten 

    Gruppenmitgliedschaftsprotokoll anzeigen und herunterladen* (weitere Infos siehe unten)

    Ja

    Ja: nur für Gruppen, die sie verwalten  

    Berichte zu Nutzerakzeptanz, Nutzeraktivitäten und Kursfortschritt anzeigen und erstellen

    Ja

    Ja: nur für Gruppen, die sie verwalten 

    Dashboards „Nutzer-Feedback“ und „Bewertungen und Rezensionen“ anzeigen und nutzen

    Ja

    Nein

    Kontoeinstellungen bearbeiten

    Ja

    Nein

    E-Mail-Domains genehmigen  

    Ja

    Nein

    Können Gruppenadministratoren sich selbst auf die Rolle eines Nutzers herunterstufen?

    Nein, Nutzer können ihre eigene Rolle nicht ändern. Wenn ein Gruppenadministrator seine Rolle ändern möchte, muss er sich hierfür an einen Administrator wenden.

    Können Gruppenadministratoren Informationen von Nutzern außerhalb der von ihnen verwalteten Gruppen anzeigen?

    Nein, Gruppenadministratoren haben nur Zugang zu Nutzern in den von ihnen verwalteten Gruppen.

    Können alle Gruppenadministratoren offene Einladungen erneut senden?

    Nein, Gruppenadministratoren können offene Einladungen nur anzeigen und erneut senden, wenn sie über die Berechtigung zum Einladen und Deaktivieren von Nutzern in den von ihnen verwalteten Gruppen verfügen.

    Können alle Gruppenadministratoren standardmäßig die Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen einladen und deaktivieren?

    Nein, der Administrator muss diese Berechtigung für Gruppenadministratoren festlegen, entweder beim Erstellen eines Gruppenadministrators oder beim Bearbeiten der Nutzerberechtigungen bzw. Rollen in den Gruppen. 

    Wer kann auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll zugreifen?

    Administratoren können für alle Gruppen auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll zugreifen. Gruppenadministratoren können dagegen ausschließlich auf die Gruppenmitgliedschaftsprotokolle der Gruppen zugreifen, deren Gruppenadministratoren sie sind. 

    Artikel lesen