So erstellst und verwaltest du Lizenzpools

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administrator:innen mithilfe von Lizenzpools die Lizenzen für ihr Udemy Business-Konto effektiv verwalten. 

• Hier findest du weitere Infos über Lizenzpools.
• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen Lizenzpools zuweist.

Inhalt

• So erstellst du Lizenzpools
• Lizenzpools bearbeiten oder löschen
• Nutzer:innen die Berechtigung erteilen, aus Lizenzpools einzuladen
• Unterschied zwischen Mitgliedschaft und Berechtigungen für Lizenzpools
• Mitgliedschaft und Berechtigungen für Gruppenadministrator:innen

So erstellst du Lizenzpools

Bevor du die in Lizenzpools verfügbaren Lizenzverwaltungs- und -zuweisungsfunktionen nutzen kannst, musst du zwei wichtige Schritte ausführen. 

1. Lizenzpools erstellen, um die verfügbaren Lizenzen zu verteilen
2. Gruppenadministrator:innen Zugriff auf diese Lizenzpools gewähren sowie die Berechtigung, andere einzuladen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf den ersten Schritt:

Du kannst wie folgt einen Lizenzpool erstellen:

1. Rufe links unter Verwaltungs-Tools im Dropdown-Menü Nutzer:innen verwalten die Option für Lizenzpools auf.

Klicke auf den Button Lizenzpool erstellen.

3. Gib Folgendes ein:

• Name: Gib deinem Lizenzpool einen Namen.
• Gruppenadministrator:innen zur Verwaltung dieses Pools bestimmen: Lege fest, welche Gruppenadministrator:innen Lizenzen für diesen Pool verwalten können sollen.

4. Nutzer:innen in diesen Lizenzpool verschieben: Gib hier die Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer:innen bzw. Gruppen an, die in diesen Lizenzpool verschoben werden sollen. Dieser Schritt ist optional. 

• Lizenzen für diesen Pool zuweisen: Hier kannst du die Anzahl von Lizenzen eingeben, die diesem Pool zugewiesen werden sollen. 
• Enterprise-Lizenzen: Gib hier die Anzahl der Enterprise-Lizenzen ein, die Nutzer:innen zugewiesen werden können. Beachte, dass dies die maximale Lizenzanzahl für diesen Lizenzpool ist. Die höchstzulässige Zahl in diesem Feld ist die im Enterprise-Hauptabo verfügbare Anzahl von Enterprise-Lizenzen.
• Pro-Lizenzen: Gib hier die Anzahl der Pro-Lizenzen ein, die Nutzer:innen zugewiesen werden können. Diese Angabe wird nur Kund:innen angezeigt, die ein Pro-Abo erworben haben. Dies ist die maximale Lizenzanzahl für diesen Lizenzpool. Die höchstzulässige Zahl in diesem Feld ist die im Pro-Hauptabo verfügbare Anzahl von Pro-Lizenzen. Hinweis: Du kannst nicht mehr Pro-Lizenzen als Enterprise-Lizenzen zu einem Lizenzpool hinzufügen.
• Sieh dir an, wie Administrator:innen Nutzer:innen mit SSO (SAML) oder SCIM zu einem Lizenzpool hinzufügen können.

5. Wenn du die erforderlichen Informationen eingegeben hast, kann je nach deiner Eingabe eines von drei Informationsfeldern angezeigt werden:

5a.Das folgende Informationsfeld wird angezeigt, wenn du zwar Nutzer:innen hinzugefügt, aber unter „Lizenzen für diesen Pool zuweisen“ keine Anzahlen angegeben hast. Das System schlägt nun automatisch Anzahlen vor.

5b. Alternativ wird in dem Fall, dass sich in deinem Pool keine verfügbaren Lizenzen befinden, ein gelbes Feld angezeigt, das die Übertragung von Lizenzen aus anderen betroffenen Pools vorschlägt, damit deine Änderung durchgeführt werden kann.

5c. Als dritte Möglichkeit wird das kürzere gelbe Feld angezeigt, wenn aufgrund der Nutzerauswahl an den vorher von dir eingegebenen Anzahlen Veränderungen erfolgt sind.

6. Nun werden eine endgültige Zusammenfassung der Pool-Verwalter:innen und eine Übersicht der für den erstellten Pool festgelegten Anzahlen von Enterprise-/Pro-Lizenzen angezeigt. Wenn du ausgewählt hast, Nutzer:innen aus anderen Lizenzpools zu verschieben, dann werden die Auswirkungen auf diese Pools angezeigt.

Klicke zum endgültigen Erstellen des Lizenzpools auf Erstellen. 

Nachdem der Lizenzpool erstellt wurde, kannst du Gruppenadministrator:innen eine Einladungsberechtigung für diesen Lizenzpool gewähren. Sie können dann Lizenzen direkt aus diesem Lizenzpool zuweisen. Du kannst auch mittels Bearbeitung des Lizenzpools aktive Nutzer:innen in diesen Lizenzpool verschieben, damit die in diesem Pool verfügbaren Lizenzen entsprechend belegt werden.

Lizenzpools bearbeiten oder löschen

Um einen Lizenzpool zu löschen, seinen Namen zu ändern oder seine Lizenzlimits zu aktualisieren, musst du auf den Button mit den drei Punkten neben dem Namen des Lizenzpools klicken. Wähle dann die gewünschte Aktion aus. 

• Wenn du die Option Lizenzpool bearbeiten auswählst, kannst du die folgenden Parameter definieren, ähnlich wie beim Erstellungsprozess:

1. Gib Folgendes ein:

• Name: Gib hier den neuen Namen ein, wenn du den Namen des Pools ändern willst. Bei der Aktualisierung werden nur eindeutige (d. h. noch nicht vergebene) Namen akzeptiert.
• Gruppenadministrator:innen zur Verwaltung dieses Pools bestimmen: Hier kannst du Gruppenadministrator:innen, die den Pool verwalten sollen, hinzufügen oder entfernen.
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2. Nutzer:innen oder Gruppen durchsuchen: Gib hier die Nutzer:innen oder Gruppen ein, die zu diesem Lizenzpool hinzugefügt werden sollen. 

Lizenzen für diesen Pool zuweisen:

• Enterprise-Lizenzen: Wenn du das Lizenzlimit erhöhst, muss die Anzahl der hinzugefügten Lizenzen im Standard-Pool verfügbar sein. Wenn du das Lizenzlimit verringerst, darf die Anzahl der Lizenzen nicht kleiner als die Anzahl der aktiven Nutzer:innen im Lizenzpool sein.
• Pro-Lizenzen: Wie oben.

Vor dem nächsten Schritt wird noch einmal eine Übersicht über die hinzuzufügenden Nutzer:innen angezeigt.

3. Gehe die Übersicht deiner Bearbeitungen für den Lizenzpool noch einmal durch. Klicke auf Speichern, wenn du die neuen Zuweisungen und betroffenen Pools wie gewünscht festgelegt hast.

• Wenn du die Option Lizenzpool löschen auswählst, werden die verfügbaren Lizenzen und zugewiesenen Nutzer:innen aus dem gelöschten Pool in den Standard-Lizenzpool übertragen. 

Nutzer:innen die Berechtigung erteilen, aus Lizenzpools einzuladen

Wenn du Lizenzpools erstellt und Lizenzen zugewiesen hast, kannst du den Nutzer:innen Zugriff gewähren, die diese Lizenzen zuweisen und andere Nutzer:innen einladen werden. Die Zuweisung von Berechtigungen an Nutzer:innen kannst du auch beim Erstellen oder Bearbeiten eines Lizenzpools vornehmen. Diese Berechtigung ist nur für Gruppenadministrator:innen verfügbar.

• Schau dir an, wie du in deinem Udemy Business-Konto Rollen und Berechtigungen verwalten kannst. 

Nachdem du diese Option ausgewählt hast, wird ein Drop-down-Menü angezeigt, in dem du den Lizenzpool angeben kannst, aus dem diese:r Gruppenadministrator:in Nutzer:innen Lizenzen zuweisen kann. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

Unterschied zwischen Mitgliedschaft und Berechtigungen für Lizenzpools

Mitgliedschaft: Wenn aktive Nutzer:innen über eine Einladung von der Gruppenadministration in einen Lizenzpool verschoben werden oder Udemy Business beitreten, wird die Lizenz aus diesem Pool bezogen und sie werden zum Mitglied. Mitglieder sind also Nutzer:innen, die einem Lizenzpool zugewiesen sind. Administrator:innen können jederzeit sehen, welche Nutzer:innen welchen Lizenzpools zugewiesen sind. Hierfür können sie entweder den Lizenzpool-Filter unter „Nutzer:innen verwalten“ verwenden oder die Seite „Lizenzpools“ aufrufen.

• Hier wird erklärt, wie du Nutzer:innen Lizenzpools zuweist.

Berechtigungen: Wenn ein:e Administrator:in einem/einer Gruppenadministrator:in die Berechtigung zum Zuweisen von Lizenzen und Einladen von Nutzer:innen aus einem Lizenzpool gewährt, dann darf diese:r Gruppenadministrator:in Nutzer:innen einladen und Lizenzen aus diesem Lizenzpool zuweisen. Über die Menüoption „Rolle und Berechtigungen bearbeiten“ unter „Nutzer:innen verwalten“ können Administrator:innen die Berechtigungen der Gruppenadministrator:innen anzeigen.

Beispiel: Das Udemy Business-Konto eines Unternehmens umfasst eine Gruppe „Marketing“, die zwei Gruppenadministrator:innen hat. Gruppenadministrator:in A kann Nutzer:innen aus dem Lizenzpool „Nordamerika“ einladen und Gruppenadministrator:in B kann Nutzer:innen aus dem Lizenzpool „EMEA“ einladen. Die „Marketing“-Gruppe kann zur Zuweisung von Kursen zum Thema Marketing verwendet werden, aber die zwei Lizenzpools werden verwendet, um die Lizenzen zuzuweisen, die von zwei unterschiedlichen regionalen Zentren bezahlt werden.

Mitgliedschaft und Berechtigungen für Gruppenadministrator:innen

Gruppenadministrator:innen erhalten nur die Berechtigung für einen Lizenzpool und können als Nutzer:innen nur einem Lizenzpool zugewiesen werden. Beachte dabei aber, dass diese Lizenzpools nicht unbedingt identisch sein müssen. Ein:e Gruppenadministrator:in könnte beispielsweise Mitglied des Lizenzpools „Weiterbildung und Personalentwicklung“ sein und über die Berechtigung verfügen, Einladungen aus dem Lizenzpool „Vertrieb“ zu senden.