Licences et autorisations

Cet article décrit comment les administrateurs Udemy Business peuvent assigner et supprimer les licences Udemy Business pour les participants dans la nouvelle expérience de licence.

Remarque : si votre organisation a rejoint Udemy Business avant le 16 février 2026, veuillez consulter ces instructions pour gérer les licences Udemy Business Pro à la place, pendant que nous transférons les clients vers cette nouvelle expérience. 

Remarques :

• Vous devez avoir acheté le module complémentaire Udemy Business pour assigner des licences.
• Pour les clients qui disposent des fonctionnalités SSO/SCIM, les licences sont automatiquement assignées lorsque les utilisateurs s'authentifient via SSO/SCIM.
• Tous les utilisateurs SCIM peuvent disposer de licences gérées via les méthodes expliquées ci-dessous.
• Pour les clients qui disposent d'une licence Udemy Business spécifique pour certains de leurs participants, mais pas pour tous, la licence peut être assignée à tout utilisateur actif ou en même temps qu'une licence UB est assignée.
• Seuls les administrateurs peuvent assigner et supprimer les licences Udemy Business. Les administrateurs peuvent également assigner (et retirer) une licence Udemy Business aux administrateurs et aux administrateurs de groupe, y compris eux-mêmes, si nécessaire.

Table des matières

• Comment assigner des licences Udemy Business
• Comment inviter des utilisateurs et assigner une licence Udemy Business par e-mail
• Comment assigner des licences Udemy Business Pro via l'importation d'un fichier CSV
• Comment modifier le type de licence pour les invitations en attente
• Comment supprimer des licences Udemy Business Pro
• Comment assigner ou retirer des licences Udemy Business Pro via SCIM

Comment assigner des licences Udemy Business

Vous pouvez assigner des licences Udemy Business aux utilisateurs individuellement ou en masse (via la fonctionnalité Importation CSV).

• Remarque : seuls les administrateurs peuvent assigner et supprimer les licences Udemy Business.

Pour assigner une licence à un utilisateur individuel :

2. Sur votre compte Udemy Business, accédez à Gérer > Gérer les utilisateurs.

3. Recherchez l'utilisateur en saisissant son nom ou son adresse e-mail dans l'outil de recherche ou en le sélectionnant à l'aide de la case à cocher située à côté de son nom dans la liste de tous les utilisateurs.

4. Cliquez sur les trois points verticaux à droite de la ligne de l'utilisateur et cliquez sur Modifier le type de licence.

• Remarque : vous pouvez également accéder à cette option depuis la page de profil de l'utilisateur.

5. Dans la fenêtre contextuelle Modifier le type de licence, sélectionnez la licence que vous souhaitez assigner à l'utilisateur. 

6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

L'utilisateur recevra une notification par e-mail l'invitant à se connecter et à accéder aux fonctionnalités de sa nouvelle licence Udemy Business.

Comment inviter des utilisateurs et assigner une licence Udemy Business par e-mail 

Vous pouvez également assigner une licence Udemy Business en utilisant la case à cocher lorsque vous invitez de nouveaux utilisateurs à rejoindre Udemy Business.

1. Accédez à Gérer > Gérer les utilisateurs et cliquez sur Inviter de nouveaux utilisateurs.

2. Cliquez sur Adresses e-mail individuelles et ajoutez les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez inviter.

À l'étape 2 :

• Choisissez un module complémentaire de licence à assigner au nouvel utilisateur. Les participants sélectionnés ont ainsi automatiquement accès aux fonctionnalités du module complémentaire lorsqu'ils acceptent l'invitation à rejoindre Udemy Business.

À l'étape 3 :

• Si vous souhaitez ajouter les utilisateurs à des groupes, sélectionnez les groupes souhaités.

À l'étape 4 :

• Sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez émettre l'invitation. 
• Ajoutez un message personnalisé à envoyer avec l'invitation, si vous le souhaitez.

3. Cliquez sur Envoyer des invitations.

Comment assigner des licences Udemy Business via l'importation d'un fichier CSV 

Si vous souhaitez assigner des licences Udemy Business Pro à plusieurs utilisateurs, vous pouvez le faire facilement en important un fichier CSV.

Comment modifier le type de licence pour les invitations en attente 

Vous pouvez modifier le type de licence pour les invitations en attente (utilisateurs qui ont reçu une invitation par e-mail mais qui ne l'ont pas encore acceptée).

Pour modifier le type de licence :

1. Accédez à Gérer les utilisateurs > Invitations en attente et trouvez l'utilisateur.

2. Cliquez sur les trois points verticaux à droite de sa ligne et cliquez sur Modifier le type de licence.

3. Sélectionnez le type de licence et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Comment supprimer des licences du module complémentaire Udemy Business

Si vous souhaitez déplacer un participant vers une licence Enterprise uniquement :

1. Accédez à Gérer > Gérer les utilisateurs. 
2. Recherchez l'utilisateur en saisissant son nom ou son adresse e-mail dans l'outil de recherche ou en le sélectionnant à l'aide de la case à cocher située à côté de son nom dans la liste de tous les utilisateurs.
3. Cliquez sur les trois points verticaux à droite de la ligne de l'utilisateur et cliquez sur Modifier le type de licence.

4. Dans la fenêtre contextuelle Modifier le type de licence, cliquez sur Enterprise, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Le participant n'aura plus accès aux fonctionnalités associées à son ancien module complémentaire de licence, mais aura toujours accès à Udemy Business. Par ailleurs, la génération de rapports Udemy Business pour l'ancienne licence sera conservée pour cet utilisateur.

• Si vous souhaitez supprimer complètement un utilisateur de votre compte Udemy Business, vous pouvez suivre ces instructions.

Comment assigner ou supprimer des licences Udemy Business via SCIM

Si vous gérez vos utilisateurs dans Udemy via SCIM, il est possible d'assigner et de retirer des licences Udemy Business grâce à cette méthode. 

Utilisation de l'attribut licenseTypes dans l'API SCIM

En ajoutant l'attribut licenseTypes à votre fournisseur d'identité, vous pouvez assigner et retirer des licences Udemy Business Pro à un utilisateur. 

Une fois l'attribut configuré dans votre fournisseur d'identité, et à condition que des licences soient disponibles, les utilisateurs actifs reçoivent leur licence Udemy Business Pro. Les utilisateurs inactifs reçoivent leur licence lors de l'activation. 

Découvrez comment utiliser l'API SCIM d'Udemy pour ajouter ou retirer des licences utilisateur

Cet article explique comment les administrateurs et les administrateurs de groupe Udemy Business peuvent inviter de nouveaux participants à rejoindre leur compte et indique les étapes qu'ils peuvent suivre s'ils ne reçoivent pas d'invitations.

Table des matières

• Comment inviter des utilisateurs ?
• Comment inviter des utilisateurs en utilisant leurs adresses e-mail individuelles
• Comment inviter des utilisateurs via l'importation par lots à partir d'un fichier CSV
• Inviter des utilisateurs et attribuer une licence Udemy Pro
• Choix d'une langue pour vos invitations et ajout d'un message personnalisé
• Inscrire des e-mails sur liste verte
• Comment les utilisateurs acceptent-ils leurs invitations ?
• Invitations et utilisation des licences
• Que faire si les utilisateurs ne reçoivent pas les invitations ? 
• Invitations en attente et renvoi d'invitations
• Renvoi de plusieurs invitations
• Comptes avec authentification unique (SSO, Single Sign-On)
• Comptes SCIM (System for Cross-Domain Management)

Comment inviter des utilisateurs ?

Pour inviter de nouveaux utilisateurs, accédez à l'onglet Gérer en haut à droite de votre compte, puis cliquez sur Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant. Pour inviter des utilisateurs, il est possible d'utiliser leurs adresses e-mail individuelles ou d'importer les utilisateurs par lots à partir d'un fichier CSV (remarque : seuls les administrateurs peuvent utiliser l'option d'importation de fichier CSV).

1. Cliquez sur le bouton Inviter de nouveaux utilisateurs.

2. Cliquez sur les adresses e-mail individuelles pour inviter des personnes une par une.

3. Pour importer des utilisateurs par lot à partir d'un fichier CSV, cliquez sur Importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Remarque : Pour le moment, seuls les administrateurs ont accès à la fonctionnalité d'importation de fichier CSV.

Comment inviter des utilisateurs en utilisant leurs adresses e-mail individuelles

1. Accédez à la page Gérer les utilisateurs et cliquez sur le bouton Inviter de nouveaux utilisateurs.

2. Ensuite, ajoutez des adresses e-mail individuelles pour inviter des personnes une par une.

3. Concernant les clients ayant créé des pools de licences pour leur site Udemy Business :

• Pour les administrateurs : Sélectionnez le pool de licences depuis lequel doivent provenir les licences des utilisateurs invités.

4. Concernant les clients ayant acheté Udemy Business Pro pour attribuer des licences Pro :

• • Si vous souhaitez attribuer une licence Udemy Business Pro aux utilisateurs invités, cochez la case « Licence Pro » sous Sélectionner la licence supplémentaire. Les participants sélectionnés auront ainsi automatiquement accès aux fonctionnalités d'Udemy Business Pro lorsqu'ils acceptent l'invitation à rejoindre Udemy Business.

5. Si vous souhaitez ajouter les utilisateurs invités à des groupes spécifiques, sélectionnez ces groupes dans la liste.

6. Enfin, choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez envoyer votre invitation et ajoutez un message personnalisé si vous le souhaitez (voir plus bas pour plus d'informations). Cliquez sur Envoyer des invitations.

Comment inviter des utilisateurs via l'importation par lots à partir d'un fichier CSV

• Découvrez comment ajouter et gérer des utilisateurs en important des fichiers CSV.

Inviter des utilisateurs et attribuer une licence Udemy Pro

• Découvrez comment attribuer et supprimer les licences Udemy Business Pro.

Choix d'une langue pour vos invitations et ajout d'un message personnalisé

Les administrateurs et les administrateurs de groupe peuvent choisir la langue des invitations qu'ils envoient et ajouter un message personnalisé s'ils le souhaitent. 

• Notez que si le modèle d'invitation est localisé dans la langue que vous avez choisie, le message personnalisé que vous ajoutez ne sera pas traduit dans une autre langue.

Une fois la langue choisie, l'invitation et les rappels subséquents seront envoyés dans cette langue à l'utilisateur invité.

Si vous choisissez d'ajouter un message personnalisé, celui-ci apparaîtra en haut de l'invitation. 

Inscrire des e-mails sur liste verte

Si le pare-feu de votre entreprise est plutôt restrictif (c'est-à-dire s'il bloque certains sites fréquemment utilisés), il vous faudra inscrire sur liste verte certains e-mails Udemy Business afin de garantir la réception des e-mails d'invitation et le fonctionnement de la fonction de réinitialisation du mot de passe. Découvrez-en plus sur l'inscription sur liste verte des domaines et des sous-domaines d'envoi d'e-mails pour Udemy Business.

Comment les utilisateurs acceptent-ils leurs invitations ?

Les utilisateurs invités reçoivent par e-mail une invitation pour rejoindre Udemy Business. L'objet de l'e-mail inclut le nom du compte Udemy Business de votre entreprise, par exemple : Invitation à rejoindre le compte de Entreprise. L'e-mail d'invitation est envoyé à partir d'une adresse e.udemymail.com, devant laquelle s'affiche également l'adresse e-mail de l'administrateur qui envoie l'invitation. Par exemple, jean.dupond@entreprise.com via e.udemymail.com.

Après avoir invité des utilisateurs à rejoindre votre compte, un e-mail d'invitation leur est envoyé automatiquement. L'e-mail associe les utilisateurs à votre compte Udemy Business, sur lequel ils peuvent saisir leur nom et leur adresse e-mail et créer un mot de passe. Les utilisateurs seront invités à valider leurs informations de compte via un e-mail de vérification contenant un lien, qui expire au bout d'une heure*. Une fois leur compte activé via un e-mail de vérification, ils peuvent se connecter pour la première fois et commencer leur apprentissage. Si un utilisateur ne répond pas à l'e-mail d'invitation sous 48 heures, le système lui envoie automatiquement un rappel. 

*Remarque : les personnes utilisant l'authentification unique (SSO)/System for Cross-Domain Management (SCIM) ne seront pas soumises à ce processus de vérification.

Invitations et utilisation des licences

Les invitations ne consomment pas de licence tant que l'utilisateur ne s'est pas inscrit à son compte. Si une licence n'est plus disponible au moment où l'utilisateur tente de s'inscrire, ce dernier sera redirigé vers une page de message d'erreur. Sur la page de message d'erreur, il lui sera demandé de contacter l'administrateur qui l'a invité pour obtenir de l'aide supplémentaire.

Concernant les clients ayant acheté des licences Udemy Business Pro pour tous leurs utilisateurs, des licences Pro seront automatiquement attribuées aux utilisateurs lorsque ceux-ci acceptent les invitations ou s'authentifient via SSO/SCIM.

Que faire si les utilisateurs ne reçoivent pas les invitations ? 

Si vos utilisateurs ne reçoivent pas leur invitation à rejoindre votre compte par e-mail, demandez-leur de vérifier leur dossier des courriers indésirables. S'ils ne reçoivent toujours par d'e-mail d'invitation alors que votre entreprise a inscrit sur liste verte les adresses e-mail Udemy Business, demandez-leur de contacter directement notre équipe de support pour obtenir de l'aide supplémentaire.

Invitations en attente et renvoi d'invitations

Pour afficher la page Invitations en attente, cliquez sur Invitations en attente en haut à gauche de l'écran Gérer les utilisateurs.

Sur la page Invitations en attente, vous pouvez voir les utilisateurs qui n'ont pas encore accepté leur invitation et renvoyer ou annuler des invitations pour des utilisateurs spécifiques en cliquant sur l'icône correspondante. Vous pouvez également renvoyer les invitations en attente à tous les utilisateurs en même temps en cliquant sur Tout renvoyer en haut à droite de la page.

Le nom de la personne ayant envoyé l'invitation s'affiche également dans les invitations en attente si elle a envoyé des invitations individuelles ou téléchargé par lot les adresses e-mail des utilisateurs en important un fichier CSV. Si vous avez envoyé l'invitation à l'utilisateur, la mention « Invité par moi » s'affiche.

Renvoi de plusieurs invitations

Pour renvoyer plusieurs invitations, vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs en cliquant sur la case à cocher à gauche. Une fois la sélection effectuée, un panneau dans lequel vous pouvez renvoyer ou annuler plusieurs invitations s'affiche.

Remarque : Internet Explorer ne permet pas de copier des champs Excel et de les coller dans l'outil d'invitation des utilisateurs. Les utilisateurs doivent utiliser Chrome ou un autre navigateur. 

Comptes avec authentification unique (SSO, Single Sign-On)

Si vous avez configuré l'authentification unique et activé le provisionnement automatique pour l'authentification unique dans vos paramètres, vous pouvez accorder à vos utilisateurs l'accès à Udemy Business dans le fournisseur d'identité de votre organisation. Vous n'avez pas besoin d'inviter les utilisateurs à votre compte un par un ni de les importer à partir d'un fichier CSV.

Toutefois, si le provisionnement automatique est désactivé, vous devez utiliser les méthodes ci-dessus pour inviter des utilisateurs (en plus du provisionnement de l'accès via votre répertoire SSO).

Comptes SCIM (System for Cross-Domain Management)

Si vous avez activé le provisionnement SCIM, vous pouvez accorder à vos utilisateurs l'accès à Udemy Business dans le fournisseur d'identité de votre entreprise et vous n'avez pas besoin d'inviter les utilisateurs un par un. 

Vous pouvez ajouter facilement des licences à votre compte Udemy Business afin de continuer à offrir des opportunités d'apprentissage à vos employés. Cet article explique comment ajouter des licences à votre compte disposant d'un Abonnement Team ou Enterprise, et comment passer à un compte Abonnement Enterprise.

• Découvrez comment configurer des rappels par e-mail concernant la faible disponibilité de licences.

Administrateurs des abonnements Enterprise et Udemy Business Pro

Si vous êtes administrateur d'un abonnement Enterprise ou Udemy Business Pro et que vous devez acheter des licences supplémentaires, contactez directement votre responsable des comptes ou demandez de l'aide à notre équipe de support. 

Pour envoyer une demande d'assistance à notre équipe de support via notre formulaire de contact, sélectionnez Administrateur, Administration du compte, Licences, facturation et renouvellements, puis Acheter plus de licences.

Administrateurs d'un abonnement Team

Si vous êtes administrateur d'un abonnement Team, suivez les instructions ci-dessous pour ajouter des licences à votre compte. 

Remarque : le prix total d'un abonnement Team est calculé au prorata en fonction de la date du jour et de la date de fin de votre abonnement annuel.

Comment acheter plus de licences pour votre abonnement Team

1. Cliquez sur Gérer dans le coin supérieur droit de votre écran. 

2. Sous Paramètres, cliquez sur Facturation.

3. Dans Abonnement, cliquez sur Acheter plus de licences pour votre abonnement Team, puis suivez les instructions afin d'effectuer le paiement. Vous pouvez acheter jusqu'à 20 licences dans votre compte disposant d'un abonnement Team.

Comment passer de l'abonnement Team à l'abonnement Enterprise

Si vous souhaitez acheter plus de 20 licences, suivez les instructions ci-dessous pour passer à notre abonnement Enterprise. 

Entreprises détenant un abonnement Team : remplissez le formulaire de mise à niveau de l'abonnement Enterprise. Un membre de notre équipe de vente vous contactera pour répondre à votre demande. 

Entreprises détenant un abonnement Team au Japon : une procédure distincte est nécessaire pour passer à notre abonnement Enterprise au Japon. Remplissez notre formulaire de contact pour entrer en relation avec notre agent commercial au Japon. 

• Merci de préciser que vous demandez une mise à niveau de l'abonnement Team.

Les administrateurs de compte Udemy Business peuvent attribuer des rôles à d'autres participants sur leur compte, en fonction du type d'autorisations dont ils ont besoin. 

Attribution ou mise à jour des rôles

Si vous devez attribuer ou mettre à jour le rôle d'autres utilisateurs au sein de votre organisation, suivez les étapes ci-dessous.

1. Depuis la page d'accueil de votre compte, placez le curseur de la souris sur l'option Gérer en haut à droite de la page.

2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant.

3. Tapez le nom du participant dans la barre de recherche des utilisateurs. La liste des utilisateurs se met à jour à mesure que vous tapez, puis affiche les résultats pertinents.

4. Une fois que vous avez trouvé le participant concerné, cliquez sur les pointillés à droite du nom de l'utilisateur.

5. Sélectionnez Modifier le rôle. Les administrateurs peuvent également modifier un rôle lorsqu'une invitation est encore en attente.

6. Sélectionnez Administrateur, Administrateur de groupe ou Utilisateur. 

Si vous attribuez un rôle d'administrateur de groupe, sélectionnez les options suivantes si vous souhaitez accorder ces autorisations :

• Autorisez l'utilisateur à désactiver des utilisateurs et à en inviter aux groupes qu'il gère
• Autorisez l'utilisateur à ajouter des utilisateurs existants aux groupes qu'il gère.

7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vous pouvez également gérer les rôles des participants de manière groupée en important un fichier CSV vers votre compte.

Administrateurs de groupe

Les utilisateurs qui disposent d'un abonnement Enterprise peuvent également attribuer le rôle d'administrateur de groupe.

• Les groupes peuvent avoir plusieurs administrateurs de groupe.
• Seuls les administrateurs peuvent désigner des utilisateurs comme administrateurs de groupe.
• Les administrateurs peuvent créer des administrateurs de groupe de manière groupée via le chargement d'un fichier CSV.
• Les administrateurs peuvent choisir d'autoriser les administrateurs de groupe à ajouter, inviter et désactiver des utilisateurs dans les groupes qu'ils gèrent.

 Découvrez-en plus sur les administrateurs de groupe et leurs fonctions.

Comment vérifier si un utilisateur dispose du rôle d'administrateur ?

Vous pouvez vérifier si un utilisateur dispose d'un accès d' administrateur en sélectionnant le filtre Administrateurs dans le menu déroulant en haut de la page Gérer les utilisateurs .

Cet article explique comment configurer des notifications par e-mail pour alerter les administrateurs et les propriétaires lorsque la disponibilité des licences devient faible. 

Si la limite de licences de votre entreprise est atteinte, les nouveaux participants ne pourront pas accéder à la plate-forme que si davantage de licences sont ajoutées à votre compte.

• Découvrez comment ajouter des licences à votre compte.

Comment configurer des rappels par e-mail concernant la faible disponibilité de licences 

Voici la procédure pour configurer des rappels par e-mail pour les administrateurs :

1. Accédez à Gérer > Paramètres > Rappels par e-mail.
2. Cliquez sur l’option Rappel par e-mail activé.
3. Dans le menu déroulant Envoyer un e-mail quand, choisissez le seuil de licence souhaité parmi les options proposées.
   • 95 % des licences ou plus ont été assignées
   • 98 % des licences ou plus ont été assignées
   • 100 % des licences ou plus ont été assignées

Remarque : Après l'activation, si votre seuil spécifié a été atteint, tous les administrateurs et propriétaires recevront le rappel par e-mail une fois par mois.

Cet article explique comment les administrateurs peuvent ajouter des utilisateurs à des pools de licences via les méthodes SSO (SAML) ou SCIM. 

• Découvrez les fonctionnalités, avantages et applications des pools de licences.
• Découvrez comment créer et gérer des pools de licences.
• Les pools de licences sont uniquement disponibles pour les organisations disposant d'un abonnement Enterprise.

Un utilisateur ne peut être ajouté qu'à un seul pool de licences à la fois, c'est pourquoi le fait de déplacer un utilisateur dans un pool le supprimera de son pool existant. 

Glossaire

Pool de licences : un pool de licences permet aux organisations d'attribuer un certain nombre de licences à ce pool. Cela s'avère utile lorsqu'un nombre spécifique de licences a été attribué à différents groupes au sein d'une organisation. En savoir plus.

Pool de licences par défaut : chaque organisation commence avec un pool de licences par défaut. Ce pool sert de réserve. Il ne peut pas être supprimé et son nom ne peut pas être modifié.  

Pool de licences personnalisé : un pool de licences personnalisé correspond à tout pool de licences créé par l'organisation. 

IdP : fournisseur d'identité du client. 

Utilisation de l'authentification unique (SSO) pour ajouter des utilisateurs à des pools de licences

Configuration initiale

Étape 1 : les administrateurs créent des pools de licences dans le compte Udemy Business de leur organisation. Découvrez comment procéder.

Étape 2 : les administrateurs créent des groupes dans leur IdP avec l'attribut

 licensePoolName 

correspondant au pool de licences qu'ils ont créé dans Udemy Business. (L'attribut peut être attribué de manière individuelle, dans l'IdP, si c'est ce que le client préfère.) 

Utilisation

Si l'administrateur n'a pas créé de pool de licences personnalisé dans son compte Udemy Business, l'attribut licensePoolName sera ignoré dans la demande SAML. 

Si des pools personnalisés existent dans l'organisation et que l'attribut licensePoolName est rempli, notre système attend un nom de pool valide (une correspondance exacte, non sensible à la casse) ou accepte la chaîne « default license pool » pour indiquer que l'utilisateur doit être ajouté au pool de licences par défaut. 

S'il n'y a pas de correspondance exacte, le système rejette la demande et affiche à l'utilisateur le message d'erreur approprié. 

Si le pool de licences spécifié est plein et que l'utilisateur n'est pas déjà dans le pool, ou s'il est dans le pool mais que celui-ci est désactivé, notre système rejette la demande et affiche le message d'erreur approprié. 

Important : lors de la gestion de l'attribution d'un pool de licences d'un utilisateur via l'authentification unique, le pool de licences de l'utilisateur doit être modifié dans l'IdP. La modification du pool de l'utilisateur dans Udemy Business reviendra aux paramètres de l'IdP une fois que l'utilisateur se sera connecté.

Important : si vous modifiez le nom du pool de licences dans Udemy Business uniquement, et qu'il ne correspond pas au nom du pool de licences utilisé dans l'IdP, la demande SAML sera rejetée et l'utilisateur ne pourra pas se connecter. 

Utilisation de SCIM pour ajouter des utilisateurs à des pools de licences

SCIM utilise l'attribut licensePoolName. 

Configuration initiale

Étape 1 : les administrateurs créent des pools de licences dans le compte Udemy Business de leur organisation. Découvrez comment procéder.

Étape 2 : les administrateurs créent des groupes dans leur IdP, dans lesquels l'attribut licensePoolName correspond au pool de licences qu'ils ont créé dans Udemy Business. 

Utilisation

L'administrateur inclut l'attribut licensePoolName dans les demandes SCIM. 

Si l'administrateur n'a pas créé de pool de licences personnalisé dans son compte Udemy Business, l'attribut licensePoolName sera ignoré.

Si des pools personnalisés existent dans l'organisation, notre système attend un nom de pool valide (une correspondance exacte, non sensible à la casse) ou la chaîne « default license pool » pour indiquer que l'utilisateur doit être ajouté au pool de licences par défaut. Si le champ d'attribut est vide, il sera considéré comme le pool de licences par défaut. 

S'il n'y a pas de correspondance exacte, le système rejette la demande et affiche le message d'erreur approprié dans l'IdP. 

• Comportement si l'attribut licensePoolName ne correspond pas à un pool de licences dans Udemy Business : 
  • Provisionnement 
    • Rejet et affichage du message d'erreur dans l'IdP. 
  • Mise à jour de l'utilisateur

• Rejet et affichage du message d'erreur dans l'IdP. 

• Comportement si le pool de licences cible est plein et ne dispose plus de licences :
  • Provisionnement
    • L'utilisateur est provisionné avec le statut En attente. Si le pool est toujours plein lorsque l'utilisateur essaie de se connecter pour la première fois, il reçoit un message d'erreur. 
  • Mise à jour de l'utilisateur
    • Rejet et affichage du message d'erreur dans l'IdP. 

Cet article explique ce que sont les pools de licences et comment les administrateurs peuvent les utiliser pour définir un nombre de licences pour des services ou des équipes spécifiques. 

En quoi consistent les pools de licences ?

Les pools de licences sont une fonctionnalité qui permet aux administrateurs de site Udemy Business d'assigner un nombre défini de licences à des utilisateurs spécifiques lors du processus d'invitation. Les administrateurs peuvent créer des pools de licences comprenant un nombre défini de licences associées à un service ou à une équipe, et assigner des utilisateurs actifs à un pool de licences désigné.

Les administrateurs de groupe peuvent également être associés à des pools de licences afin qu'ils assignent des licences à des utilisateurs à partir des pools en question.

Lorsqu'un administrateur de groupe invite un utilisateur à rejoindre Udemy Business, la licence de ce dernier provient du pool de licences géré par cet administrateur de groupe. De plus, les utilisateurs actifs peuvent être associés à un pool de licences.

• Découvrez comment créer et gérer des pools de licences.
• Découvrez comment assigner des pools de licences aux participants.

Les pools de licences disposent des attributs ci-dessous.

• Nom : nom du pool de licences, choisi par l'administrateur. 
• Nombre de licences Enterprise : nombre maximum de licences Enterprise pouvant être assignées aux utilisateurs depuis ce pool. 
• Nombre de licences Pro : nombre maximum de licences Pro pouvant être assignées aux utilisateurs (clients Pro uniquement) depuis ce pool.
• Licences utilisées : nombre de licences assignées à des utilisateurs actifs. Lorsque les utilisateurs acceptent des invitations ou sont transférés vers des pools de licences, ce nombre augmente. Lorsque des utilisateurs sont désactivés ou transférés vers un autre pool, ce nombre diminue.  
• Licences restantes : nombre de licences pouvant encore être assignées. Ce nombre représente la différence entre le nombre maximum de licences et le nombre de licences utilisées dans ce pool.

Le pool de licences par défaut

Lorsque vous créez un pool de licences pour la première fois, un pool de licences par défaut est généré automatiquement. Il s'affiche sur la page des pools de licences.

Le pool de licences par défaut est un espace qui centralise plusieurs actions et processus sur votre site Udemy Business. Voici ce qui se produit lors de la création du premier pool de licences :

• Tous les utilisateurs actifs sont associés au pool de licences par défaut.
• Tous les utilisateurs réactivés sont également affectés au pool de licences par défaut, sauf indication contraire lors de la réactivation.
• Les invitations en attente sont dirigées vers le pool de licences par défaut, sauf indication contraire sur la page des invitations en attente.
• Si SCIM (System for Cross-domain Identity Management) est activé, tous les utilisateurs provisionnés par le biais de SCIM sont automatiquement associés au pool de licences par défaut.
• Les administrateurs de groupe qui peuvent inviter des utilisateurs obtiennent automatiquement une autorisation d'accès au pool de licences par défaut.

De plus, le pool de licences par défaut est utilisé dans des processus où les utilisateurs sont créés sans invitation explicite, par exemple par le biais d'un domaine approuvé ou d'un provisionnement SCIM ou par authentification unique. Exception : si un pool de licences personnalisé est spécifié dans la demande de SSO ou SCIM.

Enfin, lorsqu'un pool de licences est supprimé, les licences disponibles et les utilisateurs associés du pool supprimé sont réassignés au pool de licences par défaut. De la même manière, les administrateurs de groupe qui pouvaient accéder au pool de licences supprimé reçoivent automatiquement l'autorisation d'accéder au pool de licences par défaut.

Les effets de la modification des licences d'abonnement sur le pool de licences

L'une des caractéristiques essentielles du pool de licences par défaut est sa capacité à s'adapter aux changements relatifs aux abonnements. Si vous modifiez le nombre de licences de votre abonnement au moment de son renouvellement, la limite de licences du pool de licences par défaut s'ajustera en conséquence.

Quelle est la différence entre les pools de licences et les groupes d'utilisateurs ? 

Les pools de licences et les groupes d'utilisateurs peuvent sembler similaires, mais ils comportent des différences notables. Les pools de licences et les groupes d'utilisateurs ne sont pas directement associés, même si les groupes peuvent être utilisés pour déplacer des utilisateurs actifs vers un pool de licences pendant la configuration du pool de licences.  

À l'aide d'exemples supplémentaires, le tableau ci-dessous montre les différences entre les pools de licences et les groupes d'utilisateurs.

Cet article explique comment les administrateurs peuvent inviter des participants, les associer à des pools de licences et suivre la disponibilité des licences dans les différentes unités d'une organisation. 

• En savoir plus sur les pools de licences.
• En savoir plus sur la création et la gestion de pools de licences.
• Découvrez comment les administrateurs peuvent ajouter des utilisateurs à des pools de licences via les méthodes SSO (SAML) ou SCIM.

Table des matières

• Inviter les utilisateurs via les pools de licences
• Assigner des licences Pro
• Transférer des utilisateurs vers des pools de licences
• Voir les utilisateurs associés à des pools de licences

Inviter les utilisateurs via les pools de licences

Seuls les administrateurs Udemy Business bénéficient d'une visibilité et d'un contrôle sur les pools de licences. Ils peuvent consulter les informations relatives aux pools de licences telles que les limites, les autorisations d'invitations d'utilisateurs et les assignations de licences aux utilisateurs. De plus, les administrateurs peuvent sélectionner n'importe quel pool de licences lorsqu'ils invitent des utilisateurs. 

Les administrateurs de groupe, eux, n'ont pas de visibilité sur les informations relatives aux pools de licences. Cela découle des assignations automatiques de pools de licences lorsque les administrateurs de groupe sont autorisés à inviter et à désactiver des utilisateurs. De ce fait, toute invitation créée par un administrateur de groupe est associée au pool de licences désigné. Dans ce cas, lorsqu'un utilisateur accepte une invitation créée par un administrateur de groupe, les licences de cet utilisateur sont extraites du pool de licences depuis lequel l'administrateur de groupe est autorisé à envoyer des invitations. Cette approche garantit une gestion efficace des licences et une mise à jour en temps réel du nombre de licences restant.

• En savoir plus sur les invitations d'utilisateurs.

Assigner des licences Pro

Avec l'introduction de pools de licences, les administrateurs de groupe peuvent assigner des licences depuis le pool de licences pour lequel ils ont reçu une autorisation, et cela concerne tous les types de produits. Cela signifie que les administrateurs de groupe peuvent désormais assigner des licences Udemy Business Pro à des utilisateurs actifs qu'ils gèrent ou à des utilisateurs qu'ils invitent. 

• En savoir plus sur l'assignation et la suppression des licences Udemy Business Pro.
• Remarque : si votre organisation a rejoint Udemy Business après le 16 février 2026, consultez ces instructions pour gérer les licences dans la nouvelle expérience. Nous travaillons à transférer tous les clients vers la nouvelle expérience bientôt. 

Transférer des utilisateurs vers des pools de licences

Lorsqu'un pool de licences est créé, vous pouvez y déplacer des utilisateurs au moment de sa création et après sa configuration.

Pour transférer des utilisateurs actifs vers un pool de licences, suivez les indications ci-dessous.

1. Accédez à l'onglet des pools de licences depuis l'option Gérer les licences. Cette option est disponible dans le menu déroulant Gérer les utilisateurs, situé à gauche des Outils d'administration.
2. Sélectionnez le pool de licences que vous souhaitez assigner aux utilisateurs en cliquant sur l'icône représentant trois points située à côté du nom du pool de licences. Ensuite, sélectionnez l'action Modifier le pool de licences.

3. Vous pouvez effectuer cette action en déplaçant les utilisateurs individuellement ou en sélectionnant un groupe d'utilisateurs. 

4. Commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs que vous souhaitez déplacer vers ce pool de licences. La liste ci-dessous se met à jour à mesure que vous saisissez le nom, puis affiche les résultats pertinents. Une fois que vous avez identifié l'utilisateur ou le groupe souhaité, sélectionnez-le. Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire.

• Remarque : les pools de licences et les groupes d'utilisateurs ne sont pas directement associés, même si les groupes peuvent être utilisés pour déplacer des utilisateurs actifs vers un pool de licences pendant la configuration du pool de licences. L'ajout d'un groupe est une action ponctuelle qui ajoute uniquement les membres actuels du groupe.

5. Une fois cette étape terminée, cliquez sur Suivant.

6. Dans la prochaine étape, un résumé de la page des pools de licences mis à jour s'affichera. Le nombre de licences disponibles utilisées dans le pool en question est mis à jour et tient compte des utilisateurs que vous venez d'ajouter. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la mise à jour des pools de licences.

7. Une notification de confirmation s'affiche également en bas de la page pour indiquer que le processus est terminé.

Si le nombre d'utilisateurs sélectionné est supérieur au nombre de licences disponibles dans le pool de licences choisi, un message d'avertissement s'affiche. Ce message vous invite à ajuster la limite de licences du pool sélectionné ou à choisir moins d'utilisateurs. 

Voir les utilisateurs associés à des pools de licences

Les administrateurs Udemy Business peuvent voir les utilisateurs associés aux pools de licences à tout moment, soit en utilisant le filtre des pools de licences dans la section Gérer les utilisateurs, soit sur la page des pools de licences.

Dans la section Gérer les utilisateurs :

1. Sélectionnez Tous les utilisateurs ou Utilisateurs sous licence dans le menu des outils d'administration.

2. Sélectionnez le pool de licences souhaité dans le filtre des pools de licences.

3. La liste des utilisateurs est filtrée et s'affiche en fonction du pool de licences sélectionné.

Sur la page des pools de licences :

1. Accédez à l'onglet des pools de licences depuis l'option Gérer les licences dans le menu déroulant Gérer les utilisateurs, situé à gauche des Outils d'administration.
2. Sélectionnez le pool de licences que vous souhaitez assigner aux utilisateurs en cliquant sur l'icône représentant trois points située à côté du nom du pool de licences. Ensuite, sélectionnez l'option Afficher les membres.

3. La liste des utilisateurs est filtrée et s'affiche en fonction du pool de licences sélectionné.

Les administrateurs de groupe aident à créer une implication efficace dans l'apprentissage à travers l'entreprise. Nous pensons que l'apprentissage se fait le mieux lorsque les responsables d'équipe ou les personnes directement concernées par les objectifs d'apprentissage des employés peuvent aider à faire progresser l'apprentissage. Cet article explique ce que les administrateurs de groupe peuvent faire, en comparaison avec les administrateurs.

• Remarque : la fonctionnalité Administrateur de groupe n'est disponible qu'avec l'abonnement Enterprise. 

Que peuvent faire les administrateurs de groupe ?

La fonctionnalité Administrateur de groupe permet aux chefs d'équipe et aux responsables d'orienter les participants vers les cours adaptés à leur développement professionnel. Les administrateurs de groupe peuvent également voir les rapports et les informations concernant leurs groupes, et assigner des cours au sein de leurs groupes.  Vous pouvez également permettre aux administrateurs de groupe d'inviter de nouveaux utilisateurs ou des utilisateurs existants à rejoindre les groupes qu'ils gèrent.

Les groupes peuvent avoir plusieurs administrateurs de groupe et les administrateurs peuvent choisir d'autoriser les administrateurs de groupe à ajouter des utilisateurs existants, à inviter de nouveaux utilisateurs et à désactiver des utilisateurs dans les groupes qu'ils gèrent.

Les administrateurs de groupe peuvent :

• Assigner des cours aux utilisateurs et aux groupes pour les groupes qu'ils gèrent.
• Assigner des parcours d'apprentissage aux utilisateurs et aux groupes pour les groupes qu'ils gèrent.
• Consulter l'activité d'apprentissage des utilisateurs au sein des groupes qu'ils gèrent.
• Supprimer des utilisateurs des groupes qu'ils gèrent.

Le fait d'accorder aux administrateurs de groupe l'autorisation d'ajout leur permet d'ajouter des utilisateurs aux groupes qu'ils gèrent, si l'utilisateur dispose déjà d'une licence Udemy Business.

Le fait d'accorder aux administrateurs de groupe l'autorisation d'invitation/de désactivation leur permet de :

• Inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre l'organisation via le bouton Inviter de nouveaux utilisateurs, pour les groupes qu'ils gèrent
• Inviter des utilisateurs en masse via le chargement d'un fichier CSV
• Consulter les invitations en attente pour les groupes qu'ils gèrent en allant dans l'onglet Invitations en attente
• Afficher les utilisateurs désactivés pour les groupes qu'ils gèrent en allant dans l'onglet Utilisateurs désactivés
• Désactiver les utilisateurs de l'organisation, via les groupes qu'ils gèrent  

Découvrez comment :

• Inviter des utilisateurs à rejoindre votre compte Udemy Business et renvoyer des invitations en attente.
• Gérer des rôles et des autorisations dans Udemy Business.

Autorisations détaillées des administrateurs de groupe

Foire aux questions

Les administrateurs de groupe peuvent-ils changer de rôle pour redevenir des utilisateurs ?

Non, vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle. Pour modifier son propre rôle, un administrateur de groupe doit contacter un administrateur.

Les administrateurs de groupe peuvent-ils consulter les informations relatives à des utilisateurs qui ne figurent pas dans des groupes qu'ils gèrent ?

Non, les administrateurs de groupe ont uniquement accès aux utilisateurs qui figurent dans les groupes qu'ils gèrent.

Tous les administrateurs de groupe peuvent-ils renvoyer des invitations en attente ?

Non, les administrateurs de groupe ne peuvent afficher et renvoyer des invitations en attente que s'ils disposent de l'autorisation pour désactiver des utilisateurs et en inviter aux groupes qu'ils gèrent.

Tous les administrateurs de groupe peuvent-ils, par défaut, désactiver des utilisateurs et en inviter aux groupes qu'ils gèrent ?

Non, les administrateurs devront sélectionner cette autorisation pour les administrateurs de groupe lorsqu'ils désigneront une personne comme administrateur de groupe pour un groupe, ou lorsqu'ils modifieront les autorisations ou les rôles des utilisateurs au sein des groupes. 

Qui peut accéder au registre d'appartenance aux groupes ?

Les administrateurs peuvent accéder au registre d'appartenance aux groupes pour tous les groupes. Les administrateurs de groupe peuvent accéder au registre d'appartenance aux groupes uniquement pour les groupes dont ils sont administrateurs de groupe.

• Découvrez comment accéder au registre d'appartenance aux groupes et comment le consulter.

Cet article explique comment les administrateurs peuvent gérer de manière efficace les licences de leur compte Udemy Business en créant des pools de licences. 

• En savoir plus sur les pools de licences.
• Découvrez comment assigner des pools de licences aux participants.

Table des matières

• Créer des pools de licences
• Modifier et supprimer des pools de licences
• Autoriser les utilisateurs à envoyer des invitations depuis les pools de licences
• Différence entre le statut de membre et les autorisations pour les pools de licences
• Statut de membre et autorisations pour les administrateurs de groupes

Créer des pools de licences

Pour utiliser les fonctionnalités de gestion et d'attribution des licences associées aux pools de licences, commencez par suivre ces deux étapes essentielles. 

1. Créez des pools de licences pour attribuer les licences disponibles.
2. Donnez accès à ces pools de licences à des administrateurs de groupes et autorisez-les à en inviter d'autres.

Dans cette section, nous allons détailler la première étape.

Pour créer un pool de licences, suivez les indications ci-dessous.

1. Accédez à l'option des pools de licences depuis le menu déroulant Gérer les utilisateurs, situé à gauche des Outils d'administration.

Cliquez sur le bouton Créer un pool de licences.

3. Saisissez les informations suivantes :

• Nom : attribuez un nom à votre pool de licences.
• Sélectionnez des administrateurs de groupes pour gérer ce pool : sélectionnez à quels administrateurs vous souhaitez donner l'autorisation de gérer des licences pour ce pool.

4. Déplacez des utilisateurs vers ce pool de licences : saisissez les noms des utilisateurs, leurs adresses e-mail ou leurs groupes pour les déplacer vers ce pool de licences. Cette étape est facultative. 

• Attribuez des licences à ce pool : vous pouvez saisir ici le nombre de licences que vous souhaitez attribuer à ce pool. 
• Licences Enterprise : saisissez le nombre de licences Enterprise à attribuer aux utilisateurs. Veuillez noter que ce nombre représente la limite de licences de ce pool. La valeur maximale acceptée dans ce champ correspond au nombre de licences Enterprise disponibles dans l'abonnement Enterprise principal.
• Licences Pro : saisissez le nombre de licences Pro à attribuer aux utilisateurs. Cette information est uniquement visible pour les clients disposant d'un abonnement Pro. Ce nombre représente la limite de licences de ce pool. La valeur maximale acceptée dans ce champ correspond au nombre de licences Pro disponibles dans l'abonnement Pro principal. Remarque : vous ne pouvez pas ajouter plus de licences Pro que de licences Enterprise dans un pool de licences.
• Découvrez comment les administrateurs peuvent ajouter des utilisateurs à des pools de licences via les méthodes SSO (SAML) ou SCIM.

5. Une fois que vous avez saisi les informations requises et selon la manière dont vous les aurez saisies, l'un des trois encarts d'informations suivants peut s'afficher : 

5.a. L'encart d'informations ci-dessous s'affiche lorsque vous n'avez renseigné aucun nombre dans les champs qui se trouvent sous « Attribuer des licences à ce pool », mais que vous avez ajouté des utilisateurs. Le système a prérempli ces champs à votre place.

5b. Sinon, un encart jaune s'affiche lorsque votre pool ne contient pas de licences disponible. Des licences issues d'autres pools concernés seront transférées pour permettre la modification.

5c. Enfin, un encart jaune, plus petit, s'affiche lorsqu'une modification a été apportée aux nombres précédemment saisis dans les champs d'entrée, en raison de la sélection de l'utilisateur.

6. Vous verrez un résumé final des gestionnaires de pool et un aperçu du nombre de licences Enterprise/Pro configurées pour le pool créé. Si vous avez choisi de déplacer des utilisateurs depuis d'autres pools de licences, vous verrez les changements sur ces pools.

Enfin, cliquez sur Créer pour créer votre pool de licences. 

Après avoir créé le pool de licences, vous pouvez autoriser les administrateurs de groupe à envoyer des invitations pour ce pool. Cela leur permet d'attribuer des licences directement depuis ce pool de licences. Vous pouvez également déplacer les utilisateurs actifs vers ce pool de licences pour refléter de manière plus exacte le nombre de licences disponibles dans le pool en question en le modifiant.

Modifier et supprimer des pools de licences

Pour supprimer un pool de licences, modifier son nom ou mettre à jour sa limite de licences, cliquez sur l'icône représentant trois points située à côté du nom du pool de licences. Ensuite, sélectionnez l'action souhaitée. 

• Lorsque vous sélectionnez l'option Modifier le pool de licences, vous pouvez définir les paramètres suivants, comme pour l'étape de création.

1. Saisissez les informations suivantes :

• Nom : saisissez le nouveau nom de ce pool si vous souhaitez le modifier. Seuls des noms uniques sont acceptés pour cette mise à jour.
• Sélectionnez des administrateurs de groupe pour gérer ce pool : ajoutez ou supprimez les administrateurs de groupe chargés de gérer le pool.
•  

2. Recherchez des utilisateurs ou des groupes : vous pouvez indiquer ici les utilisateurs ou les groupes que vous souhaitez ajouter à ce pool de licences. 

Assigner des licences à ce pool :

• Licences Enterprise : lorsque vous augmentez la limite de licences, le nombre de licences ajouté doit être disponible dans le pool par défaut. Lorsque vous réduisez la limite de licences, le nombre de licences ne peut pas être inférieur au nombre d'utilisateurs actifs dans le pool de licences.
• Licences Pro : voir ci-dessus.

Vous verrez une synthèse des utilisateurs à ajouter avant de passer à l'étape suivante.

3. Consultez le résumé de vos modifications pour le pool de licences en un coup d'œil. Une fois que vous êtes satisfait de la nouvelle attribution et des pools concernés, cliquez sur Enregistrer.

• Lorsque vous sélectionnez l'option Supprimer le pool de licences, les licences disponibles et les utilisateurs associés du pool supprimé seront assignés au pool de licences par défaut. 

Autoriser les utilisateurs à envoyer des invitations depuis les pools de licences 

Une fois les pools de licences créés et les licences réparties, il est temps de donner des accès aux utilisateurs qui assigneront ces licences et enverront des invitations à d'autres personnes. Vous pouvez également accorder des autorisations aux utilisateurs lors de la création ou de la modification d'un groupe de licences. Cette autorisation est uniquement disponible pour les administrateurs de groupe.

• Découvrez comment gérer les rôles et autorisations dans votre compte Udemy Business. 

Lorsque vous sélectionnez cette option, un menu déroulant s'affiche. Vous pouvez alors préciser le pool de licences dans lequel cet administrateur de groupe peut récupérer des licences et assigner des licences aux utilisateurs. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.

Différence entre le statut de membre et les autorisations liées aux pools de licences

Statut de membre : lorsqu'un utilisateur actif est transféré vers un pool de licences ou qu'il rejoint Udemy Business suite à l'invitation envoyée par un administrateur de groupe, ses licences sont assignées depuis ce pool, ce qui fait de cet utilisateur un membre. Nous appelons également les membres des utilisateurs associés à un pool de licences. Les administrateurs peuvent voir les utilisateurs associés aux pools de licences à tout moment, soit en utilisant le filtre du pool de licences dans la section Gérer les utilisateurs, soit sur la page des pools de licences.

• Découvrez comment assigner des pools de licences aux participants.

Autorisations : lorsqu'un administrateur donne à un administrateur de groupe l'autorisation d'assigner des licences et d'inviter des utilisateurs depuis un pool de licences, cet administrateur de groupe peut inviter des utilisateurs et assigner des licences depuis ce pool de licences. Les administrateurs peuvent consulter les autorisations d'un administrateur de groupe en sélectionnant l'option Modifier le rôle et les autorisations correspondant à l'utilisateur en question, dans la section Gérer les utilisateurs.

Exemple : le compte Udemy Business d'une organisation comprend un groupe « Marketing » qui a deux administrateurs de groupe. L'administrateur de groupe A pourrait inviter des utilisateurs d'un pool de licences intitulé « Amérique du Nord » et l'administrateur de groupe B pourrait inviter des utilisateurs d'un pool de licences intitulé « EMEA ». Le groupe « Marketing » pourrait être utilisé pour assigner des cours de marketing, mais les deux pools de licences sont utilisés pour assigner les licences payées par deux entités régionales différentes.

Statut de membre et autorisations pour les administrateurs de groupes

Les administrateurs de groupe peuvent être autorisés à gérer un seul pool de licences et en tant qu'utilisateurs, ils ne peuvent être associés qu'à un seul pool de licences. Veuillez noter que ces pools de licences ne sont pas nécessairement les mêmes. Par exemple, un administrateur de groupe peut être membre du pool de licences Apprentissage et développement et être autorisé à envoyer des invitations depuis le pool de licences Ventes. 

Cet article explique comment les administrateurs peuvent gérer et consulter le nombre de licences utilisées dans leur abonnement Udemy Business sur la page Aperçu de l'abonnement.

• Découvrez comment ajouter des licences à votre compte Udemy Business.
• Découvrez comment gérer des licences pour votre compte Udemy Business.
• Découvrez comment configurer des rappels par e-mail concernant la faible disponibilité de licences.

Accéder à l'Aperçu de l'abonnement

Pour accéder à la page Aperçu de l'abonnement :

1. Sur votre compte Udemy Business, accédez à Gérer > Gérer les utilisateurs.

2. Sur la barre latérale, dans la section Attribution des licences > Aperçu de l'abonnement, vous verrez un résumé du nombre de licences restantes pour votre compte.

Consulter les licences de l'Abonnement Team

Pour les comptes associés à un Abonnement Team, la barre latérale indique également le nombre de licences restantes et comment passer à un Abonnement Enterprise.  

Cliquez sur Aperçu de l'abonnement pour voir le nombre de licences de l'Abonnement Team que vous avez utilisées jusqu'à présent. 

Consulter les licences de l'Abonnement Enterprise

Cliquez sur Aperçu de l'abonnement pour voir le nombre de licences de l'Abonnement Enterprise que vous avez utilisées jusqu'à présent. Vous trouverez également des informations plus détaillées sur Udemy Business Pro et un bouton vous permettant de demander des licences Pro. 

Consulter les licences Udemy Business Pro

Pour les comptes Udemy Business Pro, vous verrez le nombre de licences Enterprise et Pro restantes dans la barre latérale.

Cliquez sur Aperçu de l'abonnement pour voir le nombre de licences de l'Abonnement Enterprise et Pro que vous avez utilisées. 

Cliquez Gérer les licences pour :

• Accéder à la gestion des utilisateurs de votre compte.
• Configurer l'assignation automatique des licences Pro lorsque les utilisateurs d'Enterprise demandent à accéder au contenu Pro. 

Si vous souhaitez acheter d'autres licences, découvrez comment ajouter des licences à votre compte.

Si un employé a quitté votre entreprise, vous pouvez le supprimer de votre compte afin de libérer une licence qui peut être utilisée par un nouvel employé.

Si vous souhaitez supprimer un utilisateur de votre compte, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant Gérer en haut de la page.

2. Retrouvez l'utilisateur en saisissant son nom ou son adresse e-mail dans la zone de recherche située sous Tous les utilisateurs.

3. Pour supprimer un utilisateur de votre compte, cliquez sur les ellipses (ou le menu d'actions) à droite du nom de l'utilisateur, puis sélectionnez Désactiver l'utilisateur. 

Avant de confirmer la désactivation, des instructions et des informations supplémentaires sur les conséquences de la désactivation d'un utilisateur s'affichent.

Une fois désactivé, l'utilisateur ne peut plus se connecter à votre compte Udemy Business avec une adresse e-mail et un mot de passe.

Gestion de l'accès des utilisateurs à partir de comptes gérés avec une authentification unique (SSO)

Pour empêcher les utilisateurs désactivés d'accéder à votre compte Udemy Business par le biais de l'authentification unique (SSO), demandez à l'équipe en charge de votre intégration SSO avec Udemy Business de déprovisionner les utilisateurs de votre SSO Active Directory. Les utilisateurs qui restent provisionnés par le biais de votre SSO Active Directory continuent à avoir accès à votre compte Udemy Business par authentification unique, même s'ils ont été désactivés du compte par un administrateur. 

Si vous avez besoin d'empêcher les utilisateurs désactivés d'accéder à votre compte Udemy Business par authentification unique, mais qu'ils doivent rester provisionnés dans votre SSO Active Directory, cliquez ici pour obtenir l'aide de notre équipe de support.

Important : Pour les comptes gérés par SSO utilisant SCIM (System for Cross-domain Identity Management), vous ne pouvez déprovisioner les utilisateurs directement qu'à partir de votre répertoire SSO Active Directory. Pour plus d'informations, consultez l'article sur l'automatisation de la gestion des utilisateurs et des groupes avec SCIM.

Utilisateurs désactivés dans les analyses et les rapports

Toutes les données associées à l'apprentissage des utilisateurs désactivés et à l'utilisation de leur compte seront conservées dans vos analyses et rapports. Vous pouvez accéder à une liste répertoriant tous vos utilisateurs désactivés en utilisant le filtre situé dans le menu latéral gauche de la zone Gérer les utilisateurs.

Désactivation des utilisateurs auxquels des licences Pro ont été attribuées (Udemy Business Pro uniquement)

Si un employé a quitté votre organisation, vous pouvez le désactiver de votre compte. Si vous désactivez un utilisateur auquel a été attribuée une licence Pro, alors sa licence Udemy Business et sa licence Pro seront débloquées, et elles pourront être utilisées par un nouvel employé. Par ailleurs, la génération de rapports Udemy Business Pro sera conservée pour cet utilisateur.

Les utilisateurs auxquels ont été attribuées des licences Pro peuvent voir leurs licences Pro individuelles être supprimées ou désactivées. 

Réactivation d'utilisateurs

Si vous devez annuler une désactivation (suite à une erreur par exemple) ou si vous souhaitez qu'un utilisateur ait de nouveau accès à votre compte après avoir été temporairement désactivé, vous pouvez utiliser l'option Réactiver l'utilisateur.Découvrez comment réactiver un utilisateur précédemment désactivé.

Anonymisation des utilisateurs

Une fois que l'utilisateur a été désactivé, si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer définitivement ses données à caractère personnel afin de vous conformer au RGPD ou pour tout autre objectif similaire.  Découvrez comment supprimer les données à caractère personnel d'un utilisateur.

Si votre entreprise souhaite désactiver ou réactiver plusieurs participants en bloc de son compte Udemy Business, contactez notre équipe de support afin que nous vous aidions à coordonner le processus.

Pour obtenir de l'aide plus rapidement, nous vous recommandons de joindre à votre demande un fichier contenant les adresses e-mail des participants à désactiver ou à réactiver. L'image ci-dessous montre un exemple de format attendu pour ce fichier.

Remarque importante concernant les demandes de désactivation en bloc

Lorsque vous soumettez une demande de désactivation, veuillez préciser si vous souhaitez anonymiser les participants (supprimer complètement leurs informations de notre système) ou simplement les désactiver de votre compte Udemy Business.

Attention : si vous choisissez d'anonymiser les participants, leurs données à caractère personnel (PII) seront définitivement supprimées de votre compte. Il n'est pas possible de récupérer ces données par la suite. Cela signifie que l'historique d'apprentissage, les inscriptions aux cours ainsi que les comptes des participants ne pourront être restaurés ni réactivés.

Désactivation ou réactivation via la page Gérer les utilisateurs

Vous pouvez aussi désactiver ou réactiver les participants un par un via la page Gérer les utilisateurs. Vous trouverez les instructions détaillées dans les ressources ci-dessous.

• Désactivation d'utilisateurs
• Réactivation d'utilisateurs

Si vous souhaitez désactiver temporairement un utilisateur et le réintégrer ensuite à votre compte Udemy Business (ex. : employés en vacances prolongées, réintégration de sous-traitants), ou si vous devez annuler la désactivation (ex. : l'utilisateur a été désactivé par erreur), des options de réactivation sont disponibles.

• Lorsque l'utilisateur est réactivé, il conserve le rôle, les groupes et les autorisations qu'il détenait au moment de la désactivation et peut reprendre les cours là où il les avait laissés.

Remarque : Vous ne pouvez réactiver un compte utilisateur que s'il a été précédemment désactivé. Pour savoir qui est inactif, utilisez le filtre Désactivé dans le menu latéral de la page Gestion des utilisateurs. 

• Découvrez comment accéder à la page Gestion des utilisateurs.

Table des matières

• Comment réactiver un utilisateur dans votre compte Udemy Business
  • Comptes utilisant une adresse e-mail et un mot de passe pour la connexion
  • Exigences des pools de licences relatives à la réactivation d'utilisateurs
  • Comptes utilisant l'authentification unique pour la connexion
  • Comptes provisionnés via SCIM (System for Cross-domain Identity Management)
• Notifications de réactivation
• Réactivation des utilisateurs désactivés auxquels des licences Pro ont été attribuées (Udemy Business Pro uniquement)

Comment réactiver un utilisateur dans votre compte Udemy Business

Comptes utilisant une adresse e-mail et un mot de passe pour la connexion

1. Cliquez sur les ellipses (ou le menu d'actions) à droite du nom de l'utilisateur, puis sélectionnez Réactiver l'utilisateur.

2. Il vous sera demandé de confirmer la réactivation. Une fois l'utilisateur réactivé, celui-ci recevra automatiquement une nouvelle licence et pourra accéder à son compte comme avant.

Comptes utilisant l'authentification unique pour la connexion

Si vos utilisateurs accèdent à leur compte Udemy Business via l'authentification unique (SSO), ils ne seront pas réactivés de la même manière selon si vous avez activé ou non l'option de réactivation automatique dans vos paramètres d'authentification unique Udemy Business (voir ci-dessous).

• L'option de réactivation automatique est désactivée : vous devrez réactiver l'utilisateur dans votre fournisseur d'identité, mais également manuellement dans votre compte Udemy Business (en suivant les mêmes étapes que pour les comptes utilisant une connexion par authentification unique ou par une combinaison d'adresse e-mail et de mot de passe).
• L'option de réactivation automatique est activée : vous n'aurez besoin de réactiver l'utilisateur que dans votre fournisseur d'identité. L'utilisateur sera réactivé automatiquement lorsqu'il se connectera à nouveau à son compte Udemy Business via l'authentification unique.

Comptes provisionnés via SCIM (System for Cross-domain Identity Management)

Pour les comptes Udemy Business gérés via SCIM, vous devez réactiver l'utilisateur directement dans le fournisseur d'identité de votre organisation (si toutefois les données à caractère personnel de l'utilisateur n'ont pas été anonymisées). 

Exigences des pools de licences relatives à la réactivation d'utilisateurs

Les clients ayant créé des pools de licences sur leur compte Udemy Business doivent respecter plusieurs exigences lors de la réactivation d'utilisateurs. 

• En savoir plus sur les pools de licences.
• Découvrez comment assigner des pools de licences aux participants.

Les effets de la désactivation des utilisateurs sur les licences des pools de licences

Lorsque des utilisateurs sont désactivés, ils restent associés au pool de licences qui leur a été attribué initialement, mais ils n'utilisent plus les licences de ce pool. Les administrateurs peuvent gérer les attributions lorsqu'ils réactivent des utilisateurs. Ils peuvent garder le pool de licences initialement attribué ou en sélectionner un autre dans le menu déroulant sous l'option Gérer les licences.

Les utilisateurs peuvent uniquement être réactivés au sein des pools de licences qui ont des licences disponibles. Si aucune licence n'est disponible, vous pouvez soit augmenter la capacité du pool de licences, soit désactiver un utilisateur. Remarque : dans le cadre de la politique de licences Udemy, les licences peuvent uniquement être réassignées si l'utilisateur désactivé a quitté l'entreprise ou changé de rôle. Le recyclage de licences à mi-contrat n'est par ailleurs pas autorisé. (Il en va de même pour les comptes d'utilisateurs qui requièrent une connexion SSO ou sont gérés par SCIM.)

• Découvrez comment modifier un pool de licences.

Aucune licence disponible : expérience de l'administrateur

Si le pool de licences attribué à l'utilisateur avant sa désactivation n'a pas de licences disponibles pendant la réactivation, un message d'erreur s'affiche. Ce message signale à l'administrateur que la réactivation de l'utilisateur dans ce pool de licences est impossible sans l'ajout de licences disponibles. Les administrateurs peuvent également modifier le pool de licences au cours de la réactivation.

Aucune licence disponible : expérience de l'administrateur de groupe

Le pool de licences pour les administrateurs de groupe qui peuvent gérer les utilisateurs est automatiquement défini en fonction de leur autorisation à envoyer des invitations. Si ce pool de licences n'a pas de licences disponibles pendant la réactivation, un message d'erreur s'affiche. Ce message signale à l'administrateur de groupe que la réactivation de l'utilisateur est impossible sans l'ajout de licences disponibles. 

Notifications de réactivation

Vous pouvez également choisir d'envoyer une notification par e-mail à l'utilisateur réactivé pour l'informer qu'il peut à nouveau accéder à Udemy Business. Remarque : la langue de l'e-mail de confirmation correspond à celle définie pour le compte de l'utilisateur.

Réactivation des utilisateurs désactivés auxquels des licences Pro ont été attribuées (Udemy Business Pro uniquement) 

Si l'utilisateur désactivé s'était vu attribuer une licence Udemy Business Pro et qu'il a ensuite été réactivé, vous devrez réattribuer la licence Pro à l'utilisateur pour qu'il puisse accéder aux fonctionnalités Pro. 

Si vous avez acheté des licences Udemy Business Pro pour tous les utilisateurs du compte de votre organisation, lors de la réactivation d'un utilisateur, celui-ci recevra automatiquement une licence Pro s'il en reste des disponibles.

Découvrez comment attribuer et supprimer les licences Udemy Business Pro.

Une fois que l'utilisateur a été désactivé, si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer définitivement ses données à caractère personnel (c'est-à-dire anonymiser) afin de vous conformer au RGPD ou pour tout autre objectif similaire.

La suppression des données à caractère personnel permet d'anonymiser les informations sur l'utilisateur, mais l'historique d'utilisation de ces données est conservé à des fins de rapport. Cela signifie que le nombre d’inscriptions et de minutes de cours consommées sera inclus dans le nombre total d'inscriptions et de minutes de cours consommées de l’entreprise. Toutefois, les données ne seront pas liées au nom de l’utilisateur, aux groupes auxquels il a pu appartenir ou aux titres de cours qu'il a suivis. 

Comment supprimer les données d'un utilisateur (l'anonymiser)

Pour supprimer définitivement les données à caractère personnel d'un utilisateur, vous devez le désactiver. Pour savoir comment désactiver un utilisateur, cliquez ici. Pour les comptes gérés par SCIM (System for Cross-domain Identity Management), vous devez désactiver les participants (les déprovisionner) directement depuis votre répertoire Single Sign On (SSO) Active Directory.

Une fois le compte de l'utilisateur désactivé, vous pouvez utiliser le menu des actions à droite de la liste, et cliquer sur l'option Supprimer les données à caractère personnel de l'utilisateur du menu. Des instructions et des informations supplémentaires vous sont alors présentées sur la suppression des données à caractère personnel de l'utilisateur et vous devez cocher la case pour confirmer que vous avez compris.

Comment sélectionner plusieurs utilisateurs désactivés

Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs désactivés en cliquant sur la case à cocher à gauche de l'utilisateur désactivé. Vous avez ainsi la possibilité de supprimer les données à caractère personnel de plusieurs utilisateurs.

Comment s'affichent les utilisateurs anonymisés dans Udemy Business

La suppression des données à caractère personnel entraîne la suppression de toutes les informations personnelles de cet utilisateur, et remplace toutes les références à ces informations par une étiquette « Utilisateur anonyme » dans Udemy Business.

Le nombre total d'utilisateurs dont les données à caractère personnel ont été supprimées est affiché dans une notification sur la page Utilisateurs désactivés. Le filtre Utilisateurs désactivés est accessible dans la section Attribution de licence dans Gérer les utilisateurs.

Vous pouvez consulter les données agrégées dans les rapports sur les utilisateurs anonymes dont les données à caractère personnel ont été supprimées. Remarque : il n'existe aucun moyen de récupérer les données à caractère personnel des utilisateurs anonymisés ou de les lier aux cours et aux groupes. La suppression des données à caractère personnel est définitive.