Licences et autorisations

Cet article explique ce que sont les pools de licences et comment les administrateurs peuvent les utiliser pour définir un nombre de licences pour des services ou des équipes spécifiques. 

En quoi consistent les pools de licences ?

Les pools de licences sont une fonctionnalité qui permet aux administrateurs de site Udemy Business d'attribuer un nombre défini de licences à des utilisateurs spécifiques lors du processus d'invitation. Les administrateurs peuvent créer des pools de licences comprenant un nombre défini de licences associées à un service ou à une équipe, et assigner des utilisateurs actifs à un pool de licences désigné. Les administrateurs de groupe peuvent également être associés à des pools de licences afin qu'ils attribuent des licences à des utilisateurs à partir des pools en question.

Lorsqu'un administrateur de groupe invite un utilisateur à rejoindre Udemy Business, la licence de ce dernier provient du pool de licences géré par cet administrateur de groupe. De plus, les utilisateurs actifs peuvent être associés à un pool de licences.

• Découvrez comment créer et gérer des pools de licences.
• Découvrez comment attribuer des pools de licences aux participants.

Les pools de licences disposent des attributs ci-dessous.

• Nom : nom du pool de licences, choisi par l'administrateur. 
• Nombre de licences Enterprise : nombre maximum de licences Enterprise pouvant être attribuées aux utilisateurs depuis ce pool.
• Nombre de licences Pro : nombre maximum de licences Pro pouvant être attribuées aux utilisateurs (clients Pro uniquement) depuis ce pool.
• Licences utilisées : nombre de licences attribuées à des utilisateurs actifs. Lorsque les utilisateurs acceptent des invitations ou sont transférés vers des pools de licences, ce nombre augmente. Lorsque des utilisateurs sont désactivés ou transférés vers un autre pool, ce nombre diminue. 
• Licences restantes : nombre de licences pouvant encore être attribuées. Ce nombre représente la différence entre le nombre maximum de licences et le nombre de licences utilisées dans ce pool.

Le pool de licences par défaut

Lorsque vous créez un pool de licences pour la première fois, un pool de licences par défaut est généré automatiquement. Il s'affiche sur la page des pools de licences.

Le pool de licences par défaut est un espace qui centralise plusieurs actions et processus sur votre site Udemy Business. Voici ce qui se produit lors de la création du premier pool de licences :

• Tous les utilisateurs actifs sont associés au pool de licences par défaut.
• Tous les utilisateurs réactivés sont également affectés au pool de licences par défaut, sauf indication contraire lors de la réactivation.
• Les invitations en attente sont dirigées vers le pool de licences par défaut, sauf indication contraire sur la page des invitations en attente.
• Si SCIM (System for Cross-domain Identity Management) est activé, tous les utilisateurs provisionnés par le biais de SCIM sont automatiquement associés au pool de licences par défaut.
• Les administrateurs de groupe qui peuvent inviter des utilisateurs obtiennent automatiquement une autorisation d'accès au pool de licences par défaut.

De plus, le pool de licences par défaut est utilisé dans des processus où les utilisateurs sont créés sans invitation explicite, par exemple par le biais d'un domaine approuvé ou d'un provisionnement SCIM ou par authentification unique. Exception : si un pool de licences personnalisé est spécifié dans la demande de SSO ou SCIM.

Enfin, lorsqu'un pool de licences est supprimé, les licences disponibles et les utilisateurs associés du pool supprimé sont réattribués au pool de licences par défaut. De la même manière, les administrateurs de groupe qui pouvaient accéder au pool de licences supprimé reçoivent automatiquement l'autorisation d'accéder au pool de licences par défaut.

Les effets de la modification des licences d'abonnement sur le pool de licences

L'une des caractéristiques essentielles du pool de licences par défaut est sa capacité à s'adapter aux changements relatifs aux abonnements. Si vous modifiez le nombre de licences de votre abonnement au moment de son renouvellement, la limite de licences du pool de licences par défaut s'ajustera en conséquence.

Quelle est la différence entre les pools de licences et les groupes d'utilisateurs ? 

Les pools de licences et les groupes d'utilisateurs peuvent sembler similaires, mais ils comportent des différences notables. Les pools de licences et les groupes d'utilisateurs ne sont pas directement associés, même si les groupes peuvent être utilisés pour déplacer des utilisateurs actifs vers un pool de licences pendant la configuration du pool de licences. 

À l'aide d'exemples supplémentaires, le tableau ci-dessous montre les différences entre les pools de licences et les groupes d'utilisateurs.

Cet article explique comment les administrateurs peuvent inviter des participants, leur attribuer des pools de licences et suivre la disponibilité des licences dans les différentes unités d'une organisation. 

• En savoir plus sur les pools de licences.
• En savoir plus sur la création et la gestion de pools de licences.

Table des matières

• Inviter les utilisateurs via les pools de licences
• Attribuer des licences Pro
• Transférer des utilisateurs vers des pools de licences
• Voir les utilisateurs associés à des pools de licences

Inviter les utilisateurs via les pools de licences

Seuls les administrateurs Udemy Business bénéficient d'une visibilité et d'un contrôle sur les pools de licences. Ils peuvent consulter les informations relatives aux pools de licences telles que les limites, les autorisations d'invitations d'utilisateurs et les attributions de licences aux utilisateurs. De plus, les administrateurs peuvent sélectionner n'importe quel pool de licences lorsqu'ils invitent des utilisateurs. 

Les administrateurs de groupe, eux, n'ont pas de visibilité sur les informations relatives aux pools de licences. Cela découle des attributions automatiques de pools de licences lorsque les administrateurs de groupe sont autorisés à inviter et à désactiver des utilisateurs. De ce fait, toute invitation créée par un administrateur de groupe est associée au pool de licences désigné. Dans ce cas, lorsqu'un utilisateur accepte une invitation créée par un administrateur de groupe, les licences de cet utilisateur sont extraites du pool de licences depuis lequel l'administrateur de groupe est autorisé à envoyer des invitations. Cette approche garantit une gestion efficace des licences et une mise à jour en temps réel du nombre de licences restant.

• En savoir plus sur les invitations d'utilisateurs.

Attribuer des licences Pro

Avec l'introduction de pools de licences, les administrateurs de groupe peuvent attribuer des licences depuis le pool de licences pour lequel ils ont reçu une autorisation, et cela concerne tous les types de produits. Cela signifie que les administrateurs de groupe peuvent désormais attribuer des licences Udemy Business Pro à des utilisateurs actifs qu'ils gèrent ou à des utilisateurs qu'ils invitent. 

• En savoir plus sur l'attribution et la suppression des licences Udemy Business Pro.

Transférer des utilisateurs vers des pools de licences

Lorsqu'un pool de licences est créé, vous pouvez y déplacer des utilisateurs au moment de sa création et après sa configuration.

Pour transférer des utilisateurs actifs vers un pool de licences, suivez les indications ci-dessous.

1. Accédez à l'onglet des pools de licences depuis l'option Gérer les licences. Cette option est disponible dans le menu déroulant Gérer les utilisateurs, situé à gauche des Outils d'administration.
2. Sélectionnez le pool de licences que vous souhaitez attribuer aux utilisateurs en cliquant sur l'icône représentant trois points située à côté du nom du pool de licences. Ensuite, sélectionnez l'action Modifier le pool de licences.

3. Vous pouvez effectuer cette action en déplaçant les utilisateurs individuellement ou en sélectionnant un groupe d'utilisateurs. 

4. Commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs que vous souhaitez déplacer vers ce pool de licences. La liste ci-dessous se met à jour à mesure que vous saisissez le nom, puis affiche les résultats pertinents. Une fois que vous avez identifié l'utilisateur ou le groupe souhaité, sélectionnez-le. Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire.

• • • • • Remarque : les pools de licences et les groupes d'utilisateurs ne sont pas directement associés, même si les groupes peuvent être utilisés pour déplacer des utilisateurs actifs vers un pool de licences pendant la configuration du pool de licences. L'ajout d'un groupe est une action ponctuelle qui ajoute uniquement les membres actuels du groupe.

5. Une fois cette étape terminée, cliquez sur Suivant .
6. Dans la prochaine étape, un résumé de la page des pools de licence  mis à jour s'affichera. Le nombre de licences disponibles utilisées dans le pool en question est mis à jour et tient compte des utilisateurs que vous venez d'ajouter. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la mise à jour des pools de licences.
   
7. Une notification de confirmation s'affiche également en bas de la page pour indiquer que le processus est terminé.

Si le nombre d'utilisateurs sélectionné est supérieur au nombre de licences disponibles dans le pool de licences choisi, un message d'avertissement s'affiche. Ce message vous invitera à ajuster la limite de licences du pool sélectionné ou à sélectionner moins d'utilisateurs. 

Voir les utilisateurs associés à des pools de licences

Les administrateurs Udemy Business peuvent voir les utilisateurs associés aux pools de licences à tout moment, soit en utilisant le filtre des pools de licences dans la section Gérer les utilisateurs, soit sur la page des pools de licences.

Dans la section Gérer les utilisateurs :

1. Sélectionnez Tous les utilisateurs ou Utilisateurs sous licence dans le menu des outils d'administration.

2. Sélectionnez le pool de licences souhaité dans le filtre des pools de licences.

3. La liste des utilisateurs est filtrée et s'affiche en fonction du pool de licences sélectionné.

Sur la page des pools de licences :

1. Accédez à l'onglet des pools de licences depuis l'option Gérer les licences dans le menu déroulant Gérer les utilisateurs, situé à gauche des Outils d'administration.
2. Sélectionnez le pool de licences que vous souhaitez attribuer aux utilisateurs en cliquant sur l'icône représentant trois points située à côté du nom du pool de licences. Ensuite, sélectionnez l'option Afficher les membres. 

3. La liste des utilisateurs est filtrée et s'affiche en fonction du pool de licences sélectionné.

Cet article explique comment les administrateurs peuvent gérer de manière efficace les licences de leur compte Udemy Business en créant des pools de licences. 

• En savoir plus sur les pools de licences.
• Découvrez comment attribuer des pools de licences aux participants.

Table des matières

• Créer des pools de licences
• Modifier et supprimer des pools de licences
• Autoriser les utilisateurs à envoyer des invitations depuis les pools de licences
• Différence entre le statut de membre et les autorisations pour les pools de licences
• Statut de membre et autorisations pour les administrateurs de groupes

Créer des pools de licences

Pour utiliser les fonctionnalités de gestion et d'attribution des licences associées aux pools de licences, commencez par suivre ces deux étapes essentielles. 

1. Créez des pools de licences pour attribuer les licences disponibles.
2. Donnez accès à ces pools de licences à des administrateurs de groupes et autorisez-les à en inviter d'autres.

Dans cette section, nous allons détailler la première étape.

Pour créer un pool de licences, suivez les indications ci-dessous.

1. Accédez à l'option des pools de licences depuis le menu déroulant Gérer les utilisateurs, situé à gauche des Outils d'administration.

2. Cliquez sur le bouton Créer un pool de licences.

3. Saisissez les informations suivantes:
   
   
   
   • Nom : attribuez un nom à votre pool de licences.
   • Sélectionnez des administrateurs de groupes pour gérer ce pool : sélectionnez à quels administrateurs vous souhaitez donner l'autorisation de gérer des licences pour ce pool.
     
     
     4. Déplacez des utilisateurs vers ce pool de licences : saisissez les noms des utilisateurs, leurs adresses e-mail ou leurs groupes pour les déplacer vers ce pool de licences. Cette étape est facultative.
     
     
     • Attribuez des licences à ce pool : vous pouvez saisir ici le nombre de licences que vous souhaitez attribuer à ce pool. 
     • Licences Enterprise : saisissez le nombre de licences Enterprise à attribuer aux utilisateurs. Veuillez noter que ce nombre représente la limite de licences de ce pool. La valeur maximale acceptée dans ce champ correspond au nombre de licences Enterprise disponibles dans l'abonnement Enterprise principal.
     Licences Pro : saisissez le nombre de licences Pro pouvant être attribuées aux utilisateurs. Cette information est uniquement visible pour les clients disposant d'un abonnement Pro. Ce nombre représente la limite de licences de ce pool. La valeur maximale acceptée dans ce champ correspond au nombre de licences Pro disponibles dans l'abonnement Pro principal. Remarque : vous ne pouvez pas ajouter plus de licences Pro que de licences Enterprise dans un pool de licences.
     
     5. Une fois que vous avez saisi les informations requises et selon la manière dont vous les aurez saisies, l'un des trois encarts d'informations suivants peut s'afficher :
     
     5a.  L'encart d'informations ci-dessous s'affiche lorsque vous n'avez renseigné aucun nombre dans les champs qui se trouvent sous « Attribuer des licences à ce pool », mais que vous avez ajouté des utilisateurs. Le système les a préremplis à votre place.
     
     5b. Sinon, un encart jaune s'affiche lorsque votre pool ne contient pas de licences disponible. Des licences issues d'autres pools concernés seront transférées pour permettre la modification.
     
     5c. Enfin, un encart jaune, plus petit, s'affiche lorsqu'une modification a été apportée aux nombres précédemment saisis dans les champs d'entrée, en raison de la sélection de l'utilisateur.
     
     
     
     
     

     6. Vous verrez un résumé final des gestionnaires de pool et un aperçu du nombre de licences Enterprise/Pro configurées pour le pool créé.  Si vous avez choisi de déplacer des utilisateurs depuis d'autres pools de licences, vous verrez les changements sur ces pools

     Enfin, cliquez sur Créer pour créer votre pool de licences. 

     Après avoir créé le pool de licences, vous pouvez autoriser les administrateurs de groupe à envoyer des invitations pour ce pool. Cela leur permet d'attribuer des licences directement depuis ce pool de licences. Vous pouvez également déplacer les utilisateurs actifs vers ce pool de licences pour refléter de manière plus exacte le nombre de licences disponibles dans le pool en question en le modifiant.

Modifier et supprimer des pools de licences

Pour supprimer un pool de licences, modifier son nom ou mettre à jour sa limite de licences, cliquez sur l'icône représentant trois points située à côté du nom du pool de licences. Ensuite, sélectionnez l'action souhaitée. 

• Lorsque vous sélectionnez l'option Modifier le pool de licences, vous pouvez définir les paramètres suivants, semblables à ceux de l'étape de création.

1. Saisissez les informations suivantes :

• Nom : saisissez le nouveau nom de ce pool si vous souhaitez le modifier. Seuls des noms uniques sont acceptés pour cette mise à jour.
• Sélectionnez les administrateurs de groupe pour gérer ce pool : ajoutez ou supprimez les administrateurs de groupe chargés de gérer le pool. 

2. Recherchez des utilisateurs ou des groupes : vous pouvez ici saisir les utilisateurs ou les groupes que vous souhaitez ajouter à ce pool de licences. 

Attribuer des licences à ce pool : 

• Licences Enterprise : lorsque vous augmentez la limite de licences, le nombre de licences ajouté doit être disponible dans le Pool par défaut. Lorsque vous réduisez la limite de licences, le nombre de licences ne peut pas être inférieur au nombre d'utilisateurs actifs dans le pool de licences.
• Licences Pro : voir ci-dessus.

Vous verrez une synthèse des utilisateurs à ajouter avant de passer à l'étape suivante.

3. Consultez le résumé de vos modifications pour le pool de licences en un coup d'œil. Une fois que vous êtes satisfait de la nouvelle attribution et des pools concernés, cliquez sur Enregistrer.   

• Lorsque vous sélectionnez l'option Supprimer le pool de licences, les licences disponibles et les utilisateurs associés du pool supprimé seront attribués au pool de licences par défaut. 

Autoriser les utilisateurs à envoyer des invitations depuis les pools de licences 

Une fois les pools de licences créés et les licences réparties, il est temps de donner des accès aux utilisateurs qui assigneront ces licences et enverront des invitations à d'autres personnes. Vous pouvez également accorder des autorisations aux utilisateurs lors de la création ou de la modification d'un groupe de licences. Cette autorisation est uniquement disponible pour les administrateurs de groupe.

• Découvrez comment gérer les rôles et autorisations dans votre compte Udemy Business. 

Lorsque vous sélectionnez cette option, un menu déroulant s'affiche. Vous pouvez alors préciser le pool de licences dans lequel cet administrateur de groupe peut récupérer des licences et assigner des licences aux utilisateurs. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.

Différence entre le statut de membre et les autorisations liées aux pools de licences

Statut de membre : lorsqu'un utilisateur actif est transféré vers un pool de licences ou qu'il rejoint Udemy Business suite à l'invitation envoyée par un administrateur de groupe, ses licences sont attribuées depuis ce pool, ce qui fait de cet utilisateur un membre. Nous appelons également les membres des utilisateurs associés à un pool de licences. Les administrateurs peuvent voir les utilisateurs associés aux pools de licences à tout moment, soit en utilisant le filtre du pool de licences dans la section Gérer les utilisateurs, soit sur la page des pools de licences.

• Découvrez comment attribuer des pools de licences aux participants.

Autorisations : lorsqu'un administrateur donne à un administrateur de groupe l'autorisation d'attribuer des licences et d'inviter des utilisateurs depuis un pool de licences, cet administrateur de groupe peut inviter des utilisateurs et attribuer des licences depuis ce pool de licences. Les administrateurs peuvent consulter les autorisations d'un administrateur de groupe en sélectionnant l'option Modifier le rôle et les autorisations correspondant à l'utilisateur en question, dans la section Gérer les utilisateurs.

Exemple : le compte Udemy Business d'une organisation comprend un groupe « Marketing » qui a deux administrateurs de groupe. L'administrateur de groupe A pourrait inviter des utilisateurs d'un pool de licences intitulé « Amérique du Nord » et l'administrateur de groupe B pourrait inviter des utilisateurs d'un pool de licences intitulé « EMEA ». Le groupe « Marketing » pourrait être utilisé pour assigner des cours de marketing, mais les deux pools de licences sont utilisés pour assigner les licences payées par deux entités régionales différentes.

Statut de membre et autorisations pour les administrateurs de groupes

Les administrateurs de groupe peuvent être autorisés à gérer un seul pool de licences et en tant qu'utilisateurs, ils ne peuvent être associés qu'à un seul pool de licences. Veuillez noter que ces pools de licences ne sont pas nécessairement les mêmes. Par exemple, un administrateur de groupe peut être membre du pool de licences Apprentissage et développement et être autorisé à envoyer des invitations depuis le pool de licences Ventes. 

Cet article explique comment les administrateurs peuvent gérer et consulter le nombre de licences utilisées dans leur abonnement Udemy Business depuis la page Aperçu de l'abonnement.

• Découvrez comment ajouter des licences à votre compte Udemy Business. 
• Découvrez comment gérer des licences pour votre compte Udemy Business. 

Accéder à l'Aperçu de l'abonnement

Pour accéder à votre Aperçu de l'abonnement, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte Udemy Business.
2. Cliquez sur Gérer en haut à droite de la page, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant.
   
   
3. Sur la barre latérale, vous verrez une section intitulée Attribution des licences et Aperçu de l'abonnement, qui comprend un résumé du nombre de licences restantes pour votre compte.
   
   

Consulter les licences de l'Abonnement Team

Pour les comptes associés à un Abonnement Team, la barre latérale indique également le nombre de licences restantes et comment passer à un Abonnement Enterprise. 

Cliquez sur Aperçu de l'abonnement pour voir le nombre de licences de l'Abonnement Team que vous avez déjà utilisées. 

Consulter les licences de l'Abonnement Enterprise

Cliquez sur Aperçu de l'abonnement pour voir le nombre de licences de l'Abonnement Enterprise que vous avez déjà utilisées. Vous trouverez également des informations plus détaillées sur Udemy Business Pro et un bouton vous permettant de demander des licences Pro.

Consulter les licences Udemy Business Pro

Pour les comptes Udemy Business Pro, vous verrez le nombre de licences Enterprise et Pro restantes dans la barre latérale.

Cliquez sur Aperçu de l'abonnement pour voir le nombre de licences de l'Abonnement Enterprise et Pro que vous avez déjà utilisées.

Cliquez sur Gérer les licences pour accéder à la gestion des utilisateurs pour votre compte.

Si vous souhaitez acheter d'autres licences, découvrez comment ajouter des licences à votre compte. 

Vous pouvez ajouter facilement des licences à votre compte Udemy Business afin de continuer à offrir des opportunités d'apprentissage à vos employés. Cet article explique comment ajouter des licences à votre compte disposant d'un Abonnement Team ou Enterprise, et comment passer à un compte Abonnement Enterprise.

Administrateurs des abonnements Enterprise et Udemy Business Pro

Si vous êtes administrateur d'un abonnement Enterprise ou Udemy Business Pro et que vous devez acheter des licences supplémentaires, contactez directement votre responsable des comptes ou demandez de l'aide à notre équipe de support.

Pour commencer à soumettre une demande d'assistance à notre équipe de support via notre formulaire de contact, sélectionnez « Administrateur », « Administration du compte », « Licences, facturation et renouvellements », puis « Acheter d'autres licences ».

Administrateurs d'un abonnement Team

Si vous êtes administrateur d'un abonnement Team, suivez les instructions ci-dessous pour ajouter des licences à votre compte. 

Remarque : Le prix total d'un abonnement Team est calculé au prorata en fonction de la date du jour et de la date de fin de votre abonnement annuel.

Comment acheter plus de licences pour votre abonnement Team

1. Cliquez sur Gérer dans le coin supérieur droit de votre écran. 

2. Sous Paramètres, cliquez sur Facturation.

3. Sous Abonnement, cliquez sur Acheter plus de licences pour votre abonnement Team. Puis, suivez les instructions pour effectuer votre paiement. Vous pourrez acheter jusqu'à 20 licences dans votre compte disposant d'un abonnement Team.

Comment passer de l'abonnement Team à l'abonnement Enterprise

Si vous souhaitez acheter plus de 20 licences, suivez les instructions ci-dessous pour passer à notre abonnement Enterprise. 

Organisations avec un abonnement Team : Remplissez le formulaire de mise à niveau de l'abonnement Enterprise. Un membre de notre équipe de vente vous contactera pour répondre à votre demande. 

Organisations avec un abonnement Team au Japon : Une procédure distincte est nécessaire pour passer à notre abonnement Enterprise au Japon. Remplissez notre formulaire de contact pour entrer en relation avec notre agent commercial au Japon. 

• Merci de préciser que vous demandez une mise à niveau de l'abonnement Team.

Cet article explique comment les administrateurs et les administrateurs de groupe Udemy Business peuvent inviter de nouveaux participants à rejoindre leur compte et indique les étapes qu'ils peuvent suivre en cas de non-réception des invitations.

Table des matières

• Comment inviter des utilisateurs ?
• Comment inviter des utilisateurs en utilisant leurs adresses e-mail individuelles
• Comment inviter des utilisateurs via l'importation par lots à partir d'un fichier CSV
• Inviter des utilisateurs et attribuer une licence Udemy Pro
• Choix d'une langue pour vos invitations et ajout d'un message personnalisé
• Inscrire sur liste verte des e-mails
• Comment les utilisateurs acceptent-ils leurs invitations ?
• Invitations et utilisation des licences
• Que faire si les utilisateurs ne reçoivent pas les invitations ? 
• Invitations en attente et renvoi d'invitations
• Renvoi de plusieurs invitations
• Comptes avec authentification unique (SSO, Single sign-on)
• Comptes SCIM (System for Cross-Domain Management)

Comment inviter des utilisateurs ?

Pour inviter de nouveaux utilisateurs, accédez à l'onglet Gérer en haut à droite de votre compte, puis cliquez sur Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant. Pour inviter des utilisateurs, il est possible d'utiliser leurs adresses e-mail individuelles ou d'importer les utilisateurs par lots à partir d'un fichier CSV (remarque : seuls les administrateurs peuvent utiliser l'option d'importation de fichier CSV).

1. Cliquez sur le bouton Inviter de nouveaux utilisateurs
2. Cliquez sur les adresses e-mail individuelles pour inviter des personnes une par une.
3. Pour importer des utilisateurs par lot à partir d'un fichier CSV, cliquez sur Importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Remarque : pour le moment, seuls les administrateurs ont accès à la fonctionnalité d'importation de fichier CSV.

Comment inviter des utilisateurs en utilisant leurs adresses e-mail individuelles

1. Accédez à la page Gérer les utilisateurs et cliquez sur le bouton Inviter de nouveaux utilisateurs.
2. Ensuite, ajoutez des adresses e-mail individuelles pour inviter des personnes une par une.

3. Concernant les clients ayant créé des pools de licences pour leur site Udemy Business :

• • Pour les administrateurs : Sélectionnez le pool de licences depuis lequel doivent provenir les licences des utilisateurs invités.

4. Concernant les clients ayant acheté Udemy Business Pro pour attribuer des licences Pro :

• • Si vous souhaitez attribuer une licence Udemy Business Pro aux utilisateurs invités, cochez la case « Licence Pro » sous Sélectionner la licence supplémentaire. Les participants sélectionnés auront ainsi automatiquement accès aux fonctionnalités d'Udemy Business Pro lorsqu'ils acceptent l'invitation à rejoindre Udemy Business.

5. Si vous souhaitez ajouter l'utilisateur ou les utilisateurs invités à des groupes spécifiques, sélectionnez ces groupes dans la liste.

6. Enfin, choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez envoyer votre invitation et ajoutez un message personnalisé si vous le souhaitez (voir plus bas pour plus d'informations). Cliquez sur Envoyer des invitations.

Comment inviter des utilisateurs via l'importation par lots à partir d'un fichier CSV

• Découvrez comment ajouter et gérer des utilisateurs en important des fichiers CSV.

Inviter des utilisateurs et attribuer une licence Udemy Pro

• Découvrez comment attribuer et supprimer les licences Udemy Business Pro.

Choix d'une langue pour vos invitations et ajout d'un message personnalisé

Les administrateurs et les administrateurs de groupe peuvent choisir la langue des invitations qu'ils envoient et ajouter un message personnalisé s'ils le souhaitent. 

• Notez que si le modèle d'invitation est localisé dans la langue que vous avez choisie, le message personnalisé que vous ajoutez ne sera pas traduit dans une autre langue.

Une fois la langue choisie, l'invitation et les rappels subséquents seront envoyés dans cette langue à l'utilisateur invité.

Si vous choisissez d'ajouter un message personnalisé, celui-ci apparaîtra en haut de l'invitation.

Inscrire sur liste verte des e-mails

Si le pare-feu de votre entreprise est plutôt restrictif (c'est-à-dire s'il bloque certains sites fréquemment utilisés), il vous faudra inscrire sur liste verte certains e-mails Udemy Business afin de garantir la réception des e-mails d'invitation et le fonctionnement de la fonction de réinitialisation du mot de passe. Découvrez-en plus sur l'inscription sur liste verte des domaines et des sous-domaines d'envoi d'emails pour Udemy Business.

Comment les utilisateurs acceptent-ils leurs invitations ?

Les utilisateurs invités reçoivent par e-mail une invitation à rejoindre Udemy Business. L'objet de l'e-mail inclut le nom du compte Udemy Business de votre entreprise. Par exemple : Invitation à rejoindre le compte de Entreprise. L'e-mail d'invitation est envoyé à partir d'une adresse e.udemymail.com, devant laquelle s'affiche également l'adresse e-mail de l'administrateur qui envoie l'invitation. Par exemple, jean.dupond@entreprise.com via e.udemymail.com.

Après avoir invité des utilisateurs à rejoindre votre compte, un e-mail d'invitation leur est envoyé automatiquement. L'e-mail associe les utilisateurs à votre compte Udemy Business, sur lequel ils peuvent saisir leur nom et leur adresse e-mail et créer un mot de passe. Les utilisateurs seront invités à valider leurs informations de compte via un e-mail de vérification contenant un lien, qui expire au bout d'une heure*. Une fois leur compte activé via un e-mail de vérification, ils peuvent se connecter pour la première fois et commencer leur apprentissage.  Si un utilisateur ne répond pas à l'e-mail d'invitation sous 48 heures, le système lui envoie automatiquement un rappel.  

*Remarque : les personnes utilisant l'authentification unique (SSO)/System for Cross-Domain Management (SCIM) ne seront pas soumis à ce processus de vérification. 

Invitations et utilisation des licences

Les invitations ne consomment pas de licence tant que l'utilisateur ne s'est pas inscrit à son compte. Si une licence n'est plus disponible au moment où l'utilisateur tente de s'inscrire, ce dernier sera redirigé vers une page de message d'erreur. Sur la page de message d'erreur, il lui sera demandé de contacter l'administrateur qui l'a invité pour obtenir de l'aide supplémentaire.

Concernant les clients ayant acheté des licences Udemy Business Pro pour tous leurs utilisateurs, des licences Pro seront automatiquement attribuées aux utilisateurs lorsque ceux-ci acceptent les invitations ou s'authentifient via SSO/SCIM.

Que faire si les utilisateurs ne reçoivent pas les invitations ? 

Si vos utilisateurs ne reçoivent pas leur invitation à rejoindre votre compte par e-mail, demandez-leur de vérifier leur dossier des courriers indésirables. S'ils ne reçoivent toujours par d'e-mail d'invitation alors que votre entreprise a inscrit sur liste verte les adresses e-mail Udemy Business, demandez-leur de contacter directement notre équipe de support pour obtenir de l'aide supplémentaire.

Invitations en attente et renvoi d'invitations

Pour afficher la page Invitations en attente, cliquez sur Invitations en attente en haut à gauche de l'écran Gérer les utilisateurs.

Sur la page Invitations en attente, vous pouvez voir les utilisateurs qui n'ont pas encore accepté leur invitation et renvoyer ou annuler des invitations pour des utilisateurs spécifiques en cliquant sur l'icône correspondante. Vous pouvez également renvoyer les invitations en attente à tous les utilisateurs en même temps en cliquant sur Tout renvoyer en haut à droite de la page.

Le nom de la personne ayant envoyé l'invitation s'affiche également dans les invitations en attente si elle a envoyé des invitations individuelles ou téléchargé par lot les adresses e-mail des utilisateurs en important un fichier CSV.  Si vous avez envoyé l'invitation à l'utilisateur, la mention « Invité par moi » s'affiche.

Renvoi de plusieurs invitations

Pour renvoyer plusieurs invitations, vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs en cliquant sur la case à cocher à gauche. Une fois la sélection effectuée, un panneau dans lequel vous pouvez renvoyer ou annuler plusieurs invitations s'affiche.

Remarque : Internet Explorer ne permet pas de copier des champs Excel et de les coller dans l'outil d'invitation des utilisateurs. Les utilisateurs doivent utiliser Chrome ou un autre navigateur.  

Comptes avec authentification unique (SSO, Single sign-on)

Si vous avez configuré l'authentification unique et activé le provisionnement automatique pour l'authentification unique dans vos paramètres, vous pouvez accorder à vos utilisateurs l'accès à Udemy Business dans le fournisseur d'identité de votre entreprise. Vous n'avez pas besoin d'inviter les utilisateurs à votre compte un par un ni de les importer à partir d'un fichier CSV.

Toutefois, si le provisionnement automatique est désactivé, vous devez utiliser les méthodes ci-dessus pour inviter des utilisateurs (en plus du provisionnement de l'accès par le biais de votre répertoire d'authentification automatique).

Comptes SCIM (System for Cross-Domain Management)

Si vous avez activé le provisionnement SCIM, vous pouvez accorder à vos utilisateurs l'accès à Udemy Business dans le fournisseur d'identité de votre entreprise et vous n'avez pas besoin d'inviter un par un les utilisateurs.

Les administrateurs de groupe aident à créer une implication efficace dans l'apprentissage à travers l'entreprise. Nous pensons que l'apprentissage se fait le mieux lorsque les responsables d'équipe ou les personnes directement concernées par les objectifs d'apprentissage des employés peuvent aider à faire progresser l'apprentissage. Cet article explique ce que les administrateurs de groupe peuvent faire, en comparaison avec les administrateurs.

• Remarque : La fonctionnalité Administrateur de groupe n'est disponible qu'avec l'abonnement Enterprise. 

Que peuvent faire les administrateurs de groupe ?

La fonctionnalité Administrateur de groupe permet aux chefs d'équipe et aux responsables d'orienter les participants vers les cours adaptés à leur développement professionnel. Les administrateurs de groupe peuvent également voir les rapports et les informations concernant leurs groupes, assigner des cours au sein de leurs groupes, gérer les utilisateurs de leurs groupes et inviter de nouveaux utilisateurs s'ils en ont l'autorisation.  

Les groupes peuvent avoir plusieurs administrateurs de groupe et les administrateurs peuvent choisir d'autoriser les administrateurs de groupe à désactiver des utilisateurs et à en inviter aux groupes qu'ils gèrent.

Les administrateurs de groupe pour lesquels l'autorisation Inviter/Désactiver n'est pas définie peuvent :

• Attribuer des cours aux utilisateurs et groupes, pour les groupes qu'ils gèrent
• Assigner des parcours d'apprentissage aux utilisateurs et aux groupes pour les groupes qu'ils gèrent
• Afficher l'activité d'apprentissage des utilisateurs dans les groupes qu'ils gèrent
• Inviter les utilisateurs aux groupes qu'ils gèrent, si l'utilisateur possède déjà une licence Udemy Business
• Supprimer des utilisateurs des groupes qu'ils gèrent

Les administrateurs de groupe avec autorisation d'invitation/désactivation peuvent effectuer toutes les actions ci-dessus, mais également :

• Inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre l'organisation via le bouton Inviter de nouveaux utilisateurs, pour les groupes qu'ils gèrent.
• Inviter des utilisateurs par lot à partir du téléchargement d'un fichier CSV
• Afficher les invitations en attente pour les groupes qu'ils gèrent en accédant à l'onglet Invitations en attente
• Afficher les utilisateurs désactivés dans les groupes qu'ils gèrent en accédant à l'onglet Utilisateurs désactivés
• Désactiver des utilisateurs de l'organisation, via les groupes qu'ils gèrent 

Pour connaître la procédure permettant d'inviter des utilisateurs sur votre compte Udemy Business et renvoyer des invitations en attente, veuillez cliquer ici.

Autorisations détaillées de l'administrateur de groupe :

Les administrateurs de groupe peuvent-ils changer de rôle pour redevenir des utilisateurs ?

Non, vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle. Pour modifier son propre rôle, un administrateur de groupe doit contacter un administrateur.

Les administrateurs de groupe peuvent-ils afficher les informations d'utilisateurs extérieurs aux groupes qu'ils gèrent ?

Non, les administrateurs de groupe ont accès uniquement aux utilisateurs des groupes qu'ils gèrent.

Les administrateurs de groupe peuvent-ils tous renvoyer des invitations en attente ?

Non, les administrateurs de groupe peuvent afficher et renvoyer des invitations en attente seulement s'ils disposent des autorisations pour inviter et désactiver des utilisateurs des groupes qu'ils gèrent.

Les administrateurs de groupe peuvent-ils tous par défaut inviter et désactiver des utilisateurs des groupes qu'ils gèrent ?

Non, les administrateurs doivent sélectionner cette autorisation pour les administrateurs de groupe lorsqu'ils définissent un administrateur pour un groupe, ou lorsqu'ils modifient les autorisations ou rôles des utilisateurs au sein de groupes. 

Qui peut accéder au registre d'appartenance aux groupes ?

Les administrateurs peuvent accéder au registre d'appartenance aux groupes pour tous les groupes. Les administrateurs de groupe peuvent accéder au registre d'appartenance aux groupes uniquement pour les groupes dont ils sont administrateurs de groupe. 

• Découvrez comment accéder au registre d'appartenance aux groupes et comment le consulter.