Cet article explique comment les administrateurs et les administrateurs de groupe Udemy Business peuvent inviter de nouveaux participants à rejoindre leur compte et indique les étapes qu'ils peuvent suivre en cas de non-réception des invitations.
Table des matières
- Comment inviter des utilisateurs ?
- Comment inviter des utilisateurs en utilisant leurs adresses e-mail individuelles
- Comment inviter des utilisateurs via l'importation par lots à partir d'un fichier CSV
- Choix d'une langue pour vos invitations et ajout d'un message personnalisé
- Inscrire sur liste verte des e-mails
- Comment les utilisateurs acceptent-ils leurs invitations ?
- Invitations et utilisation des licences
- Que faire si les utilisateurs ne reçoivent pas les invitations ?
- Invitations en attente et renvoi d'invitations
- Renvoi de plusieurs invitations
- Comptes avec authentification unique (SSO, Single sign-on)
- Comptes SCIM (System for Cross-Domain Management)
Comment inviter des utilisateurs ?
Pour inviter de nouveaux utilisateurs, accédez à l'onglet Gérer en haut à droite de votre compte, puis cliquez sur Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant. Pour inviter des utilisateurs, il est possible d'utiliser leurs adresses e-mail individuelles ou d'importer les utilisateurs par lots à partir d'un fichier CSV (remarque : seuls les administrateurs peuvent utiliser l'option d'importation de fichier CSV).
- Cliquez sur le bouton Inviter de nouveaux utilisateurs
- Cliquez sur les adresses e-mail individuelles pour inviter des personnes une par une.
- Pour importer des utilisateurs par lot à partir d'un fichier CSV, cliquez sur Importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Remarque : pour le moment, seuls les administrateurs ont accès à la fonctionnalité d'importation de fichier CSV.
Comment inviter des utilisateurs en utilisant leurs adresses e-mail individuelles
- Accédez à la page Gérer les utilisateurs et cliquez sur le bouton Inviter de nouveaux utilisateurs.
- Ensuite, cliquez sur Adresses e-mail individuelles pour inviter des personnes une par une.
- Pour ajouter un utilisateur à un groupe particulier, cochez la case Ajouter cet utilisateur à un groupe.
- Sélectionnez les groupes appropriés.
3. Enfin, choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez envoyer votre invitation et ajoutez un message personnalisé si vous le souhaitez (voir plus bas pour plus d'informations).
Comment inviter des utilisateurs via l'importation par lots à partir d'un fichier CSV
- Découvrez comment les administrateurs peuvent ajouter et gérer des utilisateurs à l'aide de la fonction d'importation de fichier CSV.
Choix d'une langue pour vos invitations et ajout d'un message personnalisé
Les administrateurs et les administrateurs de groupe peuvent choisir la langue des invitations qu'ils envoient et ajouter un message personnalisé s'ils le souhaitent.
- Notez que si le modèle d'invitation est localisé dans la langue que vous avez choisie, le message personnalisé que vous ajoutez ne sera pas traduit dans une autre langue.
Une fois la langue choisie, l'invitation et les rappels subséquents seront envoyés dans cette langue à l'utilisateur invité.
Si vous choisissez d'ajouter un message personnalisé, celui-ci apparaîtra en haut de l'invitation.
Inscrire sur liste verte des e-mails
Si le pare-feu de votre entreprise est plutôt restrictif (c'est-à-dire s'il bloque certains sites fréquemment utilisés), il vous faudra inscrire sur liste verte certains e-mails Udemy Business afin de garantir la réception des e-mails d'invitation et le fonctionnement de la fonction de réinitialisation du mot de passe. Découvrez-en plus sur l'inscription sur liste verte des domaines et des sous-domaines d'envoi d'emails pour Udemy Business.
Comment les utilisateurs acceptent-ils leurs invitations ?
Les utilisateurs invités reçoivent par e-mail une invitation à rejoindre Udemy Business. L'objet de l'e-mail inclut le nom du compte Udemy Business de votre entreprise. Par exemple : Invitation à rejoindre le compte de Entreprise. L'e-mail d'invitation est envoyé à partir d'une adresse e.udemymail.com, devant laquelle s'affiche également l'adresse e-mail de l'administrateur qui envoie l'invitation. Par exemple, jean.dupond@entreprise.com via e.udemymail.com.
Après avoir invité des utilisateurs à rejoindre votre compte, un e-mail d'invitation leur est envoyé automatiquement. L'e-mail associe les utilisateurs à votre compte Udemy Business, sur lequel ils peuvent saisir leur nom et leur adresse e-mail et créer un mot de passe. Les utilisateurs seront invités à valider leurs informations de compte via un e-mail de vérification contenant un lien, qui expire au bout d'une heure*. Une fois leur compte activé via un e-mail de vérification, ils peuvent se connecter pour la première fois et commencer leur apprentissage. Si un utilisateur ne répond pas à l'e-mail d'invitation sous 48 heures, le système lui envoie automatiquement un rappel.
*Remarque : les personnes utilisant l'authentification unique (SSO)/System for Cross-Domain Management (SCIM) ne seront pas soumis à ce processus de vérification.
Invitations et utilisation des licences
Les invitations ne consomment pas de licence tant que l'utilisateur ne s'est pas inscrit à son compte. Si une licence n'est plus disponible au moment où l'utilisateur tente de s'inscrire, ce dernier sera redirigé vers une page de message d'erreur. Sur la page de message d'erreur, il lui sera demandé de contacter l'administrateur qui l'a invité pour obtenir de l'aide supplémentaire.
Concernant les clients ayant acheté des licences Udemy Business Pro pour tous leurs utilisateurs, des licences Pro seront automatiquement attribuées aux utilisateurs lorsque ceux-ci acceptent les invitations ou s'authentifient via SSO/SCIM.
Que faire si les utilisateurs ne reçoivent pas les invitations ?
Si vos utilisateurs ne reçoivent pas leur invitation à rejoindre votre compte par e-mail, demandez-leur de vérifier leur dossier des courriers indésirables. S'ils ne reçoivent toujours par d'e-mail d'invitation alors que votre entreprise a inscrit sur liste verte les adresses e-mail Udemy Business, demandez-leur de contacter directement notre équipe de support pour obtenir de l'aide supplémentaire.
Invitations en attente et renvoi d'invitations
Pour afficher la page Invitations en attente, cliquez sur Invitations en attente en haut à gauche de l'écran Gérer les utilisateurs.
Sur la page Invitations en attente, vous pouvez voir les utilisateurs qui n'ont pas encore accepté leur invitation et renvoyer ou annuler des invitations pour des utilisateurs spécifiques en cliquant sur l'icône correspondante. Vous pouvez également renvoyer les invitations en attente à tous les utilisateurs en même temps en cliquant sur Tout renvoyer en haut à droite de la page.
Le nom de la personne ayant envoyé l'invitation s'affiche également dans les invitations en attente si elle a envoyé des invitations individuelles ou téléchargé par lot les adresses e-mail des utilisateurs en important un fichier CSV. Si vous avez envoyé l'invitation à l'utilisateur, la mention « Invité par moi » s'affiche.
Renvoi de plusieurs invitations
Pour renvoyer plusieurs invitations, vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs en cliquant sur la case à cocher à gauche. Une fois la sélection effectuée, un panneau dans lequel vous pouvez renvoyer ou annuler plusieurs invitations s'affiche.
Remarque : Internet Explorer ne permet pas de copier des champs Excel et de les coller dans l'outil d'invitation des utilisateurs. Les utilisateurs doivent utiliser Chrome ou un autre navigateur.
Comptes avec authentification unique (SSO, Single sign-on)
Si vous avez configuré l'authentification unique et activé le provisionnement automatique pour l'authentification unique dans vos paramètres, vous pouvez accorder à vos utilisateurs l'accès à Udemy Business dans le fournisseur d'identité de votre entreprise. Vous n'avez pas besoin d'inviter les utilisateurs à votre compte un par un ni de les importer à partir d'un fichier CSV.
Toutefois, si le provisionnement automatique est désactivé, vous devez utiliser les méthodes ci-dessus pour inviter des utilisateurs (en plus du provisionnement de l'accès par le biais de votre répertoire d'authentification automatique).
Comptes SCIM (System for Cross-Domain Management)
Si vous avez activé le provisionnement SCIM, vous pouvez accorder à vos utilisateurs l'accès à Udemy Business dans le fournisseur d'identité de votre entreprise et vous n'avez pas besoin d'inviter un par un les utilisateurs.