Cet article explique comment les administrateurs peuvent gérer de manière efficace les licences de leur compte Udemy Business en créant des pools de licences.
- En savoir plus sur les pools de licences.
- Découvrez comment assigner des pools de licences aux participants.
Remarque :
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Table des matières
- Créer des pools de licences
- Modifier et supprimer des pools de licences
- Autoriser les utilisateurs à envoyer des invitations depuis les pools de licences
- Différence entre le statut de membre et les autorisations pour les pools de licences
- Statut de membre et autorisations pour les administrateurs de groupes
Créer des pools de licences
Pour utiliser les fonctionnalités de gestion et d'attribution des licences associées aux pools de licences, commencez par suivre ces deux étapes essentielles.
- Créez des pools de licences pour attribuer les licences disponibles.
- Donnez accès à ces pools de licences à des administrateurs de groupes et autorisez-les à en inviter d'autres.
| Remarque : seuls les administrateurs peuvent créer des pools de licences. |
Dans cette section, nous allons détailler la première étape.
Pour créer un pool de licences, suivez les indications ci-dessous.
1. Accédez à l'option des pools de licences depuis le menu déroulant Gérer les utilisateurs, situé à gauche des Outils d'administration.
Cliquez sur le bouton Créer un pool de licences.
3. Saisissez les informations suivantes :
- Nom : attribuez un nom à votre pool de licences.
- Sélectionnez des administrateurs de groupes pour gérer ce pool : sélectionnez à quels administrateurs vous souhaitez donner l'autorisation de gérer des licences pour ce pool.
4. Déplacez des utilisateurs vers ce pool de licences : saisissez les noms des utilisateurs, leurs adresses e-mail ou leurs groupes pour les déplacer vers ce pool de licences. Cette étape est facultative.
- Attribuez des licences à ce pool : vous pouvez saisir ici le nombre de licences que vous souhaitez attribuer à ce pool.
- Licences Enterprise : saisissez le nombre de licences Enterprise à attribuer aux utilisateurs. Veuillez noter que ce nombre représente la limite de licences de ce pool. La valeur maximale acceptée dans ce champ correspond au nombre de licences Enterprise disponibles dans l'abonnement Enterprise principal.
- Licences Pro : saisissez le nombre de licences Pro à attribuer aux utilisateurs. Cette information est uniquement visible pour les clients disposant d'un abonnement Pro. Ce nombre représente la limite de licences de ce pool. La valeur maximale acceptée dans ce champ correspond au nombre de licences Pro disponibles dans l'abonnement Pro principal. Remarque : vous ne pouvez pas ajouter plus de licences Pro que de licences Enterprise dans un pool de licences.
- Découvrez comment les administrateurs peuvent ajouter des utilisateurs à des pools de licences via les méthodes SSO (SAML) ou SCIM.
5. Une fois que vous avez saisi les informations requises et selon la manière dont vous les aurez saisies, l'un des trois encarts d'informations suivants peut s'afficher :
5.a. L'encart d'informations ci-dessous s'affiche lorsque vous n'avez renseigné aucun nombre dans les champs qui se trouvent sous « Attribuer des licences à ce pool », mais que vous avez ajouté des utilisateurs. Le système a prérempli ces champs à votre place.
5b. Sinon, un encart jaune s'affiche lorsque votre pool ne contient pas de licences disponible. Des licences issues d'autres pools concernés seront transférées pour permettre la modification.
5c. Enfin, un encart jaune, plus petit, s'affiche lorsqu'une modification a été apportée aux nombres précédemment saisis dans les champs d'entrée, en raison de la sélection de l'utilisateur.
6. Vous verrez un résumé final des gestionnaires de pool et un aperçu du nombre de licences Enterprise/Pro configurées pour le pool créé. Si vous avez choisi de déplacer des utilisateurs depuis d'autres pools de licences, vous verrez les changements sur ces pools.
Enfin, cliquez sur Créer pour créer votre pool de licences.
Après avoir créé le pool de licences, vous pouvez autoriser les administrateurs de groupe à envoyer des invitations pour ce pool. Cela leur permet d'attribuer des licences directement depuis ce pool de licences. Vous pouvez également déplacer les utilisateurs actifs vers ce pool de licences pour refléter de manière plus exacte le nombre de licences disponibles dans le pool en question en le modifiant.
Modifier et supprimer des pools de licences
Pour supprimer un pool de licences, modifier son nom ou mettre à jour sa limite de licences, cliquez sur l'icône représentant trois points située à côté du nom du pool de licences. Ensuite, sélectionnez l'action souhaitée.
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Remarques :
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- Lorsque vous sélectionnez l'option Modifier le pool de licences, vous pouvez définir les paramètres suivants, comme pour l'étape de création.
1. Saisissez les informations suivantes :
- Nom : saisissez le nouveau nom de ce pool si vous souhaitez le modifier. Seuls des noms uniques sont acceptés pour cette mise à jour.
- Sélectionnez des administrateurs de groupe pour gérer ce pool : ajoutez ou supprimez les administrateurs de groupe chargés de gérer le pool.
2. Recherchez des utilisateurs ou des groupes : vous pouvez indiquer ici les utilisateurs ou les groupes que vous souhaitez ajouter à ce pool de licences.
Assigner des licences à ce pool :
- Licences Enterprise : lorsque vous augmentez la limite de licences, le nombre de licences ajouté doit être disponible dans le pool par défaut. Lorsque vous réduisez la limite de licences, le nombre de licences ne peut pas être inférieur au nombre d'utilisateurs actifs dans le pool de licences.
- Licences Pro : voir ci-dessus.
Vous verrez une synthèse des utilisateurs à ajouter avant de passer à l'étape suivante.
3. Consultez le résumé de vos modifications pour le pool de licences en un coup d'œil. Une fois que vous êtes satisfait de la nouvelle attribution et des pools concernés, cliquez sur Enregistrer.
- Lorsque vous sélectionnez l'option Supprimer le pool de licences, les licences disponibles et les utilisateurs associés du pool supprimé seront assignés au pool de licences par défaut.
Remarque : si vous souhaitez supprimer un pool de licences, veuillez noter les points ci-dessous.
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Autoriser les utilisateurs à envoyer des invitations depuis les pools de licences
Une fois les pools de licences créés et les licences réparties, il est temps de donner des accès aux utilisateurs qui assigneront ces licences et enverront des invitations à d'autres personnes. Vous pouvez également accorder des autorisations aux utilisateurs lors de la création ou de la modification d'un groupe de licences. Cette autorisation est uniquement disponible pour les administrateurs de groupe.
- Découvrez comment gérer les rôles et autorisations dans votre compte Udemy Business.
Lorsque vous sélectionnez cette option, un menu déroulant s'affiche. Vous pouvez alors préciser le pool de licences dans lequel cet administrateur de groupe peut récupérer des licences et assigner des licences aux utilisateurs. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.
| Remarque : Les administrateurs de groupe peuvent gérer plusieurs groupes, mais ils ne peuvent être autorisés à accéder qu'à un seul pool de licences. |
Différence entre le statut de membre et les autorisations liées aux pools de licences
Statut de membre : lorsqu'un utilisateur actif est transféré vers un pool de licences ou qu'il rejoint Udemy Business suite à l'invitation envoyée par un administrateur de groupe, ses licences sont assignées depuis ce pool, ce qui fait de cet utilisateur un membre. Nous appelons également les membres des utilisateurs associés à un pool de licences. Les administrateurs peuvent voir les utilisateurs associés aux pools de licences à tout moment, soit en utilisant le filtre du pool de licences dans la section Gérer les utilisateurs, soit sur la page des pools de licences.
- Découvrez comment assigner des pools de licences aux participants.
Autorisations : lorsqu'un administrateur donne à un administrateur de groupe l'autorisation d'assigner des licences et d'inviter des utilisateurs depuis un pool de licences, cet administrateur de groupe peut inviter des utilisateurs et assigner des licences depuis ce pool de licences. Les administrateurs peuvent consulter les autorisations d'un administrateur de groupe en sélectionnant l'option Modifier le rôle et les autorisations correspondant à l'utilisateur en question, dans la section Gérer les utilisateurs.
Exemple : le compte Udemy Business d'une organisation comprend un groupe « Marketing » qui a deux administrateurs de groupe. L'administrateur de groupe A pourrait inviter des utilisateurs d'un pool de licences intitulé « Amérique du Nord » et l'administrateur de groupe B pourrait inviter des utilisateurs d'un pool de licences intitulé « EMEA ». Le groupe « Marketing » pourrait être utilisé pour assigner des cours de marketing, mais les deux pools de licences sont utilisés pour assigner les licences payées par deux entités régionales différentes.
Statut de membre et autorisations pour les administrateurs de groupes
Les administrateurs de groupe peuvent être autorisés à gérer un seul pool de licences et en tant qu'utilisateurs, ils ne peuvent être associés qu'à un seul pool de licences. Veuillez noter que ces pools de licences ne sont pas nécessairement les mêmes. Par exemple, un administrateur de groupe peut être membre du pool de licences Apprentissage et développement et être autorisé à envoyer des invitations depuis le pool de licences Ventes.