Licencias y permisos

En este artículo se explica cómo los administradores de Udemy Business pueden asignar y retirar licencias de Udemy Business para los estudiantes en la nueva experiencia de licencias. 

Nota: Si tu organización se unió a Udemy Business antes del 16 de febrero de 2026, consulta estas otras instrucciones para gestionar las licencias de Udemy Business Pro mientras realizamos la transición de los clientes a esta nueva experiencia. 

Nota:

• Tienes que haber comprado el complemento de Udemy Business para poder asignar licencias.
• Para los clientes que tengan SSO o SCIM, las licencias se asignarán automáticamente cuando los usuarios se autentiquen mediante SSO o SCIM.
• Todas estas licencias pueden gestionarse para todos los usuarios de SCIM mediante los mecanismos que se detallan a continuación.
• Para los clientes que tienen una licencia de Udemy Business concreta para algunos estudiantes, pero no para todos, se puede asignar la licencia a cualquier usuario activo o al tiempo que se asigna una licencia de UB.
• Solo los administradores pueden asignar y retirar licencias de Udemy Business. Los administradores también pueden asignar una licencia de Udemy Business (así como cancelar dicha asignación) a otros administradores y administradores de grupos, así como a ellos mismos, si fuera necesario.

Índice

• Cómo asignar licencias de Udemy Business
• Cómo invitar a los usuarios y asignar una licencia de Udemy Business a través del correo electrónico
• Cómo asignar licencias de Udemy Business Pro importando archivos CSV
• Cómo editar el tipo de licencia de las invitaciones pendientes
• Cómo retirar licencias de Udemy Business Pro
• Cómo asignar o retirar licencias de Udemy Business Pro mediante SCIM

Cómo asignar licencias de Udemy Business

Puedes asignar licencias de Udemy Business a los usuarios de forma individual o en lote mediante la importación de archivos CSV.

• Nota: Solo los administradores pueden asignar y retirar licencias de Udemy Business.

Para asignar una licencia a un usuario:

2. En tu cuenta de Udemy Business, ve a Gestionar > Gestionar usuarios. 

3. Localiza el usuario escribiendo su nombre o dirección de correo electrónico en la herramienta de búsqueda, o bien seleccionando la casilla que verás junto a su nombre en la lista de todos los usuarios.

4. Haz clic en los tres puntos verticales ubicados a la derecha de la fila del usuario y haz clic en Editar tipo de licencia.

• Nota: También puedes acceder a esta opción desde la página de perfil del usuario.

5. En la ventana emergente Editar tipo de licencia, selecciona la licencia que quieres asignar al usuario. 

6. Haz clic en Guardar cambios.

El usuario recibirá una notificación por correo electrónico en la que se le pedirá que inicie sesión y acceda a las funciones de su nueva licencia de Udemy Business.

Cómo invitar a los usuarios y asignar una licencia de Udemy Business a través del correo electrónico 

También puedes asignar una licencia de Udemy Business marcando la casilla correspondiente cuando invites a nuevos usuarios a Udemy Business.  

1. Ve a Gestionar > Gestionar usuarios y haz clic en Invitar a nuevos usuarios.

2. Haz clic en Direcciones de correo electrónico individuales y añade las direcciones de correo electrónico de los usuarios que quieres invitar.

En el paso 2:

• Elige un complemento de licencia que asignar al nuevo usuario. Esto da a los estudiantes seleccionados acceso a las funciones del complemento automáticamente cuando acepten su invitación para unirse a Udemy Business.

En el paso 3:

• Si quieres añadir a los usuarios a grupos, selecciona los grupos deseados.

En el paso 4:

• Selecciona el idioma en el que quieres enviar la invitación. 
• Si lo deseas, puedes añadir un mensaje personalizado que enviar con la invitación.

3. Haz clic en Enviar invitaciones.

Cómo asignar licencias de Udemy Business importando archivos CSV 

Si quieres asignar licencias de Udemy Business Pro a más de un usuario, puedes hacerlo fácilmente mediante la importación de un archivo CSV.

Cómo editar el tipo de licencia de las invitaciones pendientes 

Puedes editar el tipo de licencia de las invitaciones pendientes (usuarios a los que se ha enviado un correo electrónico de invitación pero que aún no lo han aceptado).

Para editar el tipo de licencia:

1. Ve a Gestionar usuarios > Invitaciones pendientes y localiza al usuario.

2. Haz clic en los tres puntos verticales ubicados a la derecha de su fila y haz clic en Editar tipo de licencia.

3. Selecciona el tipo de licencia y haz clic en Guardar cambios.

Cómo retirar licencias del complemento de Udemy Business

Si quieres que un estudiante vuelva a tener solamente una licencia del Plan Enterprise:

1. Ve a Gestionar > Gestionar Usuarios. 
2.  Localiza el usuario escribiendo su nombre o dirección de correo electrónico en la herramienta de búsqueda, o bien seleccionando la casilla que verás junto a su nombre en la lista de todos los usuarios.
3. Haz clic en los tres puntos verticales ubicados a la derecha de la fila del usuario y haz clic en Editar tipo de licencia.

4. En la ventana emergente Editar tipo de licencia, haz clic en Enterprise y, a continuación, en Guardar cambios.

El estudiante ya no tendrá acceso a las funciones asociadas a su anterior complemento de licencia, pero seguirá pudiendo acceder a Udemy Business. Además, se conservarán los informes de Udemy Business de la licencia anterior para este usuario.

• Si quieres eliminar un usuario por completo de tu cuenta de Udemy Business, puedes seguir estas instrucciones.

Cómo asignar o retirar licencias de Udemy Business mediante SCIM

Si gestionas tus usuarios de Udemy mediante SCIM, puedes asignar y retirar licencias de Udemy Business utilizando este método. 

Usar el atributo licenseTypes en la API SCIM

Si añades el atributo licenseTypes a tu proveedor de identidad, puedes añadir y retirar licencias de Udemy Business Pro para un usuario. 

Una vez configurados en tu proveedor de identidad, y siempre que haya licencias disponibles, los usuarios activos recibirán su licencia de Udemy Business Pro. Los usuarios inactivos recibirán su licencia cuando la activen. 

Consulta cómo las organizaciones pueden usar la API SCIM de Udemy para añadir o retirar licencias de usuario.

En este artículo se explica cómo los administradores de grupo y los administradores de Udemy Business pueden invitar a nuevos estudiantes a unirse a la cuenta, así como los pasos que deben seguir en caso de que no reciban las invitaciones.

Índice

• Cómo invitar a usuarios
• Cómo invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales
• Cómo invitar a usuarios a través de la opción de importación de archivos CSV en lote
• Invitar y asignar a los usuarios una licencia de Udemy Pro
• Seleccionar un idioma para tus invitaciones e incluir un mensaje personalizado
• Añadir correos electrónicos a las listas de admitidos
• Cómo aceptan las invitaciones los usuarios
• Uso de licencias e invitaciones
• Qué hacer si las invitaciones no se reciben 
• Invitaciones pendientes y reenvío de invitaciones
• Volver a enviar varias invitaciones
• Cuentas con inicio de sesión único (SSO)
• Cuentas con SCIM (System for Cross-domain Identity Management)

Cómo invitar a usuarios

Para invitar a nuevos usuarios, ve a la pestaña Gestionar en la parte superior derecha de tu cuenta y haz clic en Gestionar usuarios en el menú desplegable. Se puede invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales o importando un archivo CSV (solo los administradores pueden utilizar la opción de importación de archivos CSV).

1. Haz clic en el botón Invitar a nuevos usuarios.

2. Haz clic en Direcciones de correo electrónico individuales para invitar a usuarios de uno en uno.

3. Para importar lotes de usuarios a través de una importación de CSV, haz clic en Importar usuarios desde archivo CSV. Nota: Actualmente solo los administradores tienen acceso a la función de importación de CSV.

Cómo invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales

1. Una vez que hayas accedido a la página Gestionar usuarios, haz clic en el botón Invitar a nuevos usuarios.

2. A continuación, añade direcciones de correo electrónico individuales para invitar a usuarios de uno en uno.

3. Para los clientes que han creado grupos de licencias para su sitio de Udemy Business:

• Para los administradores: selecciona el grupo de licencias del que deben proceder las licencias de los usuarios invitados

4. Para los clientes que han comprado Udemy Business Pro y quieren asignar licencias Pro:

• • Si quieres asignar una licencia de Udemy Business Pro a los usuarios invitados, marca la casilla "Licencia Pro" situada debajo de Seleccionar complemento de licencia. Esto dará a los estudiantes seleccionados acceso a las funciones de Udemy Business Pro automáticamente cuando acepten su invitación para unirse a Udemy Business.

5. Si quieres añadir a los usuarios invitados a grupos concretos, selecciónalos en la lista.

6. Por último, selecciona el idioma en el que quieres enviar la invitación y añade un mensaje personalizado si lo deseas (consulta el siguiente apartado para obtener más información). Haz clic en Enviar invitaciones.

Cómo invitar a usuarios a través de la opción de importación de archivos CSV en lote

• Aprende a añadir y gestionar usuarios a través de importaciones de archivos CSV.

Invitar y asignar a los usuarios una licencia de Udemy Pro

• Aprende a asignar y retirar licencias de Udemy Business Pro.

Seleccionar un idioma para tus invitaciones e incluir un mensaje personalizado

Los administradores y los administradores de grupo también pueden seleccionar el idioma de la invitación que van a enviar e incluir un mensaje personalizado si lo desean. 

• Ten en cuenta que, aunque la plantilla de la invitación estará localizada al idioma que hayas seleccionado, el mensaje personalizado que incluyas no se traducirá a otro idioma.

Después de seleccionar el idioma, tanto la invitación como los siguientes recordatorios de la invitación se enviarán en ese idioma al usuario que hayas indicado.

Si decides añadir un mensaje personalizado, este aparecerá en la parte superior de la invitación. 

Añadir correos electrónicos a las listas de admitidos

En el caso de que los cortafuegos de tu empresa sean restrictivos, a nivel general, y bloqueen determinados sitios a los que se accede frecuentemente, tendrás que incluir ciertos correos electrónicos de Udemy Business en la lista de admitidos para garantizar la entrega de las invitaciones por correo electrónico y el correcto funcionamiento de la función de restablecimiento de la contraseña. Obtén más información sobre la adición de los dominios y subdominios de envío de correos electrónicos a las listas de admitidos para Udemy Business.

Cómo aceptan las invitaciones los usuarios

Los usuarios invitados recibirán una invitación por correo electrónico para unirse a Udemy Business. La línea de asunto del correo electrónico incluirá el nombre de la cuenta de Udemy Business de tu empresa, por ejemplo: "Invitación a la cuenta de empresa". El correo electrónico de invitación se enviará desde e.udemymail.com, pero la dirección de correo electrónico del administrador que haya enviado la invitación también se mostrará antes de esa dirección. Por ejemplo, juan.sanchez@empresa.com a través de e.udemymail.com.

Tras invitar a los usuarios a tu cuenta, se enviará una invitación por correo electrónico automáticamente a los usuarios. El correo electrónico vinculará a los usuarios a tu cuenta de Udemy Business, en la que deberán introducir su nombre y correo electrónico y crear una contraseña. Se les pedirá a los usuarios que verifiquen la información de su cuenta a través de un correo electrónico de verificación con un enlace que caducará en una hora.* Una vez que activen su cuenta mediante un correo electrónico de verificación, podrán iniciar sesión por primera vez y empezar a aprender. Si el usuario no responde a la invitación por correo electrónico en un plazo de 48 horas, el sistema le enviará automáticamente una invitación de recordatorio. 

*Ten en cuenta que los usuarios que utilizan el inicio de sesión único (SSO) o System for Cross-Domain Management (SCIM) quedan exentos de realizar este proceso de verificación.

Uso de licencias e invitaciones

Una invitación no conlleva la obtención de una licencia hasta que el usuario se haya registrado en su cuenta. Si una licencia ya no está disponible cuando el usuario intenta registrarse, el usuario verá una página con un mensaje de error. En la página con el mensaje de error se solicitará al usuario que se ponga en contacto con el administrador que le envió la invitación para obtener más ayuda.

En el caso de los clientes que hayan comprado licencias de Udemy Business Pro para todos los usuarios, las licencias Pro se asignarán automáticamente cuando los usuarios acepten las invitaciones o realicen la autenticación mediante SSO/SCIM.

Qué hacer si las invitaciones no se reciben 

Si los usuarios no están recibiendo invitaciones por correo electrónico para unirse a tu cuenta, pídeles que revisen sus carpetas de spam. Si siguen sin recibir ningún correo electrónico de invitaciones y tu organización ha incluido los correos de Udemy Business en la lista de admitidos, pídeles que se pongan en contacto con nuestro equipo de asistencia directamente para que podamos ayudarles.

Invitaciones pendientes y reenvío de invitaciones

Para ver la página Invitaciones pendientes, haz clic en Invitaciones pendientes en la parte superior izquierda de la pantalla Gestionar usuarios.

En la página Invitaciones pendientes, puedes comprobar quién no ha aceptado aún su invitación y volver a enviar o cancelar una invitación a un usuario específico haciendo clic en el icono correspondiente. Además, si haces clic en Reenviar a todos en la parte derecha de la página, podrás volver a enviar invitaciones pendientes a todos los usuarios a la vez.

El nombre de la persona que invita también aparecerá en las invitaciones pendientes, en el caso de que haya enviado invitaciones individuales o si ha cargado por lotes la dirección de correo electrónico del usuario a través de la importación de CSV. Si has enviado la invitación para el usuario, aparecerá "Invitado por mí".

Volver a enviar varias invitaciones

Para volver a enviar varias invitaciones, puedes seleccionar varios usuarios haciendo clic en la casilla de la izquierda. Cuando realices la selección, aparecerá un panel en el que tienes la opción de volver a enviar varias invitaciones o cancelarlas.

Nota: Internet Explorer no permite copiar y pegar desde Excel en el campo 1 de la herramienta para invitar a usuarios. Los usuarios tendrán que utilizar Chrome u otro navegador. 

Cuentas con inicio de sesión único (SSO)

Si has configurado el SSO y has activado el autoaprovisionamiento en tu configuración de SSO, puedes otorgar a los usuarios acceso a Udemy Business en el proveedor de identidad de tu organización. No es necesario invitar a los usuarios de uno en uno en tu cuenta y tampoco tendrás que importarlos mediante un archivo CSV.

Sin embargo, si tienes el autoaprovisionamiento desactivado, tendrás que invitar a los usuarios a través de los métodos mencionados (además de proporcionarles acceso mediante tu directorio de SSO).

Cuentas con SCIM (System for Cross-domain Identity Management)

Si has activado el aprovisionamiento de SCIM, puedes otorgar a los usuarios acceso a Udemy Business en el proveedor de identidad de tu organización y no tendrás que invitar a los usuarios de uno en uno. 

A medida que continúas ofreciendo oportunidades de aprendizaje a tus empleados, puedes añadir fácilmente más licencias a tu cuenta de Udemy Business. En este artículo se explica cómo añadir más licencias a tu cuenta de los planes Team o Enterprise, además de cómo actualizar a una cuenta del Plan Enterprise.

• Descubre cómo configurar recordatorios por correo electrónico de poca disponibilidad de licencias.

Administradores del Plan Enterprise y Udemy Business Pro

Si eres administrador del Plan Enterprise o de Udemy Business Pro y necesitas comprar más licencias, puedes contactar directamente con tu ejecutivo de cuentas o pedirle a nuestro equipo de asistencia que te eche una mano. 

Para empezar a enviar una solicitud de asistencia a nuestro equipo de asistencia a través de nuestro formulario de contacto, selecciona Administrador, Administración de la cuenta, Licencias, facturación y renovaciones y, por último, Adquirir más licencias.

Administradores del Plan Team

Si eres administrador de un Plan Team, sigue los pasos descritos a continuación para añadir más licencias a tu cuenta. 

Nota: El precio total del Plan Team se calcula en función de un prorrateo que incluye la fecha del momento y la fecha final de tu suscripción anual.

Cómo añadir más licencias del Plan Team

1. Haz clic en Gestionar en la esquina superior derecha de la pantalla. 

2. En Configuración, haz clic en Facturación.

3. En Suscripción, haz clic en Comprar más licencias del Plan Team y sigue las instrucciones para completar el pago. Podrás adquirir hasta 20 licencias en tu cuenta del Plan Team.

Cómo actualizar del Plan Team al Plan Enterprise

Si quieres adquirir más de 20 licencias, sigue las instrucciones que se indican a continuación para pasarte a nuestro Plan Enterprise. 

Organizaciones con el Plan Team: rellena nuestro formulario para pasarse al Plan Enterprise. Un miembro de nuestro equipo de ventas se pondrá en contacto contigo para echarte una mano con tu solicitud. 

Organizaciones japonesas con el Plan Team: es necesario seguir un procedimiento diferente para pasarse a nuestro Plan Enterprise en Japón. Rellena nuestro formulario de contacto para contactar con nuestro agente de ventas en Japón. 

• Indica que quieres actualizar al Plan Team.

Los administradores de cuentas de Udemy Business pueden asignar las funciones de otros estudiantes en su cuenta en función de los tipos de permisos que requieran. 

Cómo asignar o actualizar las funciones

Si necesitas asignar o actualizar la función de otros usuarios de tu organización, sigue los pasos indicados a continuación:

1. En la página de inicio de tu cuenta, pasa el cursor sobre Gestionar, en la esquina superior derecha.

2. Selecciona Gestionar usuarios en la lista desplegable.

3. Empieza a escribir el nombre del estudiante en la barra Buscar usuarios. La lista de usuarios que aparecerá debajo se irá actualizando a medida que escribas para mostrar los resultados más relevantes.

4. Una vez que encuentres al estudiante que buscabas, haz clic en los puntos suspensivos a la derecha del nombre del usuario.

5. Selecciona Editar función.Los administradores también pueden modificar una función cuando el estado de una invitación siga pendiente.

6. Selecciona administrador, administrador de grupo o usuario. 

Si estás asignando un rol de administrador de grupo, selecciona estas opciones si quieres otorgar estos permisos:

• Permite al usuario invitar y desactivar usuarios en los grupos que gestiona
• Permite que el usuario añada usuarios existentes a los grupos que gestiona.

7. Haz clic en Guardar cambios.

También puedes gestionar las funciones de los estudiantes de forma masiva importando un archivo CSV a tu cuenta.

Administradores de grupo

Los usuarios del plan Enterprise también pueden asignar administradores de grupo.

• Los grupos pueden tener varios administradores de grupo.
• Solo los administradores pueden designar a usuarios como administradores de grupo.
• Los administradores pueden crear administradores de grupo de forma masiva cargando un archivo CSV.
• Los administradores pueden elegir si permiten a los administradores de grupo añadir, invitar y desactivar usuarios en los grupos que gestionan.

 Obtén más información sobre los administradores de grupo y lo que pueden hacer.

Cómo comprobar qué usuarios son administradores

Puedes comprobar qué usuarios tienen acceso de administrador seleccionando el filtro Administradores en el menú desplegable situado en la parte superior de la página Gestionar usuarios.

En este artículo se describe cómo configurar notificaciones por correo electrónico para alertar a los administradores y propietarios cuando queden pocas licencias disponibles. 

Si se alcanza el límite de licencias de tu organización, los nuevos usuarios no podrán acceder a la plataforma hasta que haya más licencias disponibles en tu cuenta.

• Descubre cómo añadir más licencias a tu cuenta.

Cómo configurar recordatorios por correo electrónico de poca disponibilidad de licencias 

Para configurar recordatorios por correo electrónico para administradores:

1. Ve a Gestionar > Configuración > Recordatorios por correo electrónico.
2. Haz clic en la opción Recordatorio por correo electrónico activado.
3. En el menú desplegable Enviar correo electrónico cuando, selecciona tu umbral de licencias de entre estas opciones:
   • Se han asignado el 95 % de las licencias o más
   • Se han asignado el 98 % de las licencias o más
   • Se han asignado el 100 % de las licencias o más

Nota: Al activar esta opción, si se alcanza el umbral especificado, todos los administradores y propietarios recibirán el recordatorio por correo electrónico una vez al mes.

En este artículo se explica cómo los administradores pueden añadir usuarios a grupos de licencias mediante SSO (SAML) o SCIM. 

• Infórmate sobre las funciones, las ventajas y los usos de los grupos de licencias.
• Aprende a crear y gestionar grupos de licencias
• Los grupos de licencias solo están disponibles para las organizaciones suscritas al Plan Enterprise.

Un usuario solo puede estar en un único grupo de licencias en un momento dado, de modo que al mover un usuario a un grupo se le eliminará del grupo en el que se encuentre en ese momento. 

Glosario

Grupo de licencias: un grupo de licencias permite a las organizaciones asignar un número concreto de licencias a ese grupo. Esto resulta útil cuando se ha asignado un número concreto de licencias a diferentes grupos dentro de una organización. Más información.

Grupo de licencias predeterminado: todas las organizaciones empiezan con un grupo de licencias predeterminado. Este grupo actúa como grupo auxiliar y no es posible eliminarlo ni cambiarle el nombre.  

Grupo de licencias personalizado: un grupo de licencias personalizado es cualquier grupo de licencias que cree una organización. 

Proveedor de identidad: el proveedor de identidad del cliente. 

Usar SSO para añadir usuarios a grupos de licencias

Configuración inicial

Paso 1: Los administradores crean grupos de licencias en la cuenta de Udemy Business de su organización. Más información

Paso 2: Los administradores crean grupos en su IdP con el atributo

 licensePoolName 

que coincide con el grupo de licencias que han creado en Udemy Business. Si el cliente lo prefiere, el atributo se puede asignar individualmente en el proveedor de identidad. 

Uso

Si el administrador no ha creado ningún grupo de licencias personalizado en su cuenta de Udemy Business, el atributo licensePoolName se ignorará en la solicitud de SAML. 

Si existen grupos de licencias personalizados en la organización y se ha rellenado el atributo licensePoolName, nuestro sistema esperará un nombre válido de un grupo (coincidencia exacta, sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas), o aceptará la cadena "default license pool" para indicar que el usuario debe ir al grupo de licencias predeterminado. 

Si no se encuentra ninguna coincidencia exacta, el sistema rechazará la solicitud y mostrará al usuario el mensaje de error pertinente. 

Si el grupo de licencias especificado está lleno, y el usuario no se encuentra actualmente en el grupo o está en el grupo pero se ha desactivado, nuestro sistema rechazará la solicitud y mostrará el mensaje de error pertinente. 

Importante: Al gestionar la asignación de un usuario a un grupo de licencias mediante SSO, el grupo de licencias del usuario debe cambiarse en el proveedor de identidad. Si se cambia el grupo de licencias del usuario en Udemy Business, se revertirá a la configuración del proveedor de identidad cuando el usuario inicie sesión.

Importante: Si solo se cambia el nombre del grupo de licencias en Udemy Business, de forma que no coincida con el nombre del grupo de licencias utilizado en el proveedor de identidad, se rechazará la solicitud de SAML y el usuario no podrá iniciar sesión. 

Usar SCIM para añadir usuarios a grupos de licencias

SCIM utilizará el atributo licensePoolName. 

Configuración inicial

Paso 1: Los administradores crean grupos de licencias en la cuenta de Udemy Business de su organización. Más información

Paso 2: Los administradores crean grupos en su proveedor de identidad con un atributo licensePoolName que coincida con el grupo de licencias que han creado en Udemy Business. 

Uso

El administrador incluirá el atributo licensePoolName en las solicitudes de SCIM. 

Si el administrador no ha creado ningún grupo de licencias personalizado en su cuenta de Udemy Business, el atributo licensePoolName se ignorará en la solicitud de SCIM. 

Si existen grupos de licencias personalizados en la organización, esperaremos un nombre válido de un grupo (coincidencia exacta, sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas) o la cadena "default license pool" para indicar que el usuario debe ir al grupo de licencias predeterminado. Si se deja en blanco el campo del atributo, se asumirá que se quiere utilizar el grupo de licencias predeterminado. 

Si no se encuentra ninguna coincidencia exacta, el sistema rechazará la solicitud y mostrará el mensaje de error pertinente en el proveedor de identidad. 

• Comportamiento si el atributo licensePoolName no coincide con un grupo de licencias en Udemy Business: 
  • Aprovisionamiento 
    • Se rechazará la solicitud y se mostrará un mensaje de error en el proveedor de identidad. 
  • Actualización de usuario

• Se rechazará la solicitud y se mostrará un mensaje de error en el proveedor de identidad. 

• Comportamiento si el grupo de licencias de destino está lleno y no queda ninguna licencia: 
  • Aprovisionamiento
    • El usuario se aprovisionará con el estado Pendiente. Si el grupo sigue estando lleno cuando el usuario intente iniciar sesión por primera vez, recibirá un error. 
  • Actualización de usuario
    • Se rechazará la solicitud y se mostrará un mensaje de error en el proveedor de identidad. 

En este artículo se explica qué son los grupos de licencias y cómo pueden usarlos los administradores para asignar un número de licencias a departamentos o equipos concretos. 

¿Qué son los grupos de licencias?

Los grupos de licencias son una función que permite a los administradores de sitios de Udemy Business asignar un número determinado de licencias a usuarios concretos durante el proceso de invitación. Los administradores pueden crear grupos de licencias con un número determinado de licencias que coincida con un departamento o equipo y, después, asignar usuarios activos al grupo de licencias que elijan.

También es posible asignar administradores de grupos a grupos de licencias para que distribuyan las licencias del grupo a otros usuarios.

Cuando un administrador de grupo invita a un usuario a unirse a Udemy Business, su licencia procede del grupo de licencias gestionado por ese administrador de grupo. También se pueden asignar usuarios activos a un grupo de licencias.

• Aprende a crear y gestionar grupos de licencias.
• Obtén más información sobre cómo asignar grupos de licencias a estudiantes.

Los grupos de licencias tienen los siguientes atributos:

• Nombre: el nombre del grupo de licencias, elegido por el administrador. 
• Número de licencias Enterprise: el número máximo de licencias Enterprise que se pueden asignar a los usuarios de este grupo. 
• Número de licencias Pro: el número máximo de licencias Pro que se pueden asignar a los usuarios (solo para clientes Pro) de este grupo.
• Licencias en uso: el número de licencias asignadas a usuarios activos. Este número aumenta cuando los usuarios aceptan invitaciones o un administrador los mueve a grupos de licencias y disminuye cuando se desactivan usuarios o un administrador los mueve a otro grupo.  
• Licencias restantes: la cantidad de licencias disponibles para asignar. Este número representa la diferencia entre el número máximo de licencias y el número de licencias en uso en un grupo determinado.

El grupo de licencias predeterminado

Al crear un grupo de licencias por primera vez, se genera automáticamente un grupo de licencias predeterminado y se muestra en la página de grupos de licencias.

El grupo de licencias predeterminado es el destino por defecto de diversos procesos y acciones en el sitio de Udemy Business. Esto es lo que sucede al crear el primer grupo de licencias:

• Todos los usuarios activos se asignan al grupo de licencias predeterminado.
• Todos los usuarios reactivados se asignan también al grupo de licencias predeterminado a menos que se especifique lo contrario al reactivarlos.
• Las invitaciones pendientes se dirigen al grupo de licencias predeterminado a menos que se especifique lo contrario en la página de invitaciones pendientes.
• Si System for Cross-domain Identity Management (SCIM) está activado, todos los usuarios aprovisionados por SCIM se asignan automáticamente al grupo de licencias predeterminado.
• Los administradores de grupos que pueden invitar a usuarios reciben permiso automáticamente para el grupo de licencias predeterminado.

Además, el grupo de licencias predeterminado se utiliza cuando se crean usuarios sin una invitación explícita, como a través de un dominio aprobado o mediante aprovisionamiento de SCIM y SSO, excepto si se especifica un grupo de licencias personalizado en la solicitud de SSO o SCIM.

Por último, cuando se elimina un grupo de licencias, las licencias disponibles y los usuarios asignados del grupo eliminado se reasignan al grupo de licencias predeterminado. Asimismo, los administradores de grupos que tenían permiso para el grupo de licencias eliminado recibirán permiso automáticamente para el grupo de licencias predeterminado.

Repercusiones de los cambios en las licencias de las suscripciones en los grupos de licencias

Un aspecto importante del grupo de licencias predeterminado es su capacidad para adaptarse a los cambios en las suscripciones. Si cambias el número de licencias de tu suscripción al renovarla, el límite de licencias para el grupo de licencias predeterminado se ajustará en consecuencia.

¿Qué diferencias hay entre los grupos de licencias y los grupos de usuarios? 

Los grupos de licencias y los grupos de usuarios pueden parecer similares, pero en realidad son bastante diferentes. Los grupos de licencias y los grupos de usuarios no están vinculados directamente entre sí, aunque los grupos de usuarios pueden usarse para mover usuarios activos a un grupo de licencias durante la configuración del grupo de licencias.  

En la siguiente tabla se incluyen ejemplos adicionales de las diferencias entre los grupos de licencias y los grupos de usuarios.

En este artículo, explicamos cómo los administradores pueden invitar a estudiantes y asignarlos a grupos de licencias y, además, cómo pueden realizar un seguimiento de la disponibilidad de las licencias en las diferentes unidades de su organización. 

• Obtén más información sobre los grupos de licencias.
• Obtén más información sobre cómo crear y gestionar grupos de licencias.
• Obtén más información sobre cómo los administradores pueden añadir usuarios a grupos de licencias mediante SSO (SAML) o SCIM.

Índice

• Invitar a usuarios con grupos de licencias
• Asignar licencias Pro
• Mover usuarios a grupos de licencias
• Ver los usuarios asignados a grupos de licencias

Invitar a usuarios con grupos de licencias

Los administradores de Udemy Business son los únicos que disponen de visibilidad y control sobre los grupos de licencias. Pueden consultar los detalles de los grupos de licencias, entre los que se incluyen los límites, los permisos para invitar a usuarios y las asignaciones de usuarios. Además, los administradores pueden seleccionar cualquier grupo de licencias al invitar a usuarios. 

Por otro lado, los administradores de grupos no pueden consultar los detalles de los grupos de licencias. Esto es el resultado de las asignaciones automáticas de grupos de licencias cuando se otorgan permisos de administrador de grupo para invitar a usuarios y desactivarlos. Por consiguiente, cualquier invitación creada por un administrador de grupo se asocia al grupo de licencias asignado. En este caso, al aceptar una invitación creada por administradores de grupos, las licencias del usuario procederán del grupo de licencias para el que se han otorgado permisos de invitación a los administradores de grupos. Este enfoque garantiza una gestión eficiente de las licencias, con actualizaciones en tiempo real de la cantidad de licencias disponibles.

• Obtén más información sobre cómo invitar a usuarios.

Asignar licencias Pro

La función de grupos de licencias permite a los administradores de grupos asignar licencias del grupo de licencias para el que tengan permisos a todos los tipos de productos. Esto significa que ahora los administradores de grupos pueden asignar licencias de Udemy Business Pro a usuarios activos que gestionen o a usuarios que inviten. 

• Obtén más información sobre cómo asignar y retirar licencias de Udemy Business Pro.
• Nota: Si tu organización se unió a Udemy Business después del 16 de febrero de 2026, consulta estas instrucciones para gestionar licencias en la nueva experiencia. Estamos trabajando en trasladar a todos los clientes a la nueva experiencia pronto. 

Mover usuarios a grupos de licencias

Al crear grupos de licencias, puedes mover usuarios a los grupos de licencias al crear los grupos o tras terminar de configurarlos.

Para mover usuarios activos a un grupo de licencias, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Accede a la pestaña Grupos de licencias desde la opción Gestionar licencias. Esta opción está disponible en el menú desplegable Gestionar usuarios situado a la izquierda de Herramientas de administrador.
2. Selecciona el grupo de licencias al que quieres asignar usuarios haciendo clic en el icono de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto al nombre del grupo de licencias. A continuación, selecciona la acción Editar grupo de licencias.

3. Al realizar esta acción, es posible mover usuarios individualmente o indirectamente seleccionando un grupo de usuarios. 

4. Empieza a escribir el nombre del usuario o grupo de usuarios que quieres mover a este grupo de licencias. La lista que aparecerá debajo se irá actualizando a medida que escribas para mostrar los resultados más relevantes. Cuando des con el usuario o grupo de usuarios que quieres añadir, selecciónalo. Puedes repetir este paso todas las veces que haga falta.

• Nota: Los grupos de licencias y los grupos de usuarios no están vinculados directamente entre sí, aunque los grupos de usuarios pueden usarse para mover usuarios activos a un grupo de licencias durante la configuración del grupo de licencias. Un grupo se puede añadir una única vez, y solo se añaden los miembros actuales del grupo.

5. Tras realizar este paso, haz clic en Siguiente.

6. En el próximo paso, verás una página con un resumen de los grupos de licencias actualizados. La cantidad de licencias en uso en el grupo aplicable se actualizará para incluir los usuarios recién añadidos. Haz clic en Guardar para terminar de actualizar los grupos de licencias.

7. También se mostrará una notificación de confirmación en la parte inferior de la página para indicar que el proceso se ha realizado correctamente.

Si el número de usuarios seleccionados supera la cantidad de licencias disponibles en el grupo de licencias elegido, se mostrará un mensaje de advertencia. En el mensaje se te pedirá que ajustes el límite de licencias en el grupo seleccionado o que elijas menos usuarios. 

Ver los usuarios asignados a grupos de licencias

Los administradores de Udemy Business pueden ver los usuarios asignados a los grupos de licencias en cualquier momento mediante el filtro de grupos de licencias de la sección Gestionar usuarios o en la página de grupos de licencias:

En la sección Gestionar usuarios:

1. Selecciona Todos los usuarios o Usuarios con licencia en el menú Herramientas de administrador.

2. Selecciona el grupo de licencias deseado en el filtro de grupos de licencias.

3. La lista de usuarios se filtrará y mostrará de acuerdo con el grupo de licencias seleccionado.

En la página de grupos de licencias:

1. Accede a la pestaña Grupos de licencias de la opción Gestionar licencias desde el menú desplegable Gestionar usuarios situado a la izquierda de Herramientas de administrador.
2. Selecciona el grupo de licencias al que quieres asignar usuarios haciendo clic en el icono de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto al nombre del grupo de licencias. A continuación, selecciona la acción Ver miembros. 

3. La lista de usuarios se filtrará y mostrará de acuerdo con el grupo de licencias seleccionado.

Los administradores de grupos incentivan la participación efectiva en el aprendizaje de toda la organización. Creemos que, para que el aprendizaje sea óptimo, deben fomentarlo los directores de equipo o las personas que mejor conocen los objetivos de aprendizaje de los empleados. En este artículo se explica lo que pueden hacer los administradores de grupos en comparación con los administradores.

• Nota: La función de administrador de grupos solo está disponible en el Plan Enterprise. 

¿Qué pueden hacer los administradores de grupos?

La función de administrador de grupos permite a los directores y a los jefes de equipo asignar a los estudiantes el curso adecuado para su desarrollo profesional. Los administradores de grupos también pueden consultar los informes y la información detallada de sus grupos y asignar cursos dentro de sus grupos.  También puedes permitir que los administradores de grupos inviten a usuarios nuevos o existentes a los grupos que gestionan.

Los grupos pueden tener varios administradores de grupos y los administradores pueden elegir si permiten o no que los administradores de grupos añadan usuarios existentes, inviten a nuevos usuarios o desactiven usuarios en los grupos que gestionan.

Los administradores de grupos pueden:

• Asignar cursos a usuarios y grupos en los grupos que gestionan.
• Asignar vías de aprendizaje a usuarios y grupos, para los grupos que gestionan.
• Ver la actividad de aprendizaje de los usuarios en los grupos que gestionan.
• Eliminar usuarios de los grupos que gestionan.

Si concedes permiso de adición a los administradores de grupos, podrán añadir usuarios a los grupos que gestionan, si el usuario ya tiene una licencia de Udemy Business.

Si concedes permiso de invitación/desactivación a los administradores de grupos, podrán:

• Invitar a nuevos usuarios a la organización con el botón Invitar a nuevos usuarios en los grupos que gestionan.
• Invitar a un conjunto de usuarios cargando un archivo CSV.
• Consultar las invitaciones pendientes a los grupos que gestionan en la pestaña Invitaciones pendientes
• Ver los usuarios desactivados en los grupos que gestionan en la pestaña Usuarios desactivados
• Desactivar usuarios de la organización mediante los grupos que gestionan.  

Aprende a:

• Invitar a usuarios a tu cuenta de Udemy Business y reenviar invitaciones pendientes.
• Gestionar roles y permisos en Udemy Business.

Permisos de administrador de grupos detallados

Preguntas frecuentes

¿Pueden cambiar los administradores de grupos su función de administrador de grupos a la de usuario?

No, no pueden editar su propia función. Un administrador de grupos tendrá que ponerse en contacto con un administrador para modificar su función.

¿Los administradores de grupos pueden ver la información de los usuarios que no pertenecen a los grupos que gestionan?

No, los administradores de grupos solo disponen de acceso a los usuarios pertenecientes a los grupos que gestionan.

¿Todos los administradores de grupos pueden reenviar invitaciones pendientes?

No, los administradores de grupos solo pueden ver y reenviar invitaciones pendientes si tienen permiso para invitar y desactivar usuarios en los grupos que gestionan.

¿Todos los administradores de grupos pueden invitar y desactivar usuarios en los grupos que gestionan de forma predeterminada?

No, los administradores deben seleccionar los permisos para los administradores de grupos cuando se asigna esa función o al editar los permisos o las funciones de un usuario dentro de los grupos. 

¿Quién puede acceder al registro de pertenencia a grupo?

Los administradores pueden acceder al registro de pertenencia a un grupo de todos los grupos. Los administradores de grupos solamente pueden acceder al registro de pertenencia a un grupo de aquellos grupos de los que sean administradores de grupos.

• Aprende a acceder a un registro de pertenencia a un grupo para revisarlo.

En este artículo, explicamos cómo los administradores pueden gestionar eficientemente las licencias de su cuenta de Udemy Business creando grupos de licencias y sacándoles partido. 

• Obtén más información sobre los grupos de licencias.
• Aprende a asignar grupos de licencias a los estudiantes.

Índice

• Cómo crear grupos de licencias
• Editar o eliminar grupos de licencias
• Otorgar a los usuarios permiso de invitación para los grupos de licencias
• Diferencias entre la pertenencia a los grupos de licencias y los permisos para dichos grupos
• Pertenencia y permisos para administradores de grupos

Cómo crear grupos de licencias

Para usar las funciones de gestión y asignación de licencias que ofrecen los grupos de licencias, primero hay que realizar dos pasos fundamentales. 

1. Crear grupos de licencias para distribuir las licencias disponibles.
2. Otorgar acceso a esos grupos de licencias a administradores de grupos que puedan invitar a otros.

En esta sección se profundizará en el primer paso:

Para crear un grupo de licencias, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Accede a la opción de grupos de licencias desde el menú desplegable Gestionar usuarios situado a la izquierda de Herramientas de administrador.

2. Haz clic en el botón Crear grupo de licencias.

3. Introduce lo siguiente:

• Nombre: pon un nombre al grupo de licencias.
• Seleccionar administradores de grupos para gestionar este grupo: selecciona los administradores de grupos que quieres que puedan gestionar las licencias de este grupo.

4. Mover usuarios a este grupo de licencias: introduce nombres de usuarios, sus direcciones de correo electrónico o nombres de grupos para mover usuarios a este grupo de licencias. Este paso es opcional. 

• Asignar licencias a este grupo: aquí puedes introducir el número de licencias que quieres asignar a este grupo. 
• Licencias Enterprise: introduce el número de licencias Enterprise para asignar a los usuarios. Ten en cuenta que este número representa el límite de licencias para este grupo de licencias. El número máximo aceptado en este campo es el número de licencias Enterprise disponibles en la suscripción a Enterprise principal.
• Licencias Pro: introduce el número de licencias Pro disponibles para asignar a los usuarios. Esta información solo la pueden ver los usuarios suscritos a Udemy Business Pro. Este número representa el límite de licencias para este grupo de licencias. El número máximo aceptado en este campo es el número de licencias Pro disponibles en la suscripción a Udemy Business Pro principal. Nota: No puedes añadir más licencias Pro que licencias Enterprise a un grupo de licencias.
• Obtén más información sobre cómo los administradores pueden añadir usuarios a grupos de licencias mediante SSO (SAML) o SCIM.

5. Cuando hayas introducido la información necesaria, puede que veas uno de tres cuadros de información diferentes según cómo la hayas introducido: 

5a.  El siguiente cuadro de información se muestra si no has introducido ningún número en "Asignar licencias a este grupo" pero sí que has añadido usuarios, de modo que el sistema lo ha rellenado por ti.

5b. Alternativamente, verás un cuadro amarillo si no tienes licencias disponibles en tu grupo y, de ser así, se transferirán licencias de otros grupos afectados para poder realizar el cambio.

5c. Por último, el cuadro amarillo más pequeño aparece cuando se ha realizado un cambio en los números que has introducido previamente debido a la selección de usuarios.

6. Verás un resumen final de los administradores de grupos e información general sobre el número de licencias Enterprise/Pro configuradas para el grupo creado. Si has movido usuarios de otros grupos de licencias, verás los cambios en esos grupos.

Para terminar, haz clic en Crear para crear el grupo de licencias. 

Cuando se haya creado el grupo de licencias, podrás otorgar a los administradores de grupos permiso de invitación específicamente para este grupo de licencias. De esta forma, podrán asignar licencias directamente de este grupo de licencias. También puedes editar el grupo de licencias para mover usuarios activos a este grupo de licencias y reflejar correctamente la cantidad de licencias disponibles del grupo.

Editar o eliminar grupos de licencias

Para eliminar un grupo de licencias, cambiar su nombre o actualizar sus límites de licencias, haz clic en el icono de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto al nombre del grupo de licencias. A continuación, selecciona la acción deseada. 

• Al seleccionar la opción Editar grupo de licencias, podrás definir los siguientes parámetros, de manera similar al proceso de creación:

1. Introduce lo siguiente:

• Nombre: introduce un nuevo nombre para este grupo si quieres cambiarlo. Solo se aceptarán nombres únicos al actualizar un grupo de licencias.
• Seleccionar administradores de grupos para gestionar este grupo: añade o elimina administradores de grupos para que gestionen el grupo.
•  

2. Buscar usuarios o grupos: aquí puedes introducir los usuarios o grupos que quieres añadir a este grupo de licencias. 

Asignar licencias a este grupo:

• Licencias Enterprise: al aumentar el límite de licencias, la cantidad de licencias añadidas debe estar disponible en el grupo predeterminado. Al reducir el límite de licencias, el número de licencias no puede ser inferior al número de usuarios activos en el grupo de licencias.
• Licencias Pro: se aplican los mismos criterios que para las licencias Enterprise.

Verás un resumen de los usuarios que se van a añadir antes de proceder al siguiente paso.

3. Echa un vistazo a un resumen de tus cambios en el grupo de licencias. Si estás de acuerdo con la nueva asignación y los grupos afectados, haz clic en Guardar.

• Al seleccionar la opción Eliminar grupo de licencias, las licencias disponibles y los usuarios asociados del grupo eliminado se asignarán al grupo de licencias predeterminado. 

Otorgar a los usuarios permiso de invitación para los grupos de licencias 

Tras crear los grupos de licencias y distribuir las licencias, es hora de otorgar acceso a los usuarios que asignarán estas licencias e invitarán a usuarios. También puedes otorgar permisos a los usuarios al crear o editar un grupo de licencias. Este permiso solo está disponible para los administradores de grupos.

• Revisa cómo gestionar funciones y permisos en tu cuenta de Udemy Business. 

Cuando selecciones esta opción, verás un menú desplegable en el que podrás especificar el grupo de licencias cuyas licencias podrá seleccionar y asignar a usuarios este administrador de grupo. Cuando hayas hecho la selección, haz clic en el botón Guardar cambios.

Diferencias entre la pertenencia a los grupos de licencias y los permisos para dichos grupos

Pertenencia: cuando un usuario activo se mueve a un grupo de licencias o se une a Udemy Business mediante la invitación de un administrador de grupo, su licencia procede de ese grupo y se convierte en miembro. También nos referimos a los miembros como usuarios asignados a un grupo de licencias. Los administradores pueden ver los usuarios asignados a los grupos de licencias en cualquier momento mediante el filtro de grupos de licencias de la sección Gestionar usuarios o en la página de grupos de licencias.

• Aprende a asignar grupos de licencias a los estudiantes.

Permisos: cuando un administrador otorga permiso a un administrador de grupo para asignar licencias e invitar a usuarios de un grupo de licencias, el administrador de grupo recibe permiso para invitar a usuarios y asignar licencias del grupo de licencias. Los administradores pueden consultar los permisos de los administradores de grupos mediante la opción de menú Editar función y permisos para el usuario en la sección Gestionar usuarios.

Ejemplo: La cuenta de Udemy Business de una organización incluye un grupo llamado "Marketing" con dos administradores de grupos. El administrador de grupo A podría invitar a usuarios de un grupo de licencias llamado "Norteamérica" y el administrador de grupo B podría invitar a usuarios de un grupo de licencias llamado "EMEA". El grupo "Marketing" podría usarse para asignar cursos relacionados con el marketing, mientras que los dos grupos de licencias se usan para asignar las licencias adquiridas por dos centros regionales diferentes.

Pertenencia y permisos para administradores de grupos

Los administradores de grupos solo pueden recibir permiso para un único grupo de licencias y, como usuarios, solo pueden estar asignados a un único grupo de licencias. Es importante tener en cuenta que estos grupos de licencias pueden ser diferentes. Por ejemplo, un administrador de grupo puede ser miembro del grupo de licencias Aprendizaje y desarrollo y tener permiso para enviar invitaciones para el grupo de licencias Ventas. 

En este artículo se explica qué pueden hacer los administradores para gestionar y consultar el número de licencias que se están utilizando en la suscripción a su cuenta de Udemy Business. Para ello, se utiliza la página Descripción general de la suscripción.

• Descubre cómo añadir más licencias a tu cuenta de Udemy Business.
• Descubre cómo gestionar las licencias de tu cuenta de Udemy Business.
• Descubre cómo configurar recordatorios por correo electrónico de poca disponibilidad de licencias.

Acceder a la descripción general de la suscripción

Para acceder a tu página Descripción general de la suscripción:

1. En tu cuenta de Udemy Business, ve a Gestionar > Gestionar usuarios.

2. En la barra lateral, debajo de Asignación de licencias > Descripción general de la suscripción, verás un resumen del número de licencias restantes de tu cuenta.

Cómo ver las licencias del Plan Team

Para cuentas del Plan Team, la barra lateral también muestra cuántas licencias restantes hay en tu suscripción y cómo actualizar a un Plan Enterprise.  

Haz clic en Descripción general de la suscripción para ver cuántas licencias del Plan Team has utilizado hasta el momento. 

Cómo ver las licencias del Plan Enterprise

Haz clic en Descripción general de la suscripción para ver cuántas licencias del Plan Enterprise has utilizado hasta el momento. También encontrarás información más detallada sobre Udemy Business Pro y un botón para solicitar licencias Pro. 

Cómo ver las licencias de Udemy Business Pro

En las cuentas con Udemy Business Pro, verás el número de licencias Enterprise y Pro restantes en la barra lateral.

Haz clic en Descripción general de la suscripción para ver cuántas licencias del Plan Enterprise y Pro has utilizado. 

Haz clic en Gestionar licencias para:

• Acceder a la gestión de usuarios de tu cuenta.
• Configurar la asignación automática de licencias Pro cuando los usuarios del Plan Enterprise soliciten acceder al contenido de Pro. 

Si quieres adquirir más licencias, descubre cómo añadir más licencias a tu cuenta.

Si un empleado ha dejado tu organización, puedes eliminarlo de tu cuenta y se liberará una licencia que posteriormente podrá ser utilizada por un nuevo empleado.

Si necesitas eliminar un usuario de la cuenta, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Selecciona Gestionar usuarios en el menú desplegable Gestionar en la parte superior de la página

2. Localiza al usuario escribiendo su nombre o dirección de correo electrónico en el cuadro de búsqueda que se encuentra ubicado bajo Todos los usuarios

3. Para eliminar un usuario de la cuenta, haz clic en los puntos suspensivos (o menú de acciones) a la derecha del nombre de usuario y selecciona Desactivar usuario. 

Aparecerán más instrucciones e información sobre lo que significa desactivar un usuario antes de confirmar la desactivación.

Una vez desactivado, el usuario ya no podrá iniciar sesión en su cuenta Udemy Business con correo electrónico y contraseña.

Gestión del acceso de usuarios desde cuentas gestionadas con inicio de sesión único (SSO)

Para evitar que los usuarios desactivados accedan a tu cuenta de Udemy Business mediante SSO, pídele al equipo encargado de tu integración de SSO con Udemy Business que desaprovisione dichos usuarios en tu Active Directory de SSO. Los usuarios que sigan aprovisionados mediante el Active Directory de SSO continuarán teniendo acceso a tu cuenta de Udemy Business mediante SSO, aunque un administrador los desactive en la cuenta. 

Si necesitas evitar que los usuarios desactivados accedan a tu cuenta de Udemy Business mediante SSO, pero deben seguir aprovisionados en el Active Directory de SSO, haz clic aquí para ponerte en contacto con el equipo de asistencia.

Importante: En las cuentas gestionadas con SSO que utilizan System for Cross-domain Identity Management (SCIM) solo se pueden desaprovisionar usuarios directamente desde el Active Directory de SSO. Para obtener más información, lee nuestro artículo sobre cómo automatizar la gestión de usuarios y grupos con SCIM.

Usuarios desactivados en Insights e informes

Todos los datos asociados con el aprendizaje y el uso de la cuenta por parte los usuarios desactivados se conservarán en tus informes e información detallada. Puedes acceder a una lista de todos tus usuarios desactivados con un filtro que aparece en el menú de la barra lateral izquierda del área Gestionar usuarios.

Cómo desactivar usuarios con licencias Pro asignadas (solo para Udemy Business Pro) 

Si un empleado ha dejado tu organización, puedes desactivarlo en tu cuenta. Si desactivas un usuario que tenía asignada una licencia Pro, tanto la licencia de Udemy Business como la licencia Pro de dicho usuario se liberan, y un nuevo empleado podrá reutilizarlas en el futuro. Además, se conservarán los informes de Udemy Business Pro para este usuario.

Puedes retirar la licencia Pro individual que tenía asignada un usuario, o bien desactivar el usuario. 

Reactivación de usuarios

Si tienes que deshacer una desactivación (por ejemplo, si te has equivocado) o si quieres que un usuario vuelva a la cuenta después de haberlo desactivado temporalmente, puedes utilizar la opción Reactivar usuario. Obtén más información sobre cómo reactivar un usuario que se ha desactivado previamente.

Cómo anonimizar usuarios

Si deseas eliminar de forma permanente la información de identificación personal (IIP) de un usuario para el cumplimiento del Reglamento general de protección de datos o para un fin similar, puedes hacerlo una vez que se haya desactivado el usuario.  Obtén más información sobre cómo eliminar la IIP de un usuario.

Si tu organización quiere realizar una desactivación o reactivación masiva de usuarios en la cuenta de Udemy Business de la empresa, ponte en contacto con nuestro equipo de asistencia para que podamos ayudar a coordinar el proceso.

Para facilitar las cosas a nuestro equipo, te recomendamos que envíes un archivo en tu solicitud con las direcciones de correo electrónico de los usuarios que quieras desactivar o reactivar. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo del formato que debería tener el archivo.

Nota importante sobre las solicitudes de desactivación masiva

Al enviar una solicitud de desactivación a nuestro equipo, asegúrate de confirmar si quieres anonimizar los usuarios (y que su información se elimine por completo de nuestro sistema) o simplemente desactivarlos en la cuenta de Udemy Business de tu empresa.

Ten en cuenta que si decides anonimizar los usuarios en la cuenta, su información de identificación personal (IIP) se eliminará permanentemente de tu cuenta. No hay ninguna forma de recuperar la IIP de un usuario anonimizado, y la eliminación de la IIP de los usuarios es irreversible. Por tanto, no será posible recuperar el historial o las inscripciones en cursos de los estudiantes, ni tampoco se podrán reactivar o restaurar sus cuentas.

Desactivar o reactivar usuarios desde la página Gestionar usuarios

También es posible desactivar o reactivar usuarios de uno en uno desde la página Gestionar usuarios. Encontrarás las instrucciones para hacerlo en los siguientes recursos.

• Desactivación de usuarios
• Reactivación de usuarios

Si deseas desactivar un usuario temporalmente y, posteriormente, volver a añadirlo a tu cuenta de Udemy Business (por ejemplo, en el caso de empleados con vacaciones largas o la reincorporación de contratistas), o si necesitas revocar la desactivación de algún usuario (por ejemplo, en el caso de desactivaciones por error), cuentas con distintas opciones de reactivación.

• Cuando se reactive un usuario, dicho usuario conservará la función, los grupos y los permisos que tenía cuando se desactivó, y podrá retomar los cursos donde los dejó.

Ten en cuenta que solo puedes reactivar un usuario si se ha desactivado anteriormente. Para comprobar qué usuarios están inactivos, utiliza el filtro de usuarios desactivados del menú de la barra lateral de la página de gestión de usuarios. 

• Obtén información sobre cómo navegar por la página de gestión de usuarios.

Índice

• Cómo reactivar un usuario en tu cuenta de Udemy Business
  • Cuentas que inician sesión con correo electrónico y contraseña
  • Requisitos relacionados con los grupos de licencias para reactivar usuarios
  • Cuentas que requieren un inicio de sesión único (SSO)
  • Cuentas aprovisionadas a través de System for Cross-domain Identity Management (SCIM)
• Reactivación de notificaciones
• Cómo reactivar usuarios con licencias Pro asignadas (solo para Udemy Business Pro)

Cómo reactivar un usuario en tu cuenta de Udemy Business

Cuentas que inician sesión con correo electrónico y contraseña

1. Haz clic en los puntos suspensivos (o menú de acciones) a la derecha del nombre de usuario y selecciona Reactivar usuario.

2. A continuación, te pediremos que confirmes si quieres reactivar el usuario. Una vez que se reactiva un usuario, se le volverá a asignar una licencia automáticamente y podrá acceder a su cuenta como antes.

Cuentas que requieren un inicio de sesión único (SSO)

Si tus usuarios deben acceder a sus cuentas de Udemy Business a través del inicio de sesión único (SSO), la forma de reactivarlos dependerá de si tienes activada la opción de reactivación automática en la configuración de SSO de Udemy Business (como se puede ver a continuación).

• La opción de reactivación automática está desactivada: tendrás que reactivar el usuario en tu proveedor de identidad así como en tu cuenta de Udemy Business de forma manual (para ello, puedes seguir los mismos pasos descritos para las cuentas con acceso mediante SSO o con correo electrónico y contraseña).
• La opción de reactivación automática está activada: solo tendrás que reactivar el usuario en tu proveedor de identidad. El usuario se reactivará automáticamente cuando vuelva a iniciar sesión en su cuenta de Udemy Business mediante SSO.

Cuentas aprovisionadas a través de System for Cross-domain Identity Management (SCIM)

En el caso de las cuentas de Udemy Business gestionadas a través de SCIM, deberás reactivar el usuario directamente en el proveedor de identidad de tu organización (siempre y cuando la información de identificación personal del usuario no sea anónima). 

Requisitos relacionados con los grupos de licencias para reactivar usuarios

Los clientes que han creado grupos de licencias para su cuenta de Udemy Business deben cumplir una serie de requisitos para reactivar usuarios. 

• Obtén más información sobre los grupos de licencias.
• Aprende a asignar grupos de licencias a los estudiantes.

Repercusiones de la desactivación de usuarios en las licencias de los grupos de licencias

Cuando se desactivan usuarios, permanecen asignados al grupo de licencias al que estaban asignados originalmente, pero dejan de utilizar las licencias de dicho grupo. Los administradores pueden gestionar esta asignación al reactivar usuarios eligiendo mantener el grupo de licencias original o seleccionando uno diferente en el menú desplegable de Gestionar licencias.

Solo se pueden reactivar usuarios en grupos de licencias que tengan licencias disponibles. Si no hay licencias disponibles, puedes aumentar la capacidad del grupo de licencias o desactivar un usuario. Nota: De acuerdo con la política de licencias de Udemy, solo se pueden reasignar licencias si el usuario desactivado ha dejado la empresa o cambiado de puesto. De lo contrario, no está permitido reciclar licencias mientras el contrato del empleado esté vigente. Lo mismo se aplica a las cuentas de usuario con el inicio de sesión único activado o gestionadas por SCIM.

• Aprende a editar un grupo de licencias.

Ausencia de licencias disponibles: experiencia para administradores

Si el grupo de licencias al que pertenecía el usuario antes de la desactivación no tiene ninguna licencia disponible durante la reactivación, se mostrará un mensaje de error. Este mensaje alerta al administrador de que no será posible reactivar el usuario en el grupo de licencias actual hasta que haya más licencias disponibles. Los administradores también pueden cambiar el grupo de licencias durante este proceso.

Ausencia de licencias disponibles: experiencia para administradores de grupos

El grupo de licencias para los administradores de grupos que pueden gestionar usuarios se determina automáticamente en función de su permiso de invitación. Si este grupo de licencias no tiene ninguna licencia disponible durante la reactivación, se mostrará un mensaje de error. Este mensaje alerta al administrador de grupo de que no será posible reactivar el usuario hasta que haya más licencias disponibles. 

Reactivación de notificaciones

Además, si quieres, puedes enviar una notificación por correo electrónico al usuario reactivado para informarle de que vuelve a tener acceso a Udemy Business. Nota: El idioma del correo electrónico de confirmación coincidirá con el idioma establecido para la cuenta del usuario.

Cómo reactivar usuarios con licencias Pro asignadas (solo para Udemy Business Pro) 

Si un usuario desactivado tenía asignada anteriormente una licencia Udemy Business Pro y dicho usuario se reactiva, deberás reasignarle la licencia Pro para que acceda a todas las funciones Pro. 

Si has comprado licencias de Udemy Business Pro para todos los usuarios de la cuenta de tu organización, cuando se reactive un usuario, se le asignará automáticamente una licencia Pro si hay alguna disponible.

Aprende a asignar y retirar licencias de Udemy Business Pro.

Si deseas eliminar de forma permanente la información de identificación personal (IIP) de un usuario es decir, anonimizarla, para el cumplimiento del Reglamento general de protección de datos o para un fin similar, puedes hacerlo una vez que se haya desactivado el usuario.

La eliminación de la IIP del usuario hará que la información personal del usuario sea anónima, pero se guardarán datos agregados de su historial de uso para facilitar la generación de informes. Esto significa que el número de inscripciones y los minutos de cursos consumidos se incluirán en el número total de inscripciones y minutos de cursos consumidos por la organización. Los datos, sin embargo, no estarán vinculados al nombre de usuario individual, a ningún grupo al que perteneciera ni al nombre del curso que haya tomado. 

Cómo eliminar (anonimizar) los datos de un usuario

Para eliminar de forma permanente la IIP de un usuario, primero tienes que desactivarlo. Tienes más información sobre cómo desactivar un usuario aquí. Los estudiantes de cuentas gestionadas con System for Cross-domain Identity Management (SCIM) se tendrán que desactivar, esto es, desaprovisionar, directamente desde el Active Directory de tu inicio de sesión único (SSO).

Una vez desactivado el usuario, puedes utilizar el mismo menú de acciones de la derecha de su listado y hacer clic en la opción Eliminar IIP del usuario del menú. Aparecerán más instrucciones e información sobre la eliminación de la IIP de un usuario y tendrás que hacer clic en la casilla de verificación para confirmar que las has entendido.

Cómo seleccionar varios usuarios desactivados

Puedes seleccionar varios usuarios desactivados haciendo clic en la casilla a la izquierda del usuario desactivado. De esta manera tendrás la opción de eliminar la IIP de varios usuarios.

Cómo aparecen los usuarios anonimizados en Udemy Business

Al eliminar la IIP de un usuario, se eliminará toda la información identificable de ese usuario y se sustituirán todas las referencias a él en Udemy Business por una etiqueta llamada "Usuario anónimo''.

El número total de usuarios cuya IIP se ha eliminado se mostrará en una notificación en la página Usuarios desactivados. Puedes acceder al filtro Usuarios desactivados en la sección Asignación de licencias de Gestionar usuarios.

Puedes ver los datos agregados en los informes de los usuarios anónimos cuya IIP se ha borrado. Nota: No hay manera de recuperar los datos de IIP de un usuario anónimo ni de vincularlos a cursos o grupos. La eliminación de la IIP de un usuario es irreversible.