Licencias y permisos

En este artículo se explica qué pueden hacer los administradores para gestionar y consultar el número de licencias que se están utilizando en la suscripción a su cuenta de Udemy Business. Para ello, se utiliza la página Descripción general de la suscripción.

• Descubre cómo añadir más licencias a tu cuenta de Udemy Business. 
• Descubre cómo gestionar las licencias de tu cuenta de Udemy Business. 

Cómo acceder a la descripción general de la suscripción

Para acceder a la descripción general de la suscripción, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Udemy Business.
2. Haz clic en Gestionar en la parte superior derecha de la página. A continuación, selecciona Gestionar usuarios en el menú desplegable.
   
   
3. En la barra lateral, verás una sección llamada Asignación de licencias y Descripción general de la suscripción, que incluye un resumen del número de licencias restantes de tu cuenta.

Cómo ver las licencias del Plan Team

Para cuentas del Plan Team, la barra lateral también muestra cuántas licencias restantes hay en tu suscripción y cómo actualizar a un Plan Enterprise. 

Haz clic en Descripción general de la suscripción para ver cuántas licencias del Plan Team has utilizado hasta el momento.

Cómo ver las licencias del Plan Enterprise

Haz clic en Descripción general de la suscripción para ver cuántas licencias del Plan Enterprise has utilizado hasta el momento. También encontrarás información más detallada sobre Udemy Business Pro y un botón para solicitar licencias Pro.

Cómo ver las licencias de Udemy Business Pro

En las cuentas con Udemy Business Pro, verás el número de licencias Enterprise y Pro restantes en la barra lateral.

Haz clic en Descripción general de la suscripción para ver cuántas licencias del Plan Enterprise y Pro has utilizado.

Haz clic en Gestionar licencias para acceder a la gestión de usuarios de tu cuenta.

Si quieres adquirir más licencias, descubre cómo añadir más licencias a tu cuenta.

A medida que continúas ofreciendo oportunidades de aprendizaje a tus empleados, puedes añadir fácilmente más licencias a tu cuenta de Udemy Business. 

Administradores del plan Enterprise y Udemy Business Pro

Si eres administrador de un plan Enterprise o Udemy Business Pro y necesitas comprar más licencias, ponte en contacto con tu ejecutivo de cuentas o nuestro equipo de asistencia.

Administradores del plan Team

Si eres administrador de un plan Team , sigue los pasos descritos a continuación para añadir más licencias a tu cuenta. Ten en cuenta que el precio total del plan Team está calculado en función de un prorrateo que incluye la fecha del momento y la fecha final de tu suscripción anual.

Para añadir más licencias a tu cuenta del plan Team, ve a Gestionar > Configuración > Facturación.

En Suscripción, haz clic en Adquirir más licencias de Plan para equipo. Selecciona cuántas licencias adicionales necesitas y ve a la página de pago.

Sin embargo, si el número de licencias adquiridas supera las 20, cumplimenta la información solicitada en nuestro formulario de actualización.

Una vez que completes el formulario, alguien de nuestro equipo de ventas se pondrá en contacto contigo y te ayudará con la solicitud.

En este artículo se explica cómo los administradores de grupo y los administradores de Udemy Business pueden invitar a nuevos estudiantes a unirse a la cuenta, así como los pasos a seguir si no reciben las invitaciones.

Índice

• Cómo invitar a usuarios
• Cómo invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales
• Cómo invitar a usuarios a través de la opción de importación de archivos CSV en lote
• Seleccionar un idioma para tus invitaciones e incluir un mensaje personalizado
• Añadir correos electrónicos a las listas de admitidos
• Cómo aceptan las invitaciones los usuarios
• Uso de licencias e invitaciones
• Qué hacer si las invitaciones no se reciben 
• Invitaciones pendientes y reenvío de invitaciones
• Volver a enviar varias invitaciones
• Cuentas con inicio de sesión único (SSO)
• Cuentas con SCIM (System for Cross-domain Identity Management)

Cómo invitar a usuarios

Para invitar a nuevos usuarios, ve a la pestaña Gestionar en la parte superior derecha de tu cuenta y haz clic en Gestionar usuarios en el menú desplegable. Se puede invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales o importando un archivo CSV (solo los administradores pueden utilizar la opción de importación de archivos CSV).

1. Haz clic en el botón Invitar a nuevos usuarios.
2. Haz clic en Direcciones de correo electrónico individuales para invitar a usuarios de uno en uno.
3. Para importar lotes de usuarios a través de una importación de CSV, haz clic en Importar usuarios desde archivo CSV. Nota: Actualmente solo los administradores tienen acceso a la función de importación de CSV.

Cómo invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales

1. Una vez que hayas accedido a la página Gestionar usuarios, haz clic en el botón Invitar a nuevos usuarios.
2. A continuación, haz clic en Direcciones de correo electrónico individuales para invitar a usuarios de uno en uno.

• Si quieres añadir el usuario a un grupo concreto, haz clic en la casilla Añadir este usuario a un grupo. 
• Selecciona los grupos correspondientes.

     3. Por último, selecciona el idioma en el que quieres enviar la invitación y añade un mensaje personalizado si lo deseas (consulta el siguiente apartado para obtener más información).

Cómo invitar a usuarios a través de la opción de importación de archivos CSV en lote

• Obtén más información sobre cómo  los administradores pueden añadir y gestionar usuarios con la función de importación de un archivo CSV.

Seleccionar un idioma para tus invitaciones e incluir un mensaje personalizado

Los administradores y los administradores de grupo también pueden seleccionar el idioma de la invitación que van a enviar e incluir un mensaje personalizado si lo desean. 

• Ten en cuenta que, aunque la plantilla de la invitación estará localizada al idioma que hayas seleccionado, el mensaje personalizado que incluyas no se traducirá a otro idioma.

Después de seleccionar el idioma, tanto la invitación como los siguientes recordatorios de la invitación se enviarán en ese idioma al usuario que hayas indicado.

Si decides añadir un mensaje personalizado, este aparecerá en la parte superior de la invitación.

Añadir correos electrónicos a las listas de admitidos

En el caso de que los cortafuegos de tu empresa sean restrictivos, a nivel general, y bloqueen determinados sitios a los que se accede frecuentemente, tendrás que incluir ciertos correos electrónicos de Udemy Business en la lista de admitidos para garantizar la entrega de las invitaciones por correo electrónico y el correcto funcionamiento de la función de restablecimiento de la contraseña. Obtén más información sobre la adición de los dominios y subdominios de envío de correos electrónicos a las listas de admitidos para Udemy Business.

Cómo aceptan las invitaciones los usuarios

Los usuarios invitados recibirán una invitación por correo electrónico para unirse a Udemy Business. La línea de asunto del correo electrónico incluirá el nombre de la cuenta de Udemy Business de tu empresa, ejemplo: "Invitación a la cuenta de "empresa". El correo electrónico de invitación se enviará desde e.udemymail.com, pero la dirección de correo electrónico del administrador que haya enviado la invitación también se mostrará antes de esa dirección. Por ejemplo, juan.sanchez@empresa.com a través de e.udemymail.com.

Tras invitar a los usuarios a tu cuenta, se enviará una invitación por correo electrónico automáticamente a los usuarios. El correo electrónico vinculará a los usuarios a tu cuenta de Udemy Business, en la que deberán introducir su nombre y correo electrónico y crear una contraseña. Se les pedirá a los usuarios que verifiquen la información de su cuenta a través de un correo electrónico de verificación con un enlace que caducará en una hora.* Una vez que activen su cuenta mediante un correo electrónico de verificación, podrán iniciar sesión por primera vez y empezar a aprender. Si el usuario no responde a la invitación por correo electrónico en un plazo de 48 horas, el sistema le enviará automáticamente una invitación de recordatorio. 

*Ten en cuenta que los usuarios que utilizan el inicio de sesión único (SSO) o System for Cross-Domain Management (SCIM) quedan exentos de realizar este proceso de verificación.

Uso de licencias e invitaciones

Una invitación no conlleva la obtención de una licencia hasta que el usuario se haya registrado en su cuenta. Si una licencia ya no está disponible cuando el usuario intenta registrarse, el usuario verá una página con un mensaje de error. En la página con el mensaje de error se solicitará al usuario que se ponga en contacto con el administrador que le envió la invitación para obtener más ayuda.

En el caso de los clientes que hayan comprado licencias de Udemy Business Pro para todos los usuarios, las licencias Pro se asignarán automáticamente cuando los usuarios acepten las invitaciones o realicen la autenticación mediante SSO/SCIM.

Qué hacer si las invitaciones no se reciben 

Si los usuarios no están recibiendo invitaciones por correo electrónico para unirse a tu cuenta, pídeles que revisen sus carpetas de spam. Si siguen sin recibir ningún correo electrónico de invitaciones y tu organización ha incluido los correos de Udemy Business en la lista de admitidos, pídeles que se pongan en contacto con nuestro equipo de asistencia directamente para que podamos ayudarles.

Invitaciones pendientes y reenvío de invitaciones

Para ver la página Invitaciones pendientes, haz clic en Invitaciones pendientes en la parte superior izquierda de la pantalla Gestionar usuarios.

En la página Invitaciones pendientes, puedes comprobar quién no ha aceptado aún su invitación y volver a enviar o cancelar una invitación haciendo clic en el icono correspondiente. Además, si haces clic en Reenviar a todos en la parte superior de la página podrás volver a enviar invitaciones pendientes a todos los usuarios a la vez.

El nombre de la persona que invita también aparecerá en las invitaciones pendientes, en el caso de que haya enviado invitaciones individuales o si ha cargado por lotes la dirección de correo electrónico del usuario a través de la importación de CSV. Si has enviado la invitación para el usuario, aparecerá "Invitado por mí".

Volver a enviar varias invitaciones

Para volver a enviar varias invitaciones, puedes seleccionar varios usuarios haciendo clic en la casilla de la izquierda. Cuando realices la selección, aparecerá un panel en el que tienes la opción de volver a enviar varias invitaciones o cancelarlas.

Nota: Internet Explorer no permite copiar y pegar desde Excel en el campo 1 de la herramienta para invitar a usuarios. Los usuarios tendrán que utilizar Chrome u otro navegador.

Cuentas con inicio de sesión único (SSO)

Si has configurado SSO y has activado el autoprovisionamiento en tu configuración de SSO, puedes otorgar a los usuarios acceso a Udemy Business en el proveedor de identidad de tu organización. No es necesario invitar a los usuarios de uno en uno en tu cuenta y tampoco tendrás que importarlos mediante un archivo CSV.

Sin embargo, si tienes el autoprovisionamiento desactivado, tendrás que invitar a los usuarios a través de los métodos mencionados (además de proporcionarles acceso mediante tu directorio de SSO).

Cuentas con SCIM (System for Cross-domain Identity Management)

Si has activado el aprovisionamiento de SCIM, puedes otorgar a los usuarios acceso a Udemy Business en el proveedor de identidad de tu organización y no tendrás que invitar a los usuarios de uno en uno.

Los administradores de grupo incentivan la participación efectiva en el aprendizaje de toda la organización. Creemos que, para que el aprendizaje sea óptimo, deben fomentarlo los directores de equipo o las personas que mejor conocen los objetivos de aprendizaje de los empleados. En este artículo se explica lo que pueden hacer los administradores de grupo en comparación con los administradores.

• Nota: La función de administrador de grupo solo está disponible en el plan Enterprise. 

¿Qué pueden hacer los administradores de grupo?

La función de administrador de grupo permite a los directores y a los jefes de equipo asignar a los estudiantes el curso adecuado para su desarrollo profesional. Los administradores de grupo también pueden consultar los informes y la información detallada de sus grupos, asignar cursos dentro de sus grupos, gestionar usuarios en sus grupos e invitar a nuevos usuarios si tienen el permiso para hacerlo. 

Los grupos pueden tener varios administradores de grupo y los administradores pueden elegir si permiten o no que los administradores de grupo inviten a usuarios, o los desactiven, en los grupos que gestionan.

Los administradores de grupo sin permisos habilitados para invitar o desactivar pueden:

• Asignar cursos a usuarios y grupos, para los grupos que gestionan
• Asignar vías de aprendizaje a usuarios y grupos, para los grupos que gestionan
• Ver la actividad de aprendizaje de los usuarios en los grupos que gestionan
• Añadir usuarios a los grupos que gestionan, si el usuario ya cuenta con una licencia de Udemy Business
• Eliminar usuarios de los grupos que gestionan

Los administradores de grupo con permisos habilitados para invitar o desactivar pueden realizar todas las acciones anteriores, además de las siguientes:

• Invitar a nuevos usuarios a la organización con el botón Invitar a nuevos usuarios en los grupos que gestionan.
• Invitar a un conjunto de usuarios cargando un archivo CSV.
• Consultar las invitaciones pendientes a los grupos que gestionan en la pestaña Invitaciones pendientes
• Invitar a usuarios a los grupos que gestionan, si el usuario ya tiene una licencia de Udemy Business
• Desactivar usuarios de la organización mediante los grupos que gestionan 

Para consultar los pasos necesarios para invitar usuarios a tu cuenta de Udemy Business y reenviar invitaciones pendientes, haz clic aquí.

Permisos de administrador de grupo detallados:

¿Pueden cambiar los administradores de grupo su función de administrador de grupo a la de usuario?

No, no pueden editar su propia función. Un administrador de grupo tendrá que ponerse en contacto con un administrador para modificar su función.

¿Pueden los administradores de grupo ver la información de los usuarios que no pertenecen a los grupos que gestionan?

No, los administradores de grupo sólo disponen de acceso a los usuarios pertenecientes a los grupos que gestionan

¿Pueden todos los administradores de grupo reenviar invitaciones pendientes?

No, los administradores de grupo sólo pueden ver y reenviar invitaciones pendientes si tienen permiso para invitar y desactivar usuarios en los grupos que gestionan

¿Pueden todos los administradores de grupo invitar y desactivar usuarios en los grupos que gestionan de forma predeterminada?

No, los administradores deben seleccionar los permisos para los administradores de grupo en el momento de la asignación de dicha función a un usuario para un grupo o al editar los permisos o las funciones del usuario dentro de los grupos. 

¿Quién puede acceder al Registro de pertenencia a grupo?

Los administradores pueden acceder al Registro de pertenencia a grupo de todos los grupos. Los administradores de grupo solamente pueden acceder al Registro de pertenencia a grupo de aquellos grupos de los que sean administradores de grupo. 

• Aprende a acceder a un registro de pertenencia a un grupo para revisarlo.