Licencias y permisos

En este artículo se explica qué son los grupos de licencias y cómo pueden usarlos los administradores para asignar un número de licencias a departamentos o equipos concretos. 

 

¿Qué son los grupos de licencias?

Los grupos de licencias son una función que permite a los administradores de sitios de Udemy Business asignar un número determinado de licencias a usuarios concretos durante el proceso de invitación. Los administradores pueden crear grupos de licencias con un número determinado de licencias que coincida con un departamento o equipo. También es posible asignar administradores de grupos a grupos de licencias para que distribuyan las licencias del grupo a otros usuarios.

Cuando un administrador de grupo invita a un usuario a unirse a Udemy Business, su licencia procede del grupo de licencias gestionado por ese administrador de grupo. También se pueden asignar usuarios activos a un grupo de licencias.

• Aprende a crear y gestionar grupos de licencias.
• Obtén más información sobre cómo asignar grupos de licencias a estudiantes.

Los grupos de licencias tienen los siguientes atributos:

• Nombre: el nombre del grupo de licencias, elegido por el administrador. 
• Número de licencias Enterprise: el número máximo de licencias Enterprise que se pueden asignar a los usuarios de este grupo. 
• Número de licencias Pro: el número máximo de licencias Pro que se pueden asignar a los usuarios (solo para clientes Pro) de este grupo.
• Licencias en uso: el número de licencias asignadas a usuarios activos. Este número aumenta cuando los usuarios aceptan invitaciones o un administrador los mueve a grupos de licencias y disminuye cuando se desactivan usuarios o un administrador los mueve a otro grupo. 
• Licencias restantes: la cantidad de licencias disponibles para asignar. Este número representa la diferencia entre el número máximo de licencias y el número de licencias en uso en un grupo determinado.

 

El grupo de licencias predeterminado

Al crear un grupo de licencias por primera vez, se genera automáticamente un grupo de licencias predeterminado y se muestra en la página de grupos de licencias.

El grupo de licencias predeterminado es el destino por defecto de diversos procesos y acciones en el sitio de Udemy Business. Esto es lo que sucede al crear el primer grupo de licencias:

• Todos los usuarios activos se asignan al grupo de licencias predeterminado.
• Todos los usuarios reactivados se asignan también al grupo de licencias predeterminado a menos que se especifique lo contrario al reactivarlos.
• Las invitaciones pendientes se dirigen al grupo de licencias predeterminado a menos que se especifique lo contrario en la página de invitaciones pendientes.
• Si System for Cross-domain Identity Management (SCIM) está activado, todos los usuarios aprovisionados por SCIM se asignan automáticamente al grupo de licencias predeterminado.
• Los administradores de grupos que pueden invitar a usuarios reciben permiso automáticamente para el grupo de licencias predeterminado.

Además, el grupo de licencias predeterminado se utiliza cuando se crean usuarios sin una invitación explícita, como a través de un dominio aprobado o mediante aprovisionamiento de SCIM y SSO.

Por último, cuando se elimina un grupo de licencias, las licencias disponibles y los usuarios asignados del grupo eliminado se reasignan al grupo de licencias predeterminado. Asimismo, los administradores de grupos que tenían permiso para el grupo de licencias eliminado recibirán permiso automáticamente para el grupo de licencias predeterminado. 

Repercusiones de los cambios en las licencias de las suscripciones en los grupos de licencias 

Un aspecto importante del grupo de licencias predeterminado es su capacidad para adaptarse a los cambios en las suscripciones. Si cambias el número de licencias de tu suscripción al renovarla, el límite de licencias para el grupo de licencias predeterminado se ajustará en consecuencia.

 

¿Qué diferencias hay entre los grupos de licencias y los grupos de usuarios? 

Los grupos de licencias y los grupos de usuarios pueden parecer similares, pero en realidad son bastante diferentes. Echa un vistazo a la siguiente tabla para ver cómo se utilizan y cuáles son sus características únicas.

 

En este artículo, explicamos cómo los administradores pueden invitar a estudiantes y asignarlos a grupos de licencias y, además, cómo pueden realizar un seguimiento de la disponibilidad de las licencias en las diferentes unidades de su organización. 

• Obtén más información sobre los grupos de licencias.
• Obtén más información sobre cómo crear y gestionar grupos de licencias.

 

Índice

• Invitar a usuarios con grupos de licencias
• Asignar licencias Pro
• Mover usuarios a grupos de licencias
• Ver los usuarios asignados a grupos de licencias

Invitar a usuarios con grupos de licencias

Los administradores de Udemy Business son los únicos que disponen de visibilidad y control sobre los grupos de licencias. Pueden consultar los detalles de los grupos de licencias, entre los que se incluyen los límites, los permisos para invitar a usuarios y las asignaciones de usuarios. Además, los administradores pueden seleccionar cualquier grupo de licencias al invitar a usuarios. 

Por otro lado, los administradores de grupos no pueden consultar los detalles de los grupos de licencias. Esto es el resultado de las asignaciones automáticas de grupos de licencias cuando se otorgan permisos de administrador de grupo para invitar a usuarios y desactivarlos. Por consiguiente, cualquier invitación creada por un administrador de grupo se asocia al grupo de licencias asignado. En este caso, al aceptar una invitación creada por administradores de grupos, las licencias del usuario procederán del grupo de licencias para el que se han otorgado permisos de invitación a los administradores de grupos. Este enfoque garantiza una gestión eficiente de las licencias, con actualizaciones en tiempo real de la cantidad de licencias disponibles.

• Obtén más información sobre cómo invitar a usuarios.

Asignar licencias Pro

La función de grupos de licencias permite a los administradores de grupos asignar licencias del grupo de licencias para el que tengan permisos a todos los tipos de productos. Esto significa que ahora los administradores de grupos pueden asignar licencias de Udemy Business Pro a usuarios activos que gestionen o a usuarios que inviten. 

• Obtén más información sobre cómo asignar y retirar licencias de Udemy Business Pro.

Mover usuarios a grupos de licencias

Al crear grupos de licencias, puedes mover usuarios a los grupos de licencias al crear los grupos o tras terminar de configurarlos.

Para mover usuarios activos a un grupo de licencias, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Accede a la pestaña Grupos de licencias desde la opción Gestionar licencias. Esta opción está disponible en el menú desplegable Gestionar usuarios situado a la izquierda de Herramientas de administrador.
2. Selecciona el grupo de licencias al que quieres asignar usuarios haciendo clic en el icono de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto al nombre del grupo de licencias. A continuación, selecciona la acción Editar grupo de licencias.

3. Al realizar esta acción, es posible mover usuarios individualmente o indirectamente seleccionando un grupo de usuarios. 

4. Empieza a escribir el nombre del usuario o grupo de usuarios que quieres mover a este grupo de licencias. La lista que aparecerá debajo se irá actualizando a medida que escribas para mostrar los resultados más relevantes. Cuando des con el usuario o grupo de usuarios que quieres añadir, selecciónalo. Puedes repetir este paso todas las veces que haga falta.

5. Tras realizar este paso, haz clic en Siguiente .

6. En el próximo paso, verás una página con un resumen  de los grupos de licencias actualizados. La cantidad de licencias en uso en el grupo aplicable se actualizará para incluir los usuarios recién añadidos. Haz clic en Guardar para terminar de actualizar los grupos de licencias. 
   
   
7. También se mostrará una notificación de confirmación en la parte inferior de la página para indicar que el proceso se ha realizado correctamente.

 

Si el número de usuarios seleccionados supera la cantidad de licencias disponibles en el grupo de licencias elegido, se mostrará un mensaje de advertencia. El mensaje te pedirá que ajustes el límite de licencias en el grupo seleccionado o que elijas menos usuarios. 

Ver los usuarios asignados a grupos de licencias

Los administradores de Udemy Business pueden ver los usuarios asignados a los grupos de licencias en cualquier momento mediante el filtro de grupos de licencias de la sección Gestionar usuarios o en la página de grupos de licencias:

En la sección Gestionar usuarios:

1. Selecciona Todos los usuarios o Usuarios con licencia en el menú Herramientas de administrador.

2. Selecciona el grupo de licencias deseado en el filtro de grupos de licencias.

3. La lista de usuarios se filtrará y mostrará de acuerdo con el grupo de licencias seleccionado.

 

En la página de grupos de licencias:

1. Accede a la pestaña Grupos de licencias de la opción Gestionar licencias desde el menú desplegable Gestionar usuarios situado a la izquierda de Herramientas de administrador.
2. Selecciona el grupo de licencias al que quieres asignar usuarios haciendo clic en el icono de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto al nombre del grupo de licencias. A continuación, selecciona la acción Ver miembros. 

3. La lista de usuarios se filtrará y mostrará de acuerdo con el grupo de licencias seleccionado.

En este artículo, explicamos cómo los administradores pueden gestionar eficientemente las licencias de su cuenta de Udemy Business creando grupos de licencias y sacándoles partido. 

• Obtén más información sobre los grupos de licencias.
• Aprende a asignar grupos de licencias a los estudiantes.

 

Índice

• Cómo crear grupos de licencias
• Editar o eliminar grupos de licencias
• Otorgar a los usuarios permiso de invitación para los grupos de licencias 
• Diferencias entre la pertenencia a los grupos de licencias y los permisos para dichos grupos
• Pertenencia y permisos para administradores de grupos

 

Cómo crear grupos de licencias

Para usar las funciones de gestión y asignación de licencias que ofrecen los grupos de licencias, primero hay que realizar dos pasos fundamentales. 

1. Crear grupos de licencias para distribuir las licencias disponibles.
2. Otorgar acceso a esos grupos de licencias a administradores de grupos que puedan invitar a otros.

En esta sección se profundizará en el primer paso:

Para crear un grupo de licencias, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Accede a la opción de grupos de licencias desde el menú desplegable Gestionar usuarios situado a la izquierda de Herramientas de administrador.

2. Haz clic en el botón Crear grupo de licencias.

3. Introduce lo siguiente:
   
   
   
   
   • Nombre: pon un nombre al grupo de licencias.
   • Seleccionar administradores de grupos para gestionar este grupo: selecciona los administradores de grupos que quieres que puedan gestionar las licencias de este grupo.
     
4. Mover usuarios a este grupo de licencias: introduce nombres de usuarios, sus direcciones de correo electrónico o nombres de grupos para mover usuarios a este grupo de licencias. Este paso es opcional.
   
   
   • Asignar licencias a este grupo: aquí puedes introducir el número de licencias que quieres asignar a este grupo. 
   • Licencias Enterprise: introduce el número de licencias Enterprise para asignar a los usuarios. Ten en cuenta que este número representa el límite de licencias para este grupo de licencias. El número máximo aceptado en este campo es el número de licencias Enterprise disponibles en la suscripción a Enterprise principal.
   Licencias Pro: introduce el número de licencias Pro disponibles para asignar a los usuarios. Esta información solo la pueden ver los usuarios suscritos a Udemy Business Pro. Este número representa el límite de licencias para este grupo de licencias. El número máximo aceptado en este campo es el número de licencias Pro disponibles en la suscripción a Udemy Business Pro principal. Nota: No puedes añadir más licencias Pro que licencias Enterprise a un grupo de licencias.
   
   

5. Cuando hayas introducido la información necesaria, puede que veas uno de tres cuadros de información diferentes según cómo la hayas introducido:

   5a.  El siguiente cuadro de información se muestra si no has introducido ningún número en "Asignar licencias a este grupo" pero sí que has añadido usuarios, de modo que el sistema lo ha rellenado por ti.

5b. Alternativamente, verás un cuadro amarillo si no tienes licencias disponibles en tu grupo y, de ser así, se transferirán licencias de otros grupos afectados para poder realizar el cambio.

5c. Por último, el cuadro amarillo más pequeño aparece cuando se ha realizado un cambio en los números que has introducido previamente debido a la selección de usuarios.

 

6. Verás un resumen final de los administradores de grupos e información general sobre el número de licencias Enterprise/Pro configuradas para el grupo creado.  Si has movido usuarios de otros grupos de licencias, verás los cambios en esos grupos.

Para terminar, haz clic en Crear para crear el grupo de licencias. 

Cuando se haya creado el grupo de licencias, podrás otorgar a los administradores de grupos permiso de invitación específicamente para este grupo de licencias. De esta forma, podrán asignar licencias directamente de este grupo de licencias. También puedes editar el grupo de licencias para mover usuarios activos a este grupo de licencias y reflejar correctamente la cantidad de licencias disponibles del grupo.

Cuando se haya creado el grupo de licencias, podrás otorgar a los administradores de grupos permiso de invitación específicamente para este grupo de licencias. De esta forma, podrán asignar licencias directamente de este grupo de licencias. También puedes mover usuarios activos a este grupo de licencias para reflejar correctamente la cantidad de licencias disponibles del grupo.

 

Editar o eliminar grupos de licencias

Para eliminar un grupo de licencias, cambiar su nombre o actualizar sus límites de licencias, haz clic en el icono de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto al nombre del grupo de licencias. A continuación, selecciona la acción deseada. 

 

 

• Al seleccionar la opción Editar grupo de licencias, podrás definir los siguientes parámetros, de manera similar al proceso de creación:

1. Introduce lo siguiente:

• Nombre: introduce un nuevo nombre para este grupo si quieres cambiarlo. Solo se aceptarán nombres únicos al actualizar un grupo de licencias.
• Seleccionar administradores de grupos para gestionar este grupo: añade o elimina administradores de grupos para que gestionen el grupo.
  
  
  

2. Buscar usuarios o grupos: aquí puedes introducir los usuarios o grupos que quieres añadir a este grupo de licencias.

 

Asignar licencias a este grupo: 

• Licencias Enterprise: al aumentar el límite de licencias, la cantidad de licencias añadidas debe estar disponible en el grupo predeterminado. Al reducir el límite de licencias, el número de licencias no puede ser inferior al número de usuarios activos en el grupo de licencias.
• Licencias Pro: se aplican los mismos criterios que para las licencias Enterprise.

Verás un resumen de los usuarios que se van a añadir antes de proceder al siguiente paso.

3. Echa un vistazo a un resumen de tus cambios en el grupo de licencias. Si estás de acuerdo con la nueva asignación y los grupos afectados, haz clic en Guardar.   

• Al seleccionar la opción Eliminar grupo de licencias, las licencias disponibles y los usuarios asociados del grupo eliminado se asignarán al grupo de licencias predeterminado. 

 

 

Otorgar a los usuarios permiso de invitación para los grupos de licencias  

Tras crear los grupos de licencias y distribuir las licencias, es hora de otorgar acceso a los usuarios que asignarán estas licencias e invitarán a usuarios. También puedes otorgar permisos a los usuarios al crear o editar un grupo de licencias. Este permiso solo está disponible para los administradores de grupos. Para configurarlo, los administradores deberán seguir estos pasos:

1. Selecciona Gestionar usuarios en el menú desplegable Gestionar usuarios o selecciona Todos los usuarios o Usuarios con licencia. 
2. Empieza a escribir el nombre del usuario al que quieres otorgar el permiso en la barra de búsqueda de usuarios.  La lista de usuarios que aparecerá debajo se irá actualizando a medida que escribas para mostrar los resultados más relevantes.
3. Una vez que encuentres el usuario deseado, haz clic en el icono de puntos suspensivos (tres puntos) a la derecha del nombre del usuario.
4. Selecciona Editar función y permisos.

5. Será necesario otorgar al usuario la función de administrador de grupo. Si el usuario ya es administrador de grupo, haz clic en Siguiente.

6. Selecciona los grupos que gestionará este administrador de grupo. Ten en cuenta que cuando este usuario invite a un nuevo usuario, dicho usuario también deberá estar asignado a uno de estos grupos. 

 

 

7. Otorga permiso a este usuario para invitar a usuarios y desactivarlos en los grupos que gestiona marcando la casilla. Cuando selecciones esta opción, verás un menú desplegable en el que podrás especificar el grupo de licencias cuyas licencias podrá asignar este administrador de grupo.

8. Por último, haz clic en la opción desplegable "Seleccionar grupo de licencias..." para elegir el grupo de licencias que podrá usar este administrador de grupo para asignar licencias a otros usuarios, así como para asignarles una licencia Pro. Cuando hayas hecho la selección, haz clic en el botón Guardar cambios.

 

 

Diferencias entre la pertenencia a los grupos de licencias y los permisos para dichos grupos

Pertenencia: cuando un usuario activo se mueve a un grupo de licencias o se une a Udemy Business mediante la invitación de un administrador de grupo, su licencia procede de ese grupo y se convierte en miembro. También nos referimos a los miembros como usuarios asignados a un grupo de licencias. Los administradores pueden ver los usuarios asignados a los grupos de licencias en cualquier momento mediante el filtro de grupos de licencias de la sección Gestionar usuarios o en la página de grupos de licencias.

• Aprende a asignar grupos de licencias a los estudiantes.

Permisos: cuando un administrador otorga permiso a un administrador de grupo para asignar licencias e invitar a usuarios de un grupo de licencias, el administrador de grupo recibe permiso para invitar a usuarios y asignar licencias del grupo de licencias. Los administradores pueden consultar los permisos de los administradores de grupos mediante la opción de menú Editar función y permisos para el usuario en la sección Gestionar usuarios.

Pertenencia y permisos para administradores de grupos

Los administradores de grupos solo pueden recibir permiso para un único grupo de licencias y, como usuarios, solo pueden estar asignados a un único grupo de licencias. Es importante tener en cuenta que estos grupos de licencias pueden ser diferentes. Por ejemplo, un administrador de grupo puede ser miembro del grupo de licencias Aprendizaje y desarrollo y tener permiso para enviar invitaciones para el grupo de licencias Ventas. 

En este artículo se explica qué pueden hacer los administradores para gestionar y consultar el número de licencias que se están utilizando en la suscripción a su cuenta de Udemy Business. Para ello, se utiliza la página Descripción general de la suscripción.

• Descubre cómo añadir más licencias a tu cuenta de Udemy Business. 
• Descubre cómo gestionar las licencias de tu cuenta de Udemy Business. 

Cómo acceder a la descripción general de la suscripción

Para acceder a la descripción general de la suscripción, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Udemy Business.
2. Haz clic en Gestionar en la parte superior derecha de la página. A continuación, selecciona Gestionar usuarios en el menú desplegable.
   
   
3. En la barra lateral, verás una sección llamada Asignación de licencias y Descripción general de la suscripción, que incluye un resumen del número de licencias restantes de tu cuenta.

Cómo ver las licencias del Plan Team

Para cuentas del Plan Team, la barra lateral también muestra cuántas licencias restantes hay en tu suscripción y cómo actualizar a un Plan Enterprise. 

Haz clic en Descripción general de la suscripción para ver cuántas licencias del Plan Team has utilizado hasta el momento.

Cómo ver las licencias del Plan Enterprise

Haz clic en Descripción general de la suscripción para ver cuántas licencias del Plan Enterprise has utilizado hasta el momento. También encontrarás información más detallada sobre Udemy Business Pro y un botón para solicitar licencias Pro.

Cómo ver las licencias de Udemy Business Pro

En las cuentas con Udemy Business Pro, verás el número de licencias Enterprise y Pro restantes en la barra lateral.

Haz clic en Descripción general de la suscripción para ver cuántas licencias del Plan Enterprise y Pro has utilizado.

Haz clic en Gestionar licencias para acceder a la gestión de usuarios de tu cuenta.

Si quieres adquirir más licencias, descubre cómo añadir más licencias a tu cuenta.

A medida que continúas ofreciendo oportunidades de aprendizaje a tus empleados, puedes añadir fácilmente más licencias a tu cuenta de Udemy Business. En este artículo se explica cómo añadir más licencias a tu cuenta de los planes Team o Enterprise, además de cómo actualizar a una cuenta del Plan Enterprise.

Administradores del Plan Enterprise y Udemy Business Pro

Si eres administrador del Plan Enterprise o de Udemy Business Pro y necesitas comprar más licencias, puedes contactar directamente con tu ejecutivo de cuentas o pedirle a nuestro equipo de asistencia que te eche una mano.

Para enviar una solicitud de ayuda a nuestro equipo de asistencia a través de nuestro formulario de contacto, selecciona "Administrador", "Administración de cuentas", "Licencias, facturación y renovaciones" y, a continuación ,"Compra de licencias adicionales".

Administradores del Plan Team

Si eres administrador de un Plan Team, sigue los pasos descritos a continuación para añadir más licencias a tu cuenta. 

Nota: El precio total del Plan Team se calcula en función de un prorrateo que incluye la fecha del momento y la fecha final de tu suscripción anual.

Cómo añadir más licencias del Plan Team

1. Haz clic en Gestionar en la esquina superior derecha de la pantalla. 

2. En Configuración, haz clic en Facturación.

3. En Suscripción, haz clic en Adquirir más licencias de Plan para equipo. A continuación, sigue las instrucciones para completar el pago. Podrás adquirir hasta 20 licencias en tu cuenta del Plan Team.

Cómo actualizar del Plan Team al Plan Enterprise

Si quieres adquirir más de 20 licencias, sigue las instrucciones que se indican a continuación para actualizar a nuestro Plan Enterprise. 

Organizaciones con el Plan Team: rellena nuestro formulario de actualización al Plan Enterprise. Un miembro de nuestro equipo de ventas se pondrá en contacto contigo para echarte una mano con tu solicitud. 

Organizaciones japonesas con el Plan Team: es necesario seguir un procedimiento diferente para actualizar a nuestro Plan Enterprise en Japón. Rellena nuestro formulario de contacto para contactar con nuestro agente de ventas en Japón. 

• Indica que quieres actualizar al Plan Team.

En este artículo se explica cómo los administradores de grupo y los administradores de Udemy Business pueden invitar a nuevos estudiantes a unirse a la cuenta, así como los pasos a seguir si no reciben las invitaciones.

Índice

• Cómo invitar a usuarios
• Cómo invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales
• Cómo invitar a usuarios a través de la opción de importación de archivos CSV en lote
• Invitar y asignar a los usuarios una licencia de Udemy Pro
• Seleccionar un idioma para tus invitaciones e incluir un mensaje personalizado
• Añadir correos electrónicos a las listas de admitidos
• Cómo aceptan las invitaciones los usuarios
• Uso de licencias e invitaciones
• Qué hacer si las invitaciones no se reciben 
• Invitaciones pendientes y reenvío de invitaciones
• Volver a enviar varias invitaciones
• Cuentas con inicio de sesión único (SSO)
• Cuentas con SCIM (System for Cross-domain Identity Management)

Cómo invitar a usuarios

Para invitar a nuevos usuarios, ve a la pestaña Gestionar en la parte superior derecha de tu cuenta y haz clic en Gestionar usuarios en el menú desplegable. Se puede invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales o importando un archivo CSV (solo los administradores pueden utilizar la opción de importación de archivos CSV).

1. Haz clic en el botón Invitar a nuevos usuarios.
2. Haz clic en Direcciones de correo electrónico individuales para invitar a usuarios de uno en uno.
3. Para importar lotes de usuarios a través de una importación de CSV, haz clic en Importar usuarios desde archivo CSV. Nota: Actualmente solo los administradores tienen acceso a la función de importación de CSV.

Cómo invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales

1. Una vez que hayas accedido a la página Gestionar usuarios, haz clic en el botón Invitar a nuevos usuarios.
2. A continuación, añade direcciones de correo electrónico individuales para invitar a usuarios de uno en uno.

 

3. Para los clientes que han creado grupos de licencias para su sitio de Udemy Business:

• • Para los administradores: selecciona el grupo de licencias del que deben proceder las licencias de los usuarios invitados

 

4. Para los clientes que han comprado Udemy Business Pro y quieren asignar licencias Pro:

• • Si quieres asignar una licencia de Udemy Business Pro a los usuarios invitados, marca la casilla "Licencia Pro" situada debajo de Seleccionar complemento de licencia. Esto dará a los estudiantes seleccionados acceso a las funciones de Udemy Business Pro automáticamente cuando acepten su invitación para unirse a Udemy Business.

 

5. Si quieres añadir a los usuarios invitados a grupos concretos, selecciónalos en la lista.

6. Por último, selecciona el idioma en el que quieres enviar la invitación y añade un mensaje personalizado si lo deseas (consulta el siguiente apartado para obtener más información). Haz clic en Enviar invitaciones.

Cómo invitar a usuarios a través de la opción de importación de archivos CSV en lote

• Aprende a añadir y gestionar usuarios a través de importaciones de archivos CSV.

Invitar y asignar a los usuarios una licencia de Udemy Pro

• Aprende a asignar y retirar licencias de Udemy Business Pro.

Seleccionar un idioma para tus invitaciones e incluir un mensaje personalizado

Los administradores y los administradores de grupo también pueden seleccionar el idioma de la invitación que van a enviar e incluir un mensaje personalizado si lo desean. 

• Ten en cuenta que, aunque la plantilla de la invitación estará localizada al idioma que hayas seleccionado, el mensaje personalizado que incluyas no se traducirá a otro idioma.

Después de seleccionar el idioma, tanto la invitación como los siguientes recordatorios de la invitación se enviarán en ese idioma al usuario que hayas indicado.

Si decides añadir un mensaje personalizado, este aparecerá en la parte superior de la invitación.

Añadir correos electrónicos a las listas de admitidos

En el caso de que los cortafuegos de tu empresa sean restrictivos, a nivel general, y bloqueen determinados sitios a los que se accede frecuentemente, tendrás que incluir ciertos correos electrónicos de Udemy Business en la lista de admitidos para garantizar la entrega de las invitaciones por correo electrónico y el correcto funcionamiento de la función de restablecimiento de la contraseña. Obtén más información sobre la adición de los dominios y subdominios de envío de correos electrónicos a las listas de admitidos para Udemy Business.

Cómo aceptan las invitaciones los usuarios

Los usuarios invitados recibirán una invitación por correo electrónico para unirse a Udemy Business. La línea de asunto del correo electrónico incluirá el nombre de la cuenta de Udemy Business de tu empresa, ejemplo: "Invitación a la cuenta de "empresa". El correo electrónico de invitación se enviará desde e.udemymail.com, pero la dirección de correo electrónico del administrador que haya enviado la invitación también se mostrará antes de esa dirección. Por ejemplo, juan.sanchez@empresa.com a través de e.udemymail.com.

Tras invitar a los usuarios a tu cuenta, se enviará una invitación por correo electrónico automáticamente a los usuarios. El correo electrónico vinculará a los usuarios a tu cuenta de Udemy Business, en la que deberán introducir su nombre y correo electrónico y crear una contraseña. Se les pedirá a los usuarios que verifiquen la información de su cuenta a través de un correo electrónico de verificación con un enlace que caducará en una hora.* Una vez que activen su cuenta mediante un correo electrónico de verificación, podrán iniciar sesión por primera vez y empezar a aprender. Si el usuario no responde a la invitación por correo electrónico en un plazo de 48 horas, el sistema le enviará automáticamente una invitación de recordatorio. 

*Ten en cuenta que los usuarios que utilizan el inicio de sesión único (SSO) o System for Cross-Domain Management (SCIM) quedan exentos de realizar este proceso de verificación.

Uso de licencias e invitaciones

Una invitación no conlleva la obtención de una licencia hasta que el usuario se haya registrado en su cuenta. Si una licencia ya no está disponible cuando el usuario intenta registrarse, el usuario verá una página con un mensaje de error. En la página con el mensaje de error se solicitará al usuario que se ponga en contacto con el administrador que le envió la invitación para obtener más ayuda.

En el caso de los clientes que hayan comprado licencias de Udemy Business Pro para todos los usuarios, las licencias Pro se asignarán automáticamente cuando los usuarios acepten las invitaciones o realicen la autenticación mediante SSO/SCIM.

Qué hacer si las invitaciones no se reciben 

Si los usuarios no están recibiendo invitaciones por correo electrónico para unirse a tu cuenta, pídeles que revisen sus carpetas de spam. Si siguen sin recibir ningún correo electrónico de invitaciones y tu organización ha incluido los correos de Udemy Business en la lista de admitidos, pídeles que se pongan en contacto con nuestro equipo de asistencia directamente para que podamos ayudarles.

Invitaciones pendientes y reenvío de invitaciones

Para ver la página Invitaciones pendientes, haz clic en Invitaciones pendientes en la parte superior izquierda de la pantalla Gestionar usuarios.

En la página Invitaciones pendientes, puedes comprobar quién no ha aceptado aún su invitación y volver a enviar o cancelar una invitación haciendo clic en el icono correspondiente. Además, si haces clic en Reenviar a todos en la parte superior de la página podrás volver a enviar invitaciones pendientes a todos los usuarios a la vez.

El nombre de la persona que invita también aparecerá en las invitaciones pendientes, en el caso de que haya enviado invitaciones individuales o si ha cargado por lotes la dirección de correo electrónico del usuario a través de la importación de CSV. Si has enviado la invitación para el usuario, aparecerá "Invitado por mí".

Volver a enviar varias invitaciones

Para volver a enviar varias invitaciones, puedes seleccionar varios usuarios haciendo clic en la casilla de la izquierda. Cuando realices la selección, aparecerá un panel en el que tienes la opción de volver a enviar varias invitaciones o cancelarlas.

Nota: Internet Explorer no permite copiar y pegar desde Excel en el campo 1 de la herramienta para invitar a usuarios. Los usuarios tendrán que utilizar Chrome u otro navegador.

Cuentas con inicio de sesión único (SSO)

Si has configurado SSO y has activado el autoprovisionamiento en tu configuración de SSO, puedes otorgar a los usuarios acceso a Udemy Business en el proveedor de identidad de tu organización. No es necesario invitar a los usuarios de uno en uno en tu cuenta y tampoco tendrás que importarlos mediante un archivo CSV.

Sin embargo, si tienes el autoprovisionamiento desactivado, tendrás que invitar a los usuarios a través de los métodos mencionados (además de proporcionarles acceso mediante tu directorio de SSO).

Cuentas con SCIM (System for Cross-domain Identity Management)

Si has activado el aprovisionamiento de SCIM, puedes otorgar a los usuarios acceso a Udemy Business en el proveedor de identidad de tu organización y no tendrás que invitar a los usuarios de uno en uno.

Los administradores de grupo incentivan la participación efectiva en el aprendizaje de toda la organización. Creemos que, para que el aprendizaje sea óptimo, deben fomentarlo los directores de equipo o las personas que mejor conocen los objetivos de aprendizaje de los empleados. En este artículo se explica lo que pueden hacer los administradores de grupo en comparación con los administradores.

• Nota: La función de administrador de grupo solo está disponible en el plan Enterprise. 

¿Qué pueden hacer los administradores de grupo?

La función de administrador de grupo permite a los directores y a los jefes de equipo asignar a los estudiantes el curso adecuado para su desarrollo profesional. Los administradores de grupo también pueden consultar los informes y la información detallada de sus grupos, asignar cursos dentro de sus grupos, gestionar usuarios en sus grupos e invitar a nuevos usuarios si tienen el permiso para hacerlo. 

Los grupos pueden tener varios administradores de grupo y los administradores pueden elegir si permiten o no que los administradores de grupo inviten a usuarios, o los desactiven, en los grupos que gestionan.

Los administradores de grupo sin permisos habilitados para invitar o desactivar pueden:

• Asignar cursos a usuarios y grupos, para los grupos que gestionan
• Asignar vías de aprendizaje a usuarios y grupos, para los grupos que gestionan
• Ver la actividad de aprendizaje de los usuarios en los grupos que gestionan
• Añadir usuarios a los grupos que gestionan, si el usuario ya cuenta con una licencia de Udemy Business
• Eliminar usuarios de los grupos que gestionan

Los administradores de grupo con permisos habilitados para invitar o desactivar pueden realizar todas las acciones anteriores, además de las siguientes:

• Invitar a nuevos usuarios a la organización con el botón Invitar a nuevos usuarios en los grupos que gestionan.
• Invitar a un conjunto de usuarios cargando un archivo CSV.
• Consultar las invitaciones pendientes a los grupos que gestionan en la pestaña Invitaciones pendientes
• Invitar a usuarios a los grupos que gestionan, si el usuario ya tiene una licencia de Udemy Business
• Desactivar usuarios de la organización mediante los grupos que gestionan 

Para consultar los pasos necesarios para invitar usuarios a tu cuenta de Udemy Business y reenviar invitaciones pendientes, haz clic aquí.

Permisos de administrador de grupo detallados:

	Administradores	Administrador de grupo
Invitar a nuevos usuarios a unirse a Udemy Business	Sí	Sí: sólo si tienen permiso para invitar usuarios a los grupos que gestionan
Aprobar, rechazar y publicar cursos personalizados	Sí	Sí
Crear categorías personalizadas de cursos	Sí	Sí
Designar a otros administradores de grupo	Sí	No
Importar cursos	Sí	No
Asignar cursos a usuarios	Sí	Sí
Asignar cursos a grupos	Sí	Sí: sólo para grupos que administran
Crear nuevos grupos	Sí	No
Eliminar grupos	Sí	No
Desactivar usuarios de Udemy Business	Sí	Sí: sólo si tienen permiso para desactivar usuarios en los grupos que gestionan
Reenviar o cancelar invitaciones pendientes	Sí	Sí: sólo si tienen permiso para invitar usuarios a los grupos que gestionan
Editar la pertenencia a grupos para invitaciones pendientes	Sí	Sí: sólo si tienen permiso para invitar usuarios a los grupos que gestionan
Añadir y eliminar usuarios de grupos	Sí	Sí: sólo para grupos que administran
Adición de usuarios a través de la función Importar CSV	Sí	Sí: sólo si tiene permiso para invitar y desactivar usuarios en los grupos que gestionan
Ver los cursos que están realizando los miembros de su grupo	Sí	Sí: sólo para grupos que administran
Ver y descargar el Registro de pertenencia a grupo* Más información a continuación	Sí	Sí: sólo para grupos que administran
Visualizar y ejecutar la adopción por parte del usuario, la actividad del usuario y los informes de consumo del curso	Sí	Sí: sólo para grupos que administran
Ver y ejecutar los paneles Comentarios del estudiante y Valoraciones y reseñas	Sí	No
Editar la configuración de la cuenta	Sí	No
Aprobar dominios de correo electrónico	Sí	No

¿Pueden cambiar los administradores de grupo su función de administrador de grupo a la de usuario?

No, no pueden editar su propia función. Un administrador de grupo tendrá que ponerse en contacto con un administrador para modificar su función.

¿Pueden los administradores de grupo ver la información de los usuarios que no pertenecen a los grupos que gestionan?

No, los administradores de grupo sólo disponen de acceso a los usuarios pertenecientes a los grupos que gestionan

¿Pueden todos los administradores de grupo reenviar invitaciones pendientes?

No, los administradores de grupo sólo pueden ver y reenviar invitaciones pendientes si tienen permiso para invitar y desactivar usuarios en los grupos que gestionan

¿Pueden todos los administradores de grupo invitar y desactivar usuarios en los grupos que gestionan de forma predeterminada?

No, los administradores deben seleccionar los permisos para los administradores de grupo en el momento de la asignación de dicha función a un usuario para un grupo o al editar los permisos o las funciones del usuario dentro de los grupos. 

¿Quién puede acceder al Registro de pertenencia a grupo?

Los administradores pueden acceder al Registro de pertenencia a grupo de todos los grupos. Los administradores de grupo solamente pueden acceder al Registro de pertenencia a grupo de aquellos grupos de los que sean administradores de grupo. 

• Aprende a acceder a un registro de pertenencia a un grupo para revisarlo.