En este artículo, explicamos cómo los administradores pueden gestionar eficientemente las licencias de su cuenta de Udemy Business creando grupos de licencias y sacándoles partido.
- Obtén más información sobre los grupos de licencias.
- Aprende a asignar grupos de licencias a los estudiantes.
Nota:
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Índice
- Cómo crear grupos de licencias
- Editar o eliminar grupos de licencias
- Otorgar a los usuarios permiso de invitación para los grupos de licencias
- Diferencias entre la pertenencia a los grupos de licencias y los permisos para dichos grupos
- Pertenencia y permisos para administradores de grupos
Cómo crear grupos de licencias
Para usar las funciones de gestión y asignación de licencias que ofrecen los grupos de licencias, primero hay que realizar dos pasos fundamentales.
- Crear grupos de licencias para distribuir las licencias disponibles.
- Otorgar acceso a esos grupos de licencias a administradores de grupos que puedan invitar a otros.
| Nota: Los administradores son los únicos que pueden crear grupos de licencias. |
En esta sección se profundizará en el primer paso:
Para crear un grupo de licencias, sigue los pasos que se indican a continuación:
1. Accede a la opción de grupos de licencias desde el menú desplegable Gestionar usuarios situado a la izquierda de Herramientas de administrador.
2. Haz clic en el botón Crear grupo de licencias.
3. Introduce lo siguiente:
- Nombre: pon un nombre al grupo de licencias.
- Seleccionar administradores de grupos para gestionar este grupo: selecciona los administradores de grupos que quieres que puedan gestionar las licencias de este grupo.
4. Mover usuarios a este grupo de licencias: introduce nombres de usuarios, sus direcciones de correo electrónico o nombres de grupos para mover usuarios a este grupo de licencias. Este paso es opcional.
- Asignar licencias a este grupo: aquí puedes introducir el número de licencias que quieres asignar a este grupo.
- Licencias Enterprise: introduce el número de licencias Enterprise para asignar a los usuarios. Ten en cuenta que este número representa el límite de licencias para este grupo de licencias. El número máximo aceptado en este campo es el número de licencias Enterprise disponibles en la suscripción a Enterprise principal.
- Licencias Pro: introduce el número de licencias Pro disponibles para asignar a los usuarios. Esta información solo la pueden ver los usuarios suscritos a Udemy Business Pro. Este número representa el límite de licencias para este grupo de licencias. El número máximo aceptado en este campo es el número de licencias Pro disponibles en la suscripción a Udemy Business Pro principal. Nota: No puedes añadir más licencias Pro que licencias Enterprise a un grupo de licencias.
- Obtén más información sobre cómo los administradores pueden añadir usuarios a grupos de licencias mediante SSO (SAML) o SCIM.
5. Cuando hayas introducido la información necesaria, puede que veas uno de tres cuadros de información diferentes según cómo la hayas introducido:
5a. El siguiente cuadro de información se muestra si no has introducido ningún número en "Asignar licencias a este grupo" pero sí que has añadido usuarios, de modo que el sistema lo ha rellenado por ti.
5b. Alternativamente, verás un cuadro amarillo si no tienes licencias disponibles en tu grupo y, de ser así, se transferirán licencias de otros grupos afectados para poder realizar el cambio.
5c. Por último, el cuadro amarillo más pequeño aparece cuando se ha realizado un cambio en los números que has introducido previamente debido a la selección de usuarios.
6. Verás un resumen final de los administradores de grupos e información general sobre el número de licencias Enterprise/Pro configuradas para el grupo creado. Si has movido usuarios de otros grupos de licencias, verás los cambios en esos grupos.
Para terminar, haz clic en Crear para crear el grupo de licencias.
Cuando se haya creado el grupo de licencias, podrás otorgar a los administradores de grupos permiso de invitación específicamente para este grupo de licencias. De esta forma, podrán asignar licencias directamente de este grupo de licencias. También puedes editar el grupo de licencias para mover usuarios activos a este grupo de licencias y reflejar correctamente la cantidad de licencias disponibles del grupo.
Editar o eliminar grupos de licencias
Para eliminar un grupo de licencias, cambiar su nombre o actualizar sus límites de licencias, haz clic en el icono de puntos suspensivos (tres puntos) situado junto al nombre del grupo de licencias. A continuación, selecciona la acción deseada.
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Nota:
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- Al seleccionar la opción Editar grupo de licencias, podrás definir los siguientes parámetros, de manera similar al proceso de creación:
1. Introduce lo siguiente:
- Nombre: introduce un nuevo nombre para este grupo si quieres cambiarlo. Solo se aceptarán nombres únicos al actualizar un grupo de licencias.
- Seleccionar administradores de grupos para gestionar este grupo: añade o elimina administradores de grupos para que gestionen el grupo.
2. Buscar usuarios o grupos: aquí puedes introducir los usuarios o grupos que quieres añadir a este grupo de licencias.
Asignar licencias a este grupo:
- Licencias Enterprise: al aumentar el límite de licencias, la cantidad de licencias añadidas debe estar disponible en el grupo predeterminado. Al reducir el límite de licencias, el número de licencias no puede ser inferior al número de usuarios activos en el grupo de licencias.
- Licencias Pro: se aplican los mismos criterios que para las licencias Enterprise.
Verás un resumen de los usuarios que se van a añadir antes de proceder al siguiente paso.
3. Echa un vistazo a un resumen de tus cambios en el grupo de licencias. Si estás de acuerdo con la nueva asignación y los grupos afectados, haz clic en Guardar.
- Al seleccionar la opción Eliminar grupo de licencias, las licencias disponibles y los usuarios asociados del grupo eliminado se asignarán al grupo de licencias predeterminado.
Nota: Ten en cuenta las siguientes consideraciones cuando decidas eliminar un grupo de licencias:
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Otorgar a los usuarios permiso de invitación para los grupos de licencias
Tras crear los grupos de licencias y distribuir las licencias, es hora de otorgar acceso a los usuarios que asignarán estas licencias e invitarán a usuarios. También puedes otorgar permisos a los usuarios al crear o editar un grupo de licencias. Este permiso solo está disponible para los administradores de grupos.
Cuando selecciones esta opción, verás un menú desplegable en el que podrás especificar el grupo de licencias cuyas licencias podrá seleccionar y asignar a usuarios este administrador de grupo. Cuando hayas hecho la selección, haz clic en el botón Guardar cambios.
| Nota: Los administradores de grupos pueden gestionar varios grupos, pero solo se les puede otorgar permiso para un único grupo de licencias. |
Diferencias entre la pertenencia a los grupos de licencias y los permisos para dichos grupos
Pertenencia: cuando un usuario activo se mueve a un grupo de licencias o se une a Udemy Business mediante la invitación de un administrador de grupo, su licencia procede de ese grupo y se convierte en miembro. También nos referimos a los miembros como usuarios asignados a un grupo de licencias. Los administradores pueden ver los usuarios asignados a los grupos de licencias en cualquier momento mediante el filtro de grupos de licencias de la sección Gestionar usuarios o en la página de grupos de licencias.
Permisos: cuando un administrador otorga permiso a un administrador de grupo para asignar licencias e invitar a usuarios de un grupo de licencias, el administrador de grupo recibe permiso para invitar a usuarios y asignar licencias del grupo de licencias. Los administradores pueden consultar los permisos de los administradores de grupos mediante la opción de menú Editar función y permisos para el usuario en la sección Gestionar usuarios.
Ejemplo: La cuenta de Udemy Business de una organización incluye un grupo llamado "Marketing" con dos administradores de grupos. El administrador de grupo A podría invitar a usuarios de un grupo de licencias llamado "Norteamérica" y el administrador de grupo B podría invitar a usuarios de un grupo de licencias llamado "EMEA". El grupo "Marketing" podría usarse para asignar cursos relacionados con el marketing, mientras que los dos grupos de licencias se usan para asignar las licencias adquiridas por dos centros regionales diferentes.
Pertenencia y permisos para administradores de grupos
Los administradores de grupos solo pueden recibir permiso para un único grupo de licencias y, como usuarios, solo pueden estar asignados a un único grupo de licencias. Es importante tener en cuenta que estos grupos de licencias pueden ser diferentes. Por ejemplo, un administrador de grupo puede ser miembro del grupo de licencias Aprendizaje y desarrollo y tener permiso para enviar invitaciones para el grupo de licencias Ventas.