Nutzermanagement – Allgemein

In diesem Artikel werden die Funktionen erklärt, die zurzeit bei der Verwaltung von Nutzern mithilfe der CSV-Importfunktion unterstützt werden. 

In den folgenden Artikeln findest du Infos zur Verwendung der CSV-Importfunktion und zur Formatierung der Dateien für den CSV-Import.

• Hier wird erklärt, wie du Nutzer mithilfe der CSV-Importfunktion hinzufügst und verwaltest.
• Hier wird erklärt, wie du Dateien für die CSV-Importfunktion formatierst.

Per CSV-Import verfügbare Aktionen

Wenn du Administrator für ein Udemy Business-Konto bist, kannst du bestimmte Aktionen mithilfe der CSV-Importfunktion für mehrere Nutzer auf einmal durchführen. Mit dieser Funktion kannst du:

• Mehrere neue Nutzer auf einmal in dein Konto importieren
• Mehrere neue und bestehende Nutzer auf einmal zu Gruppen hinzufügen
• Die Rollen mehrerer Nutzer auf einmal ändern (z. B. von „Nutzer“ in „Administrator“)
• Udemy Business Pro-Lizenzen an mehrere Nutzer auf einmal zuweisen

Nicht durchführbare Aktionen

Folgende Vorgänge können zurzeit nicht per CSV-Import durchgeführt werden:

• Namen eines Nutzers ändern
• Neue Gruppen anlegen
• Nutzer aus einer Gruppe entfernen
• Nutzer aus deinem Udemy Business-Konto entfernen
• Nutzer, die zurzeit deaktiviert sind, reaktivieren
• Nutzern Udemy Business Pro-Lizenzen entziehen

Falls du dir diese oder andere Funktionen in Udemy Business wünschst, teile uns das bitte mit.

Wichtiger Hinweis: 

• Die CSV-Importfunktion steht Gruppenadministratoren nicht zur Verfügung.
• Die CSV-Vorlage ist zurzeit nur auf Englisch verfügbar.
• Die CSV-Datei muss im UTF-8-Format codiert sein.
• Die CSV-Importfunktion unterstützt mehrere Trennzeichen (Komma, Tabulator, Semikolon usw.).

Unternehmen, die SCIM (System for Cross-domain Identity Management) nutzen

Wenn in deinem Unternehmen SCIM verwendet wird, dann kannst du Nutzer und Gruppen, die von deinem Identitätsanbieter verwaltet werden, nicht per CSV-Import ändern. Über SCIM verwaltete Nutzer und Gruppen sind auf den Seiten unter „Nutzer verwalten“ durch ein kleines Link-Symbol neben ihrem Namen gekennzeichnet. Kontaktiere in diesem Fall dein IT-Team und bitte darum, dies über SCIM durchzuführen.

Du kannst per CSV-Import aber mit SCIM verwaltete Nutzer zu Gruppen zuzuweisen, die nicht mit SCIM verwaltet werden, und auch Nutzerrollen aktualisieren.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Unternehmen Nutzern in ihrem Udemy Business-Konto eine lmsUserId zuweisen und diese verwalten können. 

Was ist eine lmsUserId?

Die Datenexportberichte für Udemy Business enthalten eine Spalte „lmsUserId“. Sie ist für Unternehmen vorgesehen, die für ihre Nutzer neben der E-Mail-Adresse noch eine weitere eindeutige Kennung benötigen. (Sie wird je nach Unternehmen vielleicht auch als Mitarbeiter-ID oder eindeutige ID bezeichnet.)

So weist du eine lmsUserId zu

Unternehmen, die SSO (Single-Sign-On) für ihr Konto konfigurieren, können den Nutzern direkt von ihrem Identitätsanbieter aus eine externe ID zugewiesen. 

Hinweis: Okta gibt in das Attributfeld „externalID“ automatisch die Okta-Nutzer-ID ein. Wenn du deine eigenen eindeutigen Nutzer-IDs verwenden willst, kannst du das in Okta anhand der Anleitung im Artikel „Setup SSO“ (SSO einrichten) festlegen und dann das Attribut „Udemy External ID“ zuordnen.

Wenn in deinem Unternehmen kein SSO konfiguriert ist und du deinen Nutzern in deinem Konto eine externe ID zuweisen willst, dann kontaktiere unser Support-Team, damit wir dir dabei helfen können.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administratoren Nutzer mithilfe der CSV-Importfunktion hinzufügen und verwalten können.  

• Hier wird erklärt, welche Funktionen beim CSV-Import unterstützt werden.
• Hier wird erklärt, wie du Dateien für die CSV-Importfunktion formatierst.

CSV-Import durchführen

So führst du den CSV-Import durch:

1. Melde dich bei deinem Udemy Business-Konto an.
2. Wähle im Menü Verwalten oben im Bildschirm Nutzer verwalten.
3. Klicke rechts oben auf Nutzer einladen und dann auf Nutzer aus CSV-Datei importieren. Nun öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem du eine persönliche Nachricht eingeben und deine CSV-Datei hochladen kannst. (Du kannst hier eine CSV-Beispieldatei herunterladen.)
4. Sende die CSV-Datei ab. Hier wird erklärt, wie du Dateien für die CSV-Importfunktion formatierst.
5. Du kannst bei Bedarf auch die Sprache, in der die Einladungen verschickt werden sollen, auswählen und eine persönliche Nachricht hinzufügen (Hinweis: Deine persönliche Nachricht wird nicht übersetzt). Hier wird erklärt, wie du eine Sprache für deine Einladungen auswählen und eine persönliche Nachricht hinzufügen kannst. 
6. Nachdem die CSV-Datei hochgeladen wurde, öffnet sich ein Dialogfeld mit einer Ergebnisübersicht. Wenn die CSV-Importdatei 10 KB oder größer ist, erhältst du eine Ergebnisübersicht per E-Mail.

Hinweis: Du kannst zu jeder importierten CSV-Datei eine Nachricht eingeben. Diese Nachricht kannst du in dem Fenster bearbeiten, in dem du die CSV-Datei absendest. Die Datei darf höchstens 1 MB groß sein.

Nutzer zu Gruppen hinzufügen (nur im Enterprise-Abo)

Wenn du in der Spalte „groups“ (Gruppen) der CSV-Datei Gruppennamen hinzufügst, kannst du Nutzer zu bestehenden Gruppen hinzufügen, die du im Bereich „Nutzerverwaltung“ deines Udemy Business-Kontos eingerichtet hast. Dies funktioniert für neue Nutzer, für Nutzer, die du eingeladen hast, aber die sich noch nicht angemeldet haben, sowie für bestehende Nutzer in deinem Konto.

Die Gruppennamen in der CSV-Datei müssen exakt mit den Gruppennamen in deinem Udemy Business-Konto übereinstimmen. Du kannst einen Nutzer zu mehreren Gruppen hinzufügen, indem du in die Spalte „groups“ (Gruppen) mehrere, durch ein Semikolon (;) getrennte Gruppennamen eingibst.

Die Entfernung von Nutzern aus Gruppen oder die Erstellung neuer Gruppen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich.

Udemy Business Pro-Lizenzen an Nutzer zuweisen (nur für Udemy Business Pro)

Wenn in deinem Konto nicht genügend Udemy Business Pro-Lizenzen für alle Nutzer vorhanden sind, dann kannst du diese Lizenzen bestimmten Nutzern zuweisen, indem du in der CSV-Datei in der Spalte „license type“ (Lizenztyp) die Bezeichnung „Pro“ eingibst. Wenn diese Spalte leer bleibt, wird dem Nutzer keine Udemy Business Pro-Lizenz zugewiesen, es sei denn, es sind Pro-Lizenzen für alle Nutzer des Kontos verfügbar. 

Diese Spalte ist optional. Derzeit können Pro-Lizenzen nur aktiven Lizenzinhabern zugewiesen werden (einzige Ausnahme ist die im Anschluss beschriebene Situation). 

Hinweis: Wenn du Udemy Business Pro-Lizenzen für alle Nutzer deines Kontos erworben hast, werden diese beim Importieren der Nutzer per CSV automatisch zugewiesen. In diesem Fall brauchst du in der CSV-Datei keinen Lizenztypen anzugeben. 

Das Entziehen von Pro-Lizenzen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich.

Nutzerrollen ändern

Du kannst Administratorrechte gewähren bzw. entziehen, indem du in der Spalte „role“ (Rolle) deiner CSV-Datei entweder „user“ (Nutzer) oder „admin“ (Administrator) eingibst. Dies funktioniert für neue Nutzer, für Nutzer, die du eingeladen hast, aber die sich noch nicht angemeldet haben, sowie für bestehende Nutzer in deinem Konto.

Enterprise-Abo-Nutzer können auch die Rolle „Gruppenadministrator“ (group admin) zuweisen.

Neue Nutzer in dein Konto einladen

Wenn du eine CSV-Datei mit neuen E-Mail-Adressen importierst, wird jede in der CSV-Datei aufgeführte Person per E-Mail in dein Udemy Business-Konto eingeladen. Die E-Mail-Benachrichtigung kannst du ebenfalls in dem Fenster erstellen, in dem du die CSV-Datei hochlädst. Wichtiger Hinweis: Pro CSV-Datei-Upload kann nur eine Nachricht verwendet werden.

Die Entfernung von Nutzern oder Gruppen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich. Weitere Infos findest du unter Nutzer einladen.

E-Mail-Benachrichtigungen

An alle in der CSV-Datei enthaltenen neuen Nutzer, die dem Konto noch nicht beigetreten sind, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Hinweis: An Nutzer, die dem Konto schon beigetreten sind, wird keine E-Mail-Benachrichtigung gesendet.

Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt eine weitere CSV-Datei hochlädst, die die gleichen Nutzer enthält, erhalten die Nutzer, die sich noch nicht bei ihrem Udemy Business-Konto angemeldet haben, eine weitere Einladung per E-Mail (nach erfolgreichem Abschluss des CSV-Imports).

E-Mail-Benachrichtigungen beim Zuweisen von Pro-Lizenzen

Bei Kunden, die für alle Nutzer im Unternehmenskonto Udemy Business Pro-Lizenzen erworben haben, wird allen Nutzern automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet, in der sie zur Aktivierung ihrer Lizenz aufgefordert werden. Die Nutzer können dann nach der ersten Anmeldung auf die Funktionen und Inhalte der Pro-Version zugreifen. 

Wenn die E-Mail-Benachrichtigungen später noch einmal versendet werden sollen, kann der Kunde die verwendete CSV-Datei einfach erneut hochladen. Nachdem der Import der CSV-Datei abgeschlossen ist, werden diesmal nur an diejenigen Nutzer E-Mail-Benachrichtigungen versendet, die ihre Pro-Lizenz noch nicht aktiviert haben.

Wenn in deinem Unternehmen grundlegende Änderungen an den E-Mail-Adressen geplant sind (z. B. Umstellung auf eine neue E-Mail-Domain oder Änderung der Namensformate), dann kontaktiere bitte unser Support-Team vor der Durchführung dieser Änderungen, damit wir die entsprechenden Änderungen auf unserer Seite zeitlich abstimmen können. 

Hinweis: Wenn für dein Udemy Business-Konto SSO-Integration (Single Sign-On) mit SCIM (System for Cross-domain Identity Management) aktiviert ist, dann müssen die Änderungen nur vom SSO-Administrator deines Unternehmens im Active Directory deines SSO-Identitätsanbieters vorgenommen werden.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Unternehmen Nutzern in ihrem Udemy Business-Konto eine externe ID zuweisen und diese verwalten können. 

Was ist eine externe ID?

Die Datenexportberichte in Udemy Business enthalten eine Spalte „Externe ID“. Sie ist für Unternehmen vorgesehen, die für ihre Nutzer neben der E-Mail-Adresse noch eine weitere eindeutige Kennung benötigen. (Sie wird je nach Unternehmen vielleicht auch als Mitarbeiter-ID oder eindeutige ID bezeichnet.)

So weist du eine externe ID zu

Unternehmen, die SSO (Single-Sign-On) für ihr Konto konfigurieren, können den Nutzern direkt von ihrem Identitätsanbieter aus eine externe ID zugewiesen. Hinweis: Okta gibt in das Attributfeld „externalID“ automatisch die Okta-Nutzer-ID ein. Wenn du deine eigenen eindeutigen Nutzer-IDs verwenden willst, dann kannst du das in Okta durchführen, wie im Artikel „Setup SSO“ (SSO einrichten) beschrieben, und dann dein Attribut „Udemy External ID“ zuordnen.

Wenn in deinem Unternehmen kein SSO konfiguriert ist und du deinen Nutzern in deinem Konto eine externe ID zuweisen willst, dann kontaktiere unser Support-Team, damit wir dir dabei helfen können.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administratoren oder Gruppenadministratoren in deinem Udemy Business-Konto Lernpfade zuweisen können.

• Hier wird erklärt, wie du die Zuweisung eines Lernpfads aufhebst.
• Hier wird erklärt, wie du einen Lernpfad erstellst.

Einen Lernpfad zuweisen

Administratoren und Gruppenadministratoren können Lernpfade genau wie Kurse bestimmten Nutzern und Nutzergruppen zuweisen. Durch Auswahl der Option „Alle Nutzer“ können Administratoren einen Lernpfad allen im Konto ihrer Organisation registrierten Nutzern auf einmal zuweisen.

Du kannst einen Lernpfad auf der Übersichtsseite für Lernpfade oder direkt in dem jeweiligen Lernpfad zuweisen, indem du auf den Button mit den drei übereinanderstehenden Punkten klickst (siehe die folgende Abbildung).

So werden Nutzer über zugewiesene Lernpfade benachrichtigt

Alle Nutzer, die einem Lernpfad zugewiesen wurden, werden per E-Mail benachrichtigt. In der Nachricht, deren Absender der zuweisende Administrator ist, sind der zugewiesene Kurs und ggf. der Abschlusstermin angegeben. Wenn sich Nutzer schon selbst in einen Lernpfad eingeschrieben haben (ohne Zuweisung), erhalten sie eine E-Mail, wenn sie dem Lernpfad zugewiesen wurden.

• Hinweis: Anders als bei Kurszuweisungen erhalten die Nutzer keine Erinnerungs-E-Mail, unabhängig davon, ob ein Abschlusstermin gesetzt wurde oder nicht.

Durch die Zuweisung zu einem Lernpfad werden die Nutzer automatisch in diesen Lernpfad eingeschrieben, falls sie sich nicht schon selbst eingeschrieben haben. Nach der Zuweisung wird der Lernpfad den Nutzern in ihrem Konto sowohl auf der Homepage im Abschnitt „Lerne jetzt etwas Neues!“ für Lernpfade sowie unter „Mein Lern-Content > Lernpfade“ angezeigt.

Nach der nächsten Datenaktualisierung werden die Nutzer auf der Seite Lernpfad-Einblicke und im Lernpfadbericht angezeigt.

Einschreibung in private Lernpfade

Bei privaten Lernpfaden muss der Nutzer entweder in der erhaltenen E-Mail auf „Loslegen“ klicken oder den Lernpfad in seinem Konto über die oben erwähnten Seiten aufrufen (Homepage oder Mein Lern-Content), damit der Lernpfad nach der Zuweisung auf der Seite „Nutzerdaten“ angezeigt wird.

Hier wird erklärt, wie du einen Lernpfad als öffentlich oder privat festlegst.

Abschlusstermine

Bei der Zuweisung von Lernpfaden gibt es unten im Dialogfeld eine Option zur Festlegung eines Abschlusstermins.

Wichtiger Hinweis: Nachdem du den Abschlusstermin festgelegt und einen Lernpfad zugewiesen hast, kann dieser Termin nicht mehr geändert werden. Wenn du den Abschlusstermin für eine Lernpfadzuweisung ändern möchtest, musst du die Zuweisung aufheben und dann deinen Nutzern und Nutzergruppen erneut mit dem gewünschten Abschlusstermin zuweisen.

Die Zuweisung eines Lernpfads aufheben

Hier wird erklärt, wie du die Zuweisung für einen Lernpfad aufhebst.

Du kannst den Nutzerzugriff auf dein Udemy Business-Konto verwalten. Außerdem kannst du sehen, welche Kurse die Nutzer belegen, und nachvollziehen, wie das Udemy Business-Angebot in deinem Unternehmen genutzt wird.

Bei Enterprise-Tarif-Konten erhältst du mithilfe der Analysefunktionen einen umfassenden Überblick über die Aktivität von Nutzern und Nutzergruppen.

Nutzerverwaltung aufrufen

So rufst du die Nutzerverwaltung auf:

1. Melde dich bei deinem Udemy Business-Konto an.
2. Klicke rechts oben auf der Seite auf Verwalten und wähle dann im Dropdown-Menü Nutzer verwalten.

Nutzerbericht deines Kontos exportieren

Als Administrator kannst du verschiedene Nutzerdaten in Form von CSV-Berichten exportieren, die dir dann per E-Mail zugesendet werden.

Diese Berichte kannst du auf den Seiten Alle Nutzer, Lizenzierte Nutzer, Offene Einladungen und Deaktivierte Nutzer exportieren, indem du einfach auf den Button Exportieren klickst.

Die Berichte enthalten Daten zu den Nutzern auf den entsprechenden Seiten und enthalten Angaben wie E-Mail-Adresse, Name, Vorname, Rolle, Status, Gruppen, externe ID, LMS-Nutzer-ID und Lizenztyp.

Zugriff auf dein Udemy Business-Konto verwalten

Nutzer einladen

Hier wird erklärt, wie du Nutzer zu deinem Udemy Business-Konto einlädst und offene Einladungen erneut sendest.

Nutzer entfernen

Hier wird erklärt, wie du einen Nutzer aus deinem Konto entfernst oder deaktivierst.

Administratorzugriff auf dein Udemy Business-Konto verwalten

Administratoren haben folgende Berechtigungen:

• Nutzer zum Konto hinzufügen und daraus entfernen
• Nutzerrollen bearbeiten
• Details über Kurse und Nutzeraktivitäten aufrufen (nur im Enterprise-Tarif)
• Gruppen erstellen und verwalten (nur im Enterprise-Tarif)

Gruppenadministratoren können je nach den Berechtigungen, die ihnen bei der Rollenzuweisung gewährt wurden, einige oder alle der oben genannten Aktionen für Nutzer der Gruppen, die sie managen, durchführen.

• Hier wird erklärt, wie du die Rollen eines Nutzers anzeigst und verwaltest.
• Hier findest du Infos zu den verschiedenen Berechtigungsstufen für Gruppenadministratoren.

Daten zur Nutzerakzeptanz anzeigen

Im Nutzerakzeptanz-Dashboard siehst du, wie viele und welche Nutzer deines Unternehmens sich beim Udemy Business-Konto angemeldet und mit dem Lernen begonnen haben. Hier findest du weitere Infos.

Informationen zu den belegten Kursen anzeigen

So siehst du als Administrator, in welche Kurse sich die Nutzer deines Kontos eingeschrieben haben:

1. Gib im Suchfeld unter Alle Nutzer den Namen oder die E-Mail-Adresse des gesuchten Nutzers ein.
2. Wenn du auf den Namen des Nutzers klickst, wird angezeigt, in welche Kurse er eingeschrieben ist sowie der jeweilige Kursfortschritt.

Gruppen erstellen und Analysedaten für deine Teams und Abteilungen einsehen (Enterprise-Tarif-Nutzer)

Wenn sich sehr viele Nutzer in deinem Konto befinden, ist es sinnvoll, Gruppen von Nutzern zu erstellen, die den Teams oder Abteilungen in deinem Unternehmen entsprechen. So kannst du die Akzeptanz, Nutzeraktivitäten und Kursnutzung für die einzelnen Gruppen nachvollziehen.

Gruppen erstellen, bearbeiten oder entfernen

Hier wird erklärt, wie du eine Gruppe erstellen, bearbeiten oder entfernen kannst.

Nutzer zu Gruppen hinzufügen, einladen und daraus entfernen

Hier wird erklärt, wie du Nutzer zu Gruppen hinzufügen oder daraus entfernen kannst.

Analysedaten für eine Gruppe anzeigen (nur im Enterprise-Tarif)

Du kannst Nutzerakzeptanz-, Kursnutzungs- und Nutzeraktivitätenberichte für eine bestimmte Gruppe anzeigen. Über den Filter Gruppe oben auf der Seite kannst du in jedem „Einblicke“-Dashboard die Daten für eine bestimmte Gruppe anzeigen.

Administratoren eines Udemy Business-Kontos können den Nutzern in ihrem Konto Rollen zuweisen, die ihnen bestimmte Berechtigungen gewähren. 

So kannst du Rollen zuweisen oder ändern

Führe die folgenden Schritte aus, um anderen Nutzern im Unternehmen eine Rolle zuzuweisen bzw. ihre Rolle zu ändern.

1. Führe den Mauszeiger auf der Homepage deines Kontos auf Verwalten.

2. Wähle dann im Dropdown-Menü Nutzer verwalten aus.

3. Gib nun den Namen des Nutzers in das Suchfeld Nutzer suchen ein. Während du tippst, werden unter dem Suchfeld passende Namen angezeigt.

4. Wenn du den gewünschten Nutzer gefunden hast, klicke rechts neben dem Namen auf den Button mit den drei Punkten.

5. Wähle Rolle bearbeiten aus. Administratoren können eine Rollenzuweisung auch ändern, wenn die Einladung noch nicht angenommen wurde.
   
   

6. Wähle Administrator, Gruppenadministrator oder Nutzer aus.

   Wenn du die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweist, kannst du auf Dieser Nutzer darf Nutzer in den von ihm/ihr verwalteten Gruppen einladen und deaktivieren klicken, wenn du dem Nutzer diese Berechtigung gewähren möchtest.
   
   
7. Klicke auf Änderungen speichern.

Du kannst auch per Import einer CSV-Datei in dein Konto mehrere Nutzerrollen auf einmal zuweisen bzw. ändern.

Gruppenadministratoren

Enterprise-Abo-Nutzer können auch die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweisen.

• Eine Gruppe kann mehrere Gruppenadministratoren haben.
• Nur Administratoren können anderen Nutzern die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweisen.
• Administratoren können die Rolle „Gruppenadministrator“ auch mehreren Nutzern gleichzeitig per Upload einer CSV-Datei zuweisen.
• Administratoren können festlegen, ob die Gruppenadministratoren die Berechtigung zum Einladen und Deaktivieren der Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen erhalten sollen.

 Hier findest du weitere Infos zu Gruppenadministratoren und ihren Funktionen und Berechtigungen.

So überprüfst du, welche Nutzer über Administratorzugriff verfügen

Wenn du im Dropdown-Menü oben auf der Seite Nutzer verwalten den Filter Administratoren auswählst, kannst du überprüfen, welche Nutzer über Administratorzugriff verfügen. 

Wenn ein Mitarbeiter dein Unternehmen verlassen hat, kannst du den entsprechenden Nutzer aus deinem Konto entfernen. Damit wird die belegte Lizenz freigegeben und steht für einen neuen Mitarbeiter zur Verfügung.

So löschst du einen Nutzer aus deinem Konto:

1. Wähle oben auf der Seite im Dropdown-Menü Verwalten die Option Nutzer verwalten.

2. Gib im Suchfeld unter Alle Nutzer den Namen oder die E-Mail-Adresse des gesuchten Nutzers ein.

3. Du entfernst einen Nutzer aus deinem Konto, indem du rechts neben dem Nutzernamen auf die drei übereinanderstehenden Punkte (Aktionsmenü) und dann auf Nutzer deaktivieren klickst. 

Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld mit Hinweisen zur Vorgehensweise und Informationen darüber, was die Deaktivierung eines Nutzers genau bedeutet. Hier kannst du die Deaktivierung bestätigen.

Wenn ein Nutzer deaktiviert wurde, kann dieser sich nicht mehr mittels E-Mail-Adresse und Passwort bei deinem Udemy Business-Konto anmelden.

Zugriff für Nutzer über SSO-verwaltete Konten verwalten

Um zu verhindern, dass deaktivierte Nutzer über SSO auf dein Udemy Business-Konto zugreifen können, bitte das für die Udemy Business-SSO-Integration zuständige Team, die Bereitstellung dieser Nutzer in deinem SSO Active Directory aufzuheben. Nutzer, die über das SSO Active Directory bereitgestellt bleiben, können weiterhin über SSO auf Udemy Business zugreifen, auch wenn sie von einem Administrator im Konto deaktiviert wurden. 

Falls du zwar verhindern möchtest, dass deaktivierte Nutzer über SSO auf dein Udemy Business-Konto zugreifen können, sie in deinem SSO Active Directory aber bereitgestellt bleiben sollen, dann klicke bitte hier, um dir von unserem Support-Team helfen zu lassen.

Wichtiger Hinweis: Bei SSO-verwalteten Konten, für die SCIM (System for Cross-domain Identity Management ) verwendet wird, kann die Bereitstellung von Nutzern nur direkt im SSO Active Directory aufgehoben werden. Weitere Infos hierzu findest du in unserem Artikel zur Automatisierung der Verwaltung von Nutzern und Gruppen mit SCIM.

Deaktivierte Nutzer in „Analysen und Berichte“

Alle Daten von deaktivierten Nutzern, die sich auf Lernverhalten und ihre Kontonutzung beziehen, werden weiterhin in deinen Berichten und Einblicken aufgeführt. Im Bereich „Nutzer verwalten“ gibt es in der Menüleiste auf der linken Seite einen neuen Filter, mit dem du eine Liste aller deaktivierten Nutzer anzeigen kannst.

Nutzer deaktivieren, denen eine Pro-Lizenz zugewiesen ist (nur Udemy Business Pro) 

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, kannst du diesen in deinem Konto deaktivieren. Wenn du einen Nutzer mit zugewiesener Pro-Lizenz deaktivierst, werden sowohl seine Udemy Business-Lizenz als auch seine Pro-Lizenz wieder frei und können einem anderen bzw. neuen Mitarbeiter zugewiesen werden.

Bei Nutzern mit zugewiesener Pro-Lizenz kann die Pro-Lizenz entzogen oder der Nutzer selbst deaktiviert werden.

Nutzer reaktivieren

Wenn du eine Deaktivierung rückgängig machen möchtest (beispielsweise bei einer versehentlichen Deaktivierung) oder ein vorübergehend deaktivierter Nutzer wieder Zugriff auf das Konto erhalten soll, kannst du die Option Nutzer reaktivieren verwenden. Hier wird erklärt, wie du einen derzeit deaktivierten Nutzer reaktivierst.

Nutzer anonymisieren

Wenn du die personenbezogenen Daten eines Nutzers aufgrund der DSGVO-Vorschriften oder ähnlichen Gründen endgültig löschen möchtest, kannst du dies nach der Deaktivierung dieses Nutzers vornehmen. Hier wird erklärt, wie du die personenbezogenen Daten eines Nutzers löschst.

Wenn du die personenbezogenen Daten eines Nutzers aufgrund der DSGVO-Vorschriften (Datenschutz-Grundverordnung) oder ähnlichen Gründen endgültig löschen (d. h. anonymisieren) möchtest, kannst du dies nach der Deaktivierung dieses Nutzers vornehmen.

Beim Löschen der personenbezogenen Daten von Nutzern werden diese Daten anonymisiert. Es bleibt jedoch eine Zusammenfassung der bisherigen Nutzung für die Berichterstellung erhalten, d. h., die Anzahl von Einschreibungen und Nutzungsminuten ist weiterhin in der Gesamtanzahl aller Einschreibungen und Nutzungsminuten des Unternehmens enthalten. Von diesen Daten aus ist jedoch keinerlei Rückschluss auf den Namen des Nutzers, auf Gruppen, denen der Nutzer angehört hat, oder auf Namen der Kurse, die der Nutzer belegt hat, möglich.

So löschst (d. h. anonymisierst) du Nutzerdaten

Um die personenbezogenen Daten eines Nutzers endgültig löschen zu können, musst du diesen Nutzer zuerst deaktivieren. Die Deaktivierung eines Nutzers wird hier erklärt. Bei Konten, die via SCIM (System for Cross-domain Identity Management) verwaltet werden, müssen die Nutzer direkt in deinem SSO (Single Sign On) Active Directory deaktiviert werden (d. h. ihre Bereitstellung muss aufgehoben werden).

Nachdem der Nutzer deaktiviert ist, rufst du erneut das Aktionsmenü rechts neben dem Eintrag des Nutzers auf und klickst auf die Option Personenbezogene Daten des Nutzers löschen. Nun werden Hinweise und Informationen zum Löschen der personenbezogenen Daten des Nutzers angezeigt und du musst das Kontrollkästchen aktivieren, mit dem du bestätigst, dass du alle Infos gelesen und verstanden hast.

So wählst du mehrere deaktivierte Nutzer aus

Du kannst mehrere deaktivierte Nutzer auswählen, indem du auf die Checkbox links neben den deaktivierten Nutzern klickst. Damit kannst du die personenbezogenen Daten für mehrere Nutzer löschen.

So werden anonymisierte Nutzer in Udemy Business angezeigt

Beim Löschen personenbezogener Daten werden alle Daten, mit denen der entsprechende Nutzer identifiziert werden könnte, gelöscht und alle in Udemy Business vorhandenen Bezüge auf diesen Nutzer durch die Bezeichnung „Anonymisierter Nutzer“ ersetzt.

Die Gesamtanzahl von Nutzern, die ihre personenbezogenen Daten löschen lassen haben, werden in einem Hinweis auf der Seite Deaktivierte Nutzer angezeigt. Außerdem ist auf der Seite Nutzer verwalten im Abschnitt Lizenzzuweisung ein Filter Deaktivierte Nutzer verfügbar.

Die Berichte enthalten aber weiterhin zusammengefasste Daten der anonymisierten Nutzer, deren personenbezogene Daten gelöscht wurden. Wichtiger Hinweis: Es ist nicht möglich, die personenbezogenen Daten eines anonymisierten Nutzers wiederherzustellen oder nachzuvollziehen, welche Kurse er belegt oder zu welchen Gruppen er gehört hat. Das Löschen der personenbezogenen Daten eines Nutzers ist unwiderruflich.

Wenn du einen Nutzer vorübergehend deaktivieren und dann wieder in dein Udemy Business-Konto aufnehmen willst, weil z. B. ein Mitarbeiter eine Auszeit nimmt oder ein befristeter Mitarbeiter erneut eingestellt wird, oder wenn du eine Deaktivierung zurücknehmen musst, weil ein Nutzer z. B. versehentlich deaktiviert wurde, dann kann der betreffende Nutzer reaktiviert werden.

• Nachdem ein Nutzer reaktiviert wurde, verfügt er wieder über die Rolle, die Gruppen und die Berechtigungen, über die er vor der Deaktivierung verfügt hat, und kann Kurse an der Stelle fortsetzen, an der er zuletzt aufgehört hat.

Beachte bitte, dass ein Nutzer nur reaktiviert werden kann, wenn er zuvor deaktiviert wurde. Inaktive Nutzer findest du, indem du die Seite „Nutzer verwalten“ aufrufst und links den Filter „Deaktivierte Nutzer“ setzt. 

• Hier wird erklärt, wie du die Seite „Nutzer verwalten“ aufrufst.

So reaktivierst du einen Nutzer in deinem Udemy Business-Konto

Konten, bei denen die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort erfolgt

1. Klicke rechts neben dem entsprechenden Nutzernamen auf den Button mit den drei übereinanderstehenden Punkten (Aktionsmenü) und wähle dann Nutzer reaktivieren.

2.  Du wirst nun aufgefordert, die Reaktivierung zu bestätigen. Einem reaktivierten Nutzer wird automatisch wieder eine Lizenz zugeordnet und er kann wieder wie zuvor auf sein Konto zugreifen.

Konten, für die SSO-Anmeldung erforderlich ist

Wenn deine Nutzer über SSO (Single Sign-On) auf ihr Udemy Business-Konto zugreifen müssen, dann hängt die Vorgehensweise für die Reaktivierung davon ab, ob du die automatische Reaktivierungsoption in deinen SSO-Einstellungen für Udemy Business aktiviert hast (siehe unten).

• Automatische Reaktivierungsoption ist deaktiviert: Du musst den Nutzer bei deinem Identitätsanbieter und manuell in deinem Udemy Business-Konto reaktivieren. (Befolge dafür die Schritte für Konten, auf die über SSO oder mit E-Mail-Adresse und Passwort zugegriffen wird).
• Automatische Reaktivierungsoption ist aktiviert: Du musst den Nutzer nur bei deinem Identitätsanbieter reaktivieren. Der Nutzer wird automatisch reaktiviert, wenn er sich wieder über SSO bei seinem Udemy Business-Konto anmeldet.

Konten, die über SCIM (System for Cross-domain Identity Management) bereitgestellt werden

Für Udemy Business-Konten, die über SCIM verwaltet werden, musst du den Nutzer direkt beim Identitätsanbieter deines Unternehmens reaktivieren (vorausgesetzt, dass die personenbezogenen Daten des Nutzers nicht anonymisiert wurden). 

Benachrichtigung über die Reaktivierung

Bei der Deaktivierung kannst du angeben, dass der reaktivierte Nutzer per E-Mail benachrichtigt werden soll, dass er bzw. sie wieder auf Udemy Business zugreifen kann. Hinweis: Die E-Mail-Bestätigung wird in der Sprache versendet, die für das Nutzerkonto des Empfängers eingestellt ist.

Deaktivierte Nutzer, denen eine Pro-Lizenz zugewiesen ist, reaktivieren (nur Udemy Business Pro) 

Wenn dem deaktivierten Nutzer, der nun reaktiviert wird, vorher eine Udemy Business Pro-Lizenz zugewiesen war, muss diese Lizenz dem Nutzer neu zugewiesen werden, damit er die Pro-Funktionen wieder nutzen kann.

Wenn du hingegen für alle Nutzer im Unternehmenskonto Udemy Business Pro-Lizenzen erworben hast, dann wird einem reaktivierten Nutzer automatisch eine Pro-Lizenz zugewiesen, sofern eine verfügbar ist.

Hier wird erklärt, wie du Lizenzen für Udemy Business Pro zuweist und entziehst.