• Nutzer mithilfe der CSV-Importfunktion verwalten: Unterstützte Funktionen

    In diesem Artikel werden die Funktionen erklärt, die zurzeit bei der Verwaltung von Nutzern mithilfe der CSV-Importfunktion unterstützt werden. 

    In den folgenden Artikeln findest du Infos zur Verwendung der CSV-Importfunktion und zur Formatierung der Dateien für den CSV-Import.

    Per CSV-Import verfügbare Aktionen

    Wenn du Administrator für ein Udemy Business-Konto bist, kannst du bestimmte Aktionen mithilfe der CSV-Importfunktion für mehrere Nutzer auf einmal durchführen. Mit dieser Funktion kannst du:

    • Mehrere neue Nutzer auf einmal in dein Konto importieren
    • Mehrere neue und bestehende Nutzer auf einmal zu Gruppen hinzufügen
    • Die Rollen mehrerer Nutzer auf einmal ändern (z. B. von „Nutzer“ in „Administrator“)
    • Udemy Business Pro-Lizenzen an mehrere Nutzer auf einmal zuweisen

    Nicht durchführbare Aktionen

    Folgende Vorgänge können zurzeit nicht per CSV-Import durchgeführt werden:

    • Namen eines Nutzers ändern
    • Neue Gruppen anlegen
    • Nutzer aus einer Gruppe entfernen
    • Nutzer aus deinem Udemy Business-Konto entfernen
    • Nutzer, die zurzeit deaktiviert sind, reaktivieren
    • Nutzern Udemy Business Pro-Lizenzen entziehen

    Falls du dir diese oder andere Funktionen in Udemy Business wünschst, teile uns das bitte mit.

    Wichtiger Hinweis: 

    • Die CSV-Importfunktion steht Gruppenadministratoren nicht zur Verfügung.
    • Die CSV-Vorlage ist zurzeit nur auf Englisch verfügbar.
    • Die CSV-Datei muss im UTF-8-Format codiert sein.
    • Die CSV-Importfunktion unterstützt mehrere Trennzeichen (Komma, Tabulator, Semikolon usw.).

    Unternehmen, die SCIM (System for Cross-domain Identity Management) nutzen

    Wenn in deinem Unternehmen SCIM verwendet wird, dann kannst du Nutzer und Gruppen, die von deinem Identitätsanbieter verwaltet werden, nicht per CSV-Import ändern. Über SCIM verwaltete Nutzer und Gruppen sind auf den Seiten unter „Nutzer verwalten“ durch ein kleines Link-Symbol neben ihrem Namen gekennzeichnet. Kontaktiere in diesem Fall dein IT-Team und bitte darum, dies über SCIM durchzuführen.

    scim_confirmation.png

    Du kannst per CSV-Import aber mit SCIM verwaltete Nutzer zu Gruppen zuzuweisen, die nicht mit SCIM verwaltet werden, und auch Nutzerrollen aktualisieren.

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  • So weist du Nutzern in Udemy Business eine lmsUserId zu

    In diesem Artikel wird erklärt, wie Unternehmen Nutzern in ihrem Udemy Business-Konto eine lmsUserId zuweisen und diese verwalten können. 

    Was ist eine lmsUserId?

    Die Datenexportberichte für Udemy Business enthalten eine Spalte „lmsUserId“. Sie ist für Unternehmen vorgesehen, die für ihre Nutzer neben der E-Mail-Adresse noch eine weitere eindeutige Kennung benötigen. (Sie wird je nach Unternehmen vielleicht auch als Mitarbeiter-ID oder eindeutige ID bezeichnet.)

    So weist du eine lmsUserId zu

    Unternehmen, die SSO (Single-Sign-On) für ihr Konto konfigurieren, können den Nutzern direkt von ihrem Identitätsanbieter aus eine externe ID zugewiesen. 

    Hinweis: Okta gibt in das Attributfeld „externalID“ automatisch die Okta-Nutzer-ID ein. Wenn du deine eigenen eindeutigen Nutzer-IDs verwenden willst, kannst du das in Okta anhand der Anleitung im Artikel „Setup SSO“ (SSO einrichten) festlegen und dann das Attribut „Udemy External ID“ zuordnen.

    Wenn in deinem Unternehmen kein SSO konfiguriert ist und du deinen Nutzern in deinem Konto eine externe ID zuweisen willst, dann kontaktiere unser Support-Team, damit wir dir dabei helfen können.

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  • Nutzer mithilfe der CSV-Importfunktion hinzufügen und verwalten

    In diesem Artikel wird erklärt, wie Administratoren Nutzer mithilfe der CSV-Importfunktion hinzufügen und verwalten können.  

    CSV-Import durchführen

    So führst du den CSV-Import durch:

    1. Melde dich bei deinem Udemy Business-Konto an.
    2. Wähle im Menü Verwalten oben im Bildschirm Nutzer verwalten.
    3. Klicke rechts oben auf Nutzer einladen und dann auf Nutzer aus CSV-Datei importieren. Nun öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem du eine persönliche Nachricht eingeben und deine CSV-Datei hochladen kannst. (Du kannst hier eine CSV-Beispieldatei herunterladen.)
    4. Sende die CSV-Datei ab. Hier wird erklärt, wie du Dateien für die CSV-Importfunktion formatierst.
    5. Du kannst bei Bedarf auch die Sprache, in der die Einladungen verschickt werden sollen, auswählen und eine persönliche Nachricht hinzufügen (Hinweis: Deine persönliche Nachricht wird nicht übersetzt). Hier wird erklärt, wie du eine Sprache für deine Einladungen auswählen und eine persönliche Nachricht hinzufügen kannst
    6. Nachdem die CSV-Datei hochgeladen wurde, öffnet sich ein Dialogfeld mit einer Ergebnisübersicht. Wenn die CSV-Importdatei 10 KB oder größer ist, erhältst du eine Ergebnisübersicht per E-Mail.

    Hinweis: Du kannst zu jeder importierten CSV-Datei eine Nachricht eingeben. Diese Nachricht kannst du in dem Fenster bearbeiten, in dem du die CSV-Datei absendest. Die Datei darf höchstens 1 MB groß sein.

    Nutzer zu Gruppen hinzufügen (nur im Enterprise-Abo)

    Wenn du in der Spalte „groups“ (Gruppen) der CSV-Datei Gruppennamen hinzufügst, kannst du Nutzer zu bestehenden Gruppen hinzufügen, die du im Bereich „Nutzerverwaltung“ deines Udemy Business-Kontos eingerichtet hast. Dies funktioniert für neue Nutzer, für Nutzer, die du eingeladen hast, aber die sich noch nicht angemeldet haben, sowie für bestehende Nutzer in deinem Konto.

    Die Gruppennamen in der CSV-Datei müssen exakt mit den Gruppennamen in deinem Udemy Business-Konto übereinstimmen. Du kannst einen Nutzer zu mehreren Gruppen hinzufügen, indem du in die Spalte „groups“ (Gruppen) mehrere, durch ein Semikolon (;) getrennte Gruppennamen eingibst.

    Die Entfernung von Nutzern aus Gruppen oder die Erstellung neuer Gruppen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich.

    Udemy Business Pro-Lizenzen an Nutzer zuweisen (nur für Udemy Business Pro)

    Du kannst Udemy Business Pro-Lizenzen zuweisen, indem du in der CSV-Datei in der Spalte „license type“ (Lizenztyp) „pro“ eingibst. Wenn du diese Spalte leer lässt, werden keine Udemy Business Pro-Lizenzen zugewiesen. Diese Spalte ist optional. 

    Wichtiger Hinweis: Eine Pro-Lizenz kann nur Nutzern zugewiesen werden, die in deinem Udemy Business-Konto aktiv sind. Das Entziehen von Pro-Lizenzen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich.

    An alle in der CSV-Datei enthaltenen Nutzer, denen eine Pro-Lizenz zugewiesen wurde, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet.

    Nutzerrollen ändern

    Du kannst Administratorrechte gewähren bzw. entziehen, indem du in der Spalte „role“ (Rolle) deiner CSV-Datei entweder „user“ (Nutzer) oder „admin“ (Administrator) eingibst. Dies funktioniert für neue Nutzer, für Nutzer, die du eingeladen hast, aber die sich noch nicht angemeldet haben, sowie für bestehende Nutzer in deinem Konto.

    Enterprise-Abo-Nutzer können auch die Rolle „Gruppenadministrator“ (group admin) zuweisen.

    Neue Nutzer in dein Konto einladen

    Wenn du eine CSV-Datei mit neuen E-Mail-Adressen importierst, wird jede in der CSV-Datei aufgeführte Person per E-Mail in dein Udemy Business-Konto eingeladen. Die E-Mail-Benachrichtigung kannst du ebenfalls in dem Fenster erstellen, in dem du die CSV-Datei hochlädst. Wichtiger Hinweis: Pro CSV-Datei-Upload kann nur eine Nachricht verwendet werden.

    Die Entfernung von Nutzern oder Gruppen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich. Weitere Infos findest du unter Nutzer einladen.

    E-Mail-Benachrichtigungen

    An alle in der CSV-Datei enthaltenen neuen Nutzer, die dem Konto noch nicht beigetreten sind, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Hinweis: An Nutzer, die dem Konto schon beigetreten sind, wird keine E-Mail-Benachrichtigung gesendet.

    Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt eine weitere CSV-Datei hochlädst, die die gleichen Nutzer enthält, erhalten die Nutzer, die sich noch nicht bei ihrem Udemy Business-Konto angemeldet haben, eine weitere Einladung per E-Mail (nach erfolgreichem Abschluss des CSV-Imports).

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  • Massenaktualisierung von Konto-E-Mail-Adressen deiner Udemy Business-Nutzer

    Wenn in deinem Unternehmen grundlegende Änderungen an den E-Mail-Adressen geplant sind (z. B. Umstellung auf eine neue E-Mail-Domain oder Änderung der Namensformate), dann kontaktiere bitte unser Support-Team vor der Durchführung dieser Änderungen, damit wir die entsprechenden Änderungen auf unserer Seite zeitlich abstimmen können. 

    Hinweis: Wenn für dein Udemy Business-Konto SSO-Integration (Single Sign-On) mit SCIM (System for Cross-domain Identity Management) aktiviert ist, dann müssen die Änderungen nur vom SSO-Administrator deines Unternehmens im Active Directory deines SSO-Identitätsanbieters vorgenommen werden.

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  • So weist du Nutzern in Udemy Business eine externe ID zu

    In diesem Artikel wird erklärt, wie Unternehmen Nutzern in ihrem Udemy Business-Konto eine externe ID zuweisen und diese verwalten können. 

    Was ist eine externe ID?

    Die Datenexportberichte in Udemy Business enthalten eine Spalte „Externe ID“. Sie ist für Unternehmen vorgesehen, die für ihre Nutzer neben der E-Mail-Adresse noch eine weitere eindeutige Kennung benötigen. (Sie wird je nach Unternehmen vielleicht auch als Mitarbeiter-ID oder eindeutige ID bezeichnet.)

    So weist du eine externe ID zu

    Unternehmen, die SSO (Single-Sign-On) für ihr Konto konfigurieren, können den Nutzern direkt von ihrem Identitätsanbieter aus eine externe ID zugewiesen. Hinweis: Okta gibt in das Attributfeld „externalID“ automatisch die Okta-Nutzer-ID ein. Wenn du deine eigenen eindeutigen Nutzer-IDs verwenden willst, dann kannst du das in Okta durchführen, wie im Artikel „Setup SSO“ (SSO einrichten) beschrieben, und dann dein Attribut „Udemy External ID“ zuordnen.

    Wenn in deinem Unternehmen kein SSO konfiguriert ist und du deinen Nutzern in deinem Konto eine externe ID zuweisen willst, dann kontaktiere unser Support-Team, damit wir dir dabei helfen können.

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  • So weist du Lernpfade zu

    In diesem Artikel wird erklärt, wie Administratoren oder Gruppenadministratoren in deinem Udemy Business-Konto Lernpfade zuweisen können.

    Einen Lernpfad zuweisen

    Administratoren und Gruppenadministratoren können Lernpfade genau wie Kurse bestimmten Nutzern und Nutzergruppen zuweisen. Durch Auswahl der Option „Alle Nutzer“ können Administratoren einen Lernpfad allen im Konto ihrer Organisation registrierten Nutzern auf einmal zuweisen.

    Du kannst einen Lernpfad auf der Übersichtsseite für Lernpfade oder direkt in dem jeweiligen Lernpfad zuweisen, indem du auf den Button mit den drei übereinanderstehenden Punkten klickst (siehe die folgende Abbildung).

    learning_path_options.png

    So werden Nutzer über zugewiesene Lernpfade benachrichtigt

    Alle Nutzer, die einem Lernpfad zugewiesen wurden, werden per E-Mail benachrichtigt. In der Nachricht, deren Absender der zuweisende Administrator ist, sind der zugewiesene Kurs und ggf. der Abschlusstermin angegeben. Wenn sich Nutzer schon selbst in einen Lernpfad eingeschrieben haben (ohne Zuweisung), erhalten sie eine E-Mail, wenn sie dem Lernpfad zugewiesen wurden.

    • Hinweis: Anders als bei Kurszuweisungen erhalten die Nutzer keine Erinnerungs-E-Mail, unabhängig davon, ob ein Abschlusstermin gesetzt wurde oder nicht.

    Durch die Zuweisung zu einem Lernpfad werden die Nutzer automatisch in diesen Lernpfad eingeschrieben, falls sie sich nicht schon selbst eingeschrieben haben. Nach der Zuweisung wird der Lernpfad den Nutzern in ihrem Konto sowohl auf der Homepage im Abschnitt „Lerne jetzt etwas Neues!“ für Lernpfade sowie unter „Mein Lern-Content > Lernpfade“ angezeigt.

    Nach der nächsten Datenaktualisierung werden die Nutzer auf der Seite Lernpfad-Einblicke und im Lernpfadbericht angezeigt.

    Einschreibung in private Lernpfade

    Bei privaten Lernpfaden muss der Nutzer entweder in der erhaltenen E-Mail auf „Loslegen“ klicken oder den Lernpfad in seinem Konto über die oben erwähnten Seiten aufrufen (Homepage oder Mein Lern-Content), damit der Lernpfad nach der Zuweisung auf der Seite „Nutzerdaten“ angezeigt wird.

    Hier wird erklärt, wie du einen Lernpfad als öffentlich oder privat festlegst.

    Abschlusstermine

    Bei der Zuweisung von Lernpfaden gibt es unten im Dialogfeld eine Option zur Festlegung eines Abschlusstermins.

    due_date.png

    Wichtiger Hinweis: Nachdem du den Abschlusstermin festgelegt und einen Lernpfad zugewiesen hast, kann dieser Termin nicht mehr geändert werden. Wenn du den Abschlusstermin für eine Lernpfadzuweisung ändern möchtest, musst du die Zuweisung aufheben und dann deinen Nutzern und Nutzergruppen erneut mit dem gewünschten Abschlusstermin zuweisen.

    Die Zuweisung eines Lernpfads aufheben

    Hier wird erklärt, wie du die Zuweisung für einen Lernpfad aufhebst.

     

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  • Navigation in der Nutzerverwaltung

    Du kannst den Nutzerzugriff auf dein Udemy Business-Konto verwalten. Außerdem kannst du sehen, welche Kurse die Nutzer belegen, und nachvollziehen, wie das Udemy Business-Angebot in deinem Unternehmen genutzt wird.

    Bei Enterprise-Tarif-Konten erhältst du mithilfe der Analysefunktionen einen umfassenden Überblick über die Aktivität von Nutzern und Nutzergruppen.

    Nutzerverwaltung aufrufen

    So rufst du die Nutzerverwaltung auf:

    1. Melde dich bei deinem Udemy Business-Konto an.
    2. Klicke rechts oben auf der Seite auf Verwalten und wähle dann im Dropdown-Menü Nutzer verwalten.

    manage_users.png

    Nutzerbericht deines Kontos exportieren

    Als Administrator kannst du verschiedene Nutzerdaten in Form von CSV-Berichten exportieren, die dir dann per E-Mail zugesendet werden.

    Diese Berichte kannst du auf den Seiten Alle Nutzer, Lizenzierte Nutzer, Offene Einladungen und Deaktivierte Nutzer exportieren, indem du einfach auf den Button Exportieren klickst.

    Die Berichte enthalten Daten zu den Nutzern auf den entsprechenden Seiten und enthalten Angaben wie E-Mail-Adresse, Name, Vorname, Rolle, Status, Gruppen, externe ID, LMS-Nutzer-ID und Lizenztyp.

    manage_users_export.png

    Zugriff auf dein Udemy Business-Konto verwalten

    Nutzer einladen

    Hier wird erklärt, wie du Nutzer zu deinem Udemy Business-Konto einlädst und offene Einladungen erneut sendest.

    Nutzer entfernen

    Hier wird erklärt, wie du einen Nutzer aus deinem Konto entfernst oder deaktivierst.

    Administratorzugriff auf dein Udemy Business-Konto verwalten

    Administratoren haben folgende Berechtigungen:

    • Nutzer zum Konto hinzufügen und daraus entfernen
    • Nutzerrollen bearbeiten
    • Details über Kurse und Nutzeraktivitäten aufrufen (nur im Enterprise-Tarif)
    • Gruppen erstellen und verwalten (nur im Enterprise-Tarif)

    Gruppenadministratoren können je nach den Berechtigungen, die ihnen bei der Rollenzuweisung gewährt wurden, einige oder alle der oben genannten Aktionen für Nutzer der Gruppen, die sie managen, durchführen.

    Daten zur Nutzerakzeptanz anzeigen

    Im Nutzerakzeptanz-Dashboard siehst du, wie viele und welche Nutzer deines Unternehmens sich beim Udemy Business-Konto angemeldet und mit dem Lernen begonnen haben. Hier findest du weitere Infos.

    Informationen zu den belegten Kursen anzeigen

    So siehst du als Administrator, in welche Kurse sich die Nutzer deines Kontos eingeschrieben haben:

    1. Gib im Suchfeld unter Alle Nutzer den Namen oder die E-Mail-Adresse des gesuchten Nutzers ein.
    2. Wenn du auf den Namen des Nutzers klickst, wird angezeigt, in welche Kurse er eingeschrieben ist sowie der jeweilige Kursfortschritt.

    Screen_Shot_2017-11-13_at_12.21.15_PM.png

    Gruppen erstellen und Analysedaten für deine Teams und Abteilungen einsehen (Enterprise-Tarif-Nutzer)

    Wenn sich sehr viele Nutzer in deinem Konto befinden, ist es sinnvoll, Gruppen von Nutzern zu erstellen, die den Teams oder Abteilungen in deinem Unternehmen entsprechen. So kannst du die Akzeptanz, Nutzeraktivitäten und Kursnutzung für die einzelnen Gruppen nachvollziehen.

    Gruppen erstellen, bearbeiten oder entfernen

    Hier wird erklärt, wie du eine Gruppe erstellen, bearbeiten oder entfernen kannst.

    Nutzer zu Gruppen hinzufügen, einladen und daraus entfernen

    Hier wird erklärt, wie du Nutzer zu Gruppen hinzufügen oder daraus entfernen kannst.

    Analysedaten für eine Gruppe anzeigen (nur im Enterprise-Tarif)

    Du kannst Nutzerakzeptanz-, Kursnutzungs- und Nutzeraktivitätenberichte für eine bestimmte Gruppe anzeigen. Über den Filter Gruppe oben auf der Seite kannst du in jedem „Einblicke“-Dashboard die Daten für eine bestimmte Gruppe anzeigen.

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  • Einen Nutzer zum Administrator machen

    Administratoren eines Udemy Business-Kontos können den Nutzern in ihrem Konto Rollen zuweisen, die ihnen bestimmte Berechtigungen gewähren. 

    So kannst du Rollen zuweisen oder ändern

    Führe die folgenden Schritte aus, um anderen Nutzern im Unternehmen eine Rolle zuzuweisen bzw. ihre Rolle zu ändern.

    1. Führe den Mauszeiger auf der Homepage deines Kontos auf Verwalten.

    2. Wähle dann im Dropdown-Menü Nutzer verwalten aus.

    3. Gib nun den Namen des Nutzers in das Suchfeld Nutzer suchen ein. Während du tippst, werden unter dem Suchfeld passende Namen angezeigt.

    4. Wenn du den gewünschten Nutzer gefunden hast, klicke rechts neben dem Namen auf den Button mit den drei Punkten.

    5. Wähle Rolle bearbeiten aus. Administratoren können eine Rollenzuweisung auch ändern, wenn die Einladung noch nicht angenommen wurde.
      edit_role_option.png

    6. Wähle Administrator, Gruppenadministrator oder Nutzer aus.

      Wenn du die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweist, kannst du auf Dieser Nutzer darf Nutzer in den von ihm/ihr verwalteten Gruppen einladen und deaktivieren klicken, wenn du dem Nutzer diese Berechtigung gewähren möchtest.
      selecting_user_role.png
    7. Klicke auf Änderungen speichern.

    Du kannst auch per Import einer CSV-Datei in dein Konto mehrere Nutzerrollen auf einmal zuweisen bzw. ändern.

    Gruppenadministratoren

    Enterprise-Abo-Nutzer können auch die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweisen.

    • Eine Gruppe kann mehrere Gruppenadministratoren haben.
    • Nur Administratoren können anderen Nutzern die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweisen.
    • Administratoren können die Rolle „Gruppenadministrator“ auch mehreren Nutzern gleichzeitig per Upload einer CSV-Datei zuweisen.
    • Administratoren können festlegen, ob die Gruppenadministratoren die Berechtigung zum Einladen und Deaktivieren der Nutzer in den von ihnen verwalteten Gruppen erhalten sollen.

     Hier findest du weitere Infos zu Gruppenadministratoren und ihren Funktionen und Berechtigungen.

    So überprüfst du, welche Nutzer über Administratorzugriff verfügen

    Wenn du im Dropdown-Menü oben auf der Seite Nutzer verwalten den Filter Administratoren auswählst, kannst du überprüfen, welche Nutzer über Administratorzugriff verfügen. 

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  • Einen Nutzer aus deinem Konto entfernen – Nutzer deaktivieren

    Wenn ein Mitarbeiter dein Unternehmen verlassen hat, kannst du den entsprechenden Nutzer aus deinem Konto entfernen. Damit wird die belegte Lizenz freigegeben und steht für einen neuen Mitarbeiter zur Verfügung.

    So löschst du einen Nutzer aus deinem Konto:

    1. Wähle oben auf der Seite im Dropdown-Menü Verwalten die Option Nutzer verwalten.

    2. Gib im Suchfeld unter Alle Nutzer den Namen oder die E-Mail-Adresse des gesuchten Nutzers ein.

    3. Du entfernst einen Nutzer aus deinem Konto, indem du rechts neben dem Nutzernamen auf die drei übereinanderstehenden Punkte (Aktionsmenü) und dann auf Nutzer deaktivieren klickst. 

    deactivate_user.png

    Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld mit Hinweisen zur Vorgehensweise und Informationen darüber, was die Deaktivierung eines Nutzers genau bedeutet. Hier kannst du die Deaktivierung bestätigen.

    confirm_deactivation.png

    Wenn ein Nutzer deaktiviert wurde, kann dieser sich nicht mehr mittels E-Mail-Adresse und Passwort bei deinem Udemy Business-Konto anmelden.

    Zugriff für Nutzer über SSO-verwaltete Konten verwalten

    Um zu verhindern, dass deaktivierte Nutzer über SSO auf dein Udemy Business-Konto zugreifen können, bitte das für die Udemy Business-SSO-Integration zuständige Team, die Bereitstellung dieser Nutzer in deinem SSO Active Directory aufzuheben. Nutzer, die über das SSO Active Directory bereitgestellt bleiben, können weiterhin über SSO auf Udemy Business zugreifen, auch wenn sie von einem Administrator im Konto deaktiviert wurden. 

    Falls du zwar verhindern möchtest, dass deaktivierte Nutzer über SSO auf dein Udemy Business-Konto zugreifen können, sie in deinem SSO Active Directory aber bereitgestellt bleiben sollen, dann klicke bitte hier, um dir von unserem Support-Team helfen zu lassen.

    Wichtiger Hinweis: Bei SSO-verwalteten Konten, für die SCIM (System for Cross-domain Identity Management ) verwendet wird, kann die Bereitstellung von Nutzern nur direkt im SSO Active Directory aufgehoben werden. Weitere Infos hierzu findest du in unserem Artikel zur Automatisierung der Verwaltung von Nutzern und Gruppen mit SCIM.

    Deaktivierte Nutzer in „Analysen und Berichte“

    Alle Daten von deaktivierten Nutzern, die sich auf Lernverhalten und ihre Kontonutzung beziehen, werden weiterhin in deinen Berichten und Einblicken aufgeführt. Im Bereich „Nutzer verwalten“ gibt es in der Menüleiste auf der linken Seite einen neuen Filter, mit dem du eine Liste aller deaktivierten Nutzer anzeigen kannst.

    deactivated_users.png

    Nutzer deaktivieren, denen eine Pro-Lizenz zugewiesen ist (nur Udemy Business Pro) 

    Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, kannst du diesen in deinem Konto deaktivieren. Wenn du einen Nutzer mit zugewiesener Pro-Lizenz deaktivierst, werden sowohl seine Udemy Business-Lizenz als auch seine Pro-Lizenz wieder frei und können einem anderen bzw. neuen Mitarbeiter zugewiesen werden.

    Bei Nutzern mit zugewiesener Pro-Lizenz kann die Pro-Lizenz entzogen oder der Nutzer selbst deaktiviert werden.

    Nutzer reaktivieren

    Wenn du eine Deaktivierung rückgängig machen möchtest (beispielsweise bei einer versehentlichen Deaktivierung) oder ein vorübergehend deaktivierter Nutzer wieder Zugriff auf das Konto erhalten soll, kannst du die Option Nutzer reaktivieren verwenden. Hier wird erklärt, wie du einen derzeit deaktivierten Nutzer reaktivierst.

    Nutzer anonymisieren

    Wenn du die personenbezogenen Daten eines Nutzers aufgrund der DSGVO-Vorschriften oder ähnlichen Gründen endgültig löschen möchtest, kannst du dies nach der Deaktivierung dieses Nutzers vornehmen. Hier wird erklärt, wie du die personenbezogenen Daten eines Nutzers löschst.

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  • So löschst du die personenbezogenen Daten eines Nutzers

    Wenn du die personenbezogenen Daten eines Nutzers aufgrund der DSGVO-Vorschriften (Datenschutz-Grundverordnung) oder ähnlichen Gründen endgültig löschen (d. h. anonymisieren) möchtest, kannst du dies nach der Deaktivierung dieses Nutzers vornehmen.

    Beim Löschen der personenbezogenen Daten von Nutzern werden diese Daten anonymisiert. Es bleibt jedoch eine Zusammenfassung der bisherigen Nutzung für die Berichterstellung erhalten, d. h., die Anzahl von Einschreibungen und Nutzungsminuten ist weiterhin in der Gesamtanzahl aller Einschreibungen und Nutzungsminuten des Unternehmens enthalten. Von diesen Daten aus ist jedoch keinerlei Rückschluss auf den Namen des Nutzers, auf Gruppen, denen der Nutzer angehört hat, oder auf Namen der Kurse, die der Nutzer belegt hat, möglich.

    So löschst (d. h. anonymisierst) du Nutzerdaten

    Um die personenbezogenen Daten eines Nutzers endgültig löschen zu können, musst du diesen Nutzer zuerst deaktivieren. Die Deaktivierung eines Nutzers wird hier erklärt. Bei Konten, die via SCIM (System for Cross-domain Identity Management) verwaltet werden, müssen die Nutzer direkt in deinem SSO (Single Sign On) Active Directory deaktiviert werden (d. h. ihre Bereitstellung muss aufgehoben werden).

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    Nachdem der Nutzer deaktiviert ist, rufst du erneut das Aktionsmenü rechts neben dem Eintrag des Nutzers auf und klickst auf die Option Personenbezogene Daten des Nutzers löschen. Nun werden Hinweise und Informationen zum Löschen der personenbezogenen Daten des Nutzers angezeigt und du musst das Kontrollkästchen aktivieren, mit dem du bestätigst, dass du alle Infos gelesen und verstanden hast.

    So wählst du mehrere deaktivierte Nutzer aus

    Du kannst mehrere deaktivierte Nutzer auswählen, indem du auf die Checkbox links neben den deaktivierten Nutzern klickst. Damit kannst du die personenbezogenen Daten für mehrere Nutzer löschen.

    multiple_select.png

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    So werden anonymisierte Nutzer in Udemy Business angezeigt

    Beim Löschen personenbezogener Daten werden alle Daten, mit denen der entsprechende Nutzer identifiziert werden könnte, gelöscht und alle in Udemy Business vorhandenen Bezüge auf diesen Nutzer durch die Bezeichnung „Anonymisierter Nutzer“ ersetzt.

    Die Gesamtanzahl von Nutzern, die ihre personenbezogenen Daten löschen lassen haben, werden in einem Hinweis auf der Seite Deaktivierte Nutzer angezeigt. Außerdem ist auf der Seite Nutzer verwalten im Abschnitt Lizenzzuweisung ein Filter Deaktivierte Nutzer verfügbar.

    deactivated_users.png

    Die Berichte enthalten aber weiterhin zusammengefasste Daten der anonymisierten Nutzer, deren personenbezogene Daten gelöscht wurden. Wichtiger Hinweis: Es ist nicht möglich, die personenbezogenen Daten eines anonymisierten Nutzers wiederherzustellen oder nachzuvollziehen, welche Kurse er belegt oder zu welchen Gruppen er gehört hat. Das Löschen der personenbezogenen Daten eines Nutzers ist unwiderruflich.

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  • Deaktivierte Nutzer reaktivieren

    Wenn du einen Nutzer vorübergehend deaktivieren und dann wieder in dein Udemy Business-Konto aufnehmen willst, weil z. B. ein Mitarbeiter eine Auszeit nimmt oder ein befristeter Mitarbeiter erneut eingestellt wird, oder wenn du eine Deaktivierung zurücknehmen musst, weil ein Nutzer z. B. versehentlich deaktiviert wurde, dann kann der betreffende Nutzer reaktiviert werden.

    • Nachdem ein Nutzer reaktiviert wurde, verfügt er wieder über die Rolle, die Gruppen und die Berechtigungen, über die er vor der Deaktivierung verfügt hat, und kann Kurse an der Stelle fortsetzen, an der er zuletzt aufgehört hat.

    Beachte bitte, dass ein Nutzer nur reaktiviert werden kann, wenn er zuvor deaktiviert wurde. Inaktive Nutzer findest du, indem du die Seite „Nutzer verwalten“ aufrufst und links den Filter „Deaktivierte Nutzer“ setzt. 

    So reaktivierst du einen Nutzer in deinem Udemy Business-Konto

    Konten, bei denen die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort erfolgt

    1. Klicke rechts neben dem entsprechenden Nutzernamen auf den Button mit den drei übereinanderstehenden Punkten (Aktionsmenü) und wähle dann Nutzer reaktivieren.

    reactivate_user.png

    2.  Du wirst nun aufgefordert, die Reaktivierung zu bestätigen. Einem reaktivierten Nutzer wird automatisch wieder eine Lizenz zugeordnet und er kann wieder wie zuvor auf sein Konto zugreifen.

    Konten, für die SSO-Anmeldung erforderlich ist

    Wenn deine Nutzer über SSO (Single Sign-On) auf ihr Udemy Business-Konto zugreifen müssen, dann hängt die Vorgehensweise für die Reaktivierung davon ab, ob du die automatische Reaktivierungsoption in deinen SSO-Einstellungen für Udemy Business aktiviert hast (siehe unten).

    • Automatische Reaktivierungsoption ist deaktiviert: Du musst den Nutzer bei deinem Identitätsanbieter und manuell in deinem Udemy Business-Konto reaktivieren. (Befolge dafür die Schritte für Konten, auf die über SSO oder mit E-Mail-Adresse und Passwort zugegriffen wird).
    • Automatische Reaktivierungsoption ist aktiviert: Du musst den Nutzer nur bei deinem Identitätsanbieter reaktivieren. Der Nutzer wird automatisch reaktiviert, wenn er sich wieder über SSO bei seinem Udemy Business-Konto anmeldet.

    allow_deactivated_users_to_reactive_through_sso.png

    Konten, die über SCIM (System for Cross-domain Identity Management) bereitgestellt werden

    Für Udemy Business-Konten, die über SCIM verwaltet werden, musst du den Nutzer direkt beim Identitätsanbieter deines Unternehmens reaktivieren (vorausgesetzt, dass die personenbezogenen Daten des Nutzers nicht anonymisiert wurden). 

    Benachrichtigung über die Reaktivierung

    Bei der Deaktivierung kannst du angeben, dass der reaktivierte Nutzer per E-Mail benachrichtigt werden soll, dass er bzw. sie wieder auf Udemy Business zugreifen kann. Hinweis: Die E-Mail-Bestätigung wird in der Sprache versendet, die für das Nutzerkonto des Empfängers eingestellt ist.

    reactivate_this_user.png

    Deaktivierte Nutzer, denen eine Pro-Lizenz zugewiesen ist, reaktivieren (nur Udemy Business Pro) 

    Wenn dem deaktivierten Nutzer, der nun reaktiviert wird, vorher eine Udemy Business Pro-Lizenz zugewiesen war, muss diese Lizenz dem Nutzer neu zugewiesen werden, damit er die Pro-Funktionen wieder nutzen kann. Hier wird erklärt, wie du Lizenzen für Udemy Business Pro zuweist und entziehst.

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