Gerenciar usuários – Geral

Este artigo descreve a funcionalidade aceita no momento ao gerenciar usuários via importação com CSV. 

Os artigos relacionados sobre como começar e como formatar seus arquivos de importação com CSV estão indicados abaixo.

• Veja como adicionar e gerenciar usuários via importação com CSV.
• Veja como formatar arquivos para importações com CSV.

Ações que os administradores podem fazer por meio do recurso de importação com CSV

Se você for administrador de uma conta da Udemy Business, poderá usar o recurso de importação com CSV para gerenciar vários usuários de uma só vez. Você pode usar esse recurso para:

• Importar novos usuários em lote para sua conta
• Adicionar usuários novos e existentes em lote para grupos
• Alterar funções do usuário em lote (por exemplo, de "usuário" para "administrador")

Ações que não podem ser realizadas no momento

Atualmente, a importação com CSV não pode ser usada para:

• Alterar o nome de um usuário.
• Criar novos grupos.
• Remover usuários de um grupo.
• Remover usuários da sua conta da Udemy Business.
• Reativar usuários que estão desativados

Se você tiver interesse nesses ou em outros recursos da Udemy Business, informe-nos.

Observação: 

• O recurso de importação com CSV não está disponível para administradores de grupo.
• No momento, o modelo de CSV está disponível apenas em inglês.
• O arquivo CSV precisa ser codificado no formato UTF-8.
• O recurso de importação com CSV é compatível com vários delimitadores (vírgula, tabulação, ponto e vírgula etc.)

Organizações que usam System for Cross-domain Identity Management (SCIM)

Se sua organização estiver usando o SCIM, você não poderá modificar grupos gerenciados no seu provedor de identidade pela importação com CSV. Os usuários e grupos gerenciados pelo SCIM terão um pequeno ícone de link ao lado do respectivo nome nas páginas Gerenciar usuários. Entre em contato com sua equipe de TI para realizar essa ação pelo SCIM.

Você pode usar a importação com CSV para atribuir usuários gerenciados pelo SCIM a grupos que não são gerenciados pelo SCIM, bem como atualizar as funções do usuário.

Este artigo descreve como as organizações podem atribuir e gerenciar um lmsUserId para alunos em suas contas da Udemy Business. 

O que é um lmsUserId?

Os relatórios de exportação de dados da Udemy Business contêm uma coluna com o "lmsUserId" para as organizações que exigem um identificador exclusivo atribuído aos alunos, além do endereço de e-mail. Ele também pode ser conhecido como ID do funcionário ou ID exclusivo.

Como atribuir um lmsUserId

As organizações que configuraram Single-Sign-On (SSO) em suas contas podem atribuir e gerenciar o ID externo para alunos diretamente pelo provedor de identidade (IdP). 

Observação: o Okta preenche automaticamente o campo de atributo externalID com o ID de usuário do Okta. Para usar seus próprios IDs de usuário exclusivos, preencha essa informação no Okta: siga este artigo, Configurar SSO, e mapeie seu atributo de ID externo da Udemy.

Se sua organização não tem SSO configurado e precisa ter um ID externo aplicado aos alunos da sua conta, entre em contato com nossa equipe de suporte para que possamos ajudar.

Este artigo descreve como os administradores podem adicionar e gerenciar usuários usando o recurso de importação com CSV. 

• Saiba qual funcionalidade é compatível com o recurso de importação de CSV.
• Veja como formatar arquivos para importações com CSV.

Introdução à importação com CSV

Para navegar até a Importação com CSV, siga estas etapas:

1. Faça login na sua conta da Udemy Business.
2. Selecione Gerenciar usuários do menu Gerenciar no topo da tela.
3. Clique em Convidar usuários no canto superior direito e, depois, em Importar usuários do CSV. Uma janela será exibida, permitindo que você adicione uma mensagem exclusiva e carregue seu arquivo CSV (você pode fazer o download de um arquivo CSV de exemplo neste link).
4. Envie seu arquivo CSV. Veja como formatar arquivos para importações com CSV.
5. Se preferir, você também pode selecionar o idioma em que gostaria de emitir os convites e incluir uma mensagem personalizada (observação: isso não inclui a tradução da sua mensagem personalizada). Saiba mais sobre como escolher um idioma para seus convites e incluir uma mensagem personalizada.
6. Após o upload do seu arquivo CSV, você verá uma mensagem de resumo informando o resultado na caixa de diálogo modal. Se o arquivo de importação CSV tiver 10 KB ou mais, você receberá um e-mail com o resumo do resultado.

Observação: cada arquivo CSV importado pode ser acompanhado por uma mensagem. Você pode editar essa mensagem na mesma janela que aparece quando envia seu arquivo CSV. O arquivo pode ter até 1 MB.

Como adicionar usuários a grupos (somente plano Enterprise)

Ao incluir nomes de grupos na coluna "grupos" do CSV, você pode adicionar usuários nos grupos existentes configurados na seção Gerenciamento de usuário da sua conta da Udemy Business. Isso funciona para novos usuários, usuários que você convidou, mas que ainda não fizeram login e para usuários existentes na sua conta.

Os nomes dos grupos no seu CSV devem corresponder exatamente aos nomes dos grupos na sua conta da Udemy Business. Para adicionar um usuário a vários grupos, inclua vários nomes de grupo na coluna "grupos", separados por um ponto e vírgula (;).

Por enquanto, não é possível remover usuários de grupos ou criar novos grupos usando a importação com CSV.

Como alterar as funções do usuário

Ao incluir "usuário" ou "administrador" na coluna "função" do CSV, você pode conceder ou revogar o acesso de administrador. Isso funciona para novos usuários, usuários que você convidou, mas que ainda não fizeram login e para usuários existentes na sua conta.

Os usuários do plano Enterprise também podem atribuir uma função de administrador do grupo.

Como convidar novos usuários para sua conta

Ao importar um CSV contendo novos endereços de e-mail, cada pessoa no CSV será convidada para sua conta da Udemy Business por e-mail. Essa mensagem de e-mail pode ser elaborada na mesma janela que você usa para carregar o arquivo CSV. Apenas uma mensagem pode ser usada por upload de arquivo CSV.

Por enquanto, não é possível remover usuários ou grupos por meio da Importação com CSV.

Notificações por e-mail

Uma notificação de e-mail será enviada automaticamente para todos os novos usuários incluídos no arquivo CSV que ainda não entraram na conta. Observação: uma notificação de e-mail não será enviada aos usuários que já entraram na conta.

Se você carregar outro arquivo CSV posteriormente contendo a mesma lista de usuários, aqueles que ainda não se conectaram à conta da Udemy Business receberão outro convite por e-mail (após a conclusão bem-sucedida dessa importação com CSV).

Se sua organização planeja fazer alterações nos e-mails corporativos (por exemplo, utilizar um novo domínio de e-mail ou fazer ajustes de formatação em nomes), entre em contato com nossa equipe de suporte antes de implementar as alterações, para que possamos ajudar a coordenar as atualizações no nosso lado. 

Observação: se sua conta da Udemy Business tem uma integração de Single Sign-On (SSO) com System for Cross-domain Identity Management (SCIM) ativado, então as alterações precisarão ser feitas no Active Directory do seu provedor de identidade de SSO (IdP) pelo administrador de SSO da sua organização.

Este artigo descreve como as organizações podem atribuir e gerenciar um ID externo para alunos em suas contas da Udemy Business. 

O que é um ID externo?

Os relatórios de exportação de dados da Udemy Business contêm uma coluna com o "ID externo" para as organizações que exigem um identificador exclusivo atribuído aos alunos, além do endereço de e-mail. Ele também pode ser conhecido como ID do funcionário ou ID exclusivo.

Como atribuir um ID externo

As organizações que configuraram Single-Sign-On (SSO) em suas contas podem atribuir e gerenciar o ID externo para alunos diretamente pelo provedor de identidade (IdP). Observação: o Okta preenche automaticamente o campo de atributo externalID com o ID de usuário do Okta. Para usar seus próprios IDs de usuário exclusivos, preencha essa informação no Okta: siga este artigo, Configurar SSO, e mapeie seu atributo de ID externo da Udemy.

Se sua organização não tem SSO configurado e precisa ter um ID externo aplicado aos alunos da sua conta, entre em contato com nossa equipe de suporte para que possamos ajudar.

Gerencie o acesso dos usuários à sua conta da Udemy Business. Veja quais são os cursos que os alunos estão fazendo e compreenda melhor as tendências de aprendizado da sua organização na Udemy Business.

Para contas do plano Enterprise, os recursos dos Insights oferecem uma visão ainda mais detalhada da atividade do usuário. Esses insights abrangentes também podem ser visualizados para grupos de usuários.

Como acessar o gerenciamento de usuários

Para acessar o gerenciamento de usuários, siga as etapas abaixo:

1. Faça login na sua conta da Udemy Business
2. Clique em Gerenciar no canto superior direito da página e selecione Gerenciar usuários no menu suspenso

Gerenciar o acesso à sua conta da Udemy Business

Convidar usuários

Saiba como convidar usuários para a sua conta da Udemy Business e reenviar convites pendentes.

Remover usuários

Saiba como remover e desativar um usuário da sua conta.

Gerenciar quem pode administrar sua conta da Udemy Business

Os administradores são usuários que podem:

• Adicionar e remover usuários da sua conta.
• Editar funções do usuário.
• Acessar insights do curso e do usuário (somente no plano Enterprise).
• Criar e gerenciar grupos (somente no plano Enterprise).

Dependendo do nível de permissões recebidas no momento da atribuição, os administradores de grupos podem concluir algumas ou todas as ações acima para os alunos que fizerem parte de grupos gerenciados por esses administradores.

• Saiba como gerenciar e visualizar as funções dos alunos.
• Conheça os diferentes níveis de permissão dos administradores de grupo.

Visualizar a adoção de usuários

O Painel de adoção de usuários ajuda você a entender quantos e quais usuários da sua organização acessaram sua conta da Udemy Business e começaram a usá-la. Saiba mais.

Ver o que seus usuários estão aprendendo

Os administradores podem ver em quais cursos os usuários da sua conta se inscreveram. Para isso, faça o seguinte:

1. Localize o usuário, inserindo o nome ou endereço de e-mail dele na ferramenta de pesquisa localizada em Todos os usuários
2. Clique no nome do usuário para ver em quais cursos ele se inscreveu, bem como o progresso do curso

Criar grupos e ver os insights das suas equipes e seus departamentos (usuários do plano Enterprise)

Se você tiver muitos usuários na sua conta, crie grupos de usuários que correspondam a equipes ou departamentos da sua empresa para ver a adoção, a atividade do usuário e os insights do curso para esses grupos.

Criar, editar ou remover um grupo

Aprenda a criar, editar e remover um grupo.

Adicionar, convidar e remover usuários de grupos

Aprenda a adicionar e a remover usuários dos grupos.

Visualizar insights de um grupo (somente no plano Enterprise)

Você pode visualizar a adoção de usuários, os insights do curso e os relatórios de atividade dos usuários para um grupo específico. Depois de abrir qualquer painel de insights, use o filtro Grupo localizado na parte superior da página para ver dados de um grupo específico.

Administradores de conta da Udemy Business podem atribuir as funções de outros alunos em suas contas, dependendo do tipo de permissão necessária. 

Como atribuir ou atualizar funções

Se você precisar atribuir ou atualizar a função de outras pessoas em sua organização, siga as etapas abaixo.

1. Na página inicial da sua conta, passe o cursor do mouse sobre o campo Gerenciar, no canto superior direito.

2. No menu suspenso, selecione Gerenciar usuários.

3. Comece a digitar o nome do aluno na barra Pesquisar usuários.  Conforme você for digitando, a lista de usuários abaixo irá sendo atualizada para exibir os resultados relevantes.

4. Ao localizar o aluno que está sendo buscado, clique nos três pontinhos à direita do nome do usuário.

5. Selecione Editar função. Administradores também podem alterar uma função quando o status de um convite ainda estiver pendente.
   
   

6. Selecione Administrador, Administrador de grupo, ou Usuário. 

   Se você estiver atribuindo a função de administrador de grupo, clique em Permitir que o usuário convite e remova usuários dentro dos grupos que gerencia, caso queira conceder essa permissão.
   
   
7. Clique em Salvar alterações.

Você também pode gerenciar funções de alunos em lote, importando um arquivo CSV para a sua conta.

Administradores de grupo

Usuários do plano Enterprise também podem atribuir funções de administrador de grupo.

• Os grupos podem ter vários administradores de grupo.
• Somente administradores podem atribuir a função de administrador de grupo aos usuários.
• Administradores podem criar administradores de grupo em lote fazendo upload de um arquivo CSV.
• Os administradores podem optar por permitir que administradores de grupo convidem e desativem usuários nos grupos que gerenciam.

 Saiba mais sobre os administradores de grupo e o que eles podem fazer.

Como verificar quem é administrador

Para verificar quem tem acesso de Administrador, selecione o filtro Administradores no menu suspenso na parte superior da página Gerenciar usuários.

Se um funcionário sair da sua organização, você pode removê-lo da sua conta. Com isso, uma licença será liberada e poderá ser utilizada por um novo funcionário.

Se você precisar excluir um usuário da sua conta, siga as etapas abaixo:

1. Selecione Gerenciar usuários no menu suspenso Gerenciar na parte superior da página

2. Localize o usuário, inserindo o nome ou endereço de e-mail dele na caixa de pesquisa localizada em Todos os usuários

3. Para remover um usuário da sua conta, clique nas reticências (ou no menu de ações) à direita do nome do usuário e selecione Desativar usuário.

Você receberá mais instruções e informações sobre o que significa desativar um usuário antes de confirmar a desativação.

Depois de desativado, o usuário não poderá mais fazer login na sua conta da Udemy Business por meio de e-mail e senha.

Gerenciar o acesso para usuários com contas gerenciadas por Single Sign-On (SSO)

Para evitar que usuários desativados acessem sua conta da Udemy Business via SSO, peça para a equipe responsável pela integração do SSO com a Udemy Business desprovisionar os usuários no seu SSO Active Directory. Os usuários que permanecerem provisionados pelo seu SSO Active Directory continuarão com acesso à sua conta da Udemy Business por meio do SSO, mesmo se eles forem desativados na conta por um administrador. 

Se você quer evitar que os usuários desativados acessem sua conta da Udemy Business por meio do SSO, mas precisa mantê-los provisionados no seu SSO Active Directory, clique aqui para entrar em contato e obter ajuda da nossa equipe de suporte.

Importante: as contas gerenciadas por SSO que utilizam System for Cross-domain Identity Management (SCIM) somente podem desprovisionar usuários diretamente pelo SSO Active Directory. Para mais informações, leia sobre automatização do gerenciamento de grupos e usuários com SCIM.

Usuários desativados nos insights e relatórios

Todos os dados associados ao aprendizado e ao uso da conta dos usuários desativados serão mantidos nos seus insights e relatórios. Você pode acessar uma lista de todos os usuários desativados em um novo filtro no menu da barra lateral esquerda na área Gerenciar usuários.

Reativar usuários

Se você precisar reverter uma desativação (se, por exemplo, cometeu um erro) ou quiser que um usuário volte para a conta depois de ser temporariamente desativado, você pode usar a opção Reativar usuário. Aprenda a reativar um usuário anteriormente desativado.

Anonimizar usuários

Se você deseja remover permanentemente as informações de identificação pessoal (PII) de um usuário para conformidade com o GDPR ou para um propósito semelhante, você pode fazer isso assim que o usuário for desativado. Aprenda a excluir as PII de um usuário.

Se você deseja remover permanentemente (ou seja, anonimizar) as informações de identificação pessoal (PII) de um usuário para conformidade com o GDPR (General Data Protection Regulation, Regulamento geral de proteção de dados) ou para um propósito semelhante, você pode fazer isso assim que o usuário for desativado.

A exclusão das PII de um usuário fará com que as informações dele fiquem anônimas, mas manterá uma agregação de seu histórico de uso para fins de relatório. Isso significa que o número de inscrições e os minutos de curso consumidos serão incluídos no número total de todas as inscrições e minutos de curso consumidos na organização. Os dados, no entanto, não serão vinculados ao nome do usuário específico, a qualquer grupo no qual ele estava ou ao nome do curso que ele fez. 

Como excluir (ou seja, anonimizar) os dados do usuário

Para excluir permanentemente as PII de um usuário, primeiro você deve desativá-las. Para ver como desativar um usuário, clique aqui. Para contas gerenciadas por System for Cross-domain Identity Management (SCIM), os alunos precisam ser desativados (ou seja, desprovisionados) diretamente pelo Single Sign On (SSO) Active Directory.

Depois que o usuário for desativado, você poderá usar o mesmo menu de ações à direita da listagem e clicar na opção Excluir PII do usuário no menu. Você verá mais instruções e informações sobre como excluir as PII de um usuário e precisará clicar na caixa de seleção para confirmar que entendeu.

Como selecionar vários usuários desativados

Para selecionar vários usuários desativados, clique na caixa de seleção à esquerda do usuário desativado. Com isso você terá a opção de Excluir PII do usuário para vários usuários ao mesmo tempo.

Como os usuários anonimizados aparecem na Udemy Business

A exclusão das PII de um usuário removerá todas as informações identificáveis dele e substituirá todas as referências a ele na Udemy Business por um rótulo chamado "Usuário anônimo".

O número total de usuários que tiveram suas PII excluídas será exibido em uma notificação na página Usuários desativados. Você pode acessar o filtro Usuários desativados na seção Alocação de licença em Gerenciar usuários.

Você pode ver os dados agregados nos relatórios para usuários anônimos cujas PII foram excluídas. Observação: não é possível recuperar dados de PII para um usuário anônimo e não há como vinculá-lo a cursos ou grupos. A exclusão das PII de um usuário não pode ser desfeita. 

Se você quiser que um usuário volte para a conta depois de ser temporariamente desativado (por exemplo, funcionário de licença prolongada, prestador retornando ao trabalho), ou se você precisar reverter uma desativação (por exemplo, cometeu um erro) você pode usar a opção Reativar usuário.

Você só poderá reativar um usuário se ele tiver sido desativado. Para ver os usuários desativados, você pode usar o filtro "Desativado" no menu da barra lateral na página Gerenciar usuários. 

Para reativar um usuário, clique nas reticências (ou no menu de ações) à direita do nome do usuário e selecione Reativar usuário.

Você receberá mais informações sobre o que acontecerá como resultado da reativação do usuário antes de confirmar a reativação.

Assim que um usuário for reativado, ele receberá automaticamente uma nova licença e poderá acessar sua conta como antes, seja por SSO (se autorizado) ou por e-mail e senha. Ele pode retomar a realização dos cursos de onde parou.

Depois de reativar um usuário, você deve notificá-lo para que ele saiba que agora pode acessar a Udemy Business novamente. 

Observação: se você usa Logon único (SSO) para conceder acesso à Udemy Business e quer reativar um usuário que foi desprovisionado por meio do SSO, será necessário reativar o acesso dele novamente por meio do seu provedor de SSO.