Gestión de usuarios - Leadership Academy

Este artículo ofrece una descripción general del expediente del estudiante e instrucciones para ver y descargar el expediente de un estudiante específico.

¿Qué es el expediente del estudiante?

El expediente del estudiante es una tabla en la que se detalla el historial del curso y el rendimiento de un estudiante específico para todos los cursos en los que está inscrito. Los campos de datos que se incluyen en el expediente son: Organización, Nombre del curso, Nombre del grupo, Fecha de inicio del grupo, Fecha de fin del grupo y Porcentaje completado. 

Nota:

• Si un estudiante está inscrito en un curso que se encuentra en la categoría de eliminado, el curso no aparecerá en su expediente.
• Si la cuenta de un estudiante está desactivada, el estudiante no tendrá ningún grupo en su expediente.
• Si un grupo todavía no se ha lanzado, no aparecerá en el expediente del estudiante.
• Para los cursos al ritmo del estudiante, la fecha de inicio del grupo es la fecha en la que se lanzó el curso y la fecha de fin del grupo se muestra en blanco.

¿Quién puede ver el expediente del estudiante?

Los propietarios y los administradores del sitio pueden ver los expedientes de los estudiantes.

Cómo ver y descargar el expediente de un estudiante

1. Haz clic en el icono de herramientas de administrador en la parte superior derecha de cualquier página.

2. En el panel de la izquierda, haz clic en Miembros.

3. Busca la cuenta correcta y haz clic en ella. 

Nota: Para una navegación más rápida, utiliza la barra de búsqueda y el filtro de estados, o bien ordena cualquiera de las columnas de la página.

4. En el panel de la izquierda, haz clic en Ver expediente.

5. En la siguiente página, podrás ver y descargar el expediente del estudiante.

6. Para descargar el expediente, haz clic en el botón Descargar datos situado encima de la tabla.

En este artículo, se describe cómo los administradores pueden añadir cuentas nuevas a la plataforma de forma individual o en bloque. 

Cómo crear una cuenta nueva

1. Haz clic en el icono de herramientas de administrador en la parte superior derecha de cualquier página.

2. En el panel de la izquierda, haz clic en Members (Miembros).

3. En la parte superior derecha de la página, haz clic en Add User (Añadir usuario).

4. La siguiente es una página Profile (Perfil) en blanco, en la que puedes añadir la información obligatoria y opcional del nuevo usuario. Aprende más sobre los campos de datos obligatorios y opcionales.

5. Haz clic en Save (Guardar) en la parte inferior de la página. El titular de la cuenta nueva recibirá de inmediato y automáticamente un correo electrónico de bienvenida en el que se le solicitará que configure su contraseña (si no usa el inicio de sesión único) y que complete su perfil.

Cómo crear varias cuentas nuevas a la vez

Hay diversas formas de crear varias cuentas nuevas en bloque:

• Configuración del grupo: al añadir varias cuentas nuevas en bloque como parte del proceso de configuración del grupo, puedes usar la página Members (Miembros) para añadirlas. Descubre cómo añadir varias cuentas en bloque al crear un grupo.
• Fuente de datos automatizada: si tu organización ha configurado una fuente de datos automatizada para enviar los datos de las cuentas de usuarios a nuestra plataforma, puedes añadir nuevos usuarios a través de la fuente de datos. Descubre cómo configurar los intercambios de datos automatizados.

En este artículo, se muestra cómo navegar hasta el área de la plataforma que permite a los administradores gestionar todas las cuentas, como las cuentas de estudiantes, administradores y patrocinadores.

Cómo acceder a la página Members (Miembros)

1. Haz clic en el icono de herramientas de administrador en la parte superior derecha de cualquier página.
   
2. En el panel de la izquierda, haz clic en Members (Miembros).
   
3. Ya estás en la página Members (Miembros), donde puedes añadir una nueva cuenta de usuario, buscar un usuario, desactivar una cuenta de usuario, ver un perfil de cuenta y actualizar una o varias cuentas. 

En este artículo, se muestra el proceso para desactivar una cuenta si eres administrador.

¿Por qué querría un administrador desactivar una cuenta?

Las cuentas suelen desactivarse cuando un estudiante abandona la organización o, por otros motivos, no va a realizar ningún curso más.

¿Qué ocurre cuando se desactiva una cuenta?

Cuando un administrador desactiva la cuenta de un estudiante, patrocinador, responsable o cualquier otra función, el usuario ya no podrá iniciar sesión en la plataforma. Los análisis registrados del usuario (por ejemplo, la finalización de un curso específico) ya no se incluirán en los informes y paneles de análisis, ni tampoco los cursos en los que estaba inscrito previamente. Se seguirá realizando un seguimiento del usuario, pero únicamente a efectos de concesión de derechos.

Nota: No es posible eliminar una cuenta por completo, ya que esta debe permanecer en el sistema a efectos de concesión de derechos. No obstante, la cuenta se desactivará.

Cómo desactivar una cuenta

1. Haz clic en el icono de herramientas de administrador en la parte superior derecha de cualquier página.
   
2. En el panel de la izquierda, haz clic en Members (Miembros).
   
3. Busca y selecciona la cuenta que quieres desactivar. Consejo: Para una navegación más rápida, utiliza la barra de búsqueda y el filtro de estados, o bien ordena cualquiera de las columnas de la página.
   
   
4. En la página Profile (Perfil) del usuario, deselecciona la opción Active (Activo). De este modo, la cuenta ya no estará activa. 
   
5. Haz clic en Save (Guardar) en la parte inferior de la página. El usuario ya se habrá desactivado y no podrá iniciar sesión.

Este artículo detalla los pasos que puede seguir un administrador para activar el restablecimiento de la contraseña de un estudiante. Aunque los estudiantes pueden cambiar su contraseña, es posible que un administrador decida activar el restablecimiento de la contraseña de forma periódica.

Cómo activar el restablecimiento de la contraseña con la función Trigger Password Reset (Activar restablecimiento de contraseña)

1. Haz clic en el icono de herramientas de administrador en la parte superior derecha de cualquier página.
   
2. En el panel de la izquierda, haz clic en Members (Miembros).
   
3. Busca la cuenta correcta y haz clic en ella. Consejo: Para una navegación más rápida, utiliza la barra de búsqueda y el filtro de estados, o bien ordena cualquiera de las columnas de la página.
   
   
4. En el panel de la izquierda, haz clic en Trigger Password Reset (Activar restablecimiento de contraseña).
   
5. En la parte superior de la página Profile (Perfil), aparecerá un mensaje para confirmar que el correo de restablecimiento de la contraseña se ha enviado correctamente. Esto significa que el estudiante ha recibido un mensaje de correo electrónico con instrucciones para restablecer su contraseña.

Cómo activar el restablecimiento de la contraseña con la función Expire Password (Contraseña vencida)

Otra opción para los administradores que deseen restablecer la contraseña de un estudiante es marcarla como vencida para que tengan que cambiarla la próxima vez que inicien sesión. La diferencia entre esta opción y la opción de activar el restablecimiento de contraseña es que el estudiante no recibe una notificación por correo electrónico sobre el cambio de contraseña.

1. Sigue los pasos anteriores del 1 al 3.
2. En la página Profile (Perfil), selecciona la casilla Expire Password (Contraseña vencida).
   
3. Haz clic en Save (Guardar) en la parte inferior de la página.

En este artículo, se describe cómo ver los permisos del titular de una cuenta, incluidos su historial de cursos y la función dentro de cada curso y comunidad de práctica.

¿Por qué un administrador debe ver los permisos de un estudiante?

Hay diversos motivos por los que un administrador debe ver los permisos de un estudiante:

• Para comprobar si un estudiante está inscrito en un curso: en ocasiones, un estudiante dice que no puede ver un curso en el que piensa que está inscrito, pero el administrador cree que al estudiante se le incluyó en el cronograma. La comprobación de los permisos del estudiante permitirá al administrador diagnosticar el problema (por ejemplo, en el caso de que el estudiante se haya inscrito con una dirección de correo electrónico diferente).
• Para ver el historial de cursos de un estudiante u otro administrador: los administradores suelen comprobar si están pidiendo demasiado a un patrocinador o a otro administrador. Al poder ver los cursos en los que alguien hizo de patrocinador o administrador, esta tarea resulta más sencilla.

Cómo ver los permisos de un estudiante

1. Haz clic en el icono de herramientas de administrador en la parte superior derecha de cualquier página.

2. En el panel de la izquierda, haz clic en Members (Miembros).

3. Busca la cuenta correcta y haz clic en ella. Consejo: Para una navegación más rápida, utiliza la barra de búsqueda y el filtro de estados, o bien ordena cualquiera de las columnas de la página.

4. En el panel izquierdo, haz clic en View Permissions (Ver permisos).

5. En la siguiente página, podrás ver las funciones del propietario de la cuenta en los cursos y las comunidades de práctica como miembro de grupo (estudiante), como administrador, etc.

En este artículo, se muestra el proceso para modificar un perfil de cuenta individual si eres administrador. Generalmente, los administradores modifican los perfiles de patrocinadores y estudiantes.

Si eres un estudiante y quieres actualizar tu perfil, consulta nuestro artículo sobre la creación y edición de perfiles.

¿Para qué necesita un administrador modificar el perfil del propietario de una cuenta?

Hay varias razones habituales por las que un administrador modificaría un perfil de cuenta:

• Patrocinador: a veces, se incluye a los patrocinadores y a los patrocinadores ejecutivos en la lista Featured User (Usuario destacado), pero no se espera que ellos mismos modifiquen los perfiles. En cambio, un administrador puede añadir información al perfil, como por ejemplo, un cargo.
• Estudiante: puede que los administradores necesiten cambiar la información del perfil del estudiante por diversos motivos. Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico del estudiante ha cambiado (debido a una adquisición o un cambio de nombre), el administrador debería actualizar la dirección que figura en la cuenta para evitar el problema de que un estudiante tenga varias cuentas. Puede que un administrador necesite activar un restablecimiento de la contraseña, desactivar la cuenta de un estudiante o actualizar al responsable del estudiante si está habilitada la función My Team (Mi equipo).

¿Qué campos pueden actualizar los estudiantes?

Los estudiantes pueden actualizar su nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, cargo, ubicación y biografía.

Como modificar un perfil de cuenta

1. Haz clic en el icono de herramientas de administrador en la parte superior derecha de cualquier página.

2. En el panel de la izquierda, haz clic en Members (Miembros).

3. Busca la cuenta correcta y haz clic en ella. Consejo: Para una navegación más rápida, utiliza la barra de búsqueda y el filtro de estados, o bien ordena cualquiera de las columnas de la página.

4. Introduce la información que quieres actualizar en los campos correspondientes. 

5. Haz clic en Save (Guardar) en la parte inferior de la página.

Nota: Si tu organización utiliza una fuente de datos automatizada, asegúrate de que los datos que hayas actualizado también se han actualizado en el sistema de datos origen (suele ser un sistema de información de recursos humanos [HRIS]). De lo contrario, los datos del sistema origen sobrescribirán las actualizaciones que has realizado en la plataforma en la siguiente fuente.

En este artículo, se describe cómo los administradores pueden añadir cuentas nuevas a la plataforma de forma individual o en bloque. 

Cómo crear una cuenta nueva

1. Haz clic en el icono de herramientas de administrador en la parte superior derecha de cualquier página.

1. En el panel de la izquierda, haz clic en Members (Miembros).

1. En la parte superior derecha de la página, haz clic en Add User (Añadir usuario).

1. La siguiente es una página Profile (Perfil) en blanco, en la que puedes añadir la información obligatoria y opcional del nuevo usuario. Aprende más sobre los campos de datos obligatorios y opcionales.
2. Haz clic en Save (Guardar) en la parte inferior de la página. El titular de la cuenta nueva recibirá de inmediato y automáticamente un correo electrónico de bienvenida en el que se le solicitará que configure su contraseña (si no usa el inicio de sesión único) y que complete su perfil.

Cómo crear varias cuentas nuevas a la vez

Hay diversas formas de crear varias cuentas nuevas en bloque:

• Configuración del grupo: al añadir varias cuentas nuevas en bloque como parte del proceso de configuración del grupo, puedes usar la página Members (Miembros) para añadirlas. Descubre cómo añadir varias cuentas en bloque al crear un grupo.
• Fuente de datos automatizada: si tu organización ha configurado una fuente de datos automatizada para enviar los datos de las cuentas de usuarios a nuestra plataforma, puedes añadir nuevos usuarios a través de la fuente de datos. Descubre cómo configurar los intercambios de datos automatizados.

En este artículo, se explica cómo cambiar la dirección de correo electrónico de un estudiante en su cuenta, lo cual es útil cuando un estudiante tiene varias cuentas o cuando su dirección de correo electrónico se modifica por un cambio de nombre, una adquisición, etc.

1. Haz clic en el icono de herramientas de administrador en la parte superior derecha de cualquier página.

1. En el panel de la izquierda, haz clic en Members (Miembros).

1. Busca la cuenta correcta y haz clic en ella. Consejo: Para una navegación más rápida, utiliza la barra de búsqueda y el filtro de estados, o bien ordena cualquiera de las columnas de la página.

1. En el campo Email (Correo electrónico), debería verse la dirección de correo electrónico anterior del propietario de la cuenta. Para actualizar la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta, introduce la nueva dirección en este campo. 

1. Haz clic en Save (Guardar) en la parte inferior de la página.
2. Si tu organización utiliza una fuente de datos automatizada, debes asegurarte de que la dirección de correo electrónico del estudiante se haya actualizado también en la fuente de datos después de este paso. Debe hacerse en este orden: primero se actualiza la plataforma y, luego, la fuente de datos. Si no se hace en el orden adecuado, se creará una segunda cuenta para el estudiante, lo que va a causar problemas con su historial de cursos y análisis.

¿Qué sucede cuando se cambia la dirección de correo electrónico?

El propietario de la cuenta ya no podrá iniciar sesión con su antigua dirección de correo electrónico. Solo va a poder iniciar sesión con la dirección de correo electrónico nueva y la contraseña antigua.

En este artículo, se describe cómo modificar varias cuentas a la vez cuando eres administrador con una fuente de datos automatizada. Descubre cómo modificar una sola cuenta como administrador.

Si tu organización no ha configurado una fuente de datos automatizada para enviar los datos de las cuentas de usuarios a nuestra plataforma, no puedes modificar varias cuentas a la vez como administrador. En cambio, puedes modificar las cuentas de manera individual si es necesario. Descubre cómo configurar los intercambios de datos automatizados.

Si tu organización ha configurado una fuente de datos automatizada para enviar los datos de las cuentas de usuarios a nuestra plataforma, los datos de los estudiantes se actualizarán automáticamente en nuestra plataforma siempre y cuando los datos se hayan actualizado en el archivo de entrada de datos. Dicho de otro modo, mientras el sistema de datos del que se extrae la fuente (suele ser un sistema de información de recursos humanos [HRIS]) se actualice, los datos se actualizarán después de la siguiente fuente. 

Nota: Si un estudiante o administrador cambia la dirección de correo electrónico de un estudiante en la plataforma, pero no actualiza la fuente de datos automatizada o si la dirección de correo electrónico de la fuente de datos se actualiza y la de la plataforma no, el estudiante tendrá dos cuentas cuando los datos se envíen a la plataforma de nuevo. Una de las cuentas tendría la dirección de correo electrónico antigua y la otra, la nueva.