Generación de informes

En este artículo, explicamos cómo los administradores pueden generar, programar y descargar informes para revisar la actividad y el progreso de los estudiantes.

• Consulta las respuestas a preguntas frecuentes sobre los informes de exportación de datos.
• Obtén más información sobre cómo resolver los problemas de formato para los informes de exportación de datos en Microsoft Excel.
• Administradores de Leadership Academy: aprende a generar un informe de análisis de aprendizaje de alto impacto (HILA) mediante el panel de aprendizaje de alto impacto (HILD).

Índice

• Cómo acceder a los informes de exportación de datos
• Generar un informe
• Programar un informe
• Cancelar un informe programado
• Descargar un informe
• Eliminar un informe

Cómo acceder a los informes de exportación de datos

En Gestionar --> Información y generación de informes --> Informes de exportación de datos, los administradores pueden encontrar varios informes para su descarga. 

• Obtén más información sobre los paneles y funciones de generación de informes que están disponibles en la sección Información y generación de informes de tu cuenta.

Generar un informe

Para generar un informe de exportación de datos:

1. Utiliza los filtros para seleccionar los usuarios, los grupos, las secciones y el periodo de tiempo del informe. 

• Nota: En la parte superior de la página verás un aviso de actualización de datos que te indicará cuándo se actualizaron los datos por última vez.

2. Selecciona un informe de una de estas pestañas:

• Actividad de aprendizaje
• Contenido

3. Desplázate hasta el final de la lista de informes y haz clic en:

• Exportar para generar el informe.
• Exportar y programar para generar el informe y programar futuros informes.

Nota: Para garantizar que las descargas se completan correctamente, limitamos a 10 millones el número de registros exportados. Selecciona un filtro adecuado para evitar que los informes se trunquen. Si existe alguna posibilidad de que tu informe se vaya a truncar, aparecerá una notificación.

Programar un informe

En la ventana emergente Programar informe:

1. Selecciona con qué frecuencia quieres que se genere el informe:

• Semanalmente
• Mensualmente
• Cada 3 meses
• Anualmente

El informe exportado se generará teniendo en cuenta el día o la fecha que selecciones durante la programación. Ejemplos:

• Si programas un informe semanal un lunes, recibirás el informe exportado programado cada lunes.
• Si programas un informe mensual el 3 de julio, recibirás el informe exportado programado el 3 de agosto, el 3 de septiembre, etc.

2. Haz clic en Exportar y programar.

Al hacer clic en Exportar y programar, se generará un informe al instante y, a partir de entonces, recibirás tus informes exportados programados por correo electrónico con la frecuencia que hayas definido.

Nota: El correo electrónico con el informe programado solo se enviará al administrador que programó el informe.

Cancelar un informe programado

Tras recibir tu primer informe programado, podrás cancelar futuros informes exportados. Para cancelar futuros informes exportados, haz clic en el enlace del correo electrónico con el informe exportado programado:

Descargar un informe

Cuando el informe esté listo, recibirás un correo electrónico con un enlace de descarga. El informe también se incluirá en la lista de la sección Informes exportados recientemente de la página.

Eliminar un informe

Para eliminar un informe que has exportado previamente:

1. Desplázate hacia abajo en la página Informes de exportación de datos hasta Informes exportados recientemente.

2. Haz clic en el icono de la papelera situado junto al informe que deseas eliminar.

3. Confirma que quieres eliminar el informe.

Los administradores y administradores de grupo pueden descargar tres informes de exportación de datos para obtener una visión general y consultar información más detallada sobre la actividad de las vías de aprendizaje.

Índice

• Informes disponibles en el panel Información detallada sobre la vía

• Informes disponibles en la página Informes de exportación de datos

• Preguntas frecuentes

Informes disponibles en el panel Información detallada sobre la vía

En el panel Información detallada sobre la vía, puedes descargar los siguientes informes:

• Informe Actividad de la vía: informa de la actividad detallada en todas las vías públicas. Entre los campos del informe se incluyen el ID de la vía, el título de la vía, el total de pasos de la vía, el número de usuarios inscritos y los minutos de consumo total, entre otros. Disponible en la página de descripción de información detallada sobre la vía.
• Informe Actividad del usuario en la vía: proporciona información sobre las inscripciones y la actividad por usuario en la vía indicada. Habrá una entrada por cada usuario inscrito en la vía que hará un seguimiento de su consumo general de la vía.Entre los campos del informe se incluyen el nombre del usuario, el ID de usuario, los grupos de usuarios, la fecha límite de la vía asignada y la fecha de finalización de la vía, entre otros. Disponible en la página de descripción de información detallada sobre la vía específica.
• Informe Actividad del elemento de la vía: proporciona una visión más profunda de la actividad del elemento por usuario para la vía indicada. Habrá una entrada por elemento completado por usuario, detallando el consumo individual del elemento.
• Entre los campos del informe se incluyen el título de sección de elemento, el ID de elemento de la vía, el tipo de objeto de elemento de la vía, el ID de objeto de elemento de la vía y la duración de elemento de la vía, entre otros. Disponible en la página de descripción de información detallada sobre la vía específica.

Los informes de información detallada sobre la vía se pueden filtrar por usuarios, grupos o secciones.

• Obtén más detalles sobre la información detallada sobre las vías de aprendizaje.

Descargar informes en el panel Información detallada sobre la vía

Descargar informes de todas las vías públicas

Para descargar informes de todas las vías:

1. Ve a Información y generación de informes > Información detallada sobre la vía > Exportar.

2. Haz clic en el informe que quieras en el desplegable Exportar.

Los informes que descargues aquí incluirán datos de todas las vías públicas.

Descargar informes de vías concretas

Para descargar informes de una vía concreta:

1. Ve a Información y generación de informes > Información detallada sobre la vía.

2. Selecciona una vía concreta y haz clic en Exportar.

3. Selecciona el informe que quieras en el desplegable Exportar.

Los informes que descargues aquí solo incluirán datos de la vía especificada.

Informes disponibles en la página Informes de exportación de datos

En la página Informes de exportación de datos, puedes descargar los siguientes informes:

• Vías de Udemy (Pro): proporciona una lista de las vías de aprendizaje de Udemy. Solo disponible para las organizaciones con Udemy Business Pro. Obtén más información sobre las vías de Udemy.
• Vías públicas: proporciona una lista de las vías de aprendizaje públicas de tu organización.

Descargar informes en la página Informes de exportación de datos

Puedes descargar los informes Vías de Udemy (Pro) y Vías públicas en la pestaña Contenido de la página Informes de exportación de datos.

Para descargar el informe Actividad de la vía, ve a Información y generación de informes > Información detallada sobre la vía > Exportar.

• Aprende a generar, programar y descargar informes de exportación de datos.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede acceder a los informes y descargarlos?

Solo los administradores y administradores de grupos disponen tanto de acceso al panel Información detallada sobre la vía y la página Informes de exportación de datos como de la capacidad de descargar estos informes. Si una vía es privada, los administradores y administradores de grupo deben ser editores o estar inscritos en la vía para poder ver la información detallada sobre la vía específica y descargar estos informes.

Además, los informes Actividad del usuario en la vía y Actividad del elemento de la vía están disponibles en el panel Información detallada sobre la vía para una vía concreta. Para las vías privadas, siempre y cuando el administrador o el administrador del grupo esté inscrito, o sea el editor de esa vía específica, podrá descargar estos informes.

¿Por qué no veo los datos de todas las vías al exportar el informe de información detallada sobre la vía de Udemy?

En los informes sobre vías, solo se incluyen los datos de vía de aprendizaje de Udemy Business que son públicos. Las vías de aprendizaje privadas y de Pro no se incluyen en las exportaciones de vías. La información sobre vías públicas de Pro se incluye en las exportaciones de Pro. Las vías privadas no se incluyen; los creadores de la vía deben definir las vías como públicas para que se incluyan.

¿Qué datos de los estudiantes se incluyen?

Los informes sobre la vía solo contienen datos de los estudiantes que están actualmente inscritos en las vías de aprendizaje correspondientes. Si un estudiante se da de baja de una vía de aprendizaje, los datos registrados de su progreso ya no se incluirán en los informes. Una vez que un estudiante se vuelva a inscribir en la ruta, sus datos se restaurarán en los informes después de la siguiente actualización de datos.

Microsoft Excel cuenta con ajustes locales que pueden provocar errores de formato al visualizar informes de exportación de datos desde la cuenta de Udemy Business en el programa. Este artículo incluye recursos para la resolución de problemas que podrás usar para solucionar algunos de estos errores de formato.

Importar datos en Excel

Las exportaciones de datos de Udemy Business admiten varios tipos de delimitadores (coma, tabulación, punto y coma, etc.), a fin de solucionar cualquier problema relacionado con la visualización de las exportaciones de datos en Microsoft Excel.

Si aun así detectas que tus informes de exportación de datos presentan un formato incorrecto al visualizarlos en Excel (p. ej., todas las entradas se encuentran en una fila sin columnas, separadas por comas), sigue los pasos que se detallan en este artículo de Microsoft . Incluye instrucciones sobre cómo importar datos en Excel de modo que el informe se muestre correctamente.

Además, puede que Excel tenga la opción de ajuste automático activada y de ahí que las celdas aparezcan ‘apelotonadas’. Si necesitas ajustar el ancho de una columna o la altura de una fila en un archivo de Excel, echa un vistazo a este artículo de Microsoft.

Soporte adicional

Si tienes alguna pregunta sobre los pasos descritos en el artículo o si sigues experimentando problemas de formato tras seguir dichos pasos, te recomendamos ponerte en contacto con el soporte técnico de Microsoft.

Una vez completados estos pasos, intenta descargar y abrir informes de nuevo. Deberías verlos correctamente.

Si tienes alguna otra pregunta o sigues experimentando problemas, también puedes ponerte en contacto con nosotros aquí.

En este artículo se resume cómo los administradores deberían formatear los archivos CSV que se pueden utilizar para añadir o gestionar usuarios en tu cuenta Udemy Business, a través de nuestra función de importación. 

• Descubre qué funcionalidad admite la función de importación de archivos CSV.
• Aprende a añadir y gestionar usuarios a través de importaciones de archivos CSV.

Nota: 

• La función de importación de CSV no está disponible para los administradores de grupos.
• Actualmente, la plantilla de archivos CSV solo está disponible en inglés.
• La función de importación de CSV admite varios tipos de delimitadores (coma, tabulación, punto y coma, etc.)

Índice

• Cómo codificar un CSV en formato UTF-8
• Posibles problemas de formateo provocados por los ajustes de región e idioma en Microsoft Excel
• Cómo dar formato a un archivo CSV
• Cómo dar formato a los grupos (solo para el Plan Enterprise)
• Pasos adicionales para solucionar notificaciones de error

Cómo codificar un CSV en formato UTF-8

Los archivos CSV se tienen que codificar en formato UTF-8 para que la importación funcione. 

En Microsoft Excel (PC):

1. Selecciona “Guardar como”> “Examinar”.
2. Ahora debería aparecer la ventana “Guardar como”. Guárdalo como "CSV (delimitado por comas) (*.csv)".
3. En el cuadro desplegable Herramientas, haz clic en "Opciones web". Aparecerá una nueva ventana para las opciones web.
4. En la pestaña “Codificación”, selecciona “UTF-8”.
5. Haz clic en “Aceptar” y guarda el archivo.

Nota: La versión de Excel para Mac no admite por defecto la importación ni la exportación de archivos codificados en UTF-8. Por ello, recomendamos a los usuarios de Mac que abran una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google y sigan los siguientes pasos para codificar el archivo CSV en formato UTF-8.

En Hojas de cálculo de Google:

1. Haz clic en “Archivo”> “Descargar”.
2. Selecciona “Valores separados por comas (.csv)”.
3. La hoja se descargará en formato UTF-8.

Posibles problemas de formateo provocados por los ajustes de región e idioma en Microsoft Excel

En función de los ajustes de región o idioma que tengas en Microsoft Excel, puede que necesites hacer algunos cambios de formato adicionales. Encontrarás más información en el Centro de Soporte técnico de Microsoft. 

La función de importación de CSV de Udemy Business admite varios tipos de delimitadores (coma, tabulación, punto y coma, etc.). Por tanto, no será necesario que cambies tu configuración regional si usas Microsoft Excel antes de importar el archivo CSV.

Ten en cuenta que los dos problemas más habituales relacionados con esto son:

• Codificación de archivos con caracteres japoneses/chinos/coreanos. MS Excel no codifica estos archivos como UTF-8 correctamente.

Cuando tengas estos problemas, otra manera de asegurarte de que tu archivo CSV se puede cargar correctamente es guardando tu archivo en Hojas de cálculo de Google o Notepad y descargándolo como un archivo CSV. 

• Google codificará de forma automática y correcta el archivo como un archivo UTF-8 cuando lo descargues.
• En Notepad, asegúrate de guardar el archivo como ''Unicode (UTF-8)". 

Cómo dar formato a un archivo CSV

Los archivos CSV pueden definir el correo electrónico, la función y el/los grupo(s) de los usuarios. Existen algunos requisitos estándar de formato con los que debes cumplir con el objeto de que tu archivo CSV se cargue correctamente.

• La fila de cabecera del archivo CSV debe contener los siguientes parámetros: correo electrónico, función, grupos y administrador de grupo para.
• Las funciones válidas a las que puedes asignar a un usuario son "usuario" o "administrador". Los usuarios del Plan Enterprise también pueden asignar la función "administrador de grupo" (consulta a continuación).
• Los valores en blanco de la columna Función se establecerán automáticamente en "usuario" si el usuario es nuevo. Si dejas en blanco la columna Función para los usuarios existentes, su función seguirá siendo la misma, es decir, si el usuario es un administrador, seguirá siendo un administrador.
• Las columnas "grupos" y "administrador de grupo para" pueden dejarse en blanco.
• Los títulos de las columnas y las funciones (p.ej. administrador de grupo, administrador) de la columna de funciones se deben introducir en inglés. Sin embargo, los valores (términos) de otras celdas se pueden localizar. Ten en cuenta que los nombres de grupo se pueden localizar siempre que coincidan con los nombres de grupo que se hayan creado en la cuenta de tu organización.

Cómo dar formato a los grupos (solo para el Plan Enterprise)

• Si asignas usuarios a un grupo que no coincida con un grupo que ya exista en tu cuenta de Udemy Business, se creará un nuevo grupo utilizando los datos del archivo CSV.
• Las columnas grupos y administrador de grupo para pueden dejarse en blanco en caso de que sea posible.
• No añadas al propietario de la cuenta en el archivo CSV, puesto que recibirás un mensaje de error indicando que se puede cambiar la función del propietario. Ponte en contacto con el servicio de asistencia si quieres cambiar el propietario de la cuenta.
• Si añades un correo electrónico que se encuentre en Invitaciones pendientes, dicho usuario no se incluirá en la serie de nuevos usuarios añadidos cuando recibas un mensaje de que la carga se ha llevado a cabo correctamente porque ya ha sido previamente invitado.
• Los nombres de grupo, el tipo de licencia y las direcciones de correo electrónico no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, ni detectan espacios.
• Puedes incluir varios nombres de grupo para cada usuario separando los nombres de grupo con un carácter de punto y coma ";". Asegúrate, no obstante, de que no existen espacios entre los grupos y el punto y coma que los separa (es decir, Marketing;Ventas;Nuevas contrataciones).
• Debes asignar una licencia a cada usuario en el archivo CSV añadiendo la licencia pertinente en el campo license type (tipo de licencia).

Entre los tipos de licencia disponibles actualmente se incluyen los siguientes:

• AI Readiness 
• AI Readiness (ES)
• AI Readiness (PT)
• AI Readiness (JP)
• AI Growth
• Enterprise
• Pro

Estos son los idiomas en los que está disponible la colección de preparación para utilizar la IA:

• AI Readiness: inglés 
• AI Readiness (ES): español 
• AI Readiness (PT): portugués 
• AI Readiness (JP): japonés

Obtén más información sobre las colecciones de preparación para utilizar la IA. 

Pasos adicionales para solucionar notificaciones de error

Nota: Además de la notificación de error, también verás los resultados de la carga en las columnas Resultado y Detalle del resultado.

Dirección de correo electrónico no válida: comprueba las direcciones de correo electrónico del archivo y asegúrate de que estén bien escritas.

Tipo de licencia no válido: asegúrate de haber introducido la licencia pertinente en el campo license type (tipo de licencia) para cada usuario. Si dejas vacío este campo, la importación del archivo CSV devolverá un error.

Errores en filas concretas: ten en cuenta que las notificaciones en las que se informa de errores en filas concretas no cuentan la fila de la cabecera del archivo. Por tanto, las filas que tendrás que comprobar estarán una fila por debajo de la indicada en la notificación.

Por ejemplo, si el error indica que es necesario actualizar las filas 28 y 95, tendrás que comprobar las filas 29 y 96.