Generación de informes

En este artículo, explicamos cómo los administradores pueden generar y descargar informes para revisar la actividad y el progreso de los estudiantes.

• Administradores de Leadership Academy: aprende a generar un informe de análisis de aprendizaje de alto impacto (HILA) mediante el panel de aprendizaje de alto impacto (HILD).

Cómo acceder a los informes de exportación de datos

En Gestionar --> Información y generación de informes --> Informes de exportación de datos, los administradores pueden encontrar varios informes para su descarga. 

• Obtén más información sobre los paneles y funciones de generación de informes que están disponibles en la sección Información y generación de informes de tu cuenta.

Cómo generar y descargar informes de exportación de datos

Para descargar el informe de exportación de datos, selecciona los usuarios, los grupos o las secciones que quieres incluir, así como el periodo, y haz clic en Exportar. En la parte superior de la página verás un aviso de actualización de datos que te indicará cuándo se actualizaron los datos por última vez.

Nota: Para garantizar que las descargas se completan correctamente, limitamos a 10 millones el número de registros exportados. Selecciona un filtro adecuado para evitar que los informes se trunquen. Si existe alguna posibilidad de que tu informe se vaya a truncar, aparecerá una notificación.

Una vez que el informe se ha generado y esté listo para exportarse, recibirás un mensaje de correo electrónico informándote de ello. El informe también se incluirá en la lista de la sección Informes recientes de la página.

Cómo eliminar un informe

Si deseas eliminar un informe exportado previamente, sigue estos pasos:

1. Desplázate hacia abajo en la página Informes de exportación de datos hasta Informes recientes
2. Haz clic en el icono de la papelera situado junto al informe que deseas eliminar
3. Confirma que deseas eliminar el informe

Recursos adicionales

• Consulta las respuestas a preguntas frecuentes sobre los informes de exportación de datos.
• Obtén más información sobre cómo resolver los problemas de formato para los informes de exportación de datos en Microsoft Excel.

Los administradores y administradores de grupo pueden descargar tres informes de exportación de datos para consultar información más detallada sobre la actividad de las vías de aprendizaje.

Informe de actividad de la vía: informa de la actividad detallada en todas las vías públicas. Entre los campos del informe se incluyen el ID de la vía, el título de la vía, el total de pasos de la vía, el número de usuarios inscritos y los minutos de consumo total, entre otros. Disponible en la página de descripción de información detallada sobre la vía.

Informe de la actividad del usuario en la vía: Proporciona información sobre las inscripciones y la actividad por usuario en la vía indicada. Habrá una entrada por cada usuario inscrito en la vía que hará un seguimiento de su consumo general de la vía.

Entre los campos del informe se incluyen el nombre del usuario, el ID de usuario, los grupos de usuarios, la fecha límite de la vía asignada y la fecha de finalización de la vía, entre otros. Disponible en la página de descripción de información detallada sobre la vía específica.

Informe de actividad de elemento en la vía: Proporciona una visión más profunda de la actividad del elemento por usuario para la vía indicada. Habrá una entrada por elemento completado por usuario, detallando el consumo individual del elemento.

Entre los campos del informe se incluyen el título de sección de elemento, el ID de elemento de la vía, el tipo de objeto de elemento de la vía, el ID de objeto de elemento de la vía y la duración de elemento de la vía, entre otros. Disponible en la página de descripción de información detallada sobre la vía específica.

Los informes de información detallada sobre la vía se pueden filtrar por usuarios, grupos o secciones.

Para descargar el informe de actividad de la vía, accede a Información y generación de informes > Información detallada sobre la vía > Exportar.

Para descargar los informes de actividad del usuario en la vía y actividad en elemento de la vía, haz clic en una vía específica > Exportar.

¿Quién puede acceder a los informes y descargarlos?

Solo los administradores y administradores de grupo disponen de acceso a la página de información detallada sobre la vía y la capacidad de descargar estos informes. Si una vía es privada, los administradores y los administradores de grupo deben ser editores o estar inscritos en la vía para poder ver la información detallada sobre la vía específica y descargar estos informes.

Además, los informes de actividad del usuario en la vía y actividad en elemento de la vía están disponibles en la página de información detallada sobre la vía específica. Para las vías privadas, siempre y cuando el Administrador o Administrador de grupo esté inscrito, o sea el editor de esa vía específica, podrá descargar estos informes.

¿Por qué no veo los datos de todas las vías al exportar el informe de información detallada sobre la vía de Udemy?

En los informes sobre vías, solo se incluyen los datos de vía de aprendizaje de Udemy Business que son públicos. Las vías de aprendizaje privadas y de Pro no se incluyen en las exportaciones de vías. La información sobre vías públicas de Pro se incluye en las exportaciones de Pro. Las vías privadas no se incluyen; los creadores de la vía deben definir las vías como públicas para que se incluyan.

¿Qué datos de los estudiantes se incluyen?

Importante:Los informes sobre la vía solo contienen datos de los estudiantes que están actualmente inscritos en las vías de aprendizaje correspondientes. Si un estudiante se da de baja de una vía de aprendizaje, los datos registrados de su progreso ya no se incluirán en los informes. Una vez que un estudiante se vuelva a inscribir en la ruta, sus datos se restaurarán en los informes después de la siguiente actualización de datos.

Microsoft Excel cuenta con ajustes locales que pueden provocar errores de formato al visualizar informes de exportación de datos desde la cuenta de Udemy Business en el programa. Este artículo incluye recursos para la resolución de problemas que podrás usar para solucionar algunos de estos errores de formato.

Importar datos en Excel

Las exportaciones de datos de Udemy Business admiten varios tipos de delimitadores (coma, tabulación, punto y coma, etc.), a fin de solucionar cualquier problema relacionado con la visualización de las exportaciones de datos en Microsoft Excel.

Si aun así detectas que tus informes de exportación de datos presentan un formato incorrecto al visualizarlos en Excel (p. ej., todas las entradas se encuentran en una fila sin columnas, separadas por comas), sigue los pasos que se detallan en este artículo de Microsoft . Incluye instrucciones sobre cómo importar datos en Excel de modo que el informe se muestre correctamente.

Además, puede que Excel tenga la opción de ajuste automático activada y de ahí que las celdas aparezcan ‘apelotonadas’. Si necesitas ajustar el ancho de una columna o la altura de una fila en un archivo de Excel, echa un vistazo a este artículo de Microsoft.

Soporte adicional

Si tienes alguna pregunta sobre los pasos descritos en el artículo o si sigues experimentando problemas de formato tras seguir dichos pasos, te recomendamos ponerte en contacto con el soporte técnico de Microsoft.

Una vez completados estos pasos, intenta descargar y abrir informes de nuevo. Deberías verlos correctamente.

Si tienes alguna otra pregunta o sigues experimentando problemas, también puedes ponerte en contacto con nosotros aquí.

En este artículo se resume cómo los administradores deberían formatear los archivos CSV que se pueden utilizar para añadir o gestionar usuarios en tu cuenta Udemy Business, a través de nuestra función de importación. Además, el artículo incluye una serie de pasos para solucionar errores comunes de importación.

• Descubre qué funcionalidad admite la función de importación de archivos CSV.
• Descubre cómo añadir y gestionar usuarios a través de importaciones de archivos CSV.

Nota: 

• La función de importación de CSV no está disponible para los administradores de grupo.
• Actualmente, la plantilla CSV solo está disponible en inglés.
• La función de importación de CSV admite varios tipos de delimitadores (coma, tabulación, punto y coma, etc.)

Índice

• Cómo codificar un CSV en formato UTF-8
• Posibles problemas de formateo provocados por los ajustes de región e idioma en Microsoft Excel
• Cómo dar formato a un archivo CSV
• Cómo dar formato a los grupos (solo para el plan Enterprise)
• Pasos adicionales para solucionar notificaciones de error

Cómo codificar un CSV en formato UTF-8

Los archivos CSV se tienen que codificar en formato UTF-8 para que la importación funcione. 

En Microsoft Excel (PC):

1. Selecciona “Guardar como”> “Examinar”. 
2. Ahora debería aparecer la ventana “Guardar como”. Guárdalo como “CSV (Comma delimited) (*.csv)”. 
3. En el cuadro desplegable Herramientas, haz clic en “Opciones web”. Aparecerá una nueva ventana para las opciones web.
4.  En la pestaña “Codificación”, selecciona “UTF-8”.
5. Haz clic en “Aceptar” y guarda el archivo.

Nota: La versión de Excel para Mac no admite por defecto la importación o exportación de archivos codificados en UTF-8. Por ello, recomendamos a los usuarios de Mac que abran una hoja de cálculo en Google Sheets y sigan los siguientes pasos para codificar el archivo CSV en formato UTF-8.

En Google Sheets:

1. Haz clic en “Archivo”> “Descargar”.
2. Selecciona “Valores separados por comas (.csv)”. 
3. La hoja se descargará en formato UTF-8.

Posibles problemas de formateo provocados por los ajustes de región e idioma en Microsoft Excel

En función de los ajustes de región o idioma que tengas en Microsoft Excel, puede que necesites hacer algunos cambios de formato adicionales. Más información en el Centro de Soporte técnico de Microsoft. 

La función de importación de CSV de Udemy Business admite varios tipos de delimitadores (coma, tabulación, punto y coma, etc.). Por tanto, no será necesario que cambies tu configuración regional si usas Microsoft Excel antes de importar el archivo CSV.

Ten en cuenta que los dos problemas más habituales relacionados con esto son:

• Codificación de archivos con caracteres japoneses/chinos/coreanos. MS Excel no codifica estos archivos como UTF-8 correctamente.

Cuando tengas estos problemas, otra manera de asegurarte de que tu archivo CSV se puede cargar correctamente es guardando tu archivo en Google Sheets o Notepad y descargarlo como un archivo CSV. 

• Google codificará de forma automática y correcta el archivo como un archivo UTF-8 cuando lo descargues.
• En Notepad, asegúrate de guardar el archivo como ''Unicode (UTF-8)''. 

Cómo dar formato a un archivo CSV

Los archivos CSV pueden definir el correo electrónico, la función y el/los grupo(s) de los usuarios. Existen algunos requisitos estándar de formato con los que debes cumplir con el objeto de que tu archivo CSV se cargue correctamente.

• La fila de encabezado del archivo CSV debe contener el correo electrónico, la función, los grupos y administrador de grupo. 
• Las funciones válidas a las que puedes asignar a un usuario son "usuario" o "administrador". Los usuarios del plan Enterprise también pueden asignar la función "administrador de grupo" (consulta a continuación).
• Los valores en blanco de la columna Función se establecerán automáticamente en "usuario" si el usuario es nuevo. Si dejas en blanco la columna Función para los usuarios existentes, su función seguirá siendo la misma, es decir, si el usuario es un administrador, seguirá siendo un administrador.
• Las columnas "grupos" y "administrador de grupo para" pueden dejarse en blanco.
• Los títulos de las columnas y las funciones (p.ej. administrador de grupo, administrador) de la columna de funciones se deben introducir en inglés. Sin embargo, los valores (términos) de otras celdas se pueden localizar. Ten en cuenta que los nombres de grupo se pueden localizar siempre que coincidan con los nombres de grupo que se hayan creado en la cuenta de tu organización.

Cómo dar formato a los grupos (solo para el plan Enterprise)

• Los nombres de grupo a los que has asignado usuarios deben coincidir con los nombres de grupo existentes que ya hayas configurado en la cuenta de Udemy Business a través de la función Gestión de usuarios.
• Los nombres de grupo a los que hayas asignado usuarios ya existen en tu cuenta de Udemy Business.
• Las columnas "grupos" y "administrador de grupo para" pueden dejarse en blanco en caso de que sea posible.
• No añadas al propietario de la cuenta en el archivo CSV, puesto que recibirás un mensaje de error indicando que se puede cambiar la función del propietario. Ponte en contacto con el  servicio de asistencia en el caso de que desees cambiar el propietario de la cuenta. 
• Si añades un correo electrónico que se encuentre en Invitaciones pendientes, dicho usuario no se incluirá en la serie de nuevos usuarios añadidos cuando recibas un mensaje de que la carga se ha llevado a cabo correctamente porque ya ha sido previamente invitado.
• Los nombres de grupo, el tipo de licencia y las direcciones de correo electrónico no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, ni detectan espacios.
• Puedes asignar licencias de Udemy Business Pro indicando que es un usuario Pro; para ello, añade "pro" en la columna "license type". Si esta columna se deja en blanco, no se asignan las licencias de Udemy Business Pro. Esta columna es opcional.

Pasos adicionales para solucionar notificaciones de error

Dirección de correo electrónico no válida: comprueba las direcciones de correo electrónico del archivo y asegúrate de que estén bien escritas.

Errores en filas concretas: ten en cuenta que las notificaciones en las que se informa de errores en filas concretas no cuentan la fila de la cabecera del archivo. Por tanto, las filas que tendrás que comprobar estarán una fila por debajo de la indicada en la notificación.

Por ejemplo, si el error indica que es necesario actualizar las filas 28 y 95, tendrás que comprobar las filas 29 y 96.