Cómo formatear archivos para importaciones de archivos CSV y cómo solucionar errores de importación

En este artículo se resume cómo los administradores deberían formatear los archivos CSV que se pueden utilizar para añadir o gestionar usuarios en tu cuenta Udemy Business, a través de nuestra función de importación. Además, el artículo incluye una serie de pasos para solucionar errores comunes de importación.

• Descubre qué funcionalidad admite la función de importación de archivos CSV.
• Descubre cómo añadir y gestionar usuarios a través de importaciones de archivos CSV.

Nota: 

• La función de importación de CSV no está disponible para los administradores de grupo.
• Actualmente, la plantilla CSV solo está disponible en inglés.
• La función de importación de CSV admite varios tipos de delimitadores (coma, tabulación, punto y coma, etc.)

Índice

• Cómo codificar un CSV en formato UTF-8
• Posibles problemas de formateo provocados por los ajustes de región e idioma en Microsoft Excel
• Cómo dar formato a un archivo CSV
• Cómo dar formato a los grupos (solo para el plan Enterprise)
• Pasos adicionales para solucionar notificaciones de error

Cómo codificar un CSV en formato UTF-8

Los archivos CSV se tienen que codificar en formato UTF-8 para que la importación funcione. 

En Microsoft Excel (PC):

1. Selecciona “Guardar como”> “Examinar”. 
2. Ahora debería aparecer la ventana “Guardar como”. Guárdalo como “CSV (Comma delimited) (*.csv)”. 
3. En el cuadro desplegable Herramientas, haz clic en “Opciones web”. Aparecerá una nueva ventana para las opciones web.
4.  En la pestaña “Codificación”, selecciona “UTF-8”.
5. Haz clic en “Aceptar” y guarda el archivo.

Nota: La versión de Excel para Mac no admite por defecto la importación o exportación de archivos codificados en UTF-8. Por ello, recomendamos a los usuarios de Mac que abran una hoja de cálculo en Google Sheets y sigan los siguientes pasos para codificar el archivo CSV en formato UTF-8.

En Google Sheets:

1. Haz clic en “Archivo”> “Descargar”.
2. Selecciona “Valores separados por comas (.csv)”. 
3. La hoja se descargará en formato UTF-8.

Posibles problemas de formateo provocados por los ajustes de región e idioma en Microsoft Excel

En función de los ajustes de región o idioma que tengas en Microsoft Excel, puede que necesites hacer algunos cambios de formato adicionales. Más información en el Centro de Soporte técnico de Microsoft. 

La función de importación de CSV de Udemy Business admite varios tipos de delimitadores (coma, tabulación, punto y coma, etc.). Por tanto, no será necesario que cambies tu configuración regional si usas Microsoft Excel antes de importar el archivo CSV.

Ten en cuenta que los dos problemas más habituales relacionados con esto son:

• Codificación de archivos con caracteres japoneses/chinos/coreanos. MS Excel no codifica estos archivos como UTF-8 correctamente.

Cuando tengas estos problemas, otra manera de asegurarte de que tu archivo CSV se puede cargar correctamente es guardando tu archivo en Google Sheets o Notepad y descargarlo como un archivo CSV. 

• Google codificará de forma automática y correcta el archivo como un archivo UTF-8 cuando lo descargues.
• En Notepad, asegúrate de guardar el archivo como ''Unicode (UTF-8)''. 

Cómo dar formato a un archivo CSV

Los archivos CSV pueden definir el correo electrónico, la función y el/los grupo(s) de los usuarios. Existen algunos requisitos estándar de formato con los que debes cumplir con el objeto de que tu archivo CSV se cargue correctamente.

• La fila de encabezado del archivo CSV debe contener el correo electrónico, la función, los grupos y administrador de grupo. 
• Las funciones válidas a las que puedes asignar a un usuario son "usuario" o "administrador". Los usuarios del plan Enterprise también pueden asignar la función "administrador de grupo" (consulta a continuación).
• Los valores en blanco de la columna Función se establecerán automáticamente en "usuario" si el usuario es nuevo. Si dejas en blanco la columna Función para los usuarios existentes, su función seguirá siendo la misma, es decir, si el usuario es un administrador, seguirá siendo un administrador.
• Las columnas "grupos" y "administrador de grupo para" pueden dejarse en blanco.
• Los títulos de las columnas y las funciones (p.ej. administrador de grupo, administrador) de la columna de funciones se deben introducir en inglés. Sin embargo, los valores (términos) de otras celdas se pueden localizar. Ten en cuenta que los nombres de grupo se pueden localizar siempre que coincidan con los nombres de grupo que se hayan creado en la cuenta de tu organización.

Cómo dar formato a los grupos (solo para el plan Enterprise)

• Los nombres de grupo a los que has asignado usuarios deben coincidir con los nombres de grupo existentes que ya hayas configurado en la cuenta de Udemy Business a través de la función Gestión de usuarios.
• Los nombres de grupo a los que hayas asignado usuarios ya existen en tu cuenta de Udemy Business.
• Las columnas "grupos" y "administrador de grupo para" pueden dejarse en blanco en caso de que sea posible.
• No añadas al propietario de la cuenta en el archivo CSV, puesto que recibirás un mensaje de error indicando que se puede cambiar la función del propietario. Ponte en contacto con el  servicio de asistencia en el caso de que desees cambiar el propietario de la cuenta. 
• Si añades un correo electrónico que se encuentre en Invitaciones pendientes, dicho usuario no se incluirá en la serie de nuevos usuarios añadidos cuando recibas un mensaje de que la carga se ha llevado a cabo correctamente porque ya ha sido previamente invitado.
• Los nombres de grupo, el tipo de licencia y las direcciones de correo electrónico no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, ni detectan espacios.
• Puedes asignar licencias de Udemy Business Pro indicando que es un usuario Pro; para ello, añade "pro" en la columna "license type". Si esta columna se deja en blanco, no se asignan las licencias de Udemy Business Pro. Esta columna es opcional.

Pasos adicionales para solucionar notificaciones de error

Dirección de correo electrónico no válida: comprueba las direcciones de correo electrónico del archivo y asegúrate de que estén bien escritas.

Errores en filas concretas: ten en cuenta que las notificaciones en las que se informa de errores en filas concretas no cuentan la fila de la cabecera del archivo. Por tanto, las filas que tendrás que comprobar estarán una fila por debajo de la indicada en la notificación.

Por ejemplo, si el error indica que es necesario actualizar las filas 28 y 95, tendrás que comprobar las filas 29 y 96.