Une fois que l'utilisateur a été désactivé, si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer définitivement ses données à caractère personnel (c'est-à-dire anonymiser) afin de vous conformer au RGPD ou pour tout autre objectif similaire.
La suppression des données à caractère personnel permet d'anonymiser les informations sur l'utilisateur, mais l'historique d'utilisation de ces données est conservé à des fins de rapport. Cela signifie que le nombre d’inscriptions et de minutes de cours consommées sera inclus dans le nombre total d'inscriptions et de minutes de cours consommées de l’entreprise. Toutefois, les données ne seront pas liées au nom de l’utilisateur, aux groupes auxquels il a pu appartenir ou aux titres de cours qu'il a suivis.
Comment supprimer les données d'un utilisateur (l'anonymiser)
Pour supprimer définitivement les données à caractère personnel d'un utilisateur, vous devez le désactiver. Pour savoir comment désactiver un utilisateur, cliquez ici. Pour les comptes gérés par SCIM (System for Cross-domain Identity Management), vous devez désactiver les participants (les déprovisionner) directement depuis votre répertoire Single Sign On (SSO) Active Directory.
Une fois le compte de l'utilisateur désactivé, vous pouvez utiliser le menu des actions à droite de la liste, et cliquer sur l'option Supprimer les données à caractère personnel de l'utilisateur du menu. Des instructions et des informations supplémentaires vous sont alors présentées sur la suppression des données à caractère personnel de l'utilisateur et vous devez cocher la case pour confirmer que vous avez compris.
Comment sélectionner plusieurs utilisateurs désactivés
Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs désactivés en cliquant sur la case à cocher à gauche de l'utilisateur désactivé. Vous avez ainsi la possibilité de supprimer les données à caractère personnel de plusieurs utilisateurs.
Comment s'affichent les utilisateurs anonymisés dans Udemy Business
La suppression des données à caractère personnel entraîne la suppression de toutes les informations personnelles de cet utilisateur, et remplace toutes les références à ces informations par une étiquette « Utilisateur anonyme » dans Udemy Business.
Le nombre total d'utilisateurs dont les données à caractère personnel ont été supprimées est affiché dans une notification sur la page Utilisateurs désactivés. Le filtre Utilisateurs désactivés est accessible dans la section Attribution de licence dans Gérer les utilisateurs.
Vous pouvez consulter les données agrégées dans les rapports sur les utilisateurs anonymes dont les données à caractère personnel ont été supprimées. Remarque : il n'existe aucun moyen de récupérer les données à caractère personnel des utilisateurs anonymisés ou de les lier aux cours et aux groupes. La suppression des données à caractère personnel est définitive.