Pour simplifier davantage la gestion de l'apprentissage assigné, les administrateurs et les administrateurs de groupe peuvent désormais créer une « règle » qui assigne automatiquement l'apprentissage (cours ou parcours d'apprentissage) aux utilisateurs ajoutés à un groupe.
Accès à l'option Assigner et création d'une règle d'assignation automatique
1. Pour créer une règle d'assignation automatique, accédez au cours ou au parcours d'apprentissage que vous souhaitez assigner, puis cliquez sur Assigner.
2. Saisissez ensuite le groupe auquel vous souhaitez assigner le cours ou le parcours d'apprentissage, puis cochez la case Assigner automatiquement lorsque des utilisateurs sont ajoutés à ce groupe.
3.Sélectionner une échéance : si vous souhaitez sélectionner une échéance pour la règle, deux options s'offrent à vous :
- Vous pouvez sélectionner une date ultérieure spécifique dans le calendrier.
- Remarque :
- Tous les utilisateurs assignés à un groupe se verront assigner automatiquement la même échéance, quelle que soit la date à laquelle ils ont été ajoutés au groupe. Par exemple, si un utilisateur est ajouté à un groupe deux jours avant l'échéance, il disposera de deux jours pour effectuer l'exercice.
- Les règles d'assignation automatique seront automatiquement désactivées une fois la date passée.
- Vous pouvez également définir une échéance en fonction du nombre de jours dont disposera l'utilisateur pour réaliser l'exercice après son assignation.
- Par exemple, si vous définissez une échéance automatique de 30 jours, tous les utilisateurs assignés à ce groupe disposeront de 30 jours pour terminer le cours, quel que soit le moment où ils sont assignés au groupe. La règle n'expirera pas.
4. Une fois la règle d'assignation définie, le message créé pour cette règle sera envoyé aux nouveaux utilisateurs, tant que ladite règle est active.
Remarques supplémentaires importantes :
- Les cours importés ne peuvent pas être assignés automatiquement.
- La règle d'assignation automatique sera désactivée si un cours Udemy Business est retiré de la sélection, si un cours personnalisé est supprimé, retiré ou rendu privé, ou si l'échéance fixée est dépassée.
- Bien que les règles actives d'assignation ne puissent pas être modifiées, les administrateurs et les administrateurs de groupe peuvent désactiver une règle active et en créer une nouvelle s'ils souhaitent modifier le message, le ou les groupes assignés ou l'échéance.
- Au moins un utilisateur doit être assigné à un groupe avant de pouvoir créer une règle d'assignation automatique.
- Si le créateur de la règle d'assignation automatique est désactivé, la règle sera elle aussi désactivée. Un administrateur/administrateur de groupe devra créer une nouvelle règle d'assignation automatique.