Au fur et à mesure de l'ajout de participants à la plate-forme, vous devez tenir compte de certains facteurs importants pour assurer l'exactitude et la cohérence de l'ensemble des données pour chaque participant. Des données codées de manière cohérente et sans erreur débouchent sur ce que l'on appelle fréquemment des « données propres ». Sans cela, vous ne pourrez pas tirer pleinement parti des fonctions de rapport et d'analyse de la plate-forme.
Quelles sont les données à inclure ?
Notre plate-forme propose les champs de données suivants, à associer à chaque participant :
| Champ | Intitulé de colonne à utiliser dans le fichier CSV UTF-8 (doit être exactement identique) |
| Prénom* | first_name |
| Nom* | last_name |
| Adresse e-mail* | |
| GUID externe** | external_guid |
| Région | region |
| Niveau de carrière | career_level |
| Date d'embauche*** | hire_date |
| Unité 1 de l'entreprise**** | organization_unit1 |
| Unité 2 de l'entreprise**** | organization_unit2 |
| Unité 3 de l'entreprise**** | organization_unit3 |
| Emplacement***** | location |
| Titre***** | title |
| Prénom du responsable****** | manager_assigned_first_name |
| Nom du responsable****** | manager_assigned_last_name |
| Adresse e-mail du responsable****** | manager_assigned_email |
* Obligatoire pour l'ouverture d'un compte
** Uniquement obligatoire pour les entreprises qui utilisent l'authentification unique. Pour en savoir plus, consultez votre responsable de la réussite client.
*** Format de la date d'embauche : AAAA-MM-JJ
**** Champ personnalisé qui peut inclure toute donnée utile à votre entreprise (par exemple, le département), mais qui reste identique dans l'ensemble de l'entreprise. En savoir plus sur la configuration des champs de données personnalisés de l'unité de l'entreprise.
***** Rempli par le participant lors de la mise à jour de son profil.
****** Permet de désigner le responsable du participant dans le cadre de la fonctionnalité My Team (Mon équipe).
Quelle est l'importance d'une saisie cohérente des données ?
Contrairement aux champs de données qui sont normalisés, vous pouvez modifier les codes que vous utilisez pour les participants dans chacun de ces champs. Par exemple, votre entreprise choisit ce qu'elle considère comme des régions ou des niveaux de carrière. Vous n'êtes pas obligé de suivre des normes. Vous devez toutefois respecter la cohérence de votre code et utiliser la même nomenclature pour tous les participants que vous ajoutez au système. En cas d'incohérence, et donc de « données non nettoyées », les tableaux de bord analytiques traitent chaque variation comme un code distinct. Sans nettoyage des données, les graphiques et diagrammes associés ne sont pas optimisés.
Quelques exemples courants d'incohérence des données
Les données incohérentes se présentent sous différentes formes et ont de nombreuses répercussions sur l'ensemble de la plate-forme.
Les incohérences qui conduisent à des codes distincts dans tous les rapports d'analyse :
- Utilisation d'abréviations dans certains cas et pas dans d'autres, par exemple « Amérique du Nord » et « NA »
- Variations de la ponctuation : par exemple « NA » et « N.A. »
- Variations de la mise en majuscule : par exemple, « NA » et « na »
- Utilisation de différents périmètres : par exemple « Amérique du Nord » et « États-Unis » et « Californie »
- Différents groupes qui utilisent des unités de mesure différentes ou des catégories de données différentes (par exemple, le fichier d'un groupe est téléchargé sur l'unité 1 de l'entreprise, qui représente le département de l'entreprise, tandis que l'autre groupe utilise l'unité 1 de l'entreprise pour représenter le poste occupé).
Dans l'exemple ci-dessus, le champ Organization Unit 1 (Unité 1 de l'entreprise) comprend des départements (par exemple, « Finance »), des États américains (par exemple, « Cleveland ») et des régions (par exemple, « Asie-Pacifique »).
Les incohérences qui conduisent à des erreurs lors du téléchargement groupé d'utilisateurs dans la plate-forme :
- Utilisation d'intitulés de colonnes qui ne correspondent pas exactement aux intitulés de notre plate-forme (énumérés ci-dessus), y compris le respect des caractères de soulignement, des espaces et des majuscules. Remarque : même si votre fichier ne contient pas d'erreur lors du téléchargement, il peut manquer des données dans les profils des participants si les en-têtes de colonnes ne sont pas intitulés correctement
- Utilisation de caractères spéciaux dans un champ de données
- Utilisation des intitulés de votre entreprise au lieu des intitulés de la plate-forme pour les trois champs personnalisés, organization_unit1, organization_unit2 et organization_unit3
- Absence du champ external_guid si votre entreprise utilise l'authentification unique
- Absence d'un fichier CSV UTF-8
- Ajout de caractères spéciaux dans votre fichier CSV ou nom de fichier très long
Nous vous recommandons donc vivement de créer un modèle de données et de le partager avec tous les groupes actuels et à venir de votre entreprise qui utilisent la plate-forme d'apprentissage en groupe. Pour en savoir plus, contactez votre responsable de la réussite client.
Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la configuration de vos champs de données ?
Bien que cela puisse sembler inutile à première vue, il est important de réfléchir sur le long terme à la manière dont vous utiliserez les données de la plate-forme pour apporter de la valeur à votre entreprise. Sans organisation adéquate, vous risquez de vous retrouver face à des problèmes d'incohérence.
Questions à prendre en compte :
1. D'autres groupes de votre entreprise utiliseront-ils cette plate-forme d'apprentissage en groupe ? Si oui, la façon dont vous souhaitez coder les champs de données personnalisés (c'est-à-dire les unités 1 à 3 de l'entreprise) et d'autres champs de données leur serait-elle utile ?
2. Concernant les champs de données personnalisés, quelles sont les données les plus importantes pour votre entreprise ? Est-il plus important de distinguer les données sur les performances des participants par département, par exemple, ou y a-t-il un autre domaine qu'il serait utile et nécessaire d'inclure ?
3. Comment allez-vous intégrer les données relatives aux participants dans chaque liste de cours ? Tous les groupes qui utilisent la plate-forme passeront-ils par les RH de votre entreprise ou établiront-ils eux-mêmes cette liste ? S'il existe un processus cohérent pour créer les listes, vous pouvez travailler avec les membres de l'équipe concernés pour assurer la cohérence.
Le processus d'apprentissage en groupe repose en grande partie sur la cohérence et la propreté des données. En cas de doute sur un aspect du processus de gestion des données, contactez votre responsable de la réussite client.