Cómo configurar la integración mejorada de Udemy Business con Workday

En este artículo se proporcionan instrucciones para que los administradores implementen la integración mejorada de Udemy Business con Cloud Connect for Learning (CCL) de Workday. Se describe el proceso paso a paso para configurar y probar la integración basada en API en inquilinos en entornos preliminares, lo que garantiza que se realice una configuración sencilla y funcional antes de implementar la integración en entornos de producción.

La plataforma CCL de Workday y sus integraciones API mejoradas permiten enfocar de manera más sencilla la configuración de la integración. La integración mejorada con CCL es compatible con todo lo siguiente: 

• Sincronización de cursos
• Sincronización de vías de aprendizaje (colecciones de Workday)
• Sincronización de laboratorios
• Sincronización completa de informes (cursos, colecciones y próximamente laboratorios)
• Mejoras futuras y nuevos objetos de aprendizaje de Udemy Business

Si siguen estas instrucciones, los administradores de Learning pueden confirmar que:

1. Todas las credenciales necesarias de Workday se introduzcan y autentiquen correctamente en Udemy Business.
2. El catálogo de cursos de Udemy se sincronice correctamente en Workday Learning.
3. Las vías de aprendizaje de las colecciones se muestren y funcionen de la manera esperada.
4. Los estudiantes puedan explorar, inscribirse en y lanzar contenido de Udemy desde Workday.
5. El progreso de los estudiantes y la finalización del contenido se muestre correctamente en sus expedientes en Workday Learning.

Nota: Debes cumplir los requisitos previos de Workday antes de seguir los pasos en la plataforma de Udemy. Si introduces las nuevas credenciales de Workday en Udemy sin completar las tareas de Workday, se producirá un error en el lado de Udemy.

Índice

• Requisitos previos
• Cómo migrar de la integración heredada a la integración mejorada con CCL
• Cómo configurar la integración mejorada con CCL
• Probar la integración en Workday
• Preguntas frecuentes y solución de problemas

Requisitos previos

1. Antes de implementar la integración con Udemy Business, sigue las instrucciones de Workday para configurar Workday CCL. 

• Nota: Debes seguir estos pasos previos independientemente de si estás implementando un proveedor de contenido ya configurado o un nuevo proveedor de contenido.

2. Cuando completes las tareas previas, se generarán los siguientes valores en Workday:

• URL de token de OAuth 
• ID de cliente 
• Secreto de cliente 
• URL de sentencia de xAPI 
• URL de contenido

Tendrás que introducir estos valores en Udemy Business al configurar la integración. 

3. Si estás migrando desde la integración heredada con CCL: 

• Completa los pasos de la sección Cómo migrar de la integración heredada a la integración mejorada con CCL que encontrarás más abajo.

Cómo migrar de la integración heredada a la integración mejorada con CCL 

Si anteriormente implementaste la integración heredada de CCL con Udemy Business, sigue estos pasos para migrar a la integración mejorada con CCL. 

• Nota: El ID de cliente y el secreto de cliente empleados para la integración heredada con Workday se utilizarán también para la nueva integración con CCL. Ten a mano estos valores para configurar la nueva integración con CCL.

1. Revisa y documenta toda la configuración existente de la integración heredada.

• Nota: El ID de cliente y el secreto de cliente son obligatorios.

2. Elimina la integración heredada para poder configurar la integración mejorada.

3. Sigue los pasos que se indican a continuación para configurar y probar la nueva integración.

Cómo configurar la integración mejorada con Workday CCL 

Sigue estos pasos para implementar la integración mejorada de Udemy Business con Workday CCL. 

• Nota: Si anteriormente implementaste la integración heredada de Udemy Business con CCL, sigue los pasos de la sección Cómo migrar de la integración heredada a la integración mejorada con CCL que hay más arriba antes de completar estos pasos.

1. Ve a Gestionar > Configuración > API e integraciones.

2. Selecciona Workday Learning y activa Configuración de xAPI. 

3. Pega los siguientes valores de Workday en Udemy y, a continuación, haz clic en Probar credenciales. 

• URL de token de OAuth 
• ID de cliente 
• Secreto de cliente 
• URL de sentencia de xAPI
• URL de contenido

4. Si recibes un mensaje de éxito, haz clic en Guardar para completar la configuración.

Nota: Si recibes un mensaje de error, sigue leyendo para obtener más instrucciones. 

Mensaje de error 1: "Asegúrate de que tu usuario de Workday tiene permiso para crear o actualizar contenido".

Si recibes este mensaje de error, significa que faltan ajustes para el usuario del sistema de integración de tu instancia de Workday. 

Mensaje de error 2: "No se han podido validar las credenciales. Comprueba la información que has introducido". 

Si recibes este mensaje de error, confirma que las credenciales que introdujiste son correctas y repite la prueba. Ponte en contacto con Udemy si necesitas más ayuda. 

5. Tras guardar la integración, la plataforma empezará a transferir el contenido. 

• Nota: El contenido puede tardar hasta 48 horas en verse en Workday Learning.

6. Ejecuta casos de prueba para verificar que la integración funciona de la manera esperada.

Cómo probar la integración en Workday

Tras configurar la integración, sigue este plan de pruebas para validar la integración en Workday. 

Administrador de Learning

1. Sincronización correcta de todo el catálogo
   • Entre los tipos de contenido externo se incluyen los cursos, los laboratorios y las colecciones
2. Descripción general del contenido
   • Los temas se rellenan correctamente en el filtro y aparecen en los cursos
     • Depende de la opción Topic Mapping (Asignación de temas) en el paso Manage Content Catalog (Gestionar catálogo de contenido) de la tarea Configure Cloud Connect for Learning (Configurar Cloud Connect for Learning) de Workday
   • Las habilidades se rellenan en el filtro y aparecen en los cursos
     • Depende de la opción Import External Vendor Skills (Importar habilidades de proveedor externo) en el paso Setup Content and Content Provider (Configurar contenido y proveedor de contenido) de la tarea Configure Cloud Connect for Learning (Configurar Cloud Connect for Learning) de Workday
3. Sincronización de generación de informes 
   • Si estás migrando desde la integración heredada: confirma que el aprendizaje anterior de la integración heredada sigue apareciendo en los informes y expedientes de los estudiantes

Estudiante

1. Exploración del contenido de aprendizaje
   • Verifica que los siguientes filtros funcionen
     • External Content Type (Tipo de contenido externo): se pueden descubrir cursos, laboratorios y colecciones
     • Language (Idioma): idiomas admitidos
     • Topics (Temas): aparecen los temas gestionados por la organización
2. Inscripciones
   • Inscripción desde Workday
     • Si las inscripciones se realizan directamente desde Workday, los expedientes de los estudiantes deberían actualizarse al instante
   • Inscripción desde Udemy Business
3. Seguimiento del progreso y la finalización
   • Progreso a través de Workday
     • Curso
     • Laboratorio
     • Colección
   • Progreso a través de Udemy Business
     • Curso
     • Laboratorio
     • Colección

Preguntas frecuentes y solución de problemas 

¿Debo migrar a la integración mejorada con Workday CCL? 

Dado que la integración heredada con Workday quedará en desuso en el futuro, recomendamos migrar a la nueva integración para acceder a las funciones mejoradas, entre las que se incluyen: 

• Vías de aprendizaje (colecciones de Workday)
• Laboratorios
• Mejoras futuras 

¿Por qué no puedo ver el progreso y la finalización de las colecciones en Workday?

Ahora los estudiantes pueden ver colecciones (que representan las vías de aprendizaje de Udemy) en Workday, pero con algunas limitaciones:

• Solo las vías de aprendizaje en carpetas y las vías de aprendizaje de Udemy Business Pro se sincronizan automáticamente con Workday como colecciones.
• Cuando un estudiante completa una vía de aprendizaje en Udemy, la colección asociada se muestra como Completed (Completada) en Workday y aparece en el expediente del estudiante con una fecha de finalización.
• El valor de Content Type (Tipo de contenido) en Workday aparece actualmente como Digital Course (Curso digital) en lugar de Collection (Colección) en los expedientes de los estudiantes.
• Los cursos individuales de la colección también reflejan su verdadero progreso en Udemy. Por ejemplo, los cursos aparecen como In Progress (En progreso) cuando no se han completado del todo.
• Se trata de un comportamiento esperado porque Workday y Udemy tratan la finalización de las colecciones (vías de aprendizaje) por separado de los cursos subyacentes.
• La mayoría de los clientes confían en los informes de las vías de aprendizaje de Udemy como parte de la experiencia de administración de Udemy para supervisar el progreso y las finalizaciones de estas experiencias de vías de aprendizaje seleccionadas.

¿Por qué aparecen los cursos que los estudiantes han completado parcialmente como parte de una vía de aprendizaje en los expedientes de Workday como In Progress (En progreso)?

Este estado refleja con precisión la verdadera actividad del estudiante en Udemy. Cuando un estudiante inicia un curso como parte de una vía de aprendizaje, se inscribe en ese curso concreto, que aparece como In Progress (En progreso) tanto en Udemy como en Workday hasta que se termine el curso.

¿Por qué los cursos incluidos en una colección aparecen como In Progress (En progreso) aunque la colección aparece como Completed (Completada)?

Se trata de un comportamiento esperado y correcto. La finalización de la colección se registra como consecuencia del evento de finalización de la vía de aprendizaje en Udemy, mientras que cada curso controla su propio progreso de forma individual.

Una vía de aprendizaje que he creado en Udemy no aparece en Workday

Solo las vías de aprendizaje públicas ubicadas en carpetas y las vías de aprendizaje de Udemy Business Pro se sincronizan automáticamente con Workday como colecciones.

Si una vía de aprendizaje no está en una carpeta, añádela a una carpeta en Udemy, espera al siguiente ciclo de sincronización (que puede tardar hasta 24 horas) y verifica que aparezca en Workday.

• Consulta cómo crear carpetas para organizar vías de aprendizaje públicas.

Una colección aparece en Workday pero está etiquetada como Digital Course (Curso digital)

Se trata del comportamiento esperado. Actualmente Workday muestra las colecciones con el tipo de contenido Digital Course (Curso digital), a pesar de que representan vías de aprendizaje en Udemy.

Un estudiante completó una vía de aprendizaje en Udemy, pero no veo datos de finalización en Workday

1. Confirma que la vía de aprendizaje está en una carpeta o es una vía de Udemy Business Pro.
2. Verifica que el estudiante ha completado la vía de aprendizaje en Udemy. Una vez completada, la colección correspondiente se actualizará a Completed (Completada) en Workday y aparecerá en el expediente del estudiante.