A medida que se añaden estudiantes a la plataforma, hay que tener en cuenta una serie de factores importantes para garantizar la precisión y la coherencia del conjunto de datos de cada estudiante. Los datos codificados de forma coherente y sin errores se conocen como "datos limpios". Si no dispones de ellos, no podrás disfrutar de todas las ventajas que proporcionan las funciones de análisis y de creación de informes de la plataforma.
¿Qué datos deberías incluir?
Nuestra plataforma ofrece los siguientes campos de datos, que puedes asociar a cada estudiante:
| Campo | Encabezado de columna a utilizar en el archivo CSV UTF-8 (debe coincidir con exactitud) |
| Nombre* | first_name |
| Apellidos* | last_name |
| Dirección de correo electrónico* | |
| Identificador externo** | external_guid |
| Región | region |
| Nivel de carrera | career_level |
| Fecha de contratación*** | hire_date |
| Unidad de organización 1**** | organization_unit1 |
| Unidad de organización 2**** | organization_unit2 |
| Unidad de organización 3**** | organization_unit3 |
| Ubicación***** | location |
| Puesto***** | title |
| Nombre del responsable****** | manager_assigned_first_name |
| Apellidos del responsable****** | manager_assigned_last_name |
| Dirección de correo electrónico del responsable****** | manager_assigned_email |
*Necesario para crear una cuenta.
**Solo necesario para organizaciones que utilizan inicio de sesión único. Ponte en contacto con tu representante de éxito del cliente para obtener más información.
***Formato de la fecha de contratación: AAAA-MM-DD
****Campo personalizado que puede incluir los datos que prefiera tu organización (p. ej., división) y que serán los mismos en toda la organización. Obtén más información sobre cómo configurar los campos de datos personalizados de unidad de organización.
*****Completado por el estudiante cuando actualiza su perfil.
******Se utiliza para designar al responsable del estudiante para utilizarlo con la función My Team (Mi equipo).
¿Por qué es importante introducir datos de forma coherente?
Los campos de datos son estándar, pero los códigos que se utilizan para cada estudiante en los campos son flexibles. Por ejemplo, tu organización decide lo que considera como diferentes regiones o niveles de carrera; no es necesario utilizar estándares. No obstante, recuerda mantener la coherencia en la codificación y utilizar la misma nomenclatura para todos los estudiantes que añadas al sistema. Si no eres coherente y creas "datos contaminados", los paneles de análisis tratarán cada versión como un código independiente y los gráficos y las tablas incluidos no proporcionarán datos del posible valor máximo sin limpiarlos.
Ejemplos habituales de datos incoherentes
La incoherencia de los datos puede adoptar distintas formas y tener diversas implicaciones en la plataforma.
Incoherencias que darán lugar a códigos independientes en todos los informes de análisis:
- Utilizar abreviaturas en unas ocasiones y en otras no, por ejemplo, "Norteamérica" y "NA"
- Variaciones en la puntuación, por ejemplo, "NA" y "N. A."
- Variaciones en el uso de mayúsculas, por ejemplo, "NA" o "na"
- Uso de un ámbito de medición distinto, por ejemplo, "Norteamérica", "Estados Unidos" o "California"
- Diferentes grupos que utilizan diferentes unidades de medida o diferentes categorías de datos (es decir, el cronograma de un grupo se carga con la Unidad de organización 1 como representación de la división de la empresa, mientras que otro cronograma del grupo tiene la Unidad de organización 1 como representación de la función de trabajo).
En el ejemplo anterior, el campo Unidad de organización 1 incluye divisiones (p. ej., "Finanzas"), estados de EE. UU. (p. ej., Cleveland) y regiones (p. ej., Asia Pacífico).
Incoherencias que provocarán errores al cargar usuarios en bloque en la plataforma:
- Utilizar encabezados de columna que no coinciden con las etiquetas que utiliza nuestra plataforma (indicadas anteriormente), incluido el uso de guiones bajos, espacios y letras mayúsculas. Nota: Incluso si el archivo se carga sin errores, podrían seguir faltando datos en los perfiles de los estudiantes si los encabezados de columna no se etiquetan adecuadamente.
- Uso de caracteres especiales en cualquier campo de datos.
- Uso de las etiquetas de la organización en lugar de las de la plataforma en los campos personalizados de organization_unit1, organization_unit2 y organization_unit3.
- No rellenar external_guid si la organización utiliza el inicio de sesión único.
- No utilizar un archivo CSV UTF-8.
- Incluir caracteres especiales en el archivo CSV o que el nombre del archivo sea demasiado largo.
Por lo tanto, recomendamos encarecidamente crear una plantilla de datos y compartirla con todos los grupos actuales y futuros de la organización mediante la plataforma de aprendizaje en grupo. Ponte en contacto con tu representante de éxito del cliente para obtener más información.
¿Qué debo tener en cuenta al configurar los campos de datos?
Aunque al principio no parezca necesario, es importante pensar en cómo se utilizarán a largo plazo los datos de la plataforma para ofrecer valor a la organización. Sin una planificación adecuada, podrías encontrar situaciones en las que las incoherencias causen problemas.
Cuestiones a tener en cuenta:
1. ¿Utilizarán esta plataforma de aprendizaje en grupo otros grupos de la organización? En caso afirmativo, ¿encontrarían valor en la forma en la que codificas los campos de datos personalizados (es decir, Unidades de organización 1 a 3) y otros campos de datos?
2. En los campos de datos personalizados, ¿qué datos son más valiosos para tu empresa? ¿Es más importante distinguir los datos de rendimiento del estudiante por división, por ejemplo, o existe otro campo que podría resultar valioso y sería necesario incluir?
3. ¿Cómo se añadirán los datos del estudiante al cronograma de cada curso? ¿Pasarán todos los grupos que utilizan la plataforma por RR. HH. dentro de la empresa o crearán ellos mismos el cronograma? Si existe un proceso coherente para crear cronogramas, puedes trabajar con los miembros adecuados del equipo para garantizar la coherencia.
Los datos limpios y coherentes son un componente muy importante del proceso de aprendizaje en grupo. Si necesitas ayuda con cualquiera de los aspectos del proceso de gestión de datos, contacta con tu representante de éxito del cliente.