En este artículo se explica cómo los administradores de grupo y los administradores de Udemy Business pueden invitar a nuevos estudiantes a unirse a la cuenta, así como los pasos a seguir si no reciben las invitaciones.
Índice
- Cómo invitar a usuarios
- Cómo invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales
- Cómo invitar a usuarios a través de la opción de importación de archivos CSV en lote
- Invitar y asignar a los usuarios una licencia de Udemy Pro
- Seleccionar un idioma para tus invitaciones e incluir un mensaje personalizado
- Añadir correos electrónicos a las listas de admitidos
- Cómo aceptan las invitaciones los usuarios
- Uso de licencias e invitaciones
- Qué hacer si las invitaciones no se reciben
- Invitaciones pendientes y reenvío de invitaciones
- Volver a enviar varias invitaciones
- Cuentas con inicio de sesión único (SSO)
- Cuentas con SCIM (System for Cross-domain Identity Management)
Cómo invitar a usuarios
Para invitar a nuevos usuarios, ve a la pestaña Gestionar en la parte superior derecha de tu cuenta y haz clic en Gestionar usuarios en el menú desplegable. Se puede invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales o importando un archivo CSV (solo los administradores pueden utilizar la opción de importación de archivos CSV).
- Haz clic en el botón Invitar a nuevos usuarios.
- Haz clic en Direcciones de correo electrónico individuales para invitar a usuarios de uno en uno.
- Para importar lotes de usuarios a través de una importación de CSV, haz clic en Importar usuarios desde archivo CSV. Nota: Actualmente solo los administradores tienen acceso a la función de importación de CSV.
Cómo invitar a usuarios a través de la opción Direcciones de correo electrónico individuales
- Una vez que hayas accedido a la página Gestionar usuarios, haz clic en el botón Invitar a nuevos usuarios.
- A continuación, añade direcciones de correo electrónico individuales para invitar a usuarios de uno en uno.
3. Para los clientes que han creado grupos de licencias para su sitio de Udemy Business:
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- Para los administradores: selecciona el grupo de licencias del que deben proceder las licencias de los usuarios invitados
Nota: Los administradores de Udemy Business son los únicos que disponen de visibilidad y control sobre los grupos de licencias. El grupo de licencias para los administradores de grupo que pueden invitar a usuarios se determina automáticamente en función de su permiso de invitación, por lo que se omite la opción para seleccionar grupos de licencias.
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4. Para los clientes que han comprado Udemy Business Pro y quieren asignar licencias Pro:
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- Si quieres asignar una licencia de Udemy Business Pro a los usuarios invitados, marca la casilla "Licencia Pro" situada debajo de Seleccionar complemento de licencia. Esto dará a los estudiantes seleccionados acceso a las funciones de Udemy Business Pro automáticamente cuando acepten su invitación para unirse a Udemy Business.
| Nota: Para los clientes que han comprado licencias Pro para todos los usuarios de Udemy Business, la casilla "Licencia Pro" se marcará y desactivará automáticamente. Esto garantiza que se asignen automáticamente licencias Pro cuando se acepten invitaciones para Udemy Business. |
5. Si quieres añadir a los usuarios invitados a grupos concretos, selecciónalos en la lista.
6. Por último, selecciona el idioma en el que quieres enviar la invitación y añade un mensaje personalizado si lo deseas (consulta el siguiente apartado para obtener más información). Haz clic en Enviar invitaciones.
Cómo invitar a usuarios a través de la opción de importación de archivos CSV en lote
Invitar y asignar a los usuarios una licencia de Udemy Pro
Seleccionar un idioma para tus invitaciones e incluir un mensaje personalizado
Los administradores y los administradores de grupo también pueden seleccionar el idioma de la invitación que van a enviar e incluir un mensaje personalizado si lo desean.
- Ten en cuenta que, aunque la plantilla de la invitación estará localizada al idioma que hayas seleccionado, el mensaje personalizado que incluyas no se traducirá a otro idioma.
Después de seleccionar el idioma, tanto la invitación como los siguientes recordatorios de la invitación se enviarán en ese idioma al usuario que hayas indicado.
Si decides añadir un mensaje personalizado, este aparecerá en la parte superior de la invitación.
Añadir correos electrónicos a las listas de admitidos
En el caso de que los cortafuegos de tu empresa sean restrictivos, a nivel general, y bloqueen determinados sitios a los que se accede frecuentemente, tendrás que incluir ciertos correos electrónicos de Udemy Business en la lista de admitidos para garantizar la entrega de las invitaciones por correo electrónico y el correcto funcionamiento de la función de restablecimiento de la contraseña. Obtén más información sobre la adición de los dominios y subdominios de envío de correos electrónicos a las listas de admitidos para Udemy Business.
Cómo aceptan las invitaciones los usuarios
Los usuarios invitados recibirán una invitación por correo electrónico para unirse a Udemy Business. La línea de asunto del correo electrónico incluirá el nombre de la cuenta de Udemy Business de tu empresa, ejemplo: "Invitación a la cuenta de "empresa". El correo electrónico de invitación se enviará desde e.udemymail.com, pero la dirección de correo electrónico del administrador que haya enviado la invitación también se mostrará antes de esa dirección. Por ejemplo, juan.sanchez@empresa.com a través de e.udemymail.com.
Tras invitar a los usuarios a tu cuenta, se enviará una invitación por correo electrónico automáticamente a los usuarios. El correo electrónico vinculará a los usuarios a tu cuenta de Udemy Business, en la que deberán introducir su nombre y correo electrónico y crear una contraseña. Se les pedirá a los usuarios que verifiquen la información de su cuenta a través de un correo electrónico de verificación con un enlace que caducará en una hora.* Una vez que activen su cuenta mediante un correo electrónico de verificación, podrán iniciar sesión por primera vez y empezar a aprender. Si el usuario no responde a la invitación por correo electrónico en un plazo de 48 horas, el sistema le enviará automáticamente una invitación de recordatorio.
*Ten en cuenta que los usuarios que utilizan el inicio de sesión único (SSO) o System for Cross-Domain Management (SCIM) quedan exentos de realizar este proceso de verificación.
Uso de licencias e invitaciones
Una invitación no conlleva la obtención de una licencia hasta que el usuario se haya registrado en su cuenta. Si una licencia ya no está disponible cuando el usuario intenta registrarse, el usuario verá una página con un mensaje de error. En la página con el mensaje de error se solicitará al usuario que se ponga en contacto con el administrador que le envió la invitación para obtener más ayuda.
En el caso de los clientes que hayan comprado licencias de Udemy Business Pro para todos los usuarios, las licencias Pro se asignarán automáticamente cuando los usuarios acepten las invitaciones o realicen la autenticación mediante SSO/SCIM.
Qué hacer si las invitaciones no se reciben
Si los usuarios no están recibiendo invitaciones por correo electrónico para unirse a tu cuenta, pídeles que revisen sus carpetas de spam. Si siguen sin recibir ningún correo electrónico de invitaciones y tu organización ha incluido los correos de Udemy Business en la lista de admitidos, pídeles que se pongan en contacto con nuestro equipo de asistencia directamente para que podamos ayudarles.
Invitaciones pendientes y reenvío de invitaciones
Para ver la página Invitaciones pendientes, haz clic en Invitaciones pendientes en la parte superior izquierda de la pantalla Gestionar usuarios.
En la página Invitaciones pendientes, puedes comprobar quién no ha aceptado aún su invitación y volver a enviar o cancelar una invitación haciendo clic en el icono correspondiente. Además, si haces clic en Reenviar a todos en la parte superior de la página podrás volver a enviar invitaciones pendientes a todos los usuarios a la vez.
El nombre de la persona que invita también aparecerá en las invitaciones pendientes, en el caso de que haya enviado invitaciones individuales o si ha cargado por lotes la dirección de correo electrónico del usuario a través de la importación de CSV. Si has enviado la invitación para el usuario, aparecerá "Invitado por mí".
Volver a enviar varias invitaciones
Para volver a enviar varias invitaciones, puedes seleccionar varios usuarios haciendo clic en la casilla de la izquierda. Cuando realices la selección, aparecerá un panel en el que tienes la opción de volver a enviar varias invitaciones o cancelarlas.
Nota: Internet Explorer no permite copiar y pegar desde Excel en el campo 1 de la herramienta para invitar a usuarios. Los usuarios tendrán que utilizar Chrome u otro navegador.
Cuentas con inicio de sesión único (SSO)
Si has configurado SSO y has activado el autoprovisionamiento en tu configuración de SSO, puedes otorgar a los usuarios acceso a Udemy Business en el proveedor de identidad de tu organización. No es necesario invitar a los usuarios de uno en uno en tu cuenta y tampoco tendrás que importarlos mediante un archivo CSV.
Sin embargo, si tienes el autoprovisionamiento desactivado, tendrás que invitar a los usuarios a través de los métodos mencionados (además de proporcionarles acceso mediante tu directorio de SSO).
Cuentas con SCIM (System for Cross-domain Identity Management)
Si has activado el aprovisionamiento de SCIM, puedes otorgar a los usuarios acceso a Udemy Business en el proveedor de identidad de tu organización y no tendrás que invitar a los usuarios de uno en uno.