Como criar e gerenciar conjuntos de licenças [Beta]

Este artigo explica como os administradores podem gerenciar as licenças de suas contas da Udemy Business com eficiência, criando e utilizando conjuntos de licenças. 

Observação: 
  • Este recurso está no modo beta, e estamos trabalhando para disponibilizá-lo para todas as organizações em breve. Se isso é algo em que sua organização tem interesse, recomendamos falar com o Parceiro de sucesso do cliente da sua conta para saber mais. 
  • Os conjuntos de licenças estão disponíveis exclusivamente para organizações com Plano Enterprise.

Índice

 

Como criar conjuntos de licenças

Para usar os recursos de alocação e gerenciamento de licenças dos conjuntos, é preciso seguir duas etapas fundamentais primeiro. 

  1. Criar conjuntos de licenças para distribuir as licenças disponíveis.
  2. Conceder acesso a esses conjuntos de licenças para os administradores de grupo com permissão para convidar outros.
Observação: somente administradores podem criar conjuntos de licenças.

Esta seção aborda a primeira etapa:


Para criar um conjunto de licenças, siga as etapas descritas abaixo:

  1. Acesse a opção de conjuntos de licenças no menu suspenso Gerenciar usuários, à esquerda das Ferramentas do administrador.

  1. Clique no botão Criar conjunto de licenças.

  1. Digite o seguinte:

    • Nome: escolha um nome para seu conjunto de licenças.
    • Selecione os administradores de grupo para gerenciar este conjunto: escolha quais administradores podem gerenciar as licenças deste conjunto.


  2. Mova os usuários para esse conjunto de licenças: insira os nomes dos usuários, os endereços de e-mail ou grupos para mover usuários para o conjunto. Essa etapa é opcional.

    • Alocar licenças para este conjunto: aqui você pode definir o número de licenças que quer alocar neste conjunto. 
    • Licenças Enterprise: digite o número de licenças Enterprise que serão atribuídas aos usuários. Lembre-se de que esse número representa o limite de licenças neste conjunto. O número máximo aceito neste campo é o número de licenças Enterprise disponíveis na assinatura Enterprise principal.
    Licenças Pro: insira o número de licenças Pro disponíveis para serem atribuídas aos usuários. Essa informação está disponível apenas para clientes que compraram uma assinatura Pro. Esse número representa o limite de licenças neste conjunto. O número máximo aceito neste campo é o número de licenças Pro disponíveis na assinatura Pro principal. Observação: não é possível adicionar mais licenças Pro do que licenças Enterprise em um conjunto de licenças.

    5. Após inserir as informações necessárias, dependendo de como você digitar, três diferentes caixas de informação podem aparecer:

    5a.  A caixa de informação abaixo aparece quando você não preencheu os números abaixo de "Alocar licenças para este conjunto", mas adicionou usuários, e o sistema preencheu por você.


    5b. Você verá uma caixa amarela se não tiver licenças disponíveis no seu conjunto. Isso levará à transferência de licenças de outros conjuntos afetados para permitir a mudança.

    5c. Por fim, a caixa amarela menor abaixo aparece quando houve uma mudança nos números digitados anteriormente devido à seleção do usuário.

    6. Você verá um resumo final dos gerentes do conjunto e uma visão geral do número de licenças Enterprise/Pro configuradas para o conjunto criado. Se você escolheu mover usuários de outros conjuntos de licenças, verá o impacto nesses conjuntos.

    Por fim, clique em Criar para criar seu conjunto de licenças. 

    Após criar o conjunto de licenças, você pode conceder uma permissão de convite especificamente nesse conjunto para os administradores de grupo. Com isso, eles poderão alocar licenças diretamente pelo conjunto. Você também pode mover usuários ativos para este conjunto de licenças e refletir corretamente o saldo de licenças disponíveis no conjunto, basta editar o conjunto.

     

Editar ou excluir conjuntos de licenças

Para excluir um conjunto de licenças, alterar seu nome ou atualizar os limites de licença, clique no ícone de reticências (três pontos) ao lado do nome do conjunto. Depois, selecione a ação desejada. 

 

Observação: o conjunto de licenças padrão não pode ser atualizado ou excluído. 

 

  • Ao escolher a opção Editar conjunto de licenças, você terá a oportunidade de definir os seguintes parâmetros, assim como no processo de criação:

    1. Digite o seguinte:

  • Nome: insira o novo nome do conjunto se você quiser alterar. Apenas nomes exclusivos serão aceitos na atualização.
  • Selecione os administradores de grupo para gerenciar o conjunto: adicione ou remova os administradores de grupo para gerenciar o conjunto. 



2. Procure usuários ou grupos: aqui você pode inserir os usuários ou grupos que gostaria de incluir no conjunto de licenças.

Alocar licenças para este conjunto: 

  • Licenças Enterprise: ao aumentar o limite de licenças, o número de licenças adicionadas precisa estar disponível no conjunto padrão. Ao diminuir o limite de licenças, o número de licenças não deve ser menor que o número de usuários ativos no conjunto.
  • Licenças Pro: o mesmo que acima.

Você verá um resumo dos usuários a serem adicionados antes de avançar à próxima etapa.

3. Veja o Resumo de edições do conjunto de licenças rapidamente. Quando estiver contente com a nova alocação e os conjuntos afetados, clique em Salvar.    

  • Ao escolher a opção Excluir conjunto de licenças, as licenças disponíveis e os usuários associados no conjunto excluído são reatribuídos ao conjunto de licenças padrão. 

 

Observação – Alguns pontos a considerar se você optar por excluir um conjunto de licenças:
  • Todos os usuários ativos com licenças desse conjunto serão atribuídos ao conjunto de licenças padrão.
  • Todas as licenças disponíveis (em outras palavras, licenças que não foram atribuídas a usuários ativos) desse conjunto serão transferidas para o conjunto padrão, aumentando seu limite.
  • Os administradores de grupo que tinham permissão para alocar licenças nesse conjunto terão essa permissão revogada e vão alocar licenças direto do conjunto padrão.
  • Por fim, a exclusão de conjuntos de licenças não pode ser revertida.

 

Conceder aos usuários permissão para convidar nos conjuntos de licenças 

Depois que os conjuntos são criados e as licenças são distribuídas, é hora de conceder acesso aos usuários que vão alocar as licenças e convidar usuários. Você também pode conceder permissões para os usuários ao criar ou editar um conjunto de licenças. Essa permissão está disponível apenas para administradores de grupo e, para configurá-la, os administradores devem seguir as etapas descritas abaixo:

  1. Selecione Gerenciar usuários do menu suspenso Gerenciar ou selecione Todos os usuários ou Usuários licenciados. 
  2. Comece a digitar o nome do usuário para quem você quer conceder a permissão na barra de pesquisa. Conforme você for digitando, a lista de usuários abaixo irá sendo atualizada para exibir os resultados relevantes.
  3. Ao localizar o usuário desejado, clique no ícone de reticências (três pontos) à direita do nome do usuário.
  4. Selecione Editar função e permissões.

  1. Será necessário conceder a função de administrador de grupo ao usuário. Se o usuário já for um administrador de grupo, clique em Avançar.

  1. Selecione os grupos que este administrador vai gerenciar. Quando esse usuário convidar um novo usuário, este também precisará ser atribuído a um dos grupos. 

 

Observação: se os usuários precisarem controlar grupos gerenciados por SCIM, eles precisarão ser atribuídos a esses grupos por meio do provedor de identidade primeiro. 

 

  1. Para conceder a permissão para o usuário convidar e desativar usuários nos grupos que gerenciam, marque a caixa de seleção. Após selecionar a opção, você verá um menu suspenso onde poderá especificar o conjunto de onde esse administrador de grupo poderá retirar licenças.

  1. Por fim, clique no menu suspenso "Selecionar conjunto de licenças..." e escolha um conjunto de onde o administrador de grupo poderá alocar licenças para outros usuários, bem como atribuir uma licença Pro. Após selecionar, clique no botão Salvar alterações.

 

Observação: os administradores de grupo podem gerenciar vários grupos, mas só podem receber permissão para um conjunto de licenças. 

 

Diferença entre afiliação e permissão nos conjuntos de licenças

Afiliação: quando um usuário ativo é movido para um conjunto de licenças ou entra na Udemy Business por meio de um convite do administrador de grupo, a licença dele é retirada desse conjunto, fazendo com que ele vire um membro. Também chamamos de membros os usuários atribuídos a um conjunto de licenças. Os administradores podem ver os usuários atribuídos nos conjuntos de licenças a qualquer momento, usando o filtro de conjuntos de licenças na seção Gerenciar usuários ou pela página Conjunto de licenças.

Permissões: quando um administrador concede a um administrador de grupo a permissão de alocar licenças e convidar usuários em um conjunto de licenças, esse administrador de grupo passa a ter permissão para convidar e alocar licenças nesse conjunto. Os administradores podem ver as permissões dos administradores de grupo usando a opção de menu Editar função e permissões, na seção Gerenciar usuários.

 

Afiliações e permissões para administradores de grupo

Os administradores de grupo somente podem receber permissão para um único conjunto de licenças e, como usuário, podem ser atribuídos a apenas um conjunto de licenças. É importante saber que esses conjuntos de licenças não precisam ser necessariamente o mesmo. Por exemplo, um administrador de grupo pode ser membro do conjunto Aprendizado e Desenvolvimento, e ter permissão para enviar convites no conjunto Vendas. 

 

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