ライセンスプールを作成および管理する方法

この記事では、管理者がUdemy Businessアカウントのライセンスを効率的に管理するために、ライセンスプールを作成して活用する方法について説明します。 

メモ: 
  • この機能は現在ベータモードです。今後すべての組織で利用できるように取り組んでいます。これに関心がある組織は、アカウントのカスタマーサクセスパートナーに連絡して詳細を確認することをお勧めします。 
  • ライセンスプールはエンタープライズプランの組織のみ利用可能です

目次

 

ライセンスプールを作成する方法

ライセンスプールのライセンス管理および割り当て機能を使用するには、まず次の2つの重要な手順を実行する必要があります。 

  1. 利用可能なライセンスを配布するためのライセンスプールを作成する
  2. 他のユーザーを招待できるグループ管理者に、これらのライセンスプールへのアクセス権を付与する
メモ: ライセンスプールを作成できるのは管理者のみです。

このセクションでは、1つ目について説明します。


ライセンスプールを作成するには、以下の手順に従ってください。

  1. 管理者ツールの左側にあるユーザー管理ドロップダウンからライセンスプールオプションにアクセスします。

  1. ライセンスプールを作成ボタンをクリックします。

  1. 以下を入力します:


    • 名前: ライセンスプールに名前を付けます。
    • このプールを管理するグループ管理者を選択します: このプールのライセンス管理を許可するグループ管理者を選択します。


  2. このライセンスプールにユーザーを移動します: このライセンスプールにユーザーを移動するユーザー名、メールアドレス、またはグループ名を入力します。このステップは任意です。  

    • このプールにライセンスを割り当てます: このプールに割り当てるライセンス数を入力します。 
    • エンタープライズライセンス: ユーザーに割り当てるエンタープライズライセンスの数を入力します。この数は、このライセンスプールで使用できるライセンスの上限であることに留意してください。このフィールドに入力できる最大数は、メインのエンタープライズ定額制プランで利用可能なエンタープライズライセンスの数です。
    Proライセンス: ユーザーに割り当て可能なProライセンスの数を入力します。この情報は、Pro定額制プランを購入したお客様にのみ表示されます。この数は、このライセンスプールで割り当てられるライセンスの上限です。このフィールドに入力できる最大数は、メインのPro定額制プランで利用可能なProライセンスの数です。メモ: ライセンスプールに追加できるProライセンスの数は、エンタープライズライセンスの数を超えることはできません。

  3. 必要な情報を入力すると、入力方法に応じて、以下の3つの異なる情報ボックスのいずれかが表示される場合があります。

    5a. 以下の情報ボックスは、あなたが「このプールにライセンスを割り当てる」入力欄に数字を入力せずにユーザーを追加し、システムにより数値が自動入力された場合に表示されます。


    5b. あるいは、プール内に利用可能なライセンスがない場合は、黄色のボックスが表示されます。この場合、他の影響を受けるプールからライセンスが移行され、変更が可能になります。

    5c.最後に、以前入力した数字がユーザー選択により変更された場合、短い黄色のボックスが表示されます。

  4.  プールマネージャーの最終的な要約と、作成したプールに設定されたエンタープライズライセンス/Proライセンスの数の概要が表示されます。他のライセンスプールからユーザーを移動することを選択した場合は、そのプールへの影響が表示されます。

    最後に作成をクリックして、ライセンスプールを作成します。 

    ライセンスプールが作成されたら、このライセンスプールへの招待権限をグループ管理者に付与できます。これにより、グループ管理者はこのライセンスプールから直接ライセンスを割り当てることができます。ライセンスプールを編集することで、アクティブユーザーをこのライセンスプールに移動させ、プールの利用可能なライセンス残高を正確に反映させることもできます。

ライセンスプールを編集または削除する

ライセンスプールを削除したり、名前を変更したり、ライセンス制限を更新したりするには、ライセンスプール名の横にある省略記号アイコン（三点）をクリックします。次に、希望するアクションを選択します。 

 

メモ: デフォルトのライセンスプールは更新または削除できません。

 

 

ライセンスプールを編集オプションを選択すると、以下のパラメーターを定義する機会が与えられます。これは、作成プロセスと似ています。

1. 以下を入力します:

  • 名前: 名前を変更する場合は、このプールの新しい名前を入力します。この更新では一意の名前のみ使用できます。
  • グループ管理者の選択: プールを管理するグループ管理者を追加または削除します。

2. ユーザーまたはグループの検索: ここで、このライセンスプールに追加したいユーザーまたはグループを入力できます。

このプールにライセンスを割り当てます: 

  • エンタープライズライセンス: ライセンス数の上限を増やす場合、追加されるライセンスの数はデフォルトプールで利用可能である必要があります。ライセンス制限を減らす場合、ライセンスプール内のアクティブなユーザー数よりもライセンス数が少なくならないようにしてください。
  • Proライセンス: 上記と同様です。

次のステップに進む前に、追加されるユーザーの概要が表示されます。

3. ライセンスプールを一目で確認できる編集概要を表示します。新しい割り当てと影響を受けるプールを決定したら、保存をクリックします。

  • ライセンスプールを削除オプションを選択すると、削除されたプールから利用可能なライセンスと関連するユーザーがデフォルトのライセンスプールに割り当てられます。 

 

メモ: ライセンスプールを削除する際に考慮すべきポイントがいくつかあります。
  • このライセンスプールからライセンスを取得しているすべてのアクティブなユーザーは、デフォルトのライセンスプールに割り当てられます。
  • このライセンスプールのすべての利用可能なライセンス（つまり、アクティブなユーザーに割り当てられていないライセンス）は、デフォルトのライセンスプールに移され、その上限が増加します。
  • このライセンスプールからライセンスを割り当てる権限を与えられたグループ管理者の権限は取り消され、ライセンスはデフォルトのライセンスプールから割り当てられます。
  • ライセンスプールの削除は取り消せない操作

 

ライセンスプールから招待する権限をユーザーに付与する 

ライセンスプールを作成し、ライセンスを配布したら、そのライセンスを割り当てるユーザーにアクセスを許可し、ユーザーを招待することができます。ライセンスプールを作成または編集するときに、ユーザーに権限を付与することもできます。この権限はグループ管理者のみが利用できます。それを設定するには、管理者は以下の手順に従う必要があります。

  1. ｢管理｣ドロップダウンからユーザー管理を選択するか、すべてのユーザーまたはライセンス割り当て済みユーザーを選択します。 
  2. 権限を付与したいユーザーの名前を検索バーに入力します。入力を開始すると下のユーザーリストが更新され、関連する学習者が表示されます。
  3. 目的のユーザーを見つけたら、ユーザー名の右側にある省略記号アイコン（三点）をクリックします。
  4. 役割と権限を編集を選択します。

  1. そのユーザーにグループ管理者の役割を付与する必要があります。ユーザーがすでにグループ管理者である場合は、次へをクリックします。

  1. このグループ管理者が管理するグループを選択します。このユーザーが新しいユーザーを招待する際には、その新しいユーザーもそのグループの1つに割り当てる必要があることに注意してください。 

 

メモ: ユーザーがSCIMで管理されたグループを管理する必要がある場合は、まずIDプロバイダーを介してこれらのグループのメンバーにする必要があります。

 

  1. このユーザーに、管理するグループ内でユーザーを招待および非アクティブ化する権限を付与するには、チェックボックスを選択してください。このオプションを選択すると、このグループ管理者がライセンスを引き出すライセンスプールを指定するドロップダウンが表示されます。

  1. 最後に、「ライセンスプールを選択...」のドロップダウンオプションをクリックし、このグループ管理者が他のユーザーにライセンスを割り当てるためのライセンスプール、およびプロライセンスを割り当てることができるライセンスプールを選択します。選択したら、変更を保存ボタンをクリックします。

 

メモ: グループ管理者は複数のグループを管理できますが、これらのグループは1つのライセンスプールにのみ権限を付与することができます。

 

ライセンスプールのメンバーシップと権限の違い

メンバーシップ: アクティブなユーザーは、ライセンスプールに移動されたり、グループ管理者の招待を通じてUdemy Businessに参加すると、そのプールからライセンスが引き出され、メンバーとなります。また、メンバーとは、ライセンスプールに割り当てられたユーザーのことを指します。管理者は、ユーザーの割り当てをいつでも確認できます。ユーザー管理セクションのライセンスプールフィルターを使用するか、ライセンスプールページから確認できます。

権限: 管理者がグループ管理者にライセンスプールからライセンスを割り当ててユーザーを招待する権限を付与すると、このグループ管理者はこのライセンスプールから招待およびライセンスを割り当てる権限を手にします。管理者は、ユーザー管理のセクションでユーザーの「役割と権限を編集」メニューオプションを使用して、グループ管理者の権限を表示することができます。

 

グループ管理者のメンバーシップと権限

グループ管理者は、1つのライセンスプールにのみ権限を付与することができ、ユーザーとしても1つのライセンスプールにのみ割り当てることができます。これらのライセンスプールが必ずしも同じであるとは限らないことを知っておくことが重要です。例えば、グループ管理者は「学習と開発」ライセンスプールのメンバーでありながら、「セールス」ライセンスプールからの招待を送信する権限を持つ場合があります。 

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