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Ajout, suppression et gestion des utilisateurs via l'importation d'un fichier CSV

Cet article explique comment les administrateurs peuvent ajouter, supprimer et gérer des utilisateurs à l'aide de la fonctionnalité d'importation de fichier CSV. 

  • Découvrez quelle fonction est prise en charge via la fonctionnalité d'importation de fichier CSV.
  • Découvrez comment formater les fichiers pour les importations de fichier CSV.
  • Consultez la procédure d'assignation de cours à partir d'un fichier CSV.

Commencer à utiliser l'importation de fichier CSV

Pour accéder à la fonctionnalité d'importation de fichier CSV, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte Udemy Business.

2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant Gérer en haut de l'écran.

3. Cliquez sur Inviter des utilisateurs en haut à droite, puis sur Importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre d'ajouter un message unique et de télécharger votre fichier CSV (vous pouvez télécharger un exemple de fichier CSV via ce lien).

Remarque : l'importation de fichier CSV ajoutera automatiquement les utilisateurs à des groupes. Si la case mise en évidence ci-dessous est cochée, l'importation du fichier CSV peut aussi retirer certains utilisateurs des groupes.

import-users-from-csv-checkbox

 

4. Envoyez votre fichier CSV. Découvrez comment formater les fichiers pour les importations de fichier CSV.

5. Si vous le souhaitez, vous pouvez également sélectionner la langue dans laquelle vous voulez envoyer vos invitations et ajouter un message personnalisé (notez que cela n'inclut pas la traduction de votre message personnalisé). Découvrez-en davantage sur la sélection d'une langue pour vos invitations et l'ajout d'un message personnalisé. 

6. Une fois le chargement de votre fichier CSV terminé, vous verrez un message récapitulatif affichant le résultat dans la boîte de dialogue modale. Si la taille du fichier CSV importé est de 10 Ko ou plus, vous recevrez un e-mail récapitulatif du résultat.

Remarque : Chaque fichier CSV que vous importez peut être accompagné d'un message. Vous pouvez modifier ce message dans la même fenêtre que celle qui apparaît lorsque vous envoyez votre fichier CSV. La limite de taille de fichier est de 1 Mo.

Ajout d'utilisateurs à des groupes (abonnement Enterprise uniquement)

En incluant les noms des groupes dans la colonne « groupes » de votre fichier CSV, vous pouvez ajouter des utilisateurs aux groupes existants que vous avez configurés dans la section Gestion des utilisateurs de votre compte Udemy Business. Cela fonctionne pour les nouveaux utilisateurs, pour les utilisateurs que vous avez invités mais qui ne se sont pas encore connectés et pour les utilisateurs existants dans votre compte.

Les noms de groupes dans le fichier CSV doivent correspondre exactement aux noms de groupes dans votre compte Udemy Business. Vous pouvez ajouter un utilisateur à plusieurs groupes en incluant plusieurs noms de groupes dans la colonne « groupes » et en les séparant par un point-virgule « ; ».

Remarque : le fichier CSV définit les groupes auxquels l'utilisateur a été ajouté avec chaque importation.

Si la case est cochée, tous les groupes souhaités doivent être listés dans la colonne « groupes » pour rester dans leurs groupes existants. Par exemple, si un utilisateur a déjà été ajouté aux groupes A et B et doit être ajouté au groupe C, les groupes A, B et C doivent être inclus dans la colonne « groupes ». 

Lorsque la case n'est pas cochée, l'inscription au groupe C y ajoutera l'utilisateur sans affecter l'appartenance aux groupes existants.

Consultez la section ci-dessous pour plus d'informations sur le retrait d'utilisateurs des groupes avec le fichier CSV.

Il est à l'heure actuelle impossible de créer des groupes par le biais de l'importation de fichier CSV.

Suppression d'utilisateurs de groupes (abonnement Enterprise uniquement)

Il est également possible de supprimer des utilisateurs de groupes à l'aide du fichier CSV. Comme indiqué ci-dessus, le fichier CSV ajoute un utilisateur à un groupe dès lors que ce groupe est inclus dans la colonne « groupes ». 

Si la case est cochée et que le groupe est par la suite supprimé de la colonne « groupes » de l'utilisateur lors d'une importation ultérieure du fichier CSV, l'utilisateur n'est plus inclus dans ce groupe.

Remarque : si la case n'est pas cochée et que le champ de groupe est laissé vierge dans la colonne « groupes » pour un utilisateur, le système n'effectue aucune action et l'utilisateur n'est supprimé d'aucun groupe. Découvrez comment supprimer des utilisateurs de groupes via les paramètres de modification d'administrateur. 

Assignation de licences Udemy Business Pro aux utilisateurs (Udemy Business Pro uniquement)

Si vous disposez de licences Udemy Business Pro pour certaines personnes seulement, et non pour l'ensemble des utilisateurs de votre compte, vous pouvez les assigner en ajoutant « Pro » dans la colonne « type de licence » de votre fichier CSV. Lorsque cette colonne reste vide, les licences Udemy Business Pro ne sont pas assignées, à moins que vous en ayez pour tous les utilisateurs de votre compte. 

  • Cette colonne est facultative.

Remarque : si vous avez acheté des licences Udemy Business Pro pour tous les utilisateurs de votre compte, ceux-ci reçoivent automatiquement une licence Pro lorsque vous importez des utilisateurs via le fichier CSV. Vous n'avez pas besoin de préciser le type de licence dans le fichier CSV. 

Actuellement, il est impossible de supprimer les licences Pro des utilisateurs par le biais de l'importation d'un fichier CSV.

Modification des rôles des utilisateurs

En indiquant « utilisateur »  ou « administrateur » dans la colonne « rôle » de votre fichier CSV, vous pouvez accorder ou supprimer l'accès administrateur. Cela fonctionne pour les nouveaux utilisateurs, pour les utilisateurs que vous avez invités mais qui ne se sont pas encore connectés et pour les utilisateurs existants dans votre compte.

Les utilisateurs ayant un abonnement Enterprise peuvent également assigner un rôle d'administrateur de groupe.

Invitation de nouveaux utilisateurs dans votre compte

L'importation d'un fichier CSV contenant de nouvelles adresses e-mail entraîne l'invitation de chaque personne correspondant à ces adresses à rejoindre votre compte Udemy Business par e-mail. Ce message électronique peut être créé dans la même fenêtre que celle que vous utilisez pour télécharger votre fichier CSV. Un seul message peut être utilisé par téléchargement de fichier CSV.

Pour les invitations en attente existantes, l'importation du fichier CSV définit les groupes en fonction de ceux qui ont été ajoutés dans la colonne « groupes ». Si la colonne « groupes » est laissée vierge, l'importation de fichier CSV ultérieure ne place pas l'utilisateur dans un groupe.

Actuellement, il est impossible de supprimer des utilisateurs ou des groupes d'invitations par le biais de l'importation de fichier CSV. Pour de plus amples informations, consultez Invitation des utilisateurs.

Invitation d'utilisateurs depuis les pools de licences

Concernant les clients ayant créé des pools de licences pour leur site Udemy Business :

  • Pour les administrateurs : Sélectionnez le pool de licences duquel doivent provenir les licences des utilisateurs invités en cliquant sur le menu déroulant sous l'option Gérer les licences.

 

Remarques :
  • Seuls les administrateurs Udemy Business bénéficient d'une visibilité et d'un contrôle sur les pools de licences. Cela leur permet de choisir n'importe quel pool de licences lorsqu'ils invitent des utilisateurs. Le pool de licences pour les administrateurs de groupe qui peuvent gérer les utilisateurs est automatiquement assigné en fonction du pool de licences sélectionné au moment où ils sont autorisés à inviter et désactiver des utilisateurs. Ainsi, l'option permettant de sélectionner des pools de licences n'est jamais visible pour les administrateurs de groupe.
    • Découvrez comment créer et gérer des pools de licences.
    • Découvrez comment assigner des pools de licences aux participants.
  • Le pool de licences sélectionné dans l'option Gérer les licences s'appliquera uniquement aux utilisateurs invités sur votre compte Udemy Business. Si vous souhaitez assigner des pools de licences à des utilisateurs actifs, rendez-vous sur la page Pools de licences.
    • Découvrez comment assigner des pools de licences aux participants.

 

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Notifications par e-mail

Une notification par e-mail sera automatiquement envoyée à tous les nouveaux utilisateurs inclus dans le fichier CSV qui n'ont pas encore rejoint le compte. Remarque : Les utilisateurs qui ont déjà rejoint le compte ne recevront pas de notification par e-mail.

Notification par e-mail des assignations de licence Pro

Pour les clients ayant proposé Udemy Business Pro à tous les utilisateurs du compte de leur organisation, une notification sera automatiquement envoyée par e-mail à toutes ces personnes pour les inviter à récupérer leur licence Pro. Une fois connectées, ces personnes pourront accéder aux fonctionnalités et au contenu Pro, notamment des parcours Udemy prédéfinis, des évaluations, des exercices d'application et des espaces de travail, qui leur permettront d'accélérer leur apprentissage.

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