En este artículo se explica qué son los grupos de licencias y cómo pueden usarlos los administradores para asignar un número de licencias a departamentos o equipos concretos.
Nota:
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¿Qué son los grupos de licencias?
Los grupos de licencias son una función que permite a los administradores de sitios de Udemy Business asignar un número determinado de licencias a usuarios concretos durante el proceso de invitación. Los administradores pueden crear grupos de licencias con un número determinado de licencias que coincida con un departamento o equipo. También es posible asignar administradores de grupos a grupos de licencias para que distribuyan las licencias del grupo a otros usuarios.
Cuando un administrador de grupo invita a un usuario a unirse a Udemy Business, su licencia procede del grupo de licencias gestionado por ese administrador de grupo. También se pueden asignar usuarios activos a un grupo de licencias.
- Aprende a crear y gestionar grupos de licencias.
- Obtén más información sobre cómo asignar grupos de licencias a estudiantes.
Los grupos de licencias tienen los siguientes atributos:
- Nombre: el nombre del grupo de licencias, elegido por el administrador.
- Número de licencias Enterprise: el número máximo de licencias Enterprise que se pueden asignar a los usuarios de este grupo.
- Número de licencias Pro: el número máximo de licencias Pro que se pueden asignar a los usuarios (solo para clientes Pro) de este grupo.
- Licencias en uso: el número de licencias asignadas a usuarios activos. Este número aumenta cuando los usuarios aceptan invitaciones o un administrador los mueve a grupos de licencias y disminuye cuando se desactivan usuarios o un administrador los mueve a otro grupo.
- Licencias restantes: la cantidad de licencias disponibles para asignar. Este número representa la diferencia entre el número máximo de licencias y el número de licencias en uso en un grupo determinado.
Nota: Los grupos de licencias son subconjuntos de las suscripciones activas de los clientes. Al crear un grupo, es fundamental fijar una cantidad de licencias permitidas para todos los productos activos. Es posible definir una cantidad de cero licencias permitidas. Por ejemplo, si los administradores de grupos no deben consumir licencias Pro, debe especificarse un límite de cero para el producto Pro al crear un grupo de licencias. Reglas importantes relativas a los grupos de licencias:
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El grupo de licencias predeterminado
Al crear un grupo de licencias por primera vez, se genera automáticamente un grupo de licencias predeterminado y se muestra en la página de grupos de licencias.
El grupo de licencias predeterminado es el destino por defecto de diversos procesos y acciones en el sitio de Udemy Business. Esto es lo que sucede al crear el primer grupo de licencias:
- Todos los usuarios activos se asignan al grupo de licencias predeterminado.
- Todos los usuarios reactivados se asignan también al grupo de licencias predeterminado a menos que se especifique lo contrario al reactivarlos.
- Las invitaciones pendientes se dirigen al grupo de licencias predeterminado a menos que se especifique lo contrario en la página de invitaciones pendientes.
- Si System for Cross-domain Identity Management (SCIM) está activado, todos los usuarios aprovisionados por SCIM se asignan automáticamente al grupo de licencias predeterminado.
- Los administradores de grupos que pueden invitar a usuarios reciben permiso automáticamente para el grupo de licencias predeterminado.
Además, el grupo de licencias predeterminado se utiliza cuando se crean usuarios sin una invitación explícita, como a través de un dominio aprobado o mediante aprovisionamiento de SCIM y SSO.
Por último, cuando se elimina un grupo de licencias, las licencias disponibles y los usuarios asignados del grupo eliminado se reasignan al grupo de licencias predeterminado. Asimismo, los administradores de grupos que tenían permiso para el grupo de licencias eliminado recibirán permiso automáticamente para el grupo de licencias predeterminado.
Repercusiones de los cambios en las licencias de las suscripciones en los grupos de licencias
Un aspecto importante del grupo de licencias predeterminado es su capacidad para adaptarse a los cambios en las suscripciones. Si cambias el número de licencias de tu suscripción al renovarla, el límite de licencias para el grupo de licencias predeterminado se ajustará en consecuencia.
¿Qué diferencias hay entre los grupos de licencias y los grupos de usuarios?
Los grupos de licencias y los grupos de usuarios pueden parecer similares, pero en realidad son bastante diferentes. Echa un vistazo a la siguiente tabla para ver cómo se utilizan y cuáles son sus características únicas.
Grupos de licencias | Grupos de usuarios |
Los grupos de licencias permiten a los administradores de sitios de Udemy Business fijar un número de licencias que pueden utilizar usuarios concretos durante el proceso de invitación. | Los grupos de usuarios permiten a los administradores de sitios de Udemy Business clasificar y organizar a los usuarios en función de características comunes o atributos compartidos. |
Los grupos de licencias pueden configurarse de forma que representen unidades de una organización como una región, un departamento, un centro de costes o incluso un grupo de personas concretas. | Los grupos pueden configurarse de forma que representen la estructura de una organización u organizarse según temas de aprendizaje. |
Los grupos de licencias están relacionados con las suscripciones y representan literalmente una división de la suscripción. | Los grupos están relacionados con los usuarios y representan un conjunto de usuarios. |
Los grupos de licencias facilitan el trabajo de los administradores simplificando la gestión y la asignación de licencias. | Los grupos permiten a los administradores de grupos consultar los informes y la información detallada de los grupos que gestionan, asignar cursos dentro de sus grupos, gestionar usuarios en sus grupos e invitar a nuevos usuarios si tienen el permiso para hacerlo. |
Los usuarios siempre se asignan a un grupo de licencias que representa de dónde proceden sus licencias. | Los usuarios no tienen por qué formar parte de grupos. En otras palabras, puede haber usuarios que no sean miembros de ningún grupo. |
Los usuarios solo pueden estar asignados a un grupo de licencias. | Los usuarios pueden formar parte de varios grupos. |
Solo es posible otorgar a los administradores de grupos permiso de invitación para un único grupo de licencias. | Los administradores de grupos pueden gestionar varios grupos. |