Udemy Business-Integration in das Lernmanagement-System SuccessFactors

Integrationsprozess

Für die Integration zwischen der Udemy Business-Web-Anwendung und dem SuccessFactors-System müssen beide Systeme konfiguriert werden. Im SuccessFactors-System musst du die Integration über das Open Content Network (OCN) von SuccessFactors aktivieren. Der Prozess läuft wie folgt ab: 

• Schritt 1: SuccessFactors-OCN für Udemy Business konfigurieren. Dies umfasst folgende Schritte:

1. OCN-Anbieter-Label für Udemy Business konfigurieren
2. OCN-Anbieter für Udemy Business aktivieren
3. Anbieter-Logo für Udemy Business konfigurieren
4. OCN-Administratorrolle anlegen
5. OCN-Admininstratornutzer anlegen
6. OCN-OAuth-Anmeldedaten anlegen

• Schritt 2: Udemy Business-LMS/LXP-Integration aktivieren. Du aktivierst die LMS/LXP-Integration für SuccessFactors im Udemy Business-Verwaltungsportal. Dazu benötigst du die in Schritt 1 abgerufenen SuccessFactors-API-Parameter. Zum Aktivieren der Integration benötigt Udemy Business die folgenden Parameter.

1. Client-ID
2. Client-Passwort
3. OAuth-Nutzer-ID
4. Basis-URL-Endpunkt des SuccessFactors-Systems 

Die Parameter werden von Udemy Business validiert, wenn du sie speicherst.

• Schritt 3: SSO konfigurieren (optional). 

1. Konfiguriere den Identitätsanbieter deines Unternehmens für Udemy Business.
2. Konfiguriere SSO für die SSO-Verbindung deines Unternehmens für Udemy Business.

Konfiguration des SuccessFactors-OCN

Anbieter-Label

Es empfiehlt sich, die ProviderID (Anbieter-ID) jedes OCN-Anbieters mit einem Label zu versehen. Die ProviderID ist eine feste Text-ID für Content-Anbieter, während das Label eine für Nutzer verständliche Bezeichnung ist.

SuccessFactors-Hilfeartikel zum Erstellen von OCN-Anbieter-Labeln: https://help.sap.com/viewer/9d4c9e0d04304afdbe8f1b4480d71403/2005/en-US/4ae2f73d864d4282a909bdf5143e2b58.html

Das Label „label.u.UdemyForBusiness“ wird in SuccessFactors unter References > Manage Labels > Labels (Referenzen > Labels verwalten > Labels) erstellt.

OCN-Anbieter aktivieren

Die ProviderID ist ein festgelegter Text, der unter System Administration > Configuration > System Configuration > Open Content Network (Systemadministration > Konfiguration > Systemkonfiguration > Open Content Network) festgelegt wird. Das Label sieht wie folgt aus:

Hinweis 1: In „providers[UDEMY].baseLaunchUrl=https://<Udemy-Portal>.udemy.com“ muss die für dein Unternehmen spezifische Udemy (UB)-Domain angegeben werden. 

Hinweis 2: Durch die Einstellung „providers[UDEMY].enabled=true“ wird der Provider aktiviert.

Hinweis 3: Wenn es sich bei Udemy Business um die erste OCN-Integration handelt, musst du noch drei weitere Parameter konfigurieren. Rufe die folgenden Menüpfade auf, um die jeweils möglichen Werte für die Parameter zu ermitteln:

• defaultValues.itemType[default]: Wähle References > Learning > Item Types (Referenzen > Lernen > Elementtypen) und führe eine Suche ohne Eingabe durch. Wähle hier den erforderlichen Elementtyp aus und füge ihn zum Wertparameter in der OCN-Eigenschaftendatei hinzu.
• defaultValues.itemCompletionStatus[default]: Wähle References > Learning > Item Completions (Referenzen > Lernen > Elementabschlüsse) und führe eine Suche ohne Eingabe durch. Wähle hier den erforderlichen Elementanschluss aus und füge ihn zum Wertparameter in der OCN-Eigenschaftendatei hinzu.
• defaultValues.domainID[default]: Wähle System Admin > Security > Domains (Systemadministration > Sicherheit > Domains) und führe eine Suche ohne Eingabe durch. Wähle hier die Standard-Domain aus, in der das Element erstellt werden würde, und füge sie zum Parameter in der OCN-Eigenschaftendatei hinzu.

Diese Werte sind je nach Art der SuccessFactors-Bereitstellung unterschiedlich, daher kann Udemy Business dir nicht vorgeben, welche Werte verwendet werden müssen. Wenn du Fragen dazu hast, wende dich bitte an den SuccessFactors-Support von SAP.

Anbieter-Logo

Für jeden Kurs kann ein Miniaturbild als Wasserzeichen festgelegt werden.  Dies konfigurierst du in SuccessFactors unter System Administration > Configuration > System Configuration > Open Content Network > Logos (Systemadministration > Konfiguration > Systemkonfiguration > Open Content Network > Logos).

OCN-Administratorrolle

In diesem Schritt wird eine Rolle angelegt, die Aufrufe der OData-API zulässt. Sie kann unter System Administration > Security > Role Management (Systemadministration > Sicherheit > Rollenverwaltung) konfiguriert werden.  Die erforderlichen Berechtigungen (bzw. in älteren Versionen: Workflows) sind folgende:

• „Add History Record“ (Verlaufsdatensatz hinzufügen) (bzw. „Add Learning Events“ (Lernereignisse hinzufügen) in der älteren Version)

Wenn der Kunde OData-API-Synchronisierung anstelle des benutzerdefinierten Identitätsanbieter-Attributs ausgewählt hat, benötigt Udemy Business die Berechtigung Search (Suche) zur Abfrage von Nutzern über den SuccessFactors-OData-API-Dienst.

OCN-Admininstratornutzer

Zum Durchführen von API-Aufrufen ist ein Admininstratornutzer erforderlich. Dieser Nutzer muss der zuvor angelegten OCN-Administratorrolle zugeordnet sein.  Angelegt wird der Nutzer unter System Configuration > Security > Administrators (Systemkonfiguration > Sicherheit > Administratoren). 

OAuth-Anmeldedaten

In diesem Schritt werden OAuth-Client-ID und -Passwort für SuccessFactors angelegt. Dies erfolgt unter System Configuration > Configuration > OAuth Token Server (Systemkonfiguration > Konfiguration > OAuth-Token-Server). Achtung: Beim Anlegen  eines neuen Passworts verlieren alle bisherigen Passwörter ihre Gültigkeit. Falls bestehende OCN-Anbieter aktiviert sind, kannst du entweder denselben Token verwenden oder für alle Anbieter einen neuen Token ausstellen.

Synchronisierung des Open Content Network

SuccessFactors verfügt über einen automatischen Prozess (System Administration > Automatic Processes > Open Content Network Content Synchronization (Systemadministration > Automatische Prozesse > Synchronisierung des Open Content Network-Content)), der so konfiguriert werden kann, dass er den OCN-Content aktualisiert.  Hierbei werden Kurs-Metadaten synchronisiert und inaktive Kurse bereinigt.  Inaktive Kurse können aber weiterhin als abgeschlossen gekennzeichnet werden, solange sie mit dem Importstatus „Imported“ (Importiert) im OCN verbleiben.

Content ins Open Content Network importieren (erforderlich)

Wenn alles korrekt konfiguriert ist, kannst du nun in SuccessFactors unter Learning Administration > Content > Open Content Network (Lern-Administration > Content > Open Content Network) Udemy Business-Content importieren (in Lernelemente umwandeln). Dieser Schritt ist für die vollständige Integration zwingend erforderlich und darf nicht ausgelassen werden.

Hinweis: 

• Dieser Schritt muss ausgeführt werden, um Udemy Business-Kurse von SuccessFactors aus starten und die Abschlüsse von Udemy Business-Kursen in SuccessFactors verfolgen zu können.
• Dieser Prozess wird nicht automatisch wiederholt. Neue Kurse in Udemy Business müssen regelmäßig in SuccessFactors importiert werden, damit der Katalog dem tatsächlichen Udemy Business-Content entspricht.
• Die Häufigkeit des manuellen Imports richtet sich nach deinen Geschäfts- und Lernintegrationsanforderungen. 
  • Die meisten Unternehmen mit SuccessFactors-Integration führen diesen Prozess einmal pro Woche durch.

Udemy-LMS/LXP-Integration aktivieren

In diesem Abschnitt wird erklärt, wie du die Integration von Udemy Business in SuccessFactors aktivierst. Du musst zunächst die SuccessFactors-OData-APIs aktivieren und die Basis-URL, die API-Client-ID und das Client-Passwort für das SuccessFactors-System (d. h. „Stage“, „Pilot“ und/oder „Production“) abrufen. Konfiguriere dann das Udemy Business-System für die Synchronisierung des Kurskatalogs und des Nutzerfortschritts, wie unten beschrieben.

Du benötigst dafür die folgenden OCN-OAuth-Anmeldedaten und die Daten des OCN-Admininstratornutzers:

1. Client-ID
2. Client-Passwort
3. OAuth-Nutzer-ID: OCNAdmin
4. Basis-URL-Endpunkt des SuccessFactors-Systems 

Voraussetzungen:

1. Aktiviere in deinem SuccessFactors-System die OData-APIs gemäß den Anweisungen im Abschnitt „OAuth-Anmeldedaten“ weiter oben.
2. Rufe die folgenden API-Parameter für das SuccessFactors-System ab: (a) Basis-URL, (b) API-Client-ID und (c) Client-Passwort.

Synchronisierung des Katalogs und der Kursabschlüsse aktivieren

1. Melde dich bei der Udemy Business-Web-Anwendung als Administrator an.
2. Rufe Verwalten > Einstellungen auf (Menü rechts oben).
3. Wähle in der linken Menüleiste LMS/LXP-Integrationen aus.
4. Klicke auf den Button Einrichtung beginnen und wähle dann SuccessFactors.
   
5. Gib den Basis-URL-Endpunkt, die Client-ID und das Client-Passwort ein, die du von SuccessFactors abgerufen hast.
   
   
6. Gib OCNAdmin als Nutzer-ID ein.
7. Klicke auf Setup speichern. Wenn die SuccessFactors-APIs aktiviert wurden, wird in Udemy Business eine Bestätigungsmeldung angezeigt und anschließend wird der Statusbildschirm für die SuccessFactors-Integration angezeigt. Ab nun werden die Kursabschlüsse der Nutzer zwischen Udemy und SuccessFactors synchronisiert.
8. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Udemy Business-Kurskatalogliste in deinem SuccessFactors-System angezeigt wird.
9. Wenn der Udemy Business-Kurskatalog dann in deinem SuccessFactors-System verfügbar ist, musst du die Kurse in deinen SuccessFactors-Kurskatalog importieren.

Nach dem Importieren können die vorgesehenen SuccessFactors-Nutzer nach Udemy Business-Kursen suchen, in den Kursen stöbern und Kurse im Udemy-Player starten.

Hinweis: 

• Schritt 9 wird nicht automatisch wiederholt. Neue Kurse in Udemy Business müssen regelmäßig in SuccessFactors importiert werden, damit der Katalog dem tatsächlichen Udemy Business-Content entspricht.
• Die Häufigkeit des manuellen Imports richtet sich nach deinen Geschäfts- und Lernintegrationsanforderungen. 
  • Die meisten Unternehmen mit SuccessFactors-Integration führen diesen Prozess einmal pro Woche durch.

SuccessFactors-Sprachen verwalten

Im SuccessFactors-LMS werde Kurstitel und Beschreibungen nur in der Sprache angezeigt, in der sie eingetragen wurden. Wenn dein Udemy Business-Abo Zugriff auf mehrere Sprachen beinhaltet, kann es passieren, dass bestimmte Udemy Business-Inhalte in Suchergebnissen ohne Titel und Beschreibung angezeigt werden. In diesem Fall stimmt dann die Sprache, in der du die Suche durchgeführt hast, nicht mit der Sprache des Udemy Business-Inhalts überein. Titel und Beschreibung werden nur für Kurse angezeigt, deren Sprache der für den Nutzer eingestellten Sprache in SuccessFactors entspricht.

Wenn für dich als SuccessFactors-Sprache beispielsweise Deutsch eingestellt ist, dann werden dir die Kurstitel und Beschreibungen für alle deutschsprachigen Kurse angezeigt.

• SAP-Support-Artikel: https://apps.support.sap.com/sap/support/knowledge/en/2391802
• SAP-Support-Artikel: https://apps.support.sap.com/sap/support/knowledge/en/2753501

Wenn du die Standardeinstellungen für die Sprache von Titel und Beschreibungen erfragen willst, kontaktiere bitte das Support-Team von SuccessFactors.

Wenn die Titel und Beschreibungen von Udemy Business-Kursen in den folgenden Sprachen angezeigt werden sollen, musst du die jeweilige Sprache in SuccessFactors aktivieren:

• Arabisch
• Englisch
• Französisch
• Deutsch
• Indonesisch
• Italienisch
• Japanisch
• Koreanisch
• Mandarin
• Polnisch
• Portugiesisch
• Russisch
• Spanisch
• Türkisch

SSO für Udemy Business aktivieren

In diesem Abschnitt wird erklärt, wie du SSO für das Udemy Business-System (den Service-Provider) aktivierst. Udemy Business unterstützt vom Service-Provider initiiertes SAML 2.0 über den von dir verwendeten Identitätsanbieter. 

Dein Identitätsanbieter muss so konfiguriert sein, dass er die eindeutige SuccessFactors-Nutzerkennung (die BizX-UserID) an Udemy Business und SuccessFactors sendet. Die Nachverfolgung der Lernaktivitäten funktioniert nur, wenn die Nutzer-IDs der beiden Systeme übereinstimmen. Wenn du nicht weißt, wie du deine BizX-UserID ermitteln kannst, wende dich bitte an den für dich zuständigen technischen Berater von SuccessFactors.

Deine BizX-UserID ermitteln

Wenn du Udemy Business in das Identitätsmanagement-System deines Unternehmens einzubinden möchtest, musst du das System so konfigurieren, dass es die eindeutige SuccessFactors-Nutzer-ID (die BizX-ID) an Udemy Business sendet, damit Udemy Business Kursabschlussdaten an SuccessFactors übermitteln kann. In diesem Abschnitt wird erklärt, wie du deine BizX-ID ermittelst.

1. Wähle im Navigationsmenü von SuccessFactors „Admin Center“.

2. Scrolle nach unten bis zum Tools-Bereich, gib „Employee Export“ (Mitarbeiterexport) ein und wähle das oberste Suchergebnis aus.

3. Wähle nun „Export User File“ (Nutzerdatei exportieren).

4. Öffne die CSV-Datei.

5. Der Wert von „USERID“ ist die BizX-ID des Nutzers für SuccessFactors.  Dieser Wert muss von deinem Identitätssystem via SAML 2.0 SSO (in den Aktivierungsattributen als „lmsUserID“ zu Udemy Business zugeordnet) an Udemy Business gesendet werden.   Sende am besten Beispiele für diesen „USERID“-Wert zur Überprüfung an deinen SSO-Administrator, damit du sicher sein kannst, dass bei Udemy Business die richtigen BizX-ID-Werte (d. h. lmsUserID-Werte) zum Synchronisieren der Udemy Business-Lerndaten mit SuccessFactors verfügbar sind.

SSO für dein Udemy Business-System aktivieren

Die Aktivierung von Udemy Business-SSO mit deinem Identitätsanbieter-System (z. B. Okta, Azure, AD FS, OneLogin) wird in unserer Anleitung zum Einrichten der SSO-Integration erklärt.

In deinem Identitätsanbieter-System musst du die BizX-Nutzer-ID als zusätzliches Aktivierungsattribut für die SAML-Assertion hinzufügen.  Bei der Zuordnung der Aktivierungsattribute muss die BizX-Nutzer-ID der lmsUserID zugeordnet werden.  Achtung: Wenn dies nicht ordnungsgemäß zugeordnet wird, funktioniert die Verfolgung der Lernaktivitäten nicht!

Wenn dein Unternehmen kein eigenes Identitätsanbieter-System hat, kannst du das SAP SuccessFactors-SSO als Identitätsanbieter-System verwenden.  Diese Option solltest du aber nur dann nutzen, wenn tatsächlich kein Identitätsanbieter-System vorhanden ist oder wenn dir dies von einem Udemy-Techniker empfohlen wird, der sich mit der Angelegenheit befasst hat. Wenn du SuccessFactors als Proxy-Identitätsanbieter für Udemy auswählst, musst du zunächst SSO in deinem SuccessFactors-System mithilfe der angehängten Udemy-Metadaten konfigurieren:

Folgendes benötigst du für die Udemy-SSO-Konfiguration:

• Die Metadatendatei des SuccessFactors-Systems. Diese Datei enthält die SSO-Konfigurationseinstellungen für dein SuccessFactors-System, d. h. Entitäts-ID, SSO-Endpunkt und Zertifikat. 
• Administratorzugriff auf die Udemy Business-Web-Anwendung. SSO kann in Udemy nur von Administratoren konfiguriert werden.

Integration testen

Nachdem du die Udemy Business- und SuccessFactors-APIs sowie SSO konfiguriert hast, solltest du die Integration von Udemy Business in das LMS testen (die Anleitung dazu findest du hier).

Fragen oder Support

Falls du Probleme bei der SSO- oder LMS/LXP-Konfiguration in Udemy Business hast bzw. Hilfe brauchst, kontaktiere bitte unser Support-Team. Bei Problemen im Zusammenhang mit SuccessFactors müsstest du bitte das zuständige Support-Team von SuccessFactors kontaktieren.