Udemy Business-Integration in das Lernmanagement-System SuccessFactors

Überblick

Wir arbeiten kontinuierlich an der Optimierung unseres Udemy Business-Angebots und haben in Zusammenarbeit mit dem SAP-Lernmanagement-System SuccessFactors die Möglichkeit entwickelt, den Udemy Business-Kurskatalog unkompliziert und ohne Zusatzsoftware in SuccessFactors zu integrieren. Dank dieser Einbindung in das Lernmanagement-System (LMS) und die Learning Experience Platform (LXP) können die Nutzer Udemy Business-Content direkt im SuccessFactors-Lernmanagement-System suchen, durchstöbern und aufrufen. Außerdem können Administratoren über das SuccessFactors-LMS jederzeit auf Berichtsdaten zum Fortschritt und Abschluss von Udemy-Content zugreifen. Mithilfe von Deep-Links zu Udemy Business-Kursen und SSO-Authentifizierung (über SAML 2.0) können Udemy-Kurse bequem direkt aus SuccessFactors heraus aufgerufen werden. Die Kursfortschritte der Nutzer bei Udemy werden dabei täglich automatisch mit ihrem SuccessFactors-Lernprotokoll synchronisiert.

Inhalt

• Vorteile der Integration
• Integrationsprozess
• Konfiguration des SuccessFactors-OCN

• Anbieter-Label
• OCN-Anbieter aktivieren
• Anbieter-Logo
• OCN-Administratorrolle
• OCN-Admin-Nutzer
• OAuth-Tokens

• Synchronisierung des Open Content Network
• Content ins Open Content Network importieren
• Udemy-LMS/LXP-Integration aktivieren

• SuccessFactors-Sprachen verwalten

• Udemy-SSO aktivieren

Vorteile der Integration

• Nutzer können Udemy Business-Content direkt in ihrem SuccessFactors-LMS suchen, durchstöbern und aufrufen.
• Fortschritte und Abschlüsse der Nutzer werden automatisch mit ihrem SuccessFactors-Lernprotokoll synchronisiert.
• Administratoren können die Integration zwischen ihrem Udemy-System und dem SuccessFactors-LMS unkompliziert aktivieren.
• Katalogsynchronisierung
• Synchronisierung der Fortschritte und Abschlüsse der Nutzer
• SSO (Single Sign-On) über das in SuccessFactors integrierte SSO oder über ein spezielles Identitäts- und Zugriffsmanagement-System (z. B. Azure, Okta, AD FS)

Verfügbare Funktionen

Integrationsprozess

Für die Integration zwischen der Udemy Business-Web-Anwendung und dem SuccessFactors-System müssen beide Systeme konfiguriert werden. Im SuccessFactors-System musst du die Integration über das Open Content Network (OCN) von SuccessFactors aktivieren. Der Prozess läuft wie folgt ab: 

• Schritt 1: SuccessFactors-OCN für Udemy konfigurieren. Dies umfasst folgende Schritte:

1. OCN-Anbieter-Label für Udemy konfigurieren
2. OCN-Anbieter für Udemy aktivieren
3. Anbieter-Logo für Udemy konfigurieren
4. OCN-Administratorrolle anlegen
5. OCN-Admin-Nutzer anlegen
6. OCN-OAuth-Anmeldedaten anlegen

• Schritt 2: Udemy-LMS/LXP-Integration aktivieren. Du aktivierst die LMS/LXP-Integration für SuccessFactors im Udemy Business-Verwaltungsportal. Dazu benötigst du die in Schritt 1 abgerufenen SuccessFactors-API-Parameter. Zum Aktivieren der Integration benötigt Udemy die folgenden Parameter:

1. Client-ID
2. Client-Passwort
3. OAuth-Nutzer-ID
4. Basis-URL-Endpunkt des SuccessFactors-Systems

Die Parameter werden von Udemy validiert, wenn du sie speicherst.

• Schritt 3: SSO-Konfiguration. 

1. Konfiguriere den Identitätsanbieter deines Unternehmens für Udemy Business.
2. Konfiguriere SSO für die SSO-Verbindung deines Unternehmens für Udemy. 

Konfiguration des SuccessFactors-OCN

Anbieter-Label

Es empfiehlt sich, die ProviderID (Anbieter-ID) jedes OCN-Anbieters mit einem Label zu versehen. Die ProviderID ist eine feste Text-ID für Content-Anbieter, während das Label eine für Nutzer verständliche Bezeichnung ist.

SuccessFactors-Hilfeartikel zum Erstellen von OCN-Anbieter-Labeln: https://help.sap.com/viewer/9d4c9e0d04304afdbe8f1b4480d71403/2005/en-US/4ae2f73d864d4282a909bdf5143e2b58.html

Das Label „label.u.UdemyForBusiness“ wird in SuccessFactors unter References > Manage Labels > Labels (Referenzen > Labels verwalten > Labels) erstellt.

OCN-Anbieter aktivieren

Die ProviderID ist ein festgelegter Text, der unter System Administration > Configuration > System Configuration > Open Content Network (Systemadministration > Konfiguration > Systemkonfiguration > Open Content Network) festgelegt wird. Das Label wird folgendermaßen festgelegt:

Hinweis 1: In „providers[UDEMY].baseLaunchUrl=https://<Udemy-Portal>.udemy.com“ muss die für dein Unternehmen spezifische Udemy (UB)-Domain angegeben werden. 

Hinweis 2: Die Einstellung providers[UDEMY].enabled=true aktiviert den Provider.

Hinweis 3: Wenn es sich bei Udemy um die erste OCN-Integration handelt, musst du noch drei weitere Parameter konfigurieren. Rufe die folgenden Menüpfade auf, um die jeweils möglichen Werte für die Parameter zu ermitteln:

• defaultValues.itemType[default]: References > Learning > Item Types > Do a blank search(Referenzen > Lernen > Elementtypen > Suche ohne Eingabe durchführen); wähle hier den erforderlichen Elementtyp aus und füge ihn zum Wertparameter in der OCN-Eigenschaftendatei hinzu.
• defaultValues.itemCompletionStatus[default]: References > Learning > Item Completions > Do a blank search (Referenzen > Lernen > Elementabschlüsse > Suche ohne Eingabe durchführen); wähle hier den erforderlichen Elementanschluss aus und füge ihn zum Wertparameter in der OCN-Eigenschaftendatei hinzu.
• defaultValues.domainID[default]: System Admin > Security > Domains > Do a blank search (Systemadministration > Sicherheit > Domains > Suche ohne Eingabe durchführen); wähle hier die Standard-Domain aus, in der das Element erstellt werden würde, und füge sie zum Parameter in der OCN-Eigenschaftendatei hinzu.

Diese Werte sind je nach Art der SuccessFactors-Bereitstellung unterschiedlich, daher kann Udemy dir nicht vorgeben, welche Werte verwendet werden müssen. Wenn du Fragen dazu hast, wende dich bitte an den SuccessFactors-Support von SAP.

Anbieter-Logo

Für jeden Kurs kann ein Miniaturbild als Wasserzeichen festgelegt werden.  Dies konfigurierst du in SuccessFactors unter System Administration > Configuration > System Configuration > Open Content Network > Logos (Systemadministration > Konfiguration > Systemkonfiguration > Open Content Network > Logos).  Das System zeigt dann die derzeit aktivierten OCN-Anbieter an und bietet die Möglichkeit, eine PNG-/JPG-Datei hochzuladen.

OCN-Administratorrolle

In diesem Schritt wird eine Rolle angelegt, die Aufrufe der OData-API zulässt. Sie kann unter System Administration > Security > Role Management (Systemadministration > Sicherheit > Rollenverwaltung) konfiguriert werden.  Die erforderlichen Berechtigungen (bzw. in älteren Versionen: Workflows) sind folgende:

• Füge History Record (Verlaufsdatensatz) (bzw. in älteren Versionen: Learning Events (Lernereignisse)) hinzu 
• enn der Kunde OData-API-Synchronisierung anstelle des benutzerdefinierten Identitätsanbieter-Attributs ausgewählt hat, benötigt Udemy die Berechtigung Search (Suche) zur Abfrage von Nutzern über den SuccessFactors-OData-API-Dienst.

OCN-Admin-Nutzer

Zum Durchführen von API-Aufrufen ist ein Admin-Nutzer erforderlich. Dieser Nutzer muss der vorher angelegten OCN-Administratorrolle zugeordnet sein.  Angelegt wird der Nutzer unter System Configuration > Security > Administrators (Systemkonfiguration > Sicherheit > Administratoren). 

OAuth-Tokens

In diesem Schritt werden OAuth-Client-ID und -Passwort für SuccessFactors angelegt. Dies erfolgt unter System Configuration > Configuration > OAuth Token Server (Systemkonfiguration > Konfiguration > OAuth-Token-Server). Beachte bitte, dass beim Anlegen eines neuen Passworts alle bisherigen Passwörter ihre Gültigkeit verlieren. Falls bestehende OCN-Anbieter aktiviert sind, kannst du entweder denselben Token verwenden oder für alle Anbieter einen neuen Token ausstellen.

Synchronisierung des Open Content Network

SuccessFactors verfügt über einen automatischen Prozess (System Administration > Automatic Processes > Open Content Network Content Synchronization (Systemadministration > Automatische Prozesse > Synchronisierung des Open Content Network-Content)), der so konfiguriert werden kann, dass er den OCN-Content aktualisiert.  Hierbei werden Kurs-Metadaten synchronisiert und inaktive Kurse bereinigt.  Inaktive Kurse können aber weiterhin als abgeschlossen gekennzeichnet werden, solange sie mit dem Importstatus „Imported“ (importiert) im OCN verbleiben.

Content ins Open Content Network importieren

Wenn alles korrekt konfiguriert ist, kannst du in SuccessFactors unter Learning Administration > Content > Open Content Network (Lern-Administration > Content > Open Content Network) nun Udemy-Content importieren (in Lernelemente umwandeln).

Udemy-LMS/LXP-Integration aktivieren

Hier wird erklärt, wie du die Integration von Udemy Business in SuccessFactors aktivierst. Zunächst musst du die SuccessFactors-OData-APIs aktivieren und die Basis-URL, die API-Client-ID und das Client-Passwort für das SuccessFactors-System (d. h. „Stage“, „Pilot“ und/oder „Production“) abrufen. Konfiguriere dann das Udemy Business-System für die Synchronisierung des Kurskatalogs und des Nutzerfortschritts, wie unten beschrieben.

Du benötigst dafür die folgenden OCN-OAuth-Anmeldedaten und die Daten des OCN-Admin-Nutzers:

1. Client-ID

2. Client-Passwort

3. OAuth-Nutzer-ID: OCNAdmin

4. Basis-URL-Endpunkt des SuccessFactors-Systems

Voraussetzungen:

1. Aktiviere in deinem SuccessFactors-System die OData-APIs gemäß den Anweisungen im Abschnitt „OAuth-Tokens“ weiter oben vor.

2. Rufe die folgenden API-Parameter für das SuccessFactors-System ab: (a) Basis-URL, (b) API-Client-ID und (c) Client-Passwort.

Synchronisierung des Katalogs und Nutzerfortschritts aktivieren

1. Melde dich bei der Udemy Business-Web-Anwendung als Administrator an.

2. Rufe Verwalten > Einstellungen auf (Menü rechts oben).

3. Wähle links im Menü die Option LMS/LXP-Integrationen.

4. Klicke auf den Button Einrichtung beginnen und wähle dann SuccessFactors.

5. Gib den Basis-URL-Endpunkt, die Client-ID und das Client-Passwort ein, die du von SuccessFactors abgerufen hast.

6. Gib OCNAdmin als Nutzer-ID ein.

7. Klicke auf Setup speichern. Udemy Business zeigt eine Bestätigung an, wenn die SuccessFactors-APIs erfolgreich aktiviert wurden.  Daraufhin wird der Udemy-Statusbildschirm für die SuccessFactors-Integration angezeigt. Die Nutzerfortschrittssynchronisierung zwischen Udemy Business und SuccessFactors ist jetzt aktiviert. 

8. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Udemy Business-Kurskatalogliste in deinem SuccessFactors-System angezeigt wird. 

9. Wenn der Udemy Business-Kurskatalog dann in deinem SuccessFactors-System verfügbar ist, musst du die Kurse in deinen SuccessFactors-Kurskatalog importieren.

Nach dem Importieren können die vorgesehenen SuccessFactors-Nutzer nach Udemy Business-Kursen suchen, in den Kursen stöbern und Kurse im Udemy-Player starten.

SuccessFactors-Sprachen verwalten

Im SuccessFactors-LMS werde Kurstitel und Beschreibungen nur in der Sprache angezeigt, in der sie eingetragen wurden. Wenn dein Udemy-Abonnement Zugriff auf mehrere Sprachen beinhaltet, kann es passieren, dass bestimmter Udemy-Content in Suchergebnissen ohne Titel und Beschreibung angezeigt wird. In diesem Fall stimmt dann die Sprache, in der du die Suche durchgeführt hast, nicht mit der Sprache des Udemy-Contents überein. Titel und Beschreibung werden nur bei Kursen angezeigt, deren Sprache der für den Nutzer eingestellten Sprache in SuccessFactors entspricht.

Wenn für dich als SuccessFactors-Sprache beispielsweise Deutsch eingestellt ist, werden dir die Kurstitel und Beschreibungen für alle deutschsprachigen Kurse angezeigt.

• SAP-Support-Artikel: https://apps.support.sap.com/sap/support/knowledge/en/2391802
• SAP-Support-Artikel: https://apps.support.sap.com/sap/support/knowledge/en/2753501

Wenn du die Standardeinstellungen für die Sprache von Titel und Beschreibungen erfragen willst, wende dich bitte an das Support-Team von SuccessFactors.

Wenn die Titel und Beschreibungen von Udemy-Kursen in den folgenden Sprachen angezeigt werden sollen, musst du die jeweilige Sprache in SuccessFactors aktivieren:

• Spanisch
• Französisch
• Deutsch
• Portugiesisch
• Japanisch

Udemy-SSO aktivieren

Hier wird erklärt, wie du SSO für das Udemy Business-System (den Service-Provider) aktivieren kannst. Udemy unterstützt vom Service-Provider initiiertes SAML 2.0 über den von dir verwendeten Identitätsanbieter. 

Dein Identitätsanbieter muss so konfiguriert sein, dass er die eindeutige SuccessFactors-Nutzerkennung (die BizX-UserID) an Udemy und SuccessFactors sendet. Die Nachverfolgung der Lernaktivitäten funktioniert nur, wenn die Nutzer-IDs der beiden Systeme übereinstimmen. Wenn du nicht weißt, wie du deine BizX-UserID ermitteln kannst, wende dich bitte an den für dich zuständigen technischen Berater von SuccessFactors.

Ermitteln der BizX-UserID

Wenn du Udemy in das Identitätsmanagement-System deines Unternehmens einzubinden möchtest, musst du das System so konfigurieren, dass es die eindeutige SuccessFactors-Nutzer-ID (die BizX-ID) an Udemy sendet, damit Udemy Kursabschlüssen an SuccessFactors übermitteln kann. In diesem Abschnitt wird erklärt, wie du deine BizX-ID ermittelst.

1. Wähle im SuccessFactors-Navigationsmenü „Admin Center“.

2. Scrolle nach unten bis zum Tools-Bereich, gib „Employee Export“ (Mitarbeiterexport) ein und wähle das oberste Suchergebnis aus.

3. Wähle nun „Export User File“ (Nutzerdatei exportieren).

4. Öffne die CSV-Datei.

5. Der Wert von „USERID“ ist die BizX-ID des Nutzers für SuccessFactors.  Dieser Wert muss von deinem Identitätssystem via SAML 2.0 SSO (in den Aktivierungsattributen als lmsUserID zu Udemy zugeordnet) an Udemy gesendet werden.   Sende am besten Beispiele für diesen „USERID“-Wert an deinen SSO-Administrator, damit sichergestellt ist, dass bei Udemy die richtigen Werte der BizX-ID (z. B. lmsUserID) zum Synchronisieren der Udemy-Lerndaten mit SuccessFactors verfügbar sind.

SSO für dein Udemy-System aktivieren

Damit du Udemy-SSO korrekt in deinem Identitätsanbieter-System (z. B. Okta, Azure, AD FS, OneLogin) [empfohlen] aktivieren kannst, lies dir bitte den folgenden Support-Artikel von Udemy Business durch und führe die Schritte zum Einrichten von SAML 2.0 SSO durch.  Dein SSO-Administrator benötigt die Udemy Business-SSO-Metadatendatei. Du kannst sie gemäß den oben genannten Support-Artikeln oder unter diesem Link herunterladen.

In deinem Identitätsanbieter-System musst du die BizX-Nutzer-ID als zusätzliches Aktivierungsattribut für die SAML-Assertion hinzufügen.  Bei der Zuordnung der Aktivierungsattribute muss die BizX-Nutzer-ID der lmsUserID zugeordnet werden.

Wenn dein Unternehmen kein eigenes Identitätsanbieter-System hat, kannst du das SAP SuccessFactors-SSO als Identitätsanbieter-System verwenden.  Diese Option solltest du aber nur dann nutzen, wenn tatsächlich kein Identitätsanbieter-System vorhanden ist oder wenn dir dies von einem Udemy-Techniker empfohlen wird, der sich mit der Angelegenheit befasst hat. Wenn du SuccessFactors als Proxy-Identitätsanbieter für Udemy auswählst, musst du zunächst SSO in deinem SuccessFactors-System mithilfe der angehängten Udemy-Metadaten konfigurieren:

Folgendes benötigst du für die Udemy-SSO-Konfiguration:

• Die Metadatendatei des SuccessFactors-Systems. Diese Datei enthält die SSO-Konfigurationseinstellungen für dein SuccessFactors-System, d. h. Einheiten-ID, SSO-Endpunkt und Zertifikat. 
• Administratorzugriff auf die Udemy Business-Web-Anwendung. SSO kann in Udemy nur von Administratoren konfiguriert werden.

Das allgemeine Verfahren zur Konfiguration von SSO mit einem LMS (d. h. „Benutzerdefiniert“) wird hier beschrieben.

Integration testen

Nachdem du die Udemy- und SuccessFactors-APIs sowie SSO konfiguriert hast, solltest du die Integration von Udemy Business in das LMS testen. Die genaue Vorgehensweise wird hier beschrieben. 

Fragen/Support

Bei Fragen oder Problemen mit der Udemy-SSO- oder der LMS/LXP-Konfiguration kannst du dich gerne jederzeit hier an unseren Support wenden. Wende dich bei Problemen im Zusammenhang mit SuccessFactors bitte an das zuständige Support-Team von SuccessFactors.